Ou seja, é a primeira experiência de potenciais funcionários com a organização, portanto precisa ser marcante e positiva. 

A digitalização desse processo traz benefícios significativos, como a eliminação de burocracias, a redução de custos e uma melhor experiência tanto para a empresa quanto para o candidato.  

Neste artigo, vamos explorar as etapas do processo de admissão, os documentos necessários, as melhores práticas e como a tecnologia pode otimizar esse fluxo de trabalho. 

O que é o processo de admissão?

O processo de admissão é uma sequência de etapas que uma empresa precisa seguir para integrar novos funcionários. 

Esse processo começa com o recrutamento e seleção de candidatos e vai até a formalização da contratação. A formalização inclui a coleta de documentos, a realização de exames admissionais e o onboarding — nome que se dá ao processo de integração inicial dos novos colaboradores à equipe. 

Etapas do processo de admissão 

O processo de admissão tem múltiplas etapas, cada uma com sua importância e pontos de atenção que devem ser observados. 

A seguir, ajudamos você a entender melhor cada uma dessas etapas: 

1. Recrutamento 

O primeiro passo no processo de admissão é o recrutamento, o qual envolve a busca e a atração de possíveis candidatos para a vaga. 

É crucial utilizar as ferramentas adequadas e portais especializados na captação de talentos, ajudando a alcançar o perfil desejado. 

2. Seleção de candidatos 

Após o recrutamento, a empresa seleciona os candidatos que mais se encaixam no perfil e desafios da vaga e inicia os processos de avaliação. Esses processos podem incluir testes de habilidades técnicas, habilidades sociais e dinâmicas de grupo. 

Essa é um momento fundamental para avaliar se o candidato se é aderente à cultura da empresa e nas exigências da vaga. 

3. Envio de proposta 

Depois de escolher o candidato que mais se destacou, a empresa deve enviar uma proposta de trabalho clara. A proposta precisa incluir informações sobre remuneração, benefícios e condições de trabalho. 

É essencial que o candidato tenha a oportunidade de esclarecer dúvidas antes de aceitar a proposta, a fim de diminuir ansiedades e evitar surpresas. 

4. Coleta da documentação 

Caso o candidato selecionado aceite a proposta, começa a etapa para reunir os documentos exigidos. Uma vez aceita a proposta, o candidato deve apresentar a documentação necessária para formalizar a contratação. Aqui, manter o processo digital permite coletar documentos de forma rápida e segura, evitando erros e perdas. 

Os principais documentos exigidos na admissão são: 

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) 
• CPF e RG 
• Título de eleitor para maiores de 18 anos 
• Comprovante de residência 
• Inscrição no PIS/Pasep 
• Comprovante de escolaridade 
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe 
• Certidão de nascimento ou de casamento 
• Fotos 

Alguns documentos podem variar de acordo com a empresa e a posição, como: 

• CNH, caso a função exercida envolva veículos 
• Cartão de vacinação de filhos menores de sete anos 
• Comprovante de frequência escolar de filhos maiores de sete anos, para o caso de salário-família 
• Certificado de alistamento militar ou reservista para homens entre 18 e 45 anos 
• Certidão de nascimento de filhos de até 21 anos 

Os exames admissionais exigem uma atenção especial. A legislação diz que eles são obrigatórios na contratação, de responsabilidade e custos da empresa e comprovados mediante emissão do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Há algumas variações que dependem da atividade desempenhada. Por exemplo: exames toxicológicos para motoristas profissionais, apesar de não serem obrigatórios, passaram a ser regulamentados pela Portaria MTPS n.º 116/2015. 

5. Integração com a equipe (Onboarding) 

Após a conclusão do processo de admissão, a etapa de integração é tão crucial quanto as outras. 

Também conhecida como onboarding, a integração proporciona ao novo colaborador a familiarização com a cultura, valores e práticas da empresa, além de apresentar a equipe e as rotinas de trabalho. 

Essa etapa pode ser otimizada por meio de soluções digitais que oferecem recursos que facilitam a chegada e integração do novo colaborador. 

Melhores práticas no processo de admissão

Preparamos algumas dicas importantes para executar o processo de admissão com mais agilidade e assertividade. Confira: 

• Automatização do processo: a utilização de um software de gestão de pessoas pode agilizar o processo, reduzindo a carga burocrática e permitindo que a equipe de RH se concentre em atividades mais estratégicas. 
• Checklist de admissão: criar um checklist de admissão de colaboradores ajuda a garantir que todos os passos sejam seguidos e que a documentação necessária esteja completa. 
• Transparência: manter uma comunicação clara e transparente durante todo o processo de admissão evita mal-entendidos e frustrações para ambas as partes envolvidas. 
• Feedback: solicitar feedback dos novos colaboradores sobre o processo de admissão pode proporcionar insights valiosos para melhorias futuras. 
• Inclusão: o processo deve ser inclusivo e justo, levando em consideração a diversidade de pessoas candidatas e eventuais necessidades especiais que podem surgir. Tanto a empresa quanto o processo devem estar preparados para isso. 

