Fazer admissões e demissões, gerenciar os benefícios e organizar as rotinas de trabalho são apenas algumas das atividades do departamento pessoal (DP). Para lidar com as tantas demandas burocráticas, os profissionais precisam conhecer em profundidade as diretrizes e exigências das leis e obrigações trabalhistas e previdenciárias. 

Diferente do setor de Recursos Humanos, que trabalha para promover as relações entre os colaboradores, intermediar conflitos e gerenciar talentos, o DP é focado na parte administrativa. 

Quer saber quais são as principais atividades do departamento pessoal? 

Aproveite o conteúdo!

Departamento pessoal: qual a importância do setor?

Antes de conhecer as rotinas do DP, é preciso entender qual sua função e importância nas organizações.

De forma geral, o departamento pessoal tem como foco cuidar dos processos burocráticos relacionados aos profissionais que fazem parte da empresa. 

O principal objetivo do setor é garantir que a organização mantenha conformidade com as legislações trabalhistas. Em síntese, o DP funciona como uma base de dados da empresa. Por isso, gestores e colaboradores recorrem ao setor para conseguir informações sobre:

• Andamento de admissões e demissões;
• Períodos estabelecidos para licenças;
• Agendamento de férias;
• Registros do controle de ponto dos profissionais;
• Informações sobre alterações salariais.

O DP fica encarregado, também, de manter o compliance da empresa com o regime CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), garantindo os pagamentos mensais correspondentes ao FGTS e INSS dos colaboradores. 

Quais são as rotinas do departamento pessoal?

Como já mencionamos, o DP precisa lidar com uma série de atividades. A seguir, listamos as principais rotinas do departamento pessoal.

1. Participar dos processos de admissão

A atração e retenção de novos talentos é uma tarefa do RH, porém o DP também participa dessa atividade. Isso porque a abertura de novas vagas e todo o processo de seleção envolvem questões burocráticas, como descrição da vaga, definição de salário e dos pré-requisitos para a função.

Após a seleção do candidato, o DP também trabalha assumindo as atividades burocráticas, como elaboração dos contratos e solicitação dos documentos necessários para formalizar a admissão do novo colaborador. Além disso, o departamento pede os exames admissionais, auxilia na abertura de conta-salário e no registro do profissional na folha ponto.

2. Oficializar as demissões e desligamentos

Além da admissão, o departamento de pessoal também atua no processo de desligamento do colaborador. Nesse caso, a tarefa é reunir a documentação necessária para dar baixa no contrato em vigência do profissional, conforme exige a lei.

Cabe ao DP calcular os valores rescisórios do colaborador, redigir e solicitar a assinatura do termo de rescisão e preparar uma guia de seguro-desemprego, caso o profissional tenha direito. É preciso, também, estabelecer o prazo de aviso-prévio, bem como calcular e programar o pagamento das verbas rescisórias.

3. Fazer a gestão da folha de pagamento

Conhecida também como holerite, a folha de pagamento contém todos os dados referentes à jornada de trabalho do colaborador, incluindo horas extras e faltas, e aos pagamentos de benefícios (FGTS, INSS, etc).

No documento, devem ser descritos todos os bônus e descontos efetuados pela empresa, como, por exemplo, desconto de vale-transporte, vale-alimentação, remuneração pelas horas extras, entre outros.

4. Garantir o controle de horários

As leis trabalhistas determinam que o colaborador pode ter uma jornada de trabalho de, no máximo, 44 horas semanais, adaptadas em turnos de revezamento e por escalas. O trabalhador pode exercer, no máximo, 2 horas a mais dessa carga, contanto que receba uma remuneração por isso, ou que conte como banco de horas.

É função do departamento pessoal fazer o controle ponto dos profissionais da empresa, já que os dados contidos nele orientam o cálculo e o pagamento de horas dos colaboradores. 

Sendo assim, na hora de fechar as folhas de pagamento, a remuneração extra deve ser contabilizada a partir da apuração do controle ponto. Caso o trabalhador e a empresa optem, em comum acordo, pelo banco de horas, os dias de folga devem ser definidos.

5. Apoiar os setores no planejamento de férias

É o DP que controla, organiza e planeja os períodos de férias dos colaboradores da organização. O setor analisa se as datas pretendidas atendem às demandas do profissional, bem como as necessidades da empresa.

O calendário de férias deve ser planejado a fim de evitar baixas pesadas para as equipes. Por exemplo, o setor jurídico possui 5 integrantes, três deles têm férias a vencer no mesmo mês. O DP sabe que, se os três se afastarem no mesmo período, o setor terá seu trabalho comprometido, e agora?

Bom, o departamento pessoal já tem as informações sobre as férias a vencer com meses de antecedência. Sendo assim, é preciso planejar os períodos de descanso para que todos consigam usufruir suas férias, sem prejudicar o fluxo de trabalho do setor.

Dessa forma, a liberação das férias deve ser feita antes do término do segundo período aquisitivo dos três colaboradores – conforme exige a legislação. Assim, todos terão suas licenças garantidas e o setor não sofrerá uma forte baixa.

