Nota fiscal de serviço: 8 motivos para automatizar o lançamento das NFS-e na sua empresa

Neste post, reunimos os principais motivos para que a sua empresa invista na automatização da rotina de lançamento de notas fiscais de serviços.

Quando falamos em nota fiscal de serviço — a NFS-e —, muitas empresas ainda realizam todo o lançamento de maneira manual, o que pode gerar erros de processo e trazer dores de cabeça devido à necessidade de correção, cancelamento da nota ou até mesmo o esquecimento de algum documento.

Entre os problemas que podem ocorrer, podemos apontar as multas, atrasos, demanda por mais colaboradores, entre outros. Cada vez mais, a tecnologia se mostra uma solução para várias ações dentro das organizações e o lançamento de notas fiscais pelos tomadores de serviço não é uma exceção.

É possível automatizar essa rotina, gerando uma série de benefícios para a empresa. Neste post, reunimos os principais motivos para que a sua empresa invista na automatização da rotina de lançamento de notas fiscais de serviços. Acompanhe!

1. Custo alto por ser manual

Realizar o lançamento, de forma manual, de todas as notas que sua empresa recebe tem um custo alto, pois demanda tempo de seus colaboradores, que devem entrar nas plataformas gestão e fazer o preenchimento do documento no controle financeiro com todos os dados do negócio, desperdiçando horas e recursos.

Quando falamos em notas geradas e importadas de forma automática, existe uma integração entre seu ERP, por meio de uma API — interface de comunicação —, que se integra aos sistemas dos fornecedores e à a plataforma da prefeitura para realizar a importação e lançamento dos documentos.

Como as notas são geradas de forma digital, não há necessidade de imprimir quaisquer documentos, minimizando também o custo de arquivamento, já que podem ser utilizados meios digitais, como HDs ou outras formas, para guardar esses aquivos.

Em organizações em que o volume de notas a serem lançadas é alto, a automatização pode diminuir o custo de forma significativa, garantindo, assim, um processo muito mais ágil.

2. Mão de obra qualificada efetuando o lançamento

Outro grande problema com o preenchimento manual da NFS-e é a necessidade de que o colaborador deixe suas atividades normais para realizar essa rotina sempre que um novo negócio é fechado ou um serviço é contratado.

Ao automatizar o lançamento das notas fiscais de sua empresa, o ERP utilizado em sua organização, ao finalizar o pedido, utiliza os próprios dados inseridos no sistema para realizar a comunicação com o sistema do fornecedor e a plataforma da prefeitura, lançando a nota de forma automática, sem ocupar ainda mais tempo de seus colaboradores.

Dessa forma, seus funcionários poderão se dedicar a outras atividades do negócio, além de diminuir os custos de mão de obra em grandes empresas, que acabam direcionando colaboradores apenas para o preenchimento de notas.

3. Atraso no recebimento da NFS-e

Como o preenchimento do lançamento manual é um trabalho demorado e que demanda muita atenção, é comum que, quando o volume de NFS-e está alto, sua entrega acabe por ser atrasada, o que pode gerar ônus para a empresa em forma de juros e multas impostas pelas prefeituras e seus órgãos responsáveis ou problemas em uma possível auditoria.

Ao optar pela automatização do processo, a nota será imediatamente lançada assim que for emitida pelo fornecedor e o pedido finalizado, evitando qualquer tipo de atraso que venha a prejudicar a sua empresa.

4. Não agrupamento dos documentos recebidos

O armazenamento é outro grande problema do processo manual, no qual as notas devem ser impressas e armazenadas em meios físicos durante, no mínimo, 5 anos, por questões de legislação fiscal. Quando falamos em um alto volume de documentos, isso pode vir a se tornar uma grande dor de cabeça.

Já no lançamento automática e virtual, é gerado um arquivo digital, que pode ser armazenado diretamente em dispositivo ou servidor em nuvem, facilitando, assim, a sua organização e posterior consulta em caso de necessidade. Ou seja, os registros ficam à disposição com muito mais agilidade.

5. Emissão de NF-e sem executar os serviços

Outro problema que pode acontecer na hora de realizar o lançamento manual é a inserção de notas fiscais para serviços que ainda não foram realizados, o que pode ocasionar dores de cabeça para futuros cancelamentos.

Na prestação de serviços, o lançamento da nota deve ser realizada apenas ao final do negócio, após a empresa executar o trabalho para o qual foi contratada, e não antes, sendo que isso pode ocasionar problemas junto à Receita.

No lançamento automática, o documento fiscal só é inserido junto à prefeitura e ao seu órgão fiscal, apenas quando da finalização do serviço, sinalizado dentro da plataforma ERP utilizada pela sua empresa.

6. Menos erros no lançamento de NF

É comum que o preenchimento manual dos dados da NFS-e dentro do ERP da empresa acabe por gerar muitos erros, pois são vários os campos a serem preenchidos, com informações distintas e parecidas, o que pode causar confusão nos colaboradores.

Como é lançado um grande volume de notas todos os dias, pode ser que alguns desses erros passem e que possam gerar transtornos no futuro. Ao optar pela automatização, podemos eliminar esse risco, já que a API da solução realizará toda a transcrição conforme os dados corretos.

7. Necessidade de validação das NFS-e

Os impostos representam algo à parte nas notas fiscais, pois dependem de diversas variáveis para o seu cálculo. Sendo assim, realizar essa atividade de forma manual a cada nota lançada não é uma boa opção, pois pode acabar por gerar erros. Como em alguns casos o tomador de serviços é responsável pelo cálculo, é bom não arriscar.

Por meio da automatização, o sistema calcula todos os impostos de acordo com os serviços prestados e seus valores, sendo que, para a sua empresa, basta realizar o recolhimento conforme a informação gerada, tendo a certeza de que não haverá nenhum tipo de equívoco.

8. Data limite de lançamento da NFS-e

Algumas prefeituras e órgãos reguladores municipais exigem que as notas fiscais de serviço sejam lançadas dentro de um determinado espaço de tempo, o que pode ser um problema quando a empresa conta com preenchimento manual e um grande volume de lançamentos.

Ao automatizar o processo, sua organização deixará de se preocupar com prazos para entrega das notas ao Fisco, pois elas serão lançadas e enviadas de forma automática sempre que um serviço for tomado, evitando qualquer tipo de dor de cabeça com prazos para recolhimento de impostos.

Para evitar falhas e garantir a eficiência de sua empresa, automatizar o lançamento da nota fiscal de serviço — NFS-e — é o melhor caminho a se tomar, impedindo atrasos e criando uma gestão centralizada de seus documentos e da rotina fiscal.

Fonte: Senior Sistemas