Saiba como documentar e formalizar a descrição de cargo dos colaboradores para não cometer nenhum erro.

Normalmente visto como algo burocrático e moroso por gestores, a descrição de cargo é muito mais do que um documento interno para o departamento de gestão de pessoas. Sua função é documentar e formalizar por escrito as responsabilidades e atribuições de cada cargo.

Descrições bem feitas e objetivas, são fundamentais para que tanto o colaborador quanto a empresa empresa tenham clareza das responsabilidades que cada cargo tem dentro de uma organização. A partir desse descritivo, fica mais fácil para que os gestores façam a avaliação de competências.

O que é descrição de cargo?

A descrição de cargo é o processo de documentação das principais responsabilidade e pré-requisitos de cada função. Através deste documento, é possível entender de forma clara e objetiva as atividades de cada colaborador e até onde vão seus deveres.

Nos modelos de descrição comumente usados pelas organizações, é possível encontrar uma variedade de informações. Abaixo, listamos alguns ítens fundamentais para uma descrição de cargos bem elaborada:

Identificação

Para que haja fácil identificação, é necessário que o nome do cargo esteja claro e alinhado com suas atividades. Além disso, a nomenclatura utilizada deve estar em sintonia com o mercado.

Organograma

O organograma serve para que, de forma gráfica, seja representada a estrutura hierárquica de uma organização. Através dele, é possível ver como a organização se comporta e se conecta internamente, tendo claro líderes e subordinados.

Descrição Sumária

Em resumo, a descrição sumária aborda de forma objetiva as principais atribuições e responsabilidade do cargo em questão. É fundamental que neste documento, não sejam descritos cargos temporários ou provisórios.

Atividades

Se tratando das atividades exercidas pelo cargo, é importante que sejam descritas de forma detalhada as tarefas realizadas. Muito além do que o cargo faz, nessa fase é imprescindível especificar o que é feito, de que forma e qual resultado esperado, excluindo apenas atividades triviais.

Experiência

O tempo de experiência profissional trata-se do tempo de vivência necessária na função para assumir o cargo e atingir o desempenho desejado. Esse período proposto, deve ser coerente com o nível do cargo apresentado. É importante cautela para não tornar-se muito exigente e ir na contramão do mercado.

Formação acadêmica

Deve-se informar o grau de instrução mínimo e a formação desejada para a função. Fique atento para não confundir o que é obrigatório e o que é desejável. A partir do momento em que a organização publica uma oportunidade com uma formação obrigatória, por exemplo, ela não pode permitir que a vaga seja ocupada por um candidato que não tenha esse pré-requisito.

Competências

São as principais competências, aptidões e habilidades exigidas ou desejadas para o cargo. Esse requisito é normalmente pré-definido pelo departamento de recursos humanos.

Treinamentos obrigatórios

Caso o cargo exija treinamentos específicos e obrigatórios para o exercício das atividades, é importante que ele conste na descrição de forma clara e explicativa.

Descrições de cargo: quando e como devem ser utilizadas

Atração e Seleção

Para que a vaga tenha aderência aos candidatos e o time de recrutamento e seleção consiga contratar o perfil esperado, é importante que seja feita uma descrição coerente com a posição, aumentando as chances de assertividade na contratação.

Avaliação de Desempenho

De acordo com a análise do cargo, é possível que os gestores criem metas para a avaliação de desempenho do colaborador. De acordo com a descrição do cargo que ele exerce, é possível mensurar e avaliar o seu comportamento e competências.

Benefícios

De acordo com o perfil de cada cargo e nível hierárquico – colaboradores internos, colaboradores externos, grau de escolaridade, nível de cargo, etc – a organização pode avaliar a necessidade de dar ou não subsídios ao colaborador.

Plano de carreira

Existem dois tipos de plano de carreira, o que é desenvolvido pela própria empresa e o do colaborador, onde ele pode definir até onde ele deseja chegar e quais seus anseios dentro da organização. Para que ambas sejam concretizadas, é importante que sejam mapeados os objetivos da contratante e do contratado. A partir disso, é construída uma jornada para o colaborador, dando clareza dos próximos passos para a evolução dentro da empresa.

