A importância da gestão de processos nas pequenas empresas

Os dados de mortalidade de empresas no Brasil impressionam. E chamam ainda mais a atenção quando tratam de pequenas empresas, pois é bastante comum que suas portas se fechem antes de completarem cinco anos. Conforme o Sebrae, em São Paulo, por exemplo, cerca de 150 mil novas empresas são registradas no CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) anualmente. Porém, duas em cada 10 encerram as atividades antes dos dois anos de vida. E entre as principais causas está a má gestão de processos.

Todo empreendedor tem como objetivo fazer seu negócio produzir e comercializar produtos e serviços capazes de viabilizar a manutenção e o crescimento em um mercado repleto de empresas dispostas a se destacar. Contudo, para que essas metas sejam alcançadas, é fundamental que o gerenciamento de processos, também conhecido como BPM (Business Process Management), seja alvo de atenção e dedicação.

Podemos definir a gestão de processos como a tarefa de identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar os processos, com o objetivo de obter resultados consistentes e alinhados com a estratégia do negócio. Pode parecer algo complexo e que está mais ao alcance das grandes do que das pequenas empresas, mas não é nada disso.

Qualquer empresa, independentemente do tamanho ou do segmento em que atua, pode implantar a gestão de processos na sua rotina, pois sua função principal é melhorar a forma como as atividades são realizadas e administradas. Para deixar mais claro como funciona esse gerenciamento, neste artigo, mostramos como implantar o BPM de maneira eficaz, a fim de potencializar o crescimento e garantir a manutenção do negócio no mercado. Confira!

Defina os processos da sua empresa

Toda empresa quer se estabelecer, produzir, crescer, ser reconhecida e lembrada, não é verdade? E tudo isso se dá por meio da satisfação dos clientes. Para proporcionar essa satisfação ao público externo, no entanto, é necessário que dentro das empresas haja uma determinada organização das atividades, que podemos chamar de gestão de processos.

Por isso que o primeiro passo para fazer o gerenciamento é definir quais são esses processos, independentemente do segmento do negócio. Imagine que você tem uma fábrica de bolachas. Para entregar ao seu consumidor o produto que ele vai consumir no café da manhã, por exemplo, você precisa estabelecer alguns processos, como o de produção, o de vendas e o de logística.

Se a produção não tiver isso bem definido, a cada manhã o consumidor terá uma bolacha diferente para comer. A questão é que, quando ele escolheu a sua marca, esperava pelo mesmo alimento todos os dias e, como isso não acontece, acaba trocando você pelo concorrente.

Além disso, cada receita nova de bolacha usa tipos e quantidades diferentes de ingredientes, o que acaba gerando um problema no estoque se os processos não estiverem bem estruturados, pois nunca se sabe ao certo o que os profissionais vão querer usar. Então, às vezes falta matéria-prima e, às vezes, ela estraga.

Essa indefinição também afeta os funcionários que embalam e entregam os produtos, pois eles nunca têm certeza de que tipo de embalagem vão precisar e qual vai ser o tamanho, impactando diretamente na logística. E pior ainda para o vendedor, que não sabe o que oferecer aos supermercados.

O exemplo é meio extremo, mas deu para entender a necessidade de criar processos, certo? Bom, podemos resumir processos como rotinas de trabalho que formam um encadeamento de várias atividades distintas dentro de uma empresa, mas que estão interligadas, fazendo com os setores funcionem como uma engrenagem.

Ao estabelecer os processos, você consegue ter uma visão geral de como o todo funciona. E a gestão de processos entra justamente para garantir que todas as atividades vão acontecer conforme foram definidas.

Registre os processos

Depois de fazer todo o mapeamento dos processos é a hora de documentá-los. Por isso, crie um arquivo com todos os detalhes de cada processo, inclusive indicando a interdependência com as demais atividades internas para que, em caso de alteração no quadro de funcionários, o treinamento dos novos contratados seja facilitado. E certifique-se de que esse material estará disponível para consulta sempre que necessário.