Compliance no processo de admissão 

É essencial que o processo de admissão esteja em conformidade com as legislações trabalhistas vigentes. Isso inclui a correta documentação, a realização dos exames admissionais obrigatórios e a proteção de dados pessoais dos candidatos. 

Além da confidencialidade dos dados em todas as etapas, algumas obrigações legais como o eSocial exigem que a empresa envie esses dados para o Governo com precisão e dentro do prazo. 

Esse é outro aspecto facilitado por sistemas de gestão, onde se juntam as informações necessárias, auxiliando na declaração das obrigações e evitando possíveis multas para a empresa. 

Custos envolvidos no processo de admissão 

Os custos do processo de admissão podem variar bastante conforme a realidade da empresa, dependendo de fatores como: 

• Recrutamento: a empresa pode investir em anúncios em plataformas de vagas e serviços de recrutamento especializado, a fim de captar talentos que se identifiquem com as oportunidades. 
• Capacitação: a empresa deve prever investimentos na integração e treinamentos dos novos colaboradores, para que eles se sintam mais seguros e preparados para assumir os novos desafios. 
• Documentação física: pode haver custos com a organização e armazenamento de documentos, tornando-se até inviável para a operação em empresas com porte maior. 

Muitos desses custos são minimizados ou até mesmo eliminados quando o processo deixa de ser físico e vira digital. Cobrimos tudo sobre esse assunto para você logo no item a seguir! 

Digitalização do processo de admissão 

Como mencionado ao longo do artigo, a digitalização do processo de admissão deve ser aplicada nas empresas. 

Especialmente com o aumento das oportunidades de trabalho remoto, faz sentido que a empresa tenha que se afastar de processos físicos, modernizando a admissão e ampliando as possibilidades de contratação para além de limites geográficos. Isso ajuda a agilizar as tarefas e proporcionar uma melhor experiência geral para novos colaboradores. A seguir, acompanhe com mais detalhes para saber como tornar isso uma realidade! 

Candidatura e pré-admissão facilitada 

Assim que um candidato passa pelo processo seletivo, um sistema de gestão como a Admissão Digital da Senior pode usar os dados da candidatura e adiantar o processo. Isso é possível porque esse é um sistema integrado com o ATS de Recrutamento e Seleção, onde são captados os dados de candidatos. Nessa integração, os dados já chegam no sistema de Admissão Digital atualizados e prontos para serem usados. 

Admissão aliada ao compliance fiscal 

A partir das informações preenchidas pelo candidato durante a fase de seleção, ele mesmo pode adiantar a qualificação cadastral no eSocial. O sistema agiliza o processo validando dados como: nome, CPF, PIS e data de nascimento. Mas vale a observação: essa validação não anula a fase de envio de fato para o eSocial, a qual é realizada nos sistemas de folha de pagamento ao concluir a admissão. 

Comunicação entre RH e candidatos facilitada 

Os mesmos dados obtidos na candidatura também permitem que o profissional de RH crie convites de admissão a serem enviados para o candidato selecionado. Esses convites têm campos fixos, mas são também customizáveis, permitindo que a empresa inclua campos adicionais que façam sentido para o negócio ou para vagas específicas. 

Gestão e assinatura eletrônica de documentos admissionais 

Outra etapa que é facilitada pela Admissão Digital é a assinatura eletrônica dos documentos de admissão. Ao receber o convite de admissão, o novo colaborador recebe e assina todos os documentos admissionais eletronicamente. Isso tem vários benefícios, confira alguns: 

• Menos burocracia e desperdício: o RH não precisa mais correr atrás de documentos e ainda ter que arquivá-los em algum lugar físico. Os documentos admissionais são enviados e armazenados digitalmente, com segurança e promovendo a sustentabilidade alinhado com boas práticas de ESG (Environmental, social and Governance). 
• Mais agilidade e segurança: o novo colaborador recebe os documentos para assinar por meio de um link. O link pode ser enviado em diversos meios, como e-mail, SMS e WhatsApp. O acesso ao convite de admissão e documentos digitais é protegido por um token de autenticação — uma chave única de acesso e com tempo de validade. Isso garante mais segurança e autenticidade em todas as etapas. 
• Diminuição de erros e retrabalhos: digitar dados de documentos manualmente é algo com tendência a erros. Com a leitura usando a inteligência artificial de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), o sistema valida as informações e alerta caso algo possa estar errado. Novos colaboradores podem enviar documentos digitalizados remotamente, eliminando a necessidade de deslocamento até a empresa. Assim, além de diminuir o esforço para enviar e receber os dados, ainda evita possíveis inconsistências. 

Acompanhamento do processo 

Outro desafio do processo de admissão é acompanhar todas as etapas mencionadas até aqui. Isso também se torna mais fácil com a Admissão Digital, onde o RH conta com toda a gestão do processo: convites enviados, respondidos, expirados, documentos pendentes de assinatura, admissões não concluídas e muito mais. Com isso, o RH elimina controles manuais e tem todos os dados que precisa para acompanhar, em tempo real, dentro do sistema. 