6. Manter o compliance trabalhista

Como vimos, a empresa deve manter o compliance com as leis vigentes na CLT, a fim de evitar processos trabalhistas. Dessa forma, o departamento pessoal deve estar por dentro do que exige a lei, realizando os envios de dados solicitados por meio do eSocial.

Outro ponto importante é garantir o pagamento das taxas trabalhistas, como a contribuição do FGTS e INSS. Manter os encargos quitados é fundamental para evitar dores de cabeça e problemas legais no futuro.

Aprenda a organizar as rotinas do departamento pessoal em 5 passos

As rotinas do departamento pessoal devem seguir uma série de regras, a fim de evitar eventuais processos trabalhistas, que podem gerar altas multas. Para que isso não aconteça, é preciso organizar o fluxo de processos do setor com muita atenção. Confira algumas dicas que podem ajudar:

1. Defina as metas

Planejamento é a base de sucesso para qualquer setor, e com o departamento pessoal não poderia ser diferente. Ou seja, quanto mais organizado o escopo de trabalho, mais fácil será a tomada de decisões.

Crie um calendário com as atividades, as obrigações do setor e seus prazos, como:

• Tratamento e gestão do controle-ponto;
• Dia fechamento das folhas de pagamento;
• Recolhimento do FGTS;
• Pagamento de benefícios, 
• Entre outros.

Lembre-se: com as mudanças no eSocial, os envios de algumas informações trabalhistas mudaram, como a solicitação de arquivos mensais: SEFID, CAGED, RAIS, DIRF, entre outros. Agora, com a plataforma do governo, a transmissão dos eventos ocorre de forma muito mais rápida e simples.

2. Fortaleça a comunicação com outros setores

Estabelecer um bom diálogo entre o DP e outros setores da empresa é importante, pois facilita o recebimento de solicitações, atendimento de demandas e auxilia na organização de dados sobre os colaboradores.

Vale ressaltar que a comunicação entre os departamentos pode envolver informações sensíveis ou urgentes. Nesse sentido, o cuidado deve ser redobrado, já que os setores lidam, muitas vezes, com dados pessoais de colaboradores. Portanto, adote um sistema interno que permita definir o acesso para cada usuário.

3. Automatize processos

A transformação digital possibilitou diversos avanços para diferentes setores. Com o uso da tecnologia, o DP pode se tornar mais produtivo!

Por meio da admissão digital da Colabbe, o departamento pessoal pode realizar o registro do profissional e digitalizar seus documentos de forma muito mais prática, concluindo a contratação no mesmo dia. 

E mais: com o suporte do HCM da Senior, é possível contar com a tecnologia na hora de garantir o compliance com as leis trabalhistas. A plataforma planeja de maneira automática as férias dos profissionais, centraliza as informações dos trabalhadores, auxilia na gestão dos benefícios pagos pela empresa, e facilita uma série de outras tarefas. Além disso, a solução  permite a integração ao eSocial, facilitando o envio dos eventos.

5. Use o controle ponto eletrônico

Adotar um sistema de controle ponto eletrônico facilita (e muito) as atividades do setor. Isso porque a contabilidade e o cálculo das horas trabalhadas pelos profissionais são feitos de forma automática. 

O sistema poupa um bom tempo para o DP. Já pensou contabilizar manualmente as horas de 50 profissionais? Daria um baita trabalho, não é mesmo? Ao implantar um sistema de ponto eletrônico, o setor ganha produtividade e mais: a certeza de que os colaboradores irão registrar sua carga de trabalho.

6. Saiba distribuir as funções no departamento pessoal

Conheça o próprio departamento pessoal e saiba como potencializar o seu desempenho. É importante focar em contratações assertivas para o setor. Por isso, conte com profissionais que possuam treinamentos e habilidades específicas.

Dessa forma, é possível redistribuir as atividades, em vez de centralizá-las, proporcionando muito mais produtividade e agilidade ao DP. Ou seja, o líder do setor pode dividi-las com base em estratégias específicas, separando-as por categorias, como:

• Recrutamento e seleção;
• Planos de formação e carreira;
• Gerenciamento de benefícios.

Nesse sentido, as tarefas podem ser distribuídas, e o líder do setor terá a certeza que os profissionais darão conta do recado, sem gerar sobrecarga para o time. 

Departamento pessoal: potencialize o desempenho do setor 

Como vimos até aqui, o departamento pessoal tem um papel estratégico nas organizações, já que, além de lidar com as atividades burocráticas, auxilia a manter o compliance com a legislação trabalhista. Dessa forma, a empresa garante a satisfação dos colaboradores, bem como a conformidade com as exigências dos órgãos regulatórios.

Para descomplicar as atividades burocráticas e morosas do DP, sua empresa pode ter a tecnologia como aliada. 

