O mercado está mais competitivo a cada dia. Vencer os desafios que ele impõe e se manter ativo é uma batalha rotineira vencida por aqueles que estão dispostos a ir além do básico. E não estamos falando apenas de questões externas. Otimizar os processos internos pode significar uma vantagem estratégica. Por isso, hoje daremos 6 dicas de como melhorar a gestão de empresas prestadoras de serviços.

Como falamos, a ideia é sair da zona de conforto e fazer um pouco mais dentro daquilo que uma gestão eficiente pede. Detalharemos melhor esses esforços mais à frente, mas para você já entender do que estamos falando, vamos pegar o exemplo de uma organização contábil que fechou alguns contratos com duração de seis meses a um ano.

No início foi tudo tranquilo, além da parte burocrática, o escritório conseguiu entregar a consultoria que havia combinado. Só que lá pelo terceiro mês, as tarefas obrigatórias aumentaram, não deixando espaço para as estratégicas, o que deixou vários clientes insatisfeitos. Os contadores não previram isso, pois não tinham um cronograma de trabalho do escritório.

Estabelecer um contrato é uma ótima medida, mas faz parte do básico quando falamos em gestão. Já elaborar um cronograma para acompanhar o andamento de todos os serviços de maneira ampla é algo que foge do padrão. É aquele algo a mais que faz a diferença, pois com isso é possível prever gargalos, por exemplo, e conseguir remanejar data e equipe com antecedência.

Como melhorar a gestão de empresas prestadoras de serviços

Junto à criação de um cronograma, há várias outras atividades que você pode implementar para otimizar a gestão da sua empresa prestadora de serviços. Aqui, como dissemos, separamos 6 dicas que podem servir de base para começar essa mudança na administração do seu negócio e vê-lo decolar. Confira!

1. Estabeleça um sistema de verificação que aponte e emita alertas sobre o que está sendo feito no prazo, o que está para vencer e o que está atrasado na ordem do dia. Assim, é possível reorganizar agendas e evitar que os clientes fiquem descontentes a ponto de desfazer contratos. É um complemento da criação do cronograma, afinal, não basta criá-lo, é preciso que seja feito um acompanhamento rigoroso para que nada saia dos eixos.

2. Integre os pagamentos aos prazos dos contratos para não se perder nas cobranças. Com os periódicos, que têm data fixa, é mais fácil, pois podem ser pré-agendados. Para aqueles que dependem de entregas de serviço, basta fazer envios automáticos de informações para o financeiro sempre que ocorrer atualizações. Dessa forma, os boletos são entregues aos clientes nas datas corretas e a sua prestadora de serviços garante os recebimentos em dia.

3. Faça uma análise periódica dos seus clientes. Não é espionagem ou invasão de privacidade, porque você vai usar somente as informações que tem deles no seu banco de dados, como que tipo de serviço já fizeram, os valores gastos, a periodicidade, entre outros. Com isso em mãos, é possível organizar uma agenda para lembrar de atividades ou oferecer promoções. Digamos que sua assistência técnica faz revisão de equipamentos médicos e odontológicos. Você pode criar alertas para lembrar aos clientes que está na hora de uma nova inspeção ou dar descontos para quem fizer os serviços em datas específicas.

4. Acompanhe de perto a produtividade dos colaboradores. O que você precisa acompanhar aqui, é o tempo em que o funcionário está fazendo o seu trabalho: do momento em que recebe a tarefa até quando registra a finalização. Se for possível, é interessante fazer um apontamento das horas trabalhadas, mostrando o que é gasto com cada parte, assim, fica mais fácil fazer uma análise detalhada da produtividade e ver se há algum gargalo e como melhorá-lo, por exemplo.

5. Mantenha um controle rigoroso dos serviços prestados para cada cliente. Aponte cada detalhe, como o número de vezes que cada tarefa deve ser realizada e, consequentemente, o checklist dessas execuções, as horas consumidas, os pedidos de atividade extras, os adiamentos de tarefas por parte do cliente, enfim, documente tudo. Por mais que exista um contrato, sempre existirão solicitações fora do combinado que vão impactar no fechamento do caixa depois, então é preciso saber o que cobrar ou não do cliente.

Como pode ver, tentamos sair do lugar comum e esperamos que nossas sugestões lhe ajudem a melhorar a gestão da sua empresa prestadora de serviços. E para finalizar este artigo, convidamos você a conferir uma última dica, que vai facilitar a implementação de todas as outras.

6 . Use a tecnologia como aliada na gestão de empresas prestadoras de serviços

É claro que tudo que falamos até agora parece um pouco complexo à primeira vista, afinal, são mais processos, mais planejamentos e mais tempo que você vai precisar para fazer a gestão da sua prestadora de serviços. Para que nada disso se torne uma dor de cabeça, o ideal é contar com o suporte tecnológico adequado, como um software ERP.

O único cuidado é não sair apostando em qualquer sistema, pois há uma grande variedade deles no mercado. O ideal é escolher aquele que seja mais aderente ao seu tipo de negócio e atenda às suas necessidades. Uma boa opção é o WK Radar, da WK, que conta com soluções específicas para a gestão de empresas prestadoras de serviços.

As nossas soluções são especialistas na administração desse tipo de negócio, pois auxiliam no monitoramento de diversos processos relacionados aos contratos, tanto avulsos quanto periódicos. E, além disso, também ajudam a controlar a produtividade dos colaboradores e fazem a integração automática com o contas a receber, a contabilidade e o faturamento, facilitando a administração do caixa e, consequentemente, a gestão da empresa como um todo.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: WK