A importância da gestão de processos nas pequenas empresas

Bastante difundido entre as grandes corporações, o gerenciamento de processos é um conceito que chama muita atenção dos gestores por conta da sua capacidade de trazer resultados e reduzir custos. O problema é que, por vezes, esse modelo é equivocadamente vinculado apenas a negócios de grande porte quando, na verdade, a falta de uma gestão de processos nas pequenas empresas é justamente um dos motivos para barrar seu crescimento e comprometer sua saúde financeira.

Afinal, uma boa gestão de processos favorece a geração de valor para o cliente e, em consequência, para o negócio. Ela permite eliminar, otimizar e simplificar rotinas e atividades, gerando resultados financeiros positivos para a empresa. E não é segredo que reduzir custos e oferecer um produto ou serviço de qualidade para os clientes é o sonho de qualquer empreendedor, não é mesmo? Mas você sabe quais são, exatamente, as atividades básicas desse trabalho? Ou quais processos estão envolvidos nessa gestão? Acompanhe este artigo e confira como implementar este conceito na sua pequena empresa!

Como funciona a gestão de processos nas pequenas empresas

Na prática, a gestão de processos é um conceito que une a gestão de negócios com a tecnologia da informação para otimizar os resultados e, consequentemente, melhorar os processos de negócio. Trocando em miúdos, e de forma bem simplificada, podemos dizer que é a interação entre as várias atividades que são realizadas nas empresas pelos diversos departamentos, voltada a reduzir os custos, otimizar as operações e identificar oportunidades.

É uma forma diferente de se gerir, que se contrapõe ao tradicional estilo de gerenciamento dividido por departamentos. E o melhor de tudo é que, por poder se adaptar a praticamente qualquer tamanho de empresa, a gestão de processos torna-se uma alternativa cada vez mais difundida e adotada. Isso porque, hoje, as atividades em um empreendimento raramente são realizadas por uma única área ou um único grupo de pessoas. Pelo contrário: há o envolvimento de vários setores em atividades específicas e processos operacionais, bem como a formação de equipes determinadas.

Mas quais são esses processos quando falamos das pequenas empresas? São os processos chamados de operacionais. Ou seja, aqueles processos rotineiros e repetitivos desempenhados no dia a dia. São diferentes dos processos de decisão estratégica, que ficam a cargo da alta direção. Lembrando que uma boa gestão de processos nas pequenas empresas deve sempre rever, melhorar e padronizar as operações, garantindo a participação efetiva dos envolvidos e promovendo o comprometimento com a qualidade.

O poder dos processos na rotina das pequenas empresas

Para entender melhor como a gestão de processos nas pequenas empresas pode ser decisiva para determinar o sucesso ou o fracasso do negócio, vamos pensar em situações mais práticas. Primeiro, vamos imaginar uma empresa que trabalhe com manutenção automobilística. Focada no atendimento para carros de todos os tipos, a empresa é divida em quatro grandes setores: vendas, balanceamento, oficina mecânica e retífica. Enquanto cada área possui um líder, o dono da empresa cuida da negociação com fornecedores e dos processos administrativos e financeiros.

Porém, como ele está sempre envolvido com tarefas burocráticas, uma reunião de uma hora acontece todas as segundas e sextas-feiras para que os seus líderes o atualizem a respeito do andamento dos trabalhos, das dificuldades e dos resultados obtidos. Afinal, ele precisa estar ciente de tudo que acontece na sua empresa e esse tempo que os funcionários passam na reunião não chega a comprometer a rotina, certo? Não é bem assim.

Esses líderes são responsáveis por suas próprias equipes, e tirá-los do fluxo de trabalho para fazer uma reunião de uma hora, duas vezes por semana, pode, sim, afetar os resultados. Ainda mais se considerarmos que os pontos tratados nas reuniões poderiam muito bem ser resolvidos por meio do envio de um e-mail diário, certo?

Agora, imagine se essa mesma empresa adotasse o uso de um sistema ERP que, entre as funcionalidades, pudesse gerar relatórios diários de atividades, com índices, números e indicadores que ajudassem o dono do negócio na tomada de decisão. Tudo isso de forma automatizada e sem tirar nenhum funcionário da rotina de trabalho. Bem mais prático, não é mesmo?

