Fazer admissões e demissões, gerenciar os benefícios e organizar as rotinas de trabalho são apenas algumas das atividades do departamento pessoal (DP). Para lidar com as tantas demandas burocráticas, os profissionais precisam conhecer em profundidade as diretrizes e exigências das leis e obrigações trabalhistas e previdenciárias. 

Diferente do setor de Recursos Humanos, que trabalha para promover as relações entre os colaboradores, intermediar conflitos e gerenciar talentos, o DP é focado na parte administrativa. 

Quer saber quais são as principais atividades do departamento pessoal? 

Aproveite o conteúdo!

Departamento pessoal: qual a importância do setor?

Antes de conhecer as rotinas do DP, é preciso entender qual sua função e importância nas organizações.

De forma geral, o departamento pessoal tem como foco cuidar dos processos burocráticos relacionados aos profissionais que fazem parte da empresa. 

O principal objetivo do setor é garantir que a organização mantenha conformidade com as legislações trabalhistas. Em síntese, o DP funciona como uma base de dados da empresa. Por isso, gestores e colaboradores recorrem ao setor para conseguir informações sobre:

• Andamento de admissões e demissões;
• Períodos estabelecidos para licenças;
• Agendamento de férias;
• Registros do controle de ponto dos profissionais;
• Informações sobre alterações salariais.

O DP fica encarregado, também, de manter o compliance da empresa com o regime CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), garantindo os pagamentos mensais correspondentes ao FGTS e INSS dos colaboradores. 

Quais são as rotinas do departamento pessoal?

Como já mencionamos, o DP precisa lidar com uma série de atividades. A seguir, listamos as principais rotinas do departamento pessoal.

1. Participar dos processos de admissão

A atração e retenção de novos talentos é uma tarefa do RH, porém o DP também participa dessa atividade. Isso porque a abertura de novas vagas e todo o processo de seleção envolvem questões burocráticas, como descrição da vaga, definição de salário e dos pré-requisitos para a função.

Após a seleção do candidato, o DP também trabalha assumindo as atividades burocráticas, como elaboração dos contratos e solicitação dos documentos necessários para formalizar a admissão do novo colaborador. Além disso, o departamento pede os exames admissionais, auxilia na abertura de conta-salário e no registro do profissional na folha ponto.

2. Oficializar as demissões e desligamentos

Além da admissão, o departamento de pessoal também atua no processo de desligamento do colaborador. Nesse caso, a tarefa é reunir a documentação necessária para dar baixa no contrato em vigência do profissional, conforme exige a lei.

Cabe ao DP calcular os valores rescisórios do colaborador, redigir e solicitar a assinatura do termo de rescisão e preparar uma guia de seguro-desemprego, caso o profissional tenha direito. É preciso, também, estabelecer o prazo de aviso-prévio, bem como calcular e programar o pagamento das verbas rescisórias.

3. Fazer a gestão da folha de pagamento

Conhecida também como holerite, a folha de pagamento contém todos os dados referentes à jornada de trabalho do colaborador, incluindo horas extras e faltas, e aos pagamentos de benefícios (FGTS, INSS, etc).

No documento, devem ser descritos todos os bônus e descontos efetuados pela empresa, como, por exemplo, desconto de vale-transporte, vale-alimentação, remuneração pelas horas extras, entre outros.

4. Garantir o controle de horários

As leis trabalhistas determinam que o colaborador pode ter uma jornada de trabalho de, no máximo, 44 horas semanais, adaptadas em turnos de revezamento e por escalas. O trabalhador pode exercer, no máximo, 2 horas a mais dessa carga, contanto que receba uma remuneração por isso, ou que conte como banco de horas.

É função do departamento pessoal fazer o controle ponto dos profissionais da empresa, já que os dados contidos nele orientam o cálculo e o pagamento de horas dos colaboradores. 

Sendo assim, na hora de fechar as folhas de pagamento, a remuneração extra deve ser contabilizada a partir da apuração do controle ponto. Caso o trabalhador e a empresa optem, em comum acordo, pelo banco de horas, os dias de folga devem ser definidos.

