Não deve ser entendida como atividade burocrática ou muito menos encarada como mera formalidade. Sua realização é essencial para que a empresa conheça diferenças entre preços e compre com mais assertividade. É uma atividade imprescindível à sobrevivência de micros, pequenas e médias empresas e, portanto, não restrita somente às grandes corporações. Independe de volume de compras e, assim, destina-se a aquisição de poucos à milhares de itens.

O processo de cotação garante que a aquisição de itens – produtos, materiais, matérias-primas, insumos, entre outros – seja realizada com base em parâmetros pré-estabelecidos conforme as especificações ou necessidades da organização. As compras com os melhores preços e a qualidade desejada permitem que a empresa continue obtendo lucros, minimizando custos e mantendo – ou até mesmo aumentando – seus níveis de competitividade no mercado.

A cotação de preços parece em um primeiro momento uma tarefa simples. Grande engano. Uma das maiores dificuldades, talvez, seja o fato de fornecedores, fabricantes e distribuidores retornarem as cotações conforme suas características próprias, o que dificulta bastante a comparação das informações. Veja, por exemplo, em relação ao frete: alguns comunicam bem claro “Frete Incluso” ou “Frete Não Incluso”. Outros complementam com uma extensa lista de capitais atendidas. Há aqueles que assumem o valor do frete apenas para compras acima de um valor “x” (e esta observação está descrita, muitas vezes, com letras pequenas).

Por isso que, em uma cotação de preços é muito importante estar atento a todas as informações. Todas mesmo! Especificações técnicas dos itens, quantidades dos produtos e unidades de medida, tipo de embalagem, formas de pagamento, local, prazos e condições de entrega, além dos impostos podem influenciar diretamente no sucesso da compra.

Outro detalhe interessante é que a empresa tenha definido um número mínimo de cotações para seu processo de compras. Uma vez definido este número – por exemplo, 3 cotações de fornecedores diferentes – torna-se possível comparar e escolher a opção que melhor trará resultados comerciais e financeiros para a empresa.

COTAÇÕES AUTOMATIZADAS

As empresas em crescimento não conseguem fugir do consequente aumento do volume de informações a serem controladas no seu dia a dia. Isto é fato. E para quem quer continuar crescendo, uma Solução em Gestão Empresarial integrada, ou ERP, torna-se um investimento interessante – e necessário – trazendo inúmeros benefícios à empresa.

A automatização de processos na área de materiais pode facilitar a gestão da empresa desde a demanda por recursos para consumo interno até suprimentos de materiais de manutenção, bem como reposição de mercadorias para atender as demandas comerciais e de insumos para as necessidades de produção. A área de compras poderá tomar decisões mais assertivas quanto aos processos de solicitações de compras, submetendo-as à cotação de preços integrada via Web com o fornecedor. A gerência da empresa poderá, ainda, garantir que as compras fiquem dentro dos orçamentos previstos por áreas, projetos, filiais ou departamentos.

Fonte: WK