Há mais de 10 anos, a nota fiscal eletrônica e outros documentos digitais passaram a fazer parte da realidade das empresas. Em um primeiro momento, a preocupação era como emiti-los. Depois, a questão principal passou a ser como fazer todo o processo acontecer da forma correta e de acordo com a legislação. A resposta para isso veio com a validação dos documentos fiscais.
Validar as notas, independentemente do modelo (NF-e, NFS-e, CT-e, entre outros), é a única forma de garantir que o recebimento e a emissão desses documentos estejam realmente em conformidade com as leis fiscais e tributárias vigentes. Isso blinda a empresa de lidar com complicações jurídicas, que podem levar a multas e outras penalidades.
A validação dos documentos fiscais ainda vai indicar se os valores dos impostos estão corretos. Isso assegura que a empresa não terá o prejuízo de pagar tributos nem a mais, deixando o caixa sob controle, nem a menos, evitando problemas com o Fisco, que podem gerar autuações.
Como fazer a validação dos documentos fiscais da forma correta?
Como hoje praticamente tudo é feito por meio eletrônico, a validação dos documentos fiscais também funciona dessa maneira. O primeiro passo é escolher um sistema que ofereça todo o suporte necessário para que a sua empresa realize esse trabalho de fazer a conferência das informações contidas nas notas emitidas e recebidas.
Como a responsabilidade da emissão é da sua empresa e você não quer problemas nessa área, todas as precauções possíveis devem ser tomadas, como por exemplo, utilizar um emissor que atenda às necessidades do negócio. Por isso, o ideal é que ele esteja adequado à legislação vigente ― e seja atualizado automaticamente pelo fornecedor ―, faça a validação fiscal antes do faturamento e tenha disponibilidade para armazenar as notas fiscais emitidas.
Na verdade, não é no processo de saída dos documentos fiscais que as falhas costumam aparecer. É no de entrada, isso porque são várias as verificações necessárias. Primeiro, é importante lembrar que o XML da NF-e referente a compra deve chegar na sua empresa antes da mercadoria acompanhada da DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Na sequência, há uma série de procedimentos que precisam ser seguidos para que a validação aconteça da forma correta.
Logo após o recebimento, é obrigação da empresa checar, junto à Sefaz de origem, se a nota foi autorizada, se a assinatura digital do documento é válida e se o esquema do arquivo está correto (contendo todas as informações) e não foi corrompido no ato da emissão. Depois do prazo de cancelamento, é recomendado checar novamente a validade do documento, pois ele pode ter sido cancelado pelo emissor.
Mesmo que pareçam simples em um primeiro momento, todas essas verificações são complexas, já que envolvem códigos extensos e demandam recursos especializados. E na sequência, ainda há a necessidade do armazenamento dos arquivos XML pelo tempo que é estipulado por lei, geralmente 5 anos, e a disponibilidade deles no caso de fiscalizações.
Então, assim como um bom emissor, é essencial que a empresa também conte com uma solução que faça a recepção e a validação automatizadas, garantindo a checagem completa, e atenda às exigências legais. Se esse sistema oferecer armazenamento, fizer integrações com outras ferramentas das áreas fiscal, financeira e comercial e tiver mais automatizações que facilitem o dia a dia, melhor ainda.
Conte com a WK para automatizar a validação de documentos fiscais
Para assegurar o faturamento da sua empresa, manter os processos legalmente em dia e incentivar o crescimento contínuo, a WK oferece soluções para a gestão de notas fiscais, incluindo a validação dos documentos fiscais que explicamos aqui. Essa tecnologia atende todas as demandas das legislações vigentes de forma eficiente e com ferramentas abrangentes.
Com ela, é possível fazer emissão, mensageria, controle, distribuição, armazenamento e contingência de NF-e, NFS-e e NFC-e, assim como recepção, validação e armazenamento de NF-e, NFC-e e CT-e de entrada. A solução se aplica a empresas de todos os portes e segmentos e pode ser integrada ao WK Radar, o ERP que não é qualquer ERP, ou a outro conjunto de sistemas.
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Fonte: WK