5. Apoiar os setores no planejamento de férias

É o DP que controla, organiza e planeja os períodos de férias dos colaboradores da organização. O setor analisa se as datas pretendidas atendem às demandas do profissional, bem como as necessidades da empresa.

O calendário de férias deve ser planejado a fim de evitar baixas pesadas para as equipes. Por exemplo, o setor jurídico possui 5 integrantes, três deles têm férias a vencer no mesmo mês. O DP sabe que, se os três se afastarem no mesmo período, o setor terá seu trabalho comprometido, e agora?

Bom, o departamento pessoal já tem as informações sobre as férias a vencer com meses de antecedência. Sendo assim, é preciso planejar os períodos de descanso para que todos consigam usufruir suas férias, sem prejudicar o fluxo de trabalho do setor.

Dessa forma, a liberação das férias deve ser feita antes do término do segundo período aquisitivo dos três colaboradores – conforme exige a legislação. Assim, todos terão suas licenças garantidas e o setor não sofrerá uma forte baixa.

6. Manter o compliance trabalhista

Como vimos, a empresa deve manter o compliance com as leis vigentes na CLT, a fim de evitar processos trabalhistas. Dessa forma, o departamento pessoal deve estar por dentro do que exige a lei, realizando os envios de dados solicitados por meio do eSocial.

Outro ponto importante é garantir o pagamento das taxas trabalhistas, como a contribuição do FGTS e INSS. Manter os encargos quitados é fundamental para evitar dores de cabeça e problemas legais no futuro.

Aprenda a organizar as rotinas do departamento pessoal em 5 passos

As rotinas do departamento pessoal devem seguir uma série de regras, a fim de evitar eventuais processos trabalhistas, que podem gerar altas multas. Para que isso não aconteça, é preciso organizar o fluxo de processos do setor com muita atenção. Confira algumas dicas que podem ajudar:

1. Defina as metas

Planejamento é a base de sucesso para qualquer setor, e com o departamento pessoal não poderia ser diferente. Ou seja, quanto mais organizado o escopo de trabalho, mais fácil será a tomada de decisões.

Crie um calendário com as atividades, as obrigações do setor e seus prazos, como:

• Tratamento e gestão do controle-ponto;
• Dia fechamento das folhas de pagamento;
• Recolhimento do FGTS;
• Pagamento de benefícios, 
• Entre outros.

Lembre-se: com as mudanças no eSocial, os envios de algumas informações trabalhistas mudaram, como a solicitação de arquivos mensais: SEFID, CAGED, RAIS, DIRF, entre outros. Agora, com a plataforma do governo, a transmissão dos eventos ocorre de forma muito mais rápida e simples.

2. Fortaleça a comunicação com outros setores

Estabelecer um bom diálogo entre o DP e outros setores da empresa é importante, pois facilita o recebimento de solicitações, atendimento de demandas e auxilia na organização de dados sobre os colaboradores.

Vale ressaltar que a comunicação entre os departamentos pode envolver informações sensíveis ou urgentes. Nesse sentido, o cuidado deve ser redobrado, já que os setores lidam, muitas vezes, com dados pessoais de colaboradores. Portanto, adote um sistema interno que permita definir o acesso para cada usuário.

3. Automatize processos

A transformação digital possibilitou diversos avanços para diferentes setores. Com o uso da tecnologia, o DP pode se tornar mais produtivo!

Por meio da admissão digital da Colabbe, o departamento pessoal pode realizar o registro do profissional e digitalizar seus documentos de forma muito mais prática, concluindo a contratação no mesmo dia. 

E mais: com o suporte do HCM da Senior, é possível contar com a tecnologia na hora de garantir o compliance com as leis trabalhistas. A plataforma planeja de maneira automática as férias dos profissionais, centraliza as informações dos trabalhadores, auxilia na gestão dos benefícios pagos pela empresa, e facilita uma série de outras tarefas. Além disso, a solução  permite a integração ao eSocial, facilitando o envio dos eventos.

5. Use o controle ponto eletrônico

Adotar um sistema de controle ponto eletrônico facilita (e muito) as atividades do setor. Isso porque a contabilidade e o cálculo das horas trabalhadas pelos profissionais são feitos de forma automática. 