Esse cuidado é um ponto fundamental para que a gestão de processos dê os frutos esperados e a empresa não sofra com alterações comportamentais na execução das atividades. Além disso, com os processos documentados, é possível acompanhar e avaliar os resultados. Essas conclusões são capazes de indicar quais atividades estão sendo efetivas e quais precisam de melhorias.

Mapeie os responsáveis por cada processo

Quando falamos em gestão de processos e a importância que ela tem para a sustentabilidade de uma pequena empresa, queremos dizer que é preciso conhecer as tarefas do seu negócio e saber identificar quais estão dando o resultado esperado e quais não estão. Por isso, depois de estabelecer os processos, é necessário indicar os responsáveis por cada um deles, mapeando as tarefas e avaliando sua efetividade.

Faça um desenho das atividades, nomeie os processos, registre as obrigações de cada um e identifique os responsáveis e a equipe de trabalho. Ao criar esse esqueleto, você consegue dar um passo importante para a eficácia da sua gestão de processos e também orientar os colaboradores sobre quais tarefas são de responsabilidade de cada um, mostrando o papel fundamental que eles possuem para que a empresa atinja o sucesso.

Envolva os colaboradores na gestão de processos

De nada adianta conhecer o seu negócio, compreender seus processos, mapeá-los, avaliá-los e pensar em soluções estratégicas para melhorá-los se os colaboradores não estiverem diretamente envolvidos no assunto. Afinal, são eles que executam os processos e podem potencializar ou não cada uma das tarefas.

Portanto, envolva seus colaboradores em todas as atividades. Dessa maneira, após a definição dos processos, eles saberão como proceder. É importante, ainda, mantê-los sempre cientes de tudo o que está acontecendo, por isso, sempre que necessário, ofereça cursos e treinamentos para complementar os conhecimentos e apresentar novidades.

Valorizar o papel de cada um nessa cadeia produtiva é fundamental para que haja motivação, engajamento e colaboração. Da mesma forma, é importante definir a rotina de cada colaborador e esclarecer a periodicidade com que cada atividade deve ser realizada.

Vantagens de uma gestão de processos definida e eficiente

Vimos o que são os processos, como eles são fundamentais para o bom funcionamento da sua pequena empresa e como fazer uma gestão adequada pode resultar em sucesso e crescimento. Porém, as vantagens de incluir essa atividade na rotina do negócio não param por aí. Existem outros benefícios que podem ser colhidos ao promover uma gestão de processos eficiente. Veja:

  • Melhora no atendimento aos clientes: Com os processos definidos, fluindo com agilidade e com colaboradores treinados e engajados com o resultado da empresa, o atendimento fica muito mais eficiente, levando satisfação e garantindo a fidelização dos clientes.
  • Mudanças internas ágeis: Com uma gestão de processos definida é mais fácil implantar alterações sem impactar negativamente o dia a dia da empresa.
  • Adaptação de colaboradores: Todo novo colaborador se adapta muito mais rápido à rotina quando há uma estruturação documentada e um processo definido a ser seguido.
  • Fim de retrabalhos: Uma boa gestão com processos definidos é capaz de eliminar por completo o retrabalho, que nada mais é do que desperdício e comprometimento do resultado final e, portanto, deve ser excluído da rotina de qualquer empresa.
  • Aumento da qualidade: Como citamos no exemplo da fábrica de bolachas, definir cada processo permite fazer o controle de qualidade de maneira padronizada. Com isso, os produtos mantêm um padrão elevado e isso, certamente, é percebido pelos clientes.

A gestão de processos é um passo determinante para o sucesso de uma empresa. Conseguir enxergar nesta ação um diferencial em um mercado em que negócios fecham as portas todos os dias por má gestão é fundamental para manter-se competitivo.

Use a tecnologia como seu braço direito

Você trabalha diariamente buscando o melhor para o seu negócio. Prova disso é que chegou até este artigo, atentando-se à importância de uma gestão de processos eficiente e o quanto ela é fundamental para o sucesso da sua pequena empresa. Seu desejo é vê-la crescendo de maneira rentável, mas a sua dúvida é: como colocar em prática essas dicas?

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Fonte: WK Sistemas