Conheça o Sistema de Gestão de Pessoas HCM da Senior, que otimiza o fluxo de trabalho do seu RH de ponta a ponta e se integra facilmente a outros sistemas. A solução completa atende mais de 8,6 milhões de vidas gerenciadas em toda América Latina.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

O mundo de IoT, possibilitará que inúmeros eletrodomésticos, veículos, máquinas industriais, robôs, possuam um endereço TCP/IP, capacidade de armazenamento, gerenciamento e processamento de informações. Tais dispositivos, estarão conectados à internet por diferentes redes móveis, incluindo satélites, telefonia móvel, wi fi, sistemas de radiocomunicação, entre outras.

Também haverá a possibilidade de comunicação entre os dispositivos, quando estiverem próximos, comumente chamada de M2M, ou simplesmente máquina a máquina. Quando as redes estiverem funcionando em sua plenitude, possibilitará que inúmeras situações corriqueiras da vida sejam automatizadas, deixando mais tempo livre para outros afazeres.

Nesse contexto, o impacto do mundo digital pode significar a disruptura de vários contextos interativos, produtivos e organizacionais. No âmbito industrial, a grande transformação será o conceito denominado Indústria 4.0, no qual os robôs e máquinas, gerenciarão os processos produtivos, aumentando a eficiência e produtividades das empresas.

No âmbito governamental, inúmeras políticas públicas poderão ser difundidas na modernização da administração pública, interligando atividades de diversos órgãos, aumentando a capacidade de sinergia e colaboração entre as secretarias das Prefeituras e Estados.

O ensino à distância tornará mais fácil e barato o acesso à educação, fato que ensejará maior inclusão social e reduzirá a desigualdade. Considerando que toda nova tecnologia, num primeiro momento, gera uma certa desconfiança e até mesmo resistência das pessoas, muitas fakenews a respeito do tema 5G e IoT tem sido disseminadas, o que me inspirou a produzir esse artigo.

Falando em IoT, dizem que ela acabará com os empregos. Discordo veementemente, porque os empregos convencionais em regime de CLT no Brasil estão se extinguindo por diversas razões, independente dos fenômenos decorrentes da digitalização. As razões são inúmeras, sendo as principais a carga tributária altíssima que prejudica empregado e empregador, o comportamento dos jovens que ingressam no mercado de trabalho que preferem ser empreendedores ou microempresários do que empregados, a possibilidade de trabalhar à distância, sem precisar estar fisicamente em um endereço específico, entre outras.

Ora, nesse contexto, está claro que as relações de trabalho mudaram, e, em decorrência disso, uma nova dinâmica social está emergindo. Em suma, as coisas são o que são e, parafraseando Darwin, sobrevive não o mais forte ou mais inteligente, mas sim o que melhor se adapta.

Já quanto ao 5G, há muitos vídeos e textos sem nenhum fundamento científico, distorcendo a realidade e disseminando desinformação. De todas as falácias, a mais destituída de fundamento é a de que o celular faz mal à saúde em razão da exposição do corpo humano à radiação de ondas eletromagnéticas.

A Organização Mundial de Saúde – OMS, esclarece que um grande número de estudos foi realizado nas últimas duas décadas para avaliar se os telefones móveis apresentam um potencial risco à saúde, sendo que até o momento, nenhum efeito adverso foi estabelecido devido o uso do celular.

No Brasil e no mundo, dispositivos portáteis de telecomunicações, tais como radiocomunicadores, especialmente os telefones celulares, passam por severos testes relativos a taxa de absorção específica, SAR,em inglês. Além de todos os fabricantes submeterem seus aparelhos a esses testes antes de serem comercializados, existem estudos aprofundados na OMS que estipulam limites de irradiação de ondas não ionizantes, emanadas das antenas das torres de telecomunicações.

No nosso país, a resolução 700 da Anatel, bem como a Lei Federal n. 11.934, exigem que todas as estações rádio base de telefonia móvel, bem como qualquer outro tipo de antena, inclusive as de radiocomunicação, possuam laudo assinado pelo responsável pela instalação, atestando que o referido sistema encontra-se aderente a lei. Tal arcabouço jurídico possui o fito de resguardar a preservação do meio ambiente e a saúde pública, garantindo que o desenvolvimento das TIC’s – Tecnologia da Informação e Comunicação, ocorra de forma aderente às melhores práticas internacionais.

Dane Avanzi é advogado, empresário do setor de telecomunicações, diretor Jurídico da Aerbras – Associação das Empresas de Radiocomunicação do Brasil e Diretor Superintendente do Instituto Avanzi.

Fonte: Adnews

“Art. 473………………………………………………

X – até 2 (dois) dias para acompanhar consultas médicas e exames complementares durante o período de gravidez de sua esposa ou companheira;

XI – por 1 (um) dia por ano para acompanhar filho de até 6 (seis) anos em consulta médica.”

Assim, o empregado poderá deixar de comparecer ao serviço sem prejuízo do salário:

• até 02 (dois) dias para acompanhar consultas médicas e exames complementares durante o período de gravidez de sua esposa ou companheira;
• por 01 (um) dia por ano para acompanhar filho de até 06 (seis) anos em consulta médica.

A Lei nº 13.257, de 08/03/2016 foi publicada no DOU em 09/03/2016.

Fonte: LegisWeb/Tania Gurgel