O sistema poupa um bom tempo para o DP. Já pensou contabilizar manualmente as horas de 50 profissionais? Daria um baita trabalho, não é mesmo? Ao implantar um sistema de ponto eletrônico, o setor ganha produtividade e mais: a certeza de que os colaboradores irão registrar sua carga de trabalho.

6. Saiba distribuir as funções no departamento pessoal

Conheça o próprio departamento pessoal e saiba como potencializar o seu desempenho. É importante focar em contratações assertivas para o setor. Por isso, conte com profissionais que possuam treinamentos e habilidades específicas.

Dessa forma, é possível redistribuir as atividades, em vez de centralizá-las, proporcionando muito mais produtividade e agilidade ao DP. Ou seja, o líder do setor pode dividi-las com base em estratégias específicas, separando-as por categorias, como:

• Recrutamento e seleção;
• Planos de formação e carreira;
• Gerenciamento de benefícios.

Nesse sentido, as tarefas podem ser distribuídas, e o líder do setor terá a certeza que os profissionais darão conta do recado, sem gerar sobrecarga para o time. 

Departamento pessoal: potencialize o desempenho do setor 

Como vimos até aqui, o departamento pessoal tem um papel estratégico nas organizações, já que, além de lidar com as atividades burocráticas, auxilia a manter o compliance com a legislação trabalhista. Dessa forma, a empresa garante a satisfação dos colaboradores, bem como a conformidade com as exigências dos órgãos regulatórios.

Para descomplicar as atividades burocráticas e morosas do DP, sua empresa pode ter a tecnologia como aliada. 

Conheça o Sistema de Gestão de Pessoas HCM da Senior, que otimiza o fluxo de trabalho do seu RH de ponta a ponta e se integra facilmente a outros sistemas. A solução completa atende mais de 8,6 milhões de vidas gerenciadas em toda América Latina.

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Fonte: Senior Sistemas

O que é e por que sua empresa precisa ter

Se a sua empresa ainda não conta com um profissional ou departamento de compliance, você ao menos já deve ter ouvido falar. E, se não ouviu, deveria se preocupar.

Isso porque investir em compliance é, cada vez mais, fundamental: não apenas poupa muita dor de cabeça e economia de custos, como promove uma série de benefícios para a sua empresa. Curioso? Continue lendo que explicamos tudo a seguir.

O que significa “compliance”?

O termo é americano, mas o seu significado não poderia estar mais universal atualmente. Originado do verbo “to comply”, significa “agir de acordo com uma regra, uma instrução, lei interna, um comando ou um pedido”. Ou seja, muito resumidamente, estar em compliance significa estar em conformidade com as leis e normas – tanto internas de uma instituição ou país quanto externas.

O termo foi adotado primeiramente nos Estados Unidos, quando, na década de 70, houve uma série de medidas visando intimidar o envolvimento de empresas americanas em casos de corrupção com empresas no exterior.

Aqui no Brasil, o termo chegou 20 anos depois, quando o presidente da época abriu o mercado brasileiro para empresas estrangeiras. Tal atitude trouxe uma série de novos costumes e exigências que tiveram que ser rapidamente adotados para enfrentar concorrência, agora mundial.

Mais tarde, quando foi promulgada a Lei Anticorrupção (nº 12.846/13, regulamentada pelo Decreto nº 8.420/15), a necessidade de um departamento de Compliance voltou a ganhar importância como forma de ganhar competitividade e reduzir custos com ações e outros procedimentos jurídicos.

Diante desse breve histórico da expressão, fica bem mais fácil entender quando se diz que uma empresa “está em compliance”. Isso quer dizer que a organização possui todo um sistema de políticas e procedimentos cujo objetivo é impedir e prevenir atos lesivos. E como isso é feito? Através da atenção ao atendimento das leis externas e criação de normas internas, como um código de ética, que deve ser seguido por todos dentro do negócio e por quem presta serviços à empresa.

