Erros na gestão de NFS-e: quais são os mais cometidos pelas empresas?

Sua empresa enfrenta problemas na gestão das NFS-e? Leia o post blog e saiba como evitar erros.

Você já parou para verificar a frequência com que a empresa tem erros na gestão de NFS-e? A emissão e o lançamento desse documento nos arquivos do empreendimento são rotinas que faz parte do cotidiano de vários negócios. Mas, se feito do modo incorreto, pode gerar prejuízos e levar a queda na produtividade dos times responsáveis pelas atividades.

Justamente por isso, é importante investir em abordagens que tornam a gestão de notas fiscais mais inteligente e precisa. Afinal de contas, com uma estratégia administrativa mais robusta os prejuízos caem e há um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

Se você enfrenta problemas nessa área e quer saber como evitar os erros na gestão de NFS-e mais comuns, continue a leitura!

Por que erros na gestão de NFS-e devem ser evitados?

Toda empresa busca ter uma cadeia operacional de alta performance. A qualidade dos seus processos corporativos e o modo como as rotinas administrativas são estruturadas impacta diretamente nas receitas do empreendimento e na sua capacidade de realizar negócios a médio e longo prazo.

Quando as rotinas administrativas estão funcionando de modo integrado, ágil e econômico, o negócio terá baixos custos operacionais, mais facilidade para entregar resultados e menos erros. Sempre que uma venda for realizada, o cliente terá o seu produto em mãos rapidamente, o que leva a mais fidelização e maior capacidade de manter um fluxo de receitas contínuo.

No caso da gestão de NFS-e, por exemplo, a maneira como as notas fiscais são emitidas, compartilhadas e armazenadas terá impactos diretos e indiretos nas receitas da companhia. Se falhas ocorrerem, o vendedor necessitará de mais tempo para entregar o produto ao cliente (o que pode gerar cancelamentos e insatisfação) e a empresa poderá pagar multas.

Ao mesmo tempo, os erros na gestão de NFS-e podem causar falhas de segurança, maior retrabalho e menor produtividade. Isso contribui para ampliar os gastos operacionais e colocar a companhia em risco de ter que pagar uma multa ou mesmo ter as suas informações de faturamento expostas a terceiros.

Nos cenários em que a gestão não é feita da forma correta, uma série de problemas ocorrem (como o extravio de documentos e o pagamento de multas). Portanto, é fundamental que as NFS-e sejam gerenciadas sempre da maneira mais inteligente e eficaz possível.

Quais são os erros na gestão de NFS-e mais comuns?

Para evitar erros, é importante que a empresa conheça os mais comuns. Dessa forma, o gestor conseguirá implementar medidas efetivas para otimizar o modo como as rotinas internas estão estruturadas e, assim, atingir melhor performance no seu dia a dia. Veja abaixo alguns dos erros mais comuns durante a emissão e a gestão de NFS-e!

1. Não se atentar para o regime tributário do negócio

Durante a emissão da NFS-e, o funcionário responsável pela rotina pode acabar errando o regime tributário em que a empresa está inserida. Esse é um problema grave: quando o modelo de faturamento não está alinhado com o regime tributário adequado ao negócio, a companhia pode sofrer multas, assim como o seu parceiro comercial.

Portanto, instrua os profissionais a sempre verificarem se o regime tributário inserido na NFS-e é o correto. Dessa forma, a tributação da venda será calculada corretamente, assim como os eventuais créditos da operação. Isso permitirá ao negócio evitar desperdícios e garantir que os custos tributários serão mais precisos.

2. Deixar de conferir todos os dados

O preenchimento e a verificação manual de notas fiscais pode levar facilmente a erros de digitação. O valor do produto, a data da venda, os prazos e os registros do vendedor e do cliente, são alguns exemplos de datas que, digitadas incorretamente, podem gerar grandes prejuízos.

Isso ocorre pois, em alguns cenários, não é possível anular a emissão de uma nota fiscal. Além disso, ainda que seja impossível cancelar a criação do documento, a companhia ainda deverá lidar com os custos de reemitir um documento fiscal.

Portanto, sempre instrua os profissionais a garantirem que nenhum dado inserido na nota fiscal está incorreto. Com a atenção redobrada, a empresa ganhará agilidade, eficiência e um custo operacional mais adequado ao seu orçamento.

3. Não manter times e dados integrados

A gestão de NFS-e é, em geral, uma atividade relacionada a um único setor. Porém, para ser funcional, é importante que a empresa tenha uma integração entre todos os times diretamente e indiretamente ligados aos processos de gestão de NFS-e, que seja focada em evitar erros, aumentar a agilidade e o nível de compartilhamento de informações estratégicas.

