Como acertar na gestão de contratos com fornecedores

A pluralidade de fornecedores deve ser uma realidade de qualquer empresa, independentemente do porte ou do segmento. Essa característica pode fazer a diferença na hora de planejar e se preparar para o mercado. É natural, portanto, que a gestão de contratos com esses fornecedores seja umas das principais preocupações do empreendedor. Afinal, é de se esperar que a construção de um relacionamento saudável com esses parceiros também resulte em tranquilidade e flexibilidade na hora das negociações.

Essa gestão é importante porque permite ao empreendedor alcançar o objetivo principal do departamento de compras: reunir quantidade, qualidade, prazo e preço. A partir disso, sua empresa consegue obter vantagem competitiva, tem mais possibilidade de se destacar no mercado e oferecer preços mais atrativos aos clientes mediante a oferta de um produto realmente de qualidade.

Em termos gerais, esse processo passa pela seleção, avaliação e homologação de fornecedores, bem como sua manutenção em um cadastro atualizado que serve de referência para as negociações. Quando esse processo é feito de maneira eficiente, o resultado é o aumento da vantagem competitiva da organização, porque a empresa consegue oferecer produtos de qualidade no prazo acordado com o consumidor.

Um time eficiente e qualificado de fornecedores também pode ajudar a sua empresa a aumentar as vendas baseando-se na cadeia de produção. A estabilidade no fornecimento de matéria-prima garante mais tempo e tranquilidade para que o empreendedor se dedique a potencializar a qualidade do produto final.

Somado a isso, esse gerenciamento qualitativo de fornecedores facilita a compra de produtos de outros países, uma constante bem importante no processo de globalização das indústrias. Isso porque os processos de importação e trading, além de envolverem valores bastante significativos na maioria das vezes, também exigem confiança entre o comprador e o vendedor.

Gestão de contratos com fornecedores: garantias e vantagens para a sua empresa

Não é segredo que a maneira mais fácil de evitar dores de cabeça com contratos de fornecedores é garantir que eles sejam redigidos da maneira mais clara e assertiva possível. O importante é que o documento esteja alinhado às capacidades financeiras e técnicas da sua empresa, para que você não feche negócios que não tenha capacidade de atender. Além disso, discrimine de maneira clara as multas e penalidades referentes a quebras de termos do contrato para ambas as partes, fazendo que o contrato também seja uma garantia para o seu negócio.

Nessa parte do processo, o arquivamento eficiente desses contratos também é a chave para manter o controle dos seus processos, até porque em algumas situações pode ser de extrema importância para seu negócio uma rápida localização de um contrato. Mas se engana quem pensa que o trabalho de gerenciamento se restringe à organização: é preciso ter em mente que, no ato da elaboração do documento, o empreendedor está criando e se preparando para cultivar um laço que pode ser bastante duradouro com o fornecedor.

É um processo no qual a flexibilidade deve ser considerada com tanta atenção quanto a manutenção dos prazos e da qualidade da matéria-prima, por exemplo. Isso porque é muito comum que um documento já preveja determinadas mudanças, como uma renovação automática, aumento de tarifas após determinado prazo e até mesmo a aplicação de multas conforme atrasos. Por isso, é importante ter uma noção exata de quando esses valores e condições podem ser mutáveis e planejar como sua empresa reagirá a essas mudanças.

Todo esse controle até pode ser feito manualmente, mas esse processo pode ser facilitado com o auxílio da tecnologia. As soluções WK para gestão logística, por exemplo, integram processos de controle e gestão de contatos, automatizando processos operacionais e otimizando a gestão da empresa desde a demanda por recursos para consumo interno até suprimentos de materiais de manutenção, com ferramentas para cotações, orçamentos, ordens de compra e contratos com os fornecedores. Tudo em uma única ferramenta para garantir assertividade na hora de consultar os seus documentos.

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Fonte: WK Sistemas