Uma gestão de frete planejada e com um bom processo estratégico é fundamental para garantir o máximo desempenho e transformar a logística da sua empresa em uma área ainda mais eficiente. Assim, é possível aumentar a lucratividade, garantir maior qualidade dos serviços prestados e consequentemente, manter a satisfação dos clientes.

Isso contribui na redução dos custos das operações logísticas e torna a área mais eficiente. Dentro de toda logística existem diversas etapas que contribuem para que o processo seja o mais redondo possível. Nesse sentido, temos a auditoria de frete.

O que é auditoria de frete?

A auditoria de frete é uma atividade que consiste na conferência das faturas enviadas pelos serviços contratados. O seu principal objetivo é a verificação de divergências como erros e duplicidades, ou a cobrança de serviços que não foram prestados pela transportadora.

De forma simples, a auditoria de frete é um meio de validar os valores que estão sendo cobrados, em comparação ao que foi negociado com os fornecedores de serviços de transportes.

Essa é uma análise técnica, pois o aumento nos custos de fretes pode acontecer por diferentes razões e não só pelo aumento da tarifa, ou seja, sua finalidade é identificar inconsistências e falhas nas operações para que sejam corrigidas e otimizem o trabalho.

Como realizar a auditoria de frete com qualidade?

Você já deve ter compreendido como a auditoria de frete é importante para a gestão de transportes, principalmente quando falamos de controle de gastos.

Com a auditoria podemos ter um controle mais rigoroso sobre os gastos com prestadores de serviço e até mesmo com a própria mercadoria. Mas como desempenhar esse controle com eficiência? Separamos algumas coisas que podem simplificar esse processo de auditoria. Acompanhe!

Faça conferências respeitando uma periodicidade

A auditoria de frete pode ser um processo feito em períodos variados, de acordo com aquilo que for estipulado no contrato. Esses documentos são como um “espelho” da cobrança que será realizada e servem para a validação da fatura que será enviada para pagamento.

O ideal é que a conferência delas seja feita à medida que são enviadas. Isso ajuda a evitar erros em decorrência do acúmulo de trabalho, ou atrasos na contestação de algum valor que foi incluído indevidamente.

Invista em tecnologia

A tecnologia se transformou uma grande aliada das empresas, automatizando rotinas e otimizando processos e isso também vale para o setor logístico. O uso de softwares de Gestão de Transporte (TMS) potencializam os resultados da sua empresa ao mesmo tempo que reduzem o índice de erros e aumentam a segurança das informações.

Assim, é possível contar com soluções que já dispõem da Auditoria de Frete como uma funcionalidade do software! Você já conhece o TMS da Senior? Se quiser saber mais informações sobre a nossa solução voltada para a Gestão de Transportes, clique aqui.

As vantagens da auditoria de frete para a sua empresa

Separamos alguns benefícios que a auditoria de frete proporciona para qualquer empresa. Acompanhe:

Controle centralizado dos processos

Com um software de TMS que faça a Gestão de Frete e a auditoria, a empresa reúne em uma única base todas as informações e poderá, a partir delas, controlar todas as operações, incluindo a liberação de pagamentos.

Além disso, esse controle também facilita a contratação das transportadoras, ajuda a tomar decisões embasadas em dados e agiliza os processos.

Análise detalhada das informações

Com tecnologia apropriada, é possível analisar e mensurar os dados dos documentos de transporte com probabilidades quase mínimas de erros. A empresa pode analisar o histórico de fretes, simular cálculos de valores e, assim, controlar melhor os gastos em operações futuras.

É possível ainda descobrir as melhores transportadoras e integrá-las à rede da sua empresa.

Otimização nas entregas

A auditoria de frete permite aprimorar a gestão de transporte para que as operações sejam efetuadas com mais qualidade, desde o embarque até o momento de entrega ao cliente.

O nível de eficiência dos prazos de entrega e a satisfação dos clientes podem ser medidos e, caso seja preciso, a auditoria aponta soluções e alternativas para melhorias.

Facilidade na EDI (Troca Eletrônica de Dados)

A empresa deve manter contato com as transportadoras para compartilhar arquivos de uma maneira eficiente e veloz: notas embarcadas, recebimento de faturas de fretes e demais documentos.

Controle total sobre as finanças

A auditoria de frete possibilita um controle financeiro muito maior, o que significa mais lucros e mais economia. Com o auxílio da auditoria, é possível controlar saldos por transportadora, visualizar os valores cobrados, identificar descontos e itens que não foram negociados ou que foram cobrados com divergência do que está registrado na tabela de frete.

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Fonte: Senior Sistemas