Jurídico e Trabalhista

A partir da descrição do cargo, a área jurídica e trabalhista, definem e segmentam a área de atuação e até onde o cargo pode ir. Deste modo, é formalizada as responsabilidades e atividades de cada posição.

Remuneração

Diante de uma descrição clara do cargo e suas atividades no dia a dia, a organização consegue criar uma grade salarial. No post que aborda o tema remuneração falamos sobre como diferenciar salários e quais os tipos de remuneração existentes.

Segurança e Medicina do Trabalho

Os profissionais de segurança e medicina do trabalho são responsáveis pela elaboração de documentos como, PPRA e PCMSO. São estes profissionais que indicam treinamentos obrigatórios e formação necessária para cada função.

Treinamento e Desenvolvimento

A partir da descrição do cargo, os profissionais dessa área auxiliam líderes e profissionais da área de recursos humanos a definir planos de treinamentos obrigatórios e desejáveis para cada posição. O mesmo acontece para os planos de desenvolvimento individual.

Auditoria e Certificações

Para que as empresas consigam a certificação do ISO 9001 é feito uma auditoria que certifica que cada cargo possui a descrição coerente com a função. Caso esteja com alguma irregularidade, a empresa é notificada com uma “não conformidade” e não consegue a liberação da certificação.

4 dicas para a descrição correta de cargos

Informações claras

Como principal premissa, a descrição de cargo deve ser acessível e objetiva, deixando claro para quem quer que seja a missão e as atividades exercidas pela função. Tome cuidado também com termos muito técnicos e atividades que não condizem com a função.

Tempo verbal

Evite descrever as funções do cargo em primeira pessoa, como por exemplo: Eu faço, desenvolvo o produto, entre outras. Opte por utilizar frases em terceira pessoa, como: Realizar a conferência, desenvolver parcerias e etc.

Expectativas e Gaps

É muito importante que as expectativas entre RH e lideranças estejam alinhadas na busca por um novo colaborador. É importante que seja feita uma análise de gaps de atuação dos ocupantes do cargo, de forma que as atividades tragam resultados efetivos à organização. Realizar descrições adaptadas a realidade de um ocupante, pode maquiar baixo desempenho ou criar um desvio de atividade na área.

Atividades coerentes à função

Cada cargo dentro de uma organização tem funções específicas e responsabilidades maiores ou menores, de acordo com o nível hierárquico e posição ocupada. Diante disso, as descrições devem abordar as reais responsabilidades e devem ser coerentes com a função.

Não é correto dizer, por exemplo, que um assistentes de compras é responsável por GERENCIAR E DEFINIR a carteira de fornecedores. O correto seria dizer que um assistente de compras deve ACOMPANHAR E SUGERIR a carteira de fornecedores.

Esse tipo de inconsistência pode da conotação e peso divergente à atividade exercida, trazendo inconsistência do que realmente é realizado e o que está apenas no descritivo da função. Dentro dos cargos operacionais, administrativas e gerenciais, existem verbos que são usuais.

Saiba como distinguir as reais atividades de um cargo

São basicamente três forma de fazer a descrição de cargo de forma assertiva:

• Entrevistando um ou mais colaboradores;
• Preenchimento de questionário pelo RH e gestores;
• Observação do posto de trabalho.

Todos os métodos têm seus prós e contras, mas nada impede de usar os modelos de forma casada ou separada. Depois que as informações forem coletadas, elas devem passar pela revisão do RH e o grupo de avaliadores, que normalmente é composto por representantes do Rh e colaboradores, para validação final.

Por fim, vale lembrar que a descrição de cargo é viva e deve ser revisada com periodicidade. Com as mudanças estruturais internas, as posições podem mudar seu escopo inicial, necessitando de alterações para que continue fazendo sentido e se adaptando ao novo formato.

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Fonte: Senior Sistemas