O compliance é a prática que garante que toda a empresa esteja em conformidade com a legislação e com seus próprios processos internos. Para isso, é fundamental manter o controle e a organização de todas as informações e os dados relativos às operações do negócio. E é justamente nesse sentido que a relação entre tecnologia e compliance se torna tão importante para a eficiência dessa técnica.

Como funciona o compliance

A palavra compliance tem origem no inglês comply, que significa agir em sintonia com as regras. Isso porque, na década de 1990, quando o termo surgiu, sua principal função era garantir que a empresa estivesse de acordo com o que diz a legislação. Isto é, o compliance servia exclusivamente para que a organização agisse em sintonia com regras aplicadas por órgãos externos.

No entanto, nas décadas seguintes, o papel do compliance foi ampliado e, hoje, essa prática não está relacionada apenas à adequação jurídica, mas também ao cumprimento de todos os procedimentos internos do negócio, como suas políticas e normas. Essa expansão das ações do compliance busca garantir mais eficiência nas operações e evitar desvios causados pela má conduta de profissionais.

Com isso, o compliance se tornou um conceito cada vez mais implementado nas empresas. Inclusive, a Lei nº 12.846/13, conhecida como Lei da Empresa Limpa, indica que organizações condenadas por atos contra a administração pública podem ter a multa reduzida com a implantação de um programa de compliance, medida tomada após os escândalos de corrupção na década de 2010.

De acordo com a Pesquisa de Maturidade do Compliance, publicada pela KPMG, 54% das empresas em que trabalham os entrevistados contam com a área de compliance há pelo menos três anos. E 59% dos profissionais disseram que suas lideranças destacam, periodicamente, o quanto a governança e a cultura de compliance são fundamentais para o sucesso da estratégia do negócio.

Com isso, fica clara a importância que esse conceito tem para as empresas, deixando de ser apenas um diferencial para se tornar quase uma condição para manter a competitividade. Porém, para que o compliance cumpra o seu papel nas organizações, o controle das informações sobre todas as áreas é essencial e aí, como já dissemos, a tecnologia representa uma grande aliada.

A relação entre tecnologia e compliance

A parceria entre tecnologia e compliance ocorre de variadas formas na rotina empresarial. Entre os principais benefícios dessa relação, estão a maior confiabilidade dos dados, maior agilidade quando é necessário consultá-los, mais controle e organização sobre todas as informações da empresa e, por fim, mais segurança para a tomada de decisão.

Para entender como isso ocorre na prática, vamos falar de alguns exemplos, começando pela Gestão Eletrônica de Documentos. Essa prática diz respeito à coleta, armazenamento e controle de registros de forma eletrônica, tornando a consulta e a edição dos documentos mais prática, rápida e segura no dia a dia da empresa, o que é um grande benefício para o compliance.

Imagine, por exemplo, que você precisa de um documento sobre o controle de qualidade na empresa que é essencial para uma auditoria que está acontecendo nesse momento. Procurar o registro em pastas e arquivos certamente seria muito trabalhoso, não é? É aí que a GED torna tudo mais simples, já que basta procurar o documento por determinada palavra-chave, data ou outra característica.[

Se isso já é um benefício para qualquer área da empresa, para o compliance, que lida com milhares de dados de todos os setores, esse aspecto é ainda mais importante. Aliás, em se tratando de dados, outra grande ferramenta que destaca a importância da relação entre tecnologia e compliance é o Business Intelligence, que promove uma visão estratégica das informações da empresa.

Isso faz com que os analistas possam avaliar todas as operações e gerar insights para otimizar ações, reduzir custos e aumentar a competitividade da organização. Além disso, em relação ao compliance fiscal, que trata do ajuste da empresa à legislação, contar com uma ferramenta que automatize toda essa questão também é importante.

Nesse sentido, um software de gestão integrada (ERP) é a solução ideal para unir as informações de todos os setores em um mesmo local. Com esse sistema, você tem acesso aos dados contábeis, do estoque, da produção, de compras, de vendas e muito mais com apenas alguns cliques, de forma confiável e segura. Assim, fica muito mais fácil garantir o trabalho em sintonia com as regras externas e internas.

Deu pra entender como a relação entre tecnologia e compliance é fundamental para que essa prática seja feita com eficiência, não é? As soluções tecnológicas oferecem segurança, confiabilidade e muito mais agilidade para tomar decisões, detectar erros e gerar oportunidades de melhoria, favorecendo o compliance e todas as outras atividades do negócio.

Se você tem alguma dúvida sobre esse tema, deixe seu comentário aqui embaixo. E se quiser saber mais sobre como um software ERP pode ajudar a sua empresa, acesse o nosso site ou fale com a nossa equipe. Estamos sempre à disposição para ajudar!

Fonte: WK