Portanto, crie um ambiente operacional capaz de manter todos os dados integrados e as equipes mais unificadas. Assim que uma nova venda for realizada, por exemplo, o time de estoque deve realizar a baixa do produto no inventário do negócio e repassar os dados para o profissional responsável por emitir a NF.

Caso algum desconto seja aplicável, o vendedor também deve passar rapidamente a informação, evitando erros de faturamento da nota. O time de logística, por outro lado, precisa estar preparado para receber a nota rapidamente e iniciar o processo de entrega. Assim, a companhia conseguirá otimizar os processos de compra e venda, evitando que ocorram erros na gestão de NFS-e que possam ser relacionados a sua emissão, preenchimento ou compartilhamento com equipes responsáveis.

O mesmo vale para o lançamento da nota nos sistemas da empresa. A companhia deve garantir que os dados sejam compartilhados em prazos curtos e de modo eficaz, evitando que a organização não seja eficaz.

Como a tecnologia pode tornar a gestão de NFS-e mais eficaz?

O uso de softwares está gerando melhorias em todas as empresas. Nas rotinas de emissão e lançamento de NFS-e, eles são cruciais para evitar os principais erros apontados no nosso texto. Por isso, ter um bom sistema para auxiliar no lançamento e na emissão das notas faz toda diferença.

Confira abaixo os impactos dessa ferramenta!

Maior integração entre equipes

O software de gestão de NFS-e permite que todos os setores que lidam com esse documento possam acessar a nota em um ambiente centralizado. Isso gera mais integração para as equipes, que serão capazes de verificar os dados rapidamente sempre que necessário.

A descentralização pode ser vista como um fator que contribui para vários erros na emissão de notas fiscais. Quando ela é uma realidade, há mais dificuldade para acompanhar os processos, o que leva a atrasos, extravios e emissão de notas para serviços que não foram realizados.

Mais segurança para a empresa

A segurança de dados é uma preocupação crescente para vários negócios. A empresa que ignora esse fator pode sofrer ataques e até mesmo pagar multas por não estar alinhada com as normas locais. Com o uso de um sistema para o gerenciamento das notas fiscais, a empresa conseguirá manter os arquivos mais organizados em um local seguro, com mecanismos de controle de acesso e verificação de integridades eficientes e modernos.

Menores chances de erros no preenchimento e verificação de dados

O sistema de gestão de NFS-e pode coletar informações dos bancos de dados da Receita Federal e do próprio negócio. Isso evita uma série de erros comuns durante o preenchimento de uma NF: dados de regime tributário, do produto e do cliente serão inseridos automaticamente, garantindo que a nota seja validada com facilidade.

A validação dos dados será mais simples. Uma vez que os documentos serão organizados da forma correta e gerenciados de um modo mais centralizado, ficará muito mais fácil para o gestor avaliar se tudo está correto.

Maior automação

O sistema de gestão de NFS-e consegue ampliar rapidamente o nível de automação no ambiente corporativo. Isso levará a empresa a ter rotinas mais rápidas, precisas e capazes de atender às demandas de clientes e parceiros comerciais.

Sempre que uma venda for realizada, a NF será emitida automaticamente. A contabilidade receberá os dados dentro do prazo certo, evitando o pagamento de multas e garantindo o pagamento correto dos tributos. Além disso, com o lançamento feito dentro do prazo, os impostos não serão pagos com atrasos.

As rotinas brasileiras, em um cenário como o brasileiro, contém várias etapas e processos. Diante da complexidade e do grande número de regras, muitas vezes os profissionais podem cometer erros simples, especialmente quando não há a presença da automação.

Esse é um problema grave. Erros na gestão financeira da companhia levam a erros de avaliação do gestor, podem ocasionar prejuízos financeiros e até multas. Portanto, cada etapa do dia a dia do negócio deve ser planejado para reduzir os riscos de falhas ocorrerem ao máximo.

Isso vale, por exemplo, para a prevenção de erros na gestão de NFS-e. A companhia deve contar com um conjunto de estratégias e ferramentas para garantir que cada nota fiscal seja criada, processada, compartilhada, armazenada e protegida da melhor maneira possível.

Com um trabalhando abrangente e contínuo, o gestor pode mitigar uma série de erros na gestão de NFS-e que são comuns a vários setores. Dessa forma, a companhia poderá se manter mais lucrativa e capaz de atingir os resultados esperados a médio e longo prazo.

Fonte: Senior Sistemas

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