Boas práticas de gestão: como fazer um planejamento estratégico eficiente

Quando falamos em um planejamento estratégico eficiente parece que estamos batendo em uma tecla um pouco antiga. Aqui no blog mesmo, já falamos sobre fazer planos para algumas áreas e atividades, como finanças e produção. Porém, é exatamente isso que queremos, pois, muitas vezes, acabamos olhando para o negócio de forma compartimentada e esquecemos de enxergar o seu funcionamento como um todo.

É claro que organizar e gerenciar as ações de cada setor é extremamente importante. No entanto, é preciso que haja uma conversa e uma sintonia entre eles, para que as atividades se complementem e a empresa possa funcionar como uma engrenagem bem azeitada. Por isso, neste artigo, vamos voltar um pouco às bases da gestão empresarial e mostrar a importância de ter um planejamento estratégico eficiente e o que não pode faltar em sua estrutura.

Por que ter um planejamento estratégico eficiente?

Para começar, é sempre bom lembrar que planejar não é só para quem está começando um negócio. Independentemente do momento da sua empresa, o planejamento é sempre um bom parceiro na hora de tomar decisões e alcançar o sucesso. Por isso, se você ainda não colocou onde quer chegar no papel, pare um pouco e veja porque esse processo é importante.

O propósito principal do planejamento estratégico é delinear o caminho que sua empresa deve seguir para alcançar seus objetivos e chegar onde você desejou quando resolveu abri-la. Ele vai ajudar a organizar e direcionar as ações necessárias para cumprir os objetivos e as metas do negócio no curto, médio e longo prazos.

Podemos dizer, de maneira geral, que o planejamento é um manual de “como usar” do seu negócio. E, como tal, alguns tópicos são essenciais.

O que não pode faltar no planejamento estratégico eficiente

Para fazer um planejamento estratégico eficiente, o ponto inicial é saber em qual realidade de mercado a empresa está inserida e como é o seu ambiente interno. E isso vale tanto para quem está começando, quanto para quem já está há algum tempo na estrada.

Para avaliar o cenário externo, busque conhecer os fatores que influenciam o seu negócio, como o momento do mercado e da economia, a atuação da concorrência, a legislação e o comportamento do seu público-alvo. Depois, é hora de analisar o ambiente interno. Verifique como estão os recursos financeiros, a tecnologia utilizada, a produção e a qualidade das mercadorias, o comportamento dos colaboradores, enfim, faça um levantamento da condição geral do negócio.

Com todas essas informações reunidas, dá para colocar no papel os próximos passos, ou seja, o plano para seguir em frente. Para facilitar, fizemos um lista do que não pode ser deixado para trás. Confira:

1 – Estabeleça objetivos, metas e estratégias

Aqui é o momento de colocar no papel qual o seu objetivo principal, onde sonhou chegar quando abriu o negócio. A partir dele, você pode estabelecer objetivos secundários. Digamos que você quer que sua fábrica de roupas esteja entre as cinco maiores do seu estado nos próximos anos (objetivo principal), mas também deseja que ela seja ambiental e socialmente responsável (objetivos secundários), contribuindo para a preservação da natureza e o bem-estar dos colaboradores.

Com os objetivos definidos, é hora de determinar as metas, que são as ações que você vai realizar para atingir seus objetivos. E, associado a cada meta, deve haver uma estratégia, que funciona como o caminho a ser seguido para a conquista desejada. Vamos pegar o objetivo de ser ambientalmente responsável. Para chegar a ele, você pode estipular como uma das metas reduzir o uso de papel. Para isso, usa a estratégia de investir na digitalização e no armazenamento de documentos online.

2 – Determine prazos

No exemplo ali de cima foi deixado um “nos próximos anos” de propósito. Se estamos falando em onde chegar, precisamos também saber quando chegar. Neste caso é dizer: estar entre as cinco maiores fábricas de roupas do estado em 10 anos. Com o prazo definido, é possível elaborar um cronograma detalhado com tudo o que precisa ser feito, evitando perdas e otimizando os recursos utilizados. Porém, fique atento a esses prazos, pois eles devem ser condizentes com os objetivos e as metas. Equilibre bem as atividades com o tempo e as pessoas envolvidas.

3 – Envolva os diferentes setores no processo

Se você acha que planejar é tarefa de uma pessoa só, já pode parar por aí. Um planejamento estratégico eficiente deve ser feito por representantes de cada um dos setores da sua empresa, pois somente assim você terá uma visão geral das necessidades, não deixando de fora nenhuma demanda. Dessa forma, as áreas também poderão fazer seus planos específicos sabendo exatamente o retorno que a empresa espera delas. Esse alinhamento vai garantir que todos estão trabalhando em prol do mesmo objetivo.

4 – Não hesite em fazer mudanças

Quando fazemos um planejamento, queremos que ele dê certo, não é mesmo? Porém, sabemos que o mercado é volátil e a economia sofre com instabilidades constantes e que isso pode alterar alguns planos. Por isso, utilize o planejamento como um documento de uso constante. Sempre verifique se tudo está indo como o previsto, se os prazos e o orçamento estão em dia e se, diante do cenário econômico, vai ser possível continuar cumprindo as metas. Por isso, não tenha medo de rever o que foi planejado e, se for o caso, fazer as alterações necessárias.

5 – Estabeleça indicadores de resultado

Essa é uma etapa paralela à anterior. Ao analisar o planejamento para verificar se está tudo indo bem, você vai precisar de medidas ou indicadores para fazer isso. Retomando o nosso exemplo, para alcançar o objetivo principal, é preciso que a fábrica cresça, de maneira geral, pelo menos 18% ao ano. Esse é o índice de crescimento, ou seja, o indicador que vai mostrar que o planejamento está sendo cumprido. Essas medidas devem ser escolhidas conforme os objetivos e as metas.

Tenha a tecnologia como uma aliada

A forma mais prática de fazer tudo o que falamos aqui dar certo é usar a tecnologia como ferramenta de apoio. Ela pode ajudar desde o levantamento das informações do mercado até a saber exatamente a situação interna do seu negócio. Com a solução correta, como um software de gestão integrada (ERP), fazer um planejamento estratégico eficiente fica muito mais prático e fácil.

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Fonte: WK Sistemas