Controle de ponto na gestão de jornada: a tecnologia como aliada

A necessidade de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores através da Gestão de Ponto é comum desde muitos anos atrás. Porém, a forma de fazê-lo vem mudando ao longo dos anos.

Apesar das transformações que o processo de controle de ponto passou ao longo dos últimos anos, o intuito principal continua, que é dar tranquilidade ao colaborador e a empresa de que as horas de trabalho previstas na lei CLT serão cumpridas. 

O que é o Controle de Ponto

O controle de ponto é obrigatório em empresas com mais de 10 funcionários e ele nada mais é do que a forma mais segura de garantir que o trabalhador cumpriu a sua jornada de trabalho através das regras do CLT e de que todos os seus direitos serão pagos de forma correta.

Através desse controle, a empresa garante informações como: horas trabalhadas, horas extras, horas faltas, adicionais noturnos, afastamento, entre outros dados. Para o colaborador também é uma ferramenta importante, pois assegura de que todos os seus direitos serão cumpridos e tornando o processo transparente. Além de permitir a consulta das informações de forma simples e rápida.

A evolução do relógio ponto

No início, haviam colaboradores dedicados a gerenciar a jornada de trabalho de outros funcionários, anotando a entrada, saída e a pausa para descanso. Depois disso, buscando tornar o processo mais ágil, as empresas começaram a adotar outro formato, onde os próprios colaboradores anotavam em um caderno sua própria jornada. Porém, o sistema se era mais suscetível a fraudes.

Com a evolução da tecnologia, começaram as surgir os relógios ponto ou como era chamado na época, relógio ponto cartográfico. Em sua primeira versão, cada colaborador tinha um cartão ponto em cartolina que era inserido no relógio ponto para registrar a data e hora. Esse formato tornava o processo muito mais ágil e menos fraudulento.

A partir dos anos 1990, este formato de relógio ponto foi substituído por coletores de dados, sendo que neste caso o registro de ponto era feito por um cartão magnético com código de barras para identificação de cada colaborador. Este modelo já possuía a capacidade de armazenar informações de cada batida de ponto, como o número do cartão, a data e hora do registro.

Essas informações eram posteriormente transferidas para um computador gerando relatórios e tratamentos específicos. Apesar da evolução, ainda existia a possibilidade de fraudes, através da troca de cartões entre os colaboradores e a perda das informações, caso o cartão fosse extraviado.

Com a evolução dos microcomponentes, o relógio ponto passou por uma revolução e os coletores de dados começaram a utilizar a biometria de impressão digital para a identificação do colaborador. Com isso, hoje é possível reduzir ocorrências de fraudes e simplificar o processo, além disso, todas as informações de espelho de ponto são atualizadas em tempo real.

Hoje esse novo formato de gerenciamento da jornada, dá ao colaborador mais autonomia na marcação do seu ponto, consulta das suas horas trabalhadas, além de tornar o processo muito mais transparente e ágil para o departamento de gestão de pessoas.

Por dentro da lei: Portaria 1510, SREP, REP e Portaria 373

Em 2009 foi criado pelo governo brasileiro uma nova regulamentação para o uso de relógios de ponto eletrônicos a Portaria 1510, de 21 de agosto de 2009, do Ministério do Trabalho. Essa portaria foi criada para disciplinar o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro de Ponto, o SREP, tornando o processo informatizado e com a possibilidade de armazenar e tratar informações de ponto dos colaboradores. O sistema deve seguir algumas regras para ser utilizado. Confira abaixo:

  • Não permitir restrições de horário à marcação de ponto;
  • Não permitir marcação automática de ponto, com horários pré-determinados ou conforme horário contratual;
  • Não permitir a exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada;
  • Não permitir a existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo colaborador.
  • Permitir a extração de relatórios fiscais para que sejam comparados com os relatórios obtidos diretamente dos relógios de ponto.

Outro requisito importante da portaria é a obrigatoriedade da utilização do REP, chamado de Registrador Eletrônico de Ponto, sendo vedado outro meio de registro. Para a utilização desse hardware existem regras. Confira abaixo quais são elas:

  • Dispor de mecanismo de impressão do comprovante de ponto, com durabilidade de 5 anos;
  • Meio de armazenamento permanente, chamado de Memória de Registro de Ponto – MRP, sendo que os dados não podem ser apagados ou alterados;
  • Porta USB externa, chamada de Porta Fiscal, utilizada para a extração dos dados armazenados na MRP pelo auditor/fiscal do trabalho.

Com todos os requisitos apontados na portaria 1510, os relógios de ponto existentes tornavam-se obsoletos e deveriam ser substituídos por REPs. O propósito inicial do governo era de que em um ano após a publicação da Portaria, todos os relógios de ponto em uso nas empresas fossem substituídos. Porém, após a medida ser adiada por cinco vezes, em 2012 ela entrou em vigor.

Ainda em 2011, o ministério do trabalho, até então irredutível em relação a portaria 1510, passou a considerar a utilização de sistemas “alternativos” para a marcação do ponto. Criou-se então a Portaria 373, de 25 de fevereiro de 2011. A adoção de um sistema alternativo deveria ser feita mediante um Acordo Coletivo de Trabalho.

Dessa forma, foi permitido o uso dos relógios de ponto tradicionais através de crachá ou reconhecimento biométrico, além de softwares e aplicativos para controle de ponto que podem ser usados em smartphones, tablets e até no próprio computador.

Vantagens de um controle da jornada de trabalho

Quanto mais rigoroso e transparente é o gerenciamento do ponto dentro de uma organização, menores a chances de erros em folha de pagamento, problemas judiciais e maior o controle das informações recebidas. Dessa forma, empresa e colaborador ficam assegurados. Conheça as vantagens:

Redução de Processos Trabalhistas

Através de um processo transparente e confiável, é possível que RH e colaborador tenha acesso às informações, eliminando qualquer tipo de especulação por parte de uma das áreas. A confiabilidade das informações tornam-se de extrema importância e tem papel fundamental na comprovação da carga trabalhada.

Diminuição de custos com erros em fechamento de folha e redução de passivos trabalhistas

A gestão da jornada de trabalho através de um controle de pontos eficiente, facilita o fechamento da folha de pagamento. A partir do momento em que o RH tem acesso ao banco de horas trabalhados do colaborador, podendo registrar atrasos, faltas, horas extras, entre outros, reduz significativamente erros na folha de pagamento e também, passivos trabalhistas.

Autonomia para o colaborador

Com as regras de jornada de trabalho, a limitação de horas trabalhadas por dia e um direito constitucional dos colaboradores. Com a evolução da tecnologia através de softwares e hardwares que garantem a marcação de entrada e saída de dentro da empresa e emitem uma via desse comprovante ao colaborador, o processo torna-se muito mais justo e transparente, dando a possibilidade do próprio funcionário conferir se o seu pagamento está de acordo com as horas trabalhadas.

Redução de recursos e agilidade aos departamentos de RH e DP

Com a utilização de ponto eletrônico, as empresas reduzem o tempo de contagem das horas dos colaboradores e otimizam processos que até então eram morosos. Como já falamos nesse texto, a evolução do relógio ponto trouxe agilidade é uma série de benefícios ao colaborador e para as empresa.

É possível, através de uma gestão de ponto eficiente, proporcionar uma experiências para os colaboradores com o melhor da tecnologia para a gestão de recursos humanos. Integrando toda as informações em um único sistema e simplificando processos do dia a dia.

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Fonte: Senior Sistemas