Vantagens de estar em compliance

Uma empresa que investe num código de conduta recebe imediatamente uma série de benefícios – já que, para o mercado, mostra-se como uma instituição segura, séria e comprometida com as boas práticas. E só essa imagem sólida já é um ativo muito valioso em qualquer segmento de atuação.

Além disso, outros benefícios podem ser alcançados:

• linhas de crédito com descontos
• melhor retorno dos investimentos 
• valorização da empresa
• maior credibilidade junto a investidores
• aumento do lucro
• os colaboradores possuem uma clara visão da cultura exercida dentro da empresa
• o negócio torna-se mais sólido e sustentável
• vantagem competitiva no mercado
• economia com ações judiciais de qualquer ordem

Como implantar um setor de compliance?

O processo é lento, porém compensador. Abaixo, alguns passos que, muito resumidamente, explicam o processo de implantação do setor responsável por instituir o compliance e, consequentemente, conduzir a gestão de riscos na instituição.

• Antes de mais nada, é fundamental elaborar um código de ética que deve ser seguido por todos dentro da empresa. Para tanto, é importante possuir um profundo conhecimento da cultura da organização, o modelo de governança corporativa adotado e consultar todas as partes para recolher sugestões e pareceres.
• A participação de representantes da equipe na elaboração do projeto é essencial porque seu engajamento é necessário para que todos os controles internos sejam adotados e seguidos com atenção.
• Durante todo o processo de criação e implementação do programa de compliance, deve estar claro para a direção da empresa que as regras estão sendo implantadas e devem ser seguidas também pelo alto escalão. Essa postura é definitiva para que o engajamento às normas não seja questionado internamente.
• No momento da apresentação das novas regras da pessoa jurídica, é importante já oferecer canais para que eventuais denúncias possam ser realizadas de forma prática, fácil e, muito importante, anonimamente.
• Após instituído o programa de compliance, é importante manter uma equipe ou departamento dedicado ao seu cumprimento, tendo capacidade de realizar um due diligence sempre que solicitado. Para quem não está familiarizado com a expressão, “due diligence” é o estudo ou investigação realizado para avaliar os riscos de determinada ação que a empresa pretende realizar ou implementar.

No mercado atual, estar em compliance não é uma escolha, mas um dever de toda organização que pretende mostrar-se para o mercado como uma instituição séria e comprometida com a retidão dos seus colaboradores. Para atingir esse objetivo, mais do que uma equipe comprometida, é preciso contar com parceiros que, além de dividirem os mesmos preceitos, também oferecem soluções que agilizam os processos e tornam o cumprimento do programa de integridade mais fluido e prático no dia a dia. 

Para isso, conte com a Senior Sistemas, que dispõe de profissionais e softwares constantemente atualizados com o objetivo de garantir o total cumprimento das obrigações internas e externas de todos os seus clientes. Conheça mais sobre a nossa solução de Compliance.

FAQ

Qual o objetivo de estar em compliance?

O maior objetivo é manter a empresa dentro de todas as normas legais, para evitar qualquer indisposição com a lei – além de gerar custos pesados para a instituição. Além disso, ter uma boa imagem no mercado traz ganhos preciosos para a empresa, tanto tangíveis quanto intangíveis.

O que faz um setor de compliance em uma empresa?

Este é o departamento responsável por certificar-se constantemente de que a empresa está seguindo todas as leis internas e também as externas, fixadas em documento compartilhado com todos os colaboradores. Isso faz com que muitos problemas com a lei sejam detectados e prevenidos, evitando desgastes de toda ordem para a empresa.

Qual o significado de compliance?

A palavra tem origem na língua inglesa e vem do verbo “to comply”, que significa “agir de acordo com uma regra, uma instrução, lei interna, um comando ou um pedido”. Sendo assim, quando uma empresa está agindo de acordo com as leis (tanto externas quanto internas), está em compliance.

Como funciona o compliance?

Para que o compliance seja efetivo numa organização, é importante que todos estejam conscientes de todas as regras que devem ser seguidas, tanto internas quanto externas. Dessa maneira, todos se responsabilizam pelo seu cumprimento, mantendo a empresa sempre dentro da legalidade.

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Fonte: Senior Sistemas