Do contrário, se tudo for feito de forma manual e sem prazos definidos, a empresa corre um sério risco de esbarrar em problemas de contabilidade, de estoque e de vendas. Por isso é tão importante encontrar meios para integrar os processos dos diferentes setores.

Fazendo a lição de casa

Do outro lado da cidade, contudo, uma pequena indústria de caldeiraria vai por um caminho diferente e está fazendo a lição de casa. Apesar de estar em uma localização ruim e repleta de concorrentes ao redor, o dono sabia que a única maneira de prosperar era investindo em formas de trazer os clientes até a empresa.

Conversando com um consultor, ele percebeu que estava em desvantagem ao avaliar questões como preço, praça e promoção e que a melhor alternativa era investir na oferta de produtos. Mas, por se tratar de uma empresa pequena, como fazer para que as ações surtam o efeito esperado?

A resposta é mais simples do que parece: definindo claramente os processos. Primeiramente, o dono da caldeiraria precisou fazer um planejamento financeiro, pois só assim foi possível visualizar com mais facilidade em que pontos era possível fazer o corte de custos e qual era a verba necessária para contratar novos funcionários, terceirizar os serviços e, principalmente, trazer novos produtos para o seu portfólio. Em seguida, foi o momento de definir quais eram as melhores opções para diferenciar o negócio da concorrência, como oferecer novos serviços, por exemplo.

Mas para que a ideia saísse do papel, foi preciso estudar as competências dos engenheiros e soldadores, preparar o setor financeiro para as novas modalidades de pagamento, otimizar os processos mais mecânicos e repetitivos para poupar o tempo das equipes e distribuir melhor as responsabilidades. Afinal, a oferta de novos serviços não poderia sobrecarregar os funcionários e impactar no cumprimento dos prazos.

Seguindo esses passos, em pouco tempo a pequena indústria colheu os frutos. Não só aumentou seu ticket médio, como passou a oferecer mais serviços de caldeiraria pesada, atraindo clientes de grande porte e aumentando bastante o faturamento mensal por conta das novas formas de pagamento aceitas.

Perceba que tudo isso só aconteceu por conta da gestão dos processos, que ajudaram a visualizar os pontos a melhorar, a capacidade de investimento e as alternativas para se diferenciar dos concorrentes. Hoje, essa mesma gestão ajuda a empresa a ficar em dia com os prazos de entrega, com as finanças e, ainda por cima, pronta para identificar novas oportunidades de investimento.

Coloque a gestão de processos em prática na sua pequena empresa

Vimos que a gestão de processos nas pequenas empresas pode, de fato, ajudar a transformar a realidade do negócio, seja com a redução dos custos e o controle financeiro, seja com a revisão dos processos e a consequente capacidade de identificar oportunidades no mercado. Contudo, vale lembrar que fazer toda essa reorganização e controle de forma manual pode ser um risco.

Nesse cenário, uma boa alternativa é automatizar para garantir que os processos funcionem. Assim, os profissionais ganham um fluxo de trabalho automatizado, transparência na comunicação e rapidez no compartilhamento de informações — que é essencial para as equipes trabalharem alinhadas e para a transformação dos processos na empresa.

A boa notícia é que com um sistema inteligente de gestão empresarial você consegue colocar em prática estes passos. O ERP Radar Lite Cloud, da WK Sistemas, por exemplo, traz resultados significativos às pequenas empresas. Com ele, os profissionais distribuem as demandas, definem prazos e metas claros e acompanham a execução das atividades, tudo com uma solução capaz de integrar as diversas informações do pequeno negócio de forma segura e eficiente, promovendo agilidade e praticidade aos processos internos de produção e execução de tarefas.

Além disso, as chances de erros diminuem consideravelmente, uma vez que todos os dados e ações estão reunidos em um software seguro que melhora o controle das operações e, consequentemente, a produtividade. Tudo isso com menos custos, mais performance e mais resultados!

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Fonte: WK Sistemas