Conclusão

Por fim, concluímos que executar as etapas do processo de admissão, especialmente priorizando a digitalização desse processo, oferece uma série de vantagens que vão desde a agilidade até a redução de custos. 

Implementar um sistema digital não só otimiza o fluxo de trabalho do RH, mas também melhora a experiência dos candidatos. 

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

O que é Onboarding?

Onboarding, em português, significa integração. O termo é usado para se referir ao processo de adaptação do profissional recém-contratado.

Ou seja, onboarding é um processo de integração estruturado para apresentar a missão, a visão, os valores e a rotina diária da empresa aos novos colaboradores.

Apesar de o onboarding ser uma responsabilidade do setor de RH, todos os outros departamentos devem conhecer e participar desse processo, principalmente os líderes. É A equipe deve aprender a acolher e dar as boas-vindas ao profissional contratado. 

Afinal, é nesse momento que o novo colaborador estará mais engajado e motivado a desenvolver um bom trabalho e aberto para receber recomendações. Tudo isso facilita o processo de adaptação.

Este processo envolve uma série de etapas, como: orientação, supervisão, treinamento e acompanhamento. Por isso, a importância de iniciar essas atividades já no momento da chegada do novo integrante.

Onboarding de novos colaboradores: como fazer?

Como vimos anteriormente, o  onboarding é um processo de iniciação fundamental para integrar os novos colaboradores. Por isso, separamos algumas dicas de como conduzir essa estratégia na prática. Confira!

1. Clareza na hora da contratação, ou seja, nada de informações truncadas. Diga exatamente qual o salário e quais as funções a serem desempenhadas para o candidato à vaga. 
2. Deixe tudo pronto para a chegada do colaborador, isso irá demonstrar que ele já estava sendo esperado. É uma forma de acolher e valorizar esse novo talento. Faça um tour, apresentando as instalações, o setor onde ele irá trabalhar, os colegas. Esse cuidado  estimula a integração da equipe de um jeito mais informal.
3. Promova ações para integrar esse novo colaborador, ou um evento, caso seja mais um colaborador. Essa é uma das etapas mais importantes do onboarding, pois é o momento ideal para fornecer todas as informações necessárias e esclarecer eventuais dúvidas.
4. Escolha alguém para auxiliar o novo colaborador: é importante que ele tenha um mentor neste período de adaptação. Um profissional com mais experiência irá saber como orientá-lo e treiná-lo para o cargo, além de monitorar os primeiros passos do novato, ficando encarregado de direcioná-lo.

Qual a importância de integrar os novos colaboradores?

Ao construir um processo de onboarding, sua empresa aumenta as chances de reter os profissionais. Afinal, eles se sentirão acolhidos e valorizados desde o início da carreira na organização. Além disso, o onboarding impacta na produtividade e na qualidade das entregas para os clientes.

Confira, a seguir, boas razões para investir em um processo de onboarding! 

Facilita a compreensão dos processos

Com o processo de integração é muito mais fácil entender as demandas internas da empresa. 

Por exemplo, sem uma integração o novo colaborador não irá compreender como funciona a cultura organizacional, as exigências e processos, e muito menos entender quais são as expectativas que a organização tem em relação a ele.

Dessa forma, acolher e treinar o novo este funcionário só trará resultados positivos e contribuirá para o desenvolvimento profissional. Tudo isso impacta no crescimento da organização. Além disso, o novo colaborador se sentirá mais motivado para abraçar os desafios, fazer suas entregas e se engajar na rotina da empresa.

Diminui os custos com contratações

Todo profissional de RH sabe que os gastos com novas contratações podem ser bem altos. E, com o desligamento de antigos colaboradores, é preciso reabrir vagas e começar do início e passar por todo o processo novamente.

Por isso, investir em ações de onboarding pode ser essencial para o RH, uma vez que poupa o trabalho e os gastos com rescisões e novas contratações.

Aumenta a produtividade

O processo de onboarding serve para fornecer informações importantes, como as funções a serem exercidas e as expectativas da empresa em relação à performance do profissional. 

Com essa clareza, a tendência é que os novos integrantes consigam fazer as entregas em menor tempo, ganhando produtividade e contribuindo para o crescimento da empresa.

Melhora o clima organizacional

Por meio da integração, o novo colaborador se sentirá mais à vontade e não terá tantas dificuldades de adaptação. Na prática, o onboarding diminui as chances de problemas, estresse e conflitos entre os integrantes da equipe.

As ações de onboarding refletem no clima organizacional, tornando o ambiente de trabalho mais agradável, leve e produtivo.

O  onboarding é um processo estratégico pensado para reter o colaborador desde o início da sua jornada na empresa, logo após a sua contratação. 

Então, porque não aproveitar as nossas dicas e aplicar o onboarding na sua empresa? Comece hoje mesmo a estruturar esse processo! 

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas