Solução tecnológica para a gestão da qualidade

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A Gestão da Qualidade pode ser definida como uma atividade coordenada para dirigir e controlar uma organização permitindo a melhoria de seus produtos/serviços a fim de garantir a satisfação dos clientes sobre o que está sendo oferecido, ou ainda, a superar suas expectativas.

Uma das ferramentas usualmente utilizada para apoio à Gestão da Qualidade, para controle dos processos e das informações, é a planilha eletrônica. Permitindo facilmente a manipulação de textos, dados núméricos e fórmulas, os benefícios desta ferramenta são percebidos facilmente pelos usuários que, no dia a dia de suas atividades profissionais, “gerenciam” uma variedade imensa de informações.

Facilidade de uso, flexibilidade, tabelas dinâmicas, segmentação de dados, funções estatísticas, filtros de pesquisa, gráficos, além de bom desempenho são apenas algumas dos recursos disponíveis e/ou vantagens percebidas pelos usuários finais. No entanto, é imprescindível lembrar que aumentando-se a abrangência da gestão da qualidade na empresa aumentam, também, as informações a serem controladas. O mesmo acontece com o próprio crescimento da empresa: o que antes era possível controlar em uma planilha, agora demandam duas, três ou mais planilhas. Não sendo mais suficientes estas planilhas, começam a aparecer controles paralelos. Até que controlar, de maneira eficaz, o volume de informações torna-se impossível sem um solução tecnológica.

Não é raro perceber que o volume de informações controlado através de planilhas eletrônicas é proporcional à ocorrência de erros e, portanto, ao aparecimento de todo e qualquer tipo de informações não qualificadas, ou seja, incoerentes, truncadas, duplicadas, desatualizadas. Estas informações, por sua vez, podem levar à tomadas de decisões menos assertivas causando transtornos e perdas para a empresa, algumas até incálculáveis.

É importante, então, que se faça uma importante reflexão para descobrir, de fato, se as planilhas estão sendo úteis somente aos usuários responsáveis pelas cargas de informações, por serem apenas “convenientes” ou se estas estão sendo comprovadamente apropriadas à toda a empresa. Muitas vezes, para o usuário é prático e cômodo o registro de informações, isto é, a forma como ele julga estar procedendo a “gestão da qualidade” em planilhas, mas para a empresa, os resultados deste trabalho acabam sendo insuficientes. Em resumo: a gestão da qualidade, na verdade, não gera níveis de melhoria contínua o quanto deveria e/ou poderia dentro da organização.

A Gestão da Qualidade através de planilhas torna-se, então, em um certo momento, inviável devido ao volume excessivo de informações que torna o trabalho de análise sistemático e periódico impossível de ser executado; os erros humanos ocorridos no decorrer do ato de digitar, copiar e colar dados, esquecer de salvar, manipular células, etc; o não controle ou controle falho/confuso de versões, desconhecendo-se o que foi atualizado até o momento, como, onde e porque; a falta de integração entre as informações; e assim por diante.

Diante destas e de outras dificuldades, uma solução tecnológica, ou informatizada, para a Gestão da Qualidade é capaz de integrar processos e rotinas para controle da qualidade, gestão de não conformidades, ações preventivas, ações corretivas, autocontroles, laudos e gestão de documentos, com personalização de metodologias, atributos e requisitos. Esta mesma solução pode atender demandas de indústrias, comércios e prestadores de serviços de todos os portes e segmentos.

A empresa pode, ainda, obter maior eficácia em seus processos, aumentar sua produtividade, acompanhar seus índices de desempenho, se antecipar aos problemas, definir responsabilidades, reduzir custos e eliminar retrabalhos, perdas e desperdícios, focar em ações preventivas, melhorar a qualificação dos empregados, aumentar a satisfação dos clientes e, inclusive, posicionar-se melhor no mercado.

É fato que a adoção de uma solução tecnológica, e o consequente abandono das planilhas, esbarra no primeiro e, talvez maior obstáculo, que é a resistência inicial que as pessoas tem a qualquer processo de mudança, principalmente quando a sua maneira de trabalhar terá que ser transformada para dar lugar a outra dinâmica totalmente diferente do que havia sendo executado, muitas vezes há muitos anos. É natural, portanto, os sentimentos de insegurança, dúvida e, até mesmo, incredulidade. Também é perfeitamente comum que as pessoas se sintam hesitantes, inclusive com medo de perderem o controle sobre as “suas” informações.

Estes obstáculos iniciais, e outros que possam surgir, são superados através dos resultados positivos obtidos e do sensível aumento na qualidade de todos os processos executados na empresa, sendo comprovados através da própria satisfação das pessoas envolvidas – diretoria, empregados, fornecedores e clientes.

De forma prática, pode-se dizer que somente uma solução tecnológica para a Gestão da Qualidade é capaz de prover:

  • Gestão estratégica da qualidade através de criação de níveis desejáveis de qualificação sejam sobre produtos, serviços, processos, infraestrutura, segurança, organização, limpeza, entre outros que podem ser gerenciados de forma facilitada através de relatórios com cálculos automáticos de índices e pontuações.
  • Controle estatístico da qualidade por meio de relatórios com resultados das inspeções com cálculos automáticos de resultados através de regras personalizadas pela própria empresa.
  • Combate efetivo aos desperdícios através de aplicação de métodos de avaliação e controle sobre recursos operacionais, administrativos ou produtivos que podem ser acompanhados através de métricas e indicadores criados especificamente para o perfil da organização.
  • Melhoria na qualidade dos serviços prestados por meio de acompanhamento de indicadores qualitativos que podem ser implantados de forma personalizada de acordo com os critérios de cada empresa.
  • Redução de custos operacionais e ganho de produtividade através de processos de melhoria contínua e permanente dos serviços prestados.
  • Prevenção de acidentes através de inspeções periódicas estruturais ou de segurança que podem ser implantadas com definições customizadas pela própria empresa de acordo com as suas demandas.
  • Minimização de erros e desperdícios através do monitoramento constante da qualidade de processos produtivos e de negócios com a criação de requisitos e atributos personalizados de acordo com os objetivos desejados pela organização.
  • Ajustamentos organizacionais que favorecem a prestação de serviços internos e externos com qualidade através de análises de apontamentos qualitativos aliados a execução de ações corretivas e preventivas através de um plano de gestão de não conformidades.
  • Gestão da performance corporativa através de indicadores qualitativos sobre processos administrativos, comerciais, industriais, logísticos ou de relacionamento que podem ser criados de forma personalizada conforme a necessidade de cada empresa.
  • Melhoria contínua sobre processos e resultados através de do estabelecimento de metas e parâmetros de avaliação que podem ser aplicados aos mais diversos tipos de processos e operações com regras personalizadas para a empresa.

Fonte: WK Sistemas