Toda empresa, independentemente do porte ou segmento, tem uma área em comum: o almoxarifado. É lá que ficam armazenados todos os materiais de uso interno, como os EPIs (equipamentos de proteção individual), itens de escritório e limpeza, equipamentos de informática e até mesmo peças de reposição para o maquinário. E é justamente por essa lista ser longa que o controle da compra de materiais é indispensável!

Não é raro que haja alguma confusão no gerenciamento das compras para o almoxarifado. Às vezes, quando mais se precisa, faltam EPIs. Enquanto isso, quando se olha para a prateleira ao lado, sobram materiais de escritório. Esse tipo de coisa já aconteceu na sua empresa? Se sim, saiba que o controle da compra de materiais é muito importante para o funcionamento de toda a empresa e que há maneiras de fazer isso com eficiência, como mostraremos a seguir.

A importância do controle de compra de materiais

O primeiro passo para realmente começar a dar mais atenção aos materiais do almoxarifado é entender a importância que essa área tem para a empresa como um todo. É nesse setor que estão armazenados os produtos que irão abastecer vários setores do negócio, do escritório à produção, e a ausência de alguns itens pode prejudicar a produtividade.

A falta de EPIs, por exemplo, pode paralisar a produção da empresa, já que esses equipamentos são indispensáveis para garantir a segurança do trabalhador. O mesmo ocorre com a falta de peças de reposição ou de equipamentos para informática. Já a compra em excesso também não é adequada, pois gera despesas desnecessárias, além de ter impacto no espaço físico do setor.

Saiba qual é a necessidade de compra

Para que o controle da compra de materiais seja eficiente, é importante que haja diálogo constante com as outras áreas da empresa que demandam produtos internos. Afinal, não há como saber que peça é necessária sem falar com o pessoal da manutenção, não é verdade?

Por isso, para começar a ter controle do almoxarifado da sua empresa, ou para tornar esse setor ainda melhor, o responsável pelas compras deve conversar com o gestor de cada área, como produção e administrativo, para entender a demanda em um determinado período de tempo e, assim, fazer as compras com mais assertividade.

Se o técnico em segurança do trabalho disser que, aproximadamente, três pares de luvas são utilizados por semana por cada funcionário de um setor, basta multiplicar esse número pelo total de trabalhadores e, depois, pelo número de semanas do período determinado. Muito mais fácil do que “chutar” um número qualquer sem garantir EPIs para todos, certo?

Procure os melhores preços e tenha atenção no recebimento

A compra de matéria-prima sempre ganha grande atenção quando o assunto é procurar o melhor preço. Afinal, o valor pago nessas mercadorias acaba influenciando o preço final do produto oferecido pela empresa e, consequentemente, a atratividade dele para os clientes.

O problema é que quando se trata de compra de materiais para uso interno não é raro que a preocupação com os melhores preços seja esquecida. Inclusive, em alguns casos, a compra é feita sempre com o mesmo fornecedor, sem nem mesmo efetuar uma cotação com outras empresas.

Pensando na importância que a compra de materiais tem para a produtividade e também o impacto que gera nas finanças da empresa, a preocupação com os melhores preços deve ser constante.

Por isso, o setor de compras não deve abrir mão de buscar fornecedores, fazer cotações e ver qual é a melhor opção também em relação aos materiais internos. Além disso, ao receber o item, é importante que o funcionário responsável tenha atenção ao conferir a quantidade e a qualidade das mercadorias.

Também é fundamental que todos os materiais estejam armazenados de forma organizada, de preferência identificados com etiquetas ou de alguma outra maneira que permita encontrá-los com rapidez. Isso faz com que o almoxarifado esteja sempre organizado, o que também ajuda no controle do estoque e na tomada de decisão sobre o que é necessário comprar novamente ou não.

Invista em boas ferramentas de controle

Você já viu que o controle da compra de materiais é fundamental para evitar perdas em produtividade e despesas desnecessárias. Mas também é verdade que esse gerenciamento eficaz pode dar um certo trabalho quando é feito manualmente, o que acaba tornando-o mais suscetível a falhas.

Por isso, uma boa opção para ter um controle mais eficiente é investir em ferramentas que façam isso por você, como o software WK Radar, a solução da WK que integra várias áreas da empresa em um mesmo local.

Em relação aos materiais, por exemplo, este software permite fazer o controle de cotações por produtos e fornecedores, a conciliação entre pedidos de compra e recebimento de mercadorias, entre muitas outras facilidades. Por isso, se você quer investir no melhor controle da compra de materiais, clique aqui e saiba mais sobre a nossa solução!

E se esse conteúdo foi útil para você ou se ainda restou alguma dúvida, deixe um comentário no espaço abaixo. Vamos trocar ideias para garantir velocidade, integração e confiabilidade às informações do seu negócio!

Fonte: WK