Descubra todas as vantagens que uma boa gestão de contratos pode trazer para a sua empresa

Leia o post blog e entenda as vantagens da gestão de contratos.

A gestão de contratos é uma função relativamente recente nas organizações e vem ganhando destaque cada vez maior devido ao grande volume de acordos que as grandes empresas precisam firmar diariamente para manter as engrenagens girando.

Porém, ao contrário de muitas colocações tradicionais, normalmente o departamento é instaurado após sua falta gerar uma crise de efeitos devastadores nas empresas – normalmente, financeiros. 

Isso porque a Gestão de Contratos tem a atribuição de zelar pelo total cumprimento das obrigações contratuais entre as empresas e, erroneamente, com frequência é uma função delegada ao departamento jurídico das empresas. Porém, o cargo é bem mais complexo do que parece à primeira vista pois, como se sabe, um relacionamento contratual entre duas partes inclui a passagem por 5 fases:

  • Pré-contratação
  • Contratação
  • Pré-execução
  • Execução Encerramento

E, durante cada um desses períodos, o profissional responsável pela gestão de contratos tem um papel que é fundamental para garantir um bom começo, meio e fim. Entre outras vantagens de uma boa administração dos contratos vigentes (e findos), estão a redução de riscos, a economia de custos e a identificação antecipada de problemas futuros.

Porém, erra muito quem pensa que só ganha a empresa que possui um gestor de contratos. A relação é 100% ganha-ganha, pois com o total cumrprimento de tudo o que foi previamente acordado, não há o que se reclamar, rever ou discutir. É como diz o velho ditado popular: “o que é combinado não sai caro”.

Quais as funções do departamento de gestão contratual?

Há quem pense que um gestor de contrato passa boa parte do dia apenas arquivando velhos contratos em antigos armários de metal – e o restante, controlando as datas de vencimento dos acordos vigentes.

Porém, além disso, este cargo tem muito mais atribuições do que estas. Estão também sob sua responsabilidade:

  • Cuidar de todo o ciclo de vida dos contratos, observando prazos e evitando eventuais multas ou interrupção do fornecimento dos produtos ou serviços em função do atraso nos pagamentos
  • Acompanhar todo o histórico dos acordos, antevendo assim eventuais gargalos e renegociações
  • Cotar valores na concorrência quando próximo da finalização de um contrato, tanto para alinhar os números com a realidade do mercado, quanto para obter o melhor custo x benefício no momento da renegociação
  • Identificar a necessidade de aditivos contratuais
  • Ficar responsável por fazer a ponte de comunicação entre ambas as partes, para que as conversas fluam de forma segura e interessante para cada um dos interessados na assinatura final do documento.
  • Realizar constantemente a comparação entre o previsto no contrato e o que está sendo efetivamente realizado. E se houver quaisquer discrepâncias, sinalizar ao respectivo departamento.
  • Manter um registro atualizado de todas as etapas, ações e eventos com o objetivo de possuir um controle próprio e também, para prestar informações claras quando houverem eventuais auditorias.
  • Detectar com a maior antecipação possível, identificar possibilidade de ocorrências ou desvios relativos ao objeto do contrato. 
  • Manter um controle próximo do cumprimento de cada uma das obrigações previstas em contrato. Notas fiscais, fotos, inventários, e-mails, etc – todo e qualquer documento é válido para comprovar a boa-fé entre contratante e contratado.
  • Estar sempre totalmente apto a fornecer relatórios gerenciais assim que solicitados
  • Caso sejam necessários ajustes no contrato vigente, é de responsabilidade do gestor tomar as devidas providências e iniciativas para que tudo transcorra da melhor maneira possível.
  • Exigir que a execução do contrato seja realizada com qualidade, economia e o menor grau de risco.
  • Realizar análises constantes e fazer críticas, propor melhorias ou até mesmo alterações, sempre que julgar necessário.

Como realizar uma gestão de contratos de sucesso

Separamos abaixo algumas dicas para os profissionais que querem se dedicar à um excelente gerenciamento de contratos:

  • É importante que cada um que venha a fazer parte de contrato tenha total e absoluto conhecimento de todo o conteúdo do documento. Este é o ponto de partida essencial para qualquer negociação bem sucedida.
  • Ter sempre à mão a programação, bem como o planejamento de todas as atividades e eventos referentes aos contratos sob sua gestão, já que a empresa poderá solicitar os mais variados dados a qualquer momento.
  • Após o fechamento do contrato, inicia-se uma nova fase. Nesta etapa, é importante manter um controle constante a respeito de todas as cláusulas – se estão sendo observadas e devidamente cumpridas
  • Contar com parceiros para implantar softwares que monitorem prazos e vencimentos, como a Senior Sistemas que possui várias soluções que ajudam num controle minucioso de todas as fases dos contratos
  • Assegurar-se que a empresa contratada tem os recursos necessários para realizar o que foi previamente acordado
  • Quando o contrato for finalizado, não basta engavetar o documento. É importante que o profissional responsável por arquivá-lo deve realizar a tarefa de modo que este possa ser facilmente acessado, especialmente nos casos em que podem haver eventuais conflitos judiciais.
  • Acompanhar de perto todas as movimentações referentes aos contratos da empresa. Desde as cotações, contratações, renovações e rescisões, buscando sempre seu total cumprimento e, claro, evitar a todo custo qualquer tipo de dano financeiro ou jurídico à empresa.

Como pode-se observar, trata-se de uma função de grande responsabilidade dentro da empresa, já que lida com um dos ativos mais valiosos da empresa: seu dinheiro. Seu correto desempenho pode gerar grandes ganhos em termos de economia devido à negociações interessantes para o negócio, obrigações devidamente realizadas e uma ótima experiência para ambas as partes.

Poderíamos fazer mais uma série de recomendações para que a sua empresa tenha uma gestão de contratos, quem sabe contratando um prestador de serviços para realizar a função ou até mesmo contando com um profissional exclusivamente dedicado a este trabalho. Porém, para que em qualquer um dos casos o gerenciamento dos contratos seja desempenhado com excelência, conte com a automação de processos que soluções como as da Senior Sistemas oferecem para o seu negócio, reduzindo erros e permitindo um trabalho muito mais focado em estratégia por parte dos profissionais contratados.

Fonte: Senior Sistemas