O Brasil possui uma complexidade fiscal gigantesca. São milhares de leis, regulamentos, diretrizes, decretos, etc., que os contribuintes precisam se adequar para garantir o compliance de sua corporação.

Estar em conformidade com o fisco evita dores de cabeça e até mesmo prejuízos decorrentes de autuações, por esse motivo é importante estar atento ao que prevê a legislação tributária e fiscal.

Nesse artigo, vamos abordar uma operação em específico que, além de representar um dos objetos de auditoria do fisco, também pode trazer alto custo operacional para a empresa caso não seja realizado de maneira adequada. Estamos falando da entrada de documentos fiscais.

Mas, o que é a entrada de documentos fiscais?

A entrada de documentos fiscais consiste no processo de recepção e armazenamento de documentos fiscais (como NF-e e NFS-e, por exemplo) onde a empresa é destinatária da operação.

Nessa situação, a nota fiscal será emitida pelo fornecedor/prestador de serviço para reportar ao governo a realização de uma determinada operação, e caberá ao destinatário recepcionar e armazenar o documento fiscal. Atualmente a legislação brasileira prevê que os contribuintes realizem a guarda fiscal do arquivo eletrônico por um período de 5 anos.

Fora a parte as questões de armazenamento para garantir o compliance fiscal, é com base nesse documento eletrônico que muitas empresas realizam o lançamento dos dados da operação de compra em seus sistemas de gestão.

É esse ciclo que chamamos de “dar entrada no documento fiscal”.

Como posso simplificar a entrada dos meus documentos fiscais?

Embora estejamos no auge do que é conhecido por transformação digital, boa parte das empresas hoje ainda realizam esse processo de forma manual, alocando equipes para recepcionar os arquivos dos fornecedores (ou investir tempo cobrando aqueles fornecedores que não disponibilizaram), armazenar os arquivos em pastas, digitar os dados da nota fiscal, etc.

Além do alto custo operacional envolvido, esse modelo expõe a empresa a inconsistências – como por exemplo a digitação de alguma informação incorreta do documento fiscal, o que poderá ser identificado somente no momento da escrituração e trazer ainda mais retrabalho para as operações da empresa.

Outro erro comum das empresas é armazenar os arquivos eletrônicos dos documentos fiscais em locais vulneráveis e de difícil pesquisa, como pastas em computadores locais, ou até mesmo mantendo no próprio e-mail.

A boa notícia é que pode-se simplificar esse processo e diminuir drasticamente a alocação de equipes e os riscos envolvidos. Com um sistema de gestão preparado, é possível efetuar a leitura das caixas de e-mail para onde os fornecedores enviam os XMLs e realizar sua captura sem que o usuário precise intervir.

No caso da NF-e e do CT-e, que segue uma regulamentação única em todo território nacional, também é possível realizar a baixa dos arquivos XMLs emitidos contra o CNPJ da empresa nos últimos dias a partir dos webservices da SEFAZ. Tudo isso de forma transparente.

Para a NFS-e, que possui regras específicas por municípios, embora a forma mais comum ainda seja o recebimento por e-mail, gradativamente é possível perceber um movimento de modernização das prefeituras, passando a disponibilizar também a obtenção dos arquivos XML de forma automática via webservice.

Esses recursos, além de facilitarem a entrada dos documentos, também ajudam na prevenção de fraudes, como o lançamento de notas frias emitidas contra o CNPJ da empresa sem seu consentimento.

Como a Senior pode ajudar?

A Senior disponibiliza um portfólio completo para simplificar o processo de entrada de documentos fiscais. As facilidades vão desde a baixa automática dos documentos fiscais até a automatização no lançamento dos dados no ERP.

Por meio do módulo de Suprimentos, o usuário poderá cadastrar previamente o de-para de informações, tais como códigos de produtos/serviços, CNPJ, etc., permitindo que a cada novo documento recebido, o sistema já entenda quais são as conversões que devem ser aplicadas, reduzindo drasticamente a necessidade de se executar tarefas manuais e elevando o nível de confiança de cada operação.

Outro ponto abrangido pela solução está relacionado à guarda fiscal dos documentos. Todos os arquivos processados ficam armazenados em banco de dados, facilitando a pesquisa e o download dos arquivos quando necessário.

Atualmente a Senior possui milhares de clientes que, através de seu ERP, conseguiram simplificar o processo de entrada de documentos.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

Validar as notas, independentemente do modelo (NF-e, NFS-e, CT-e, entre outros), é a única forma de garantir que o recebimento e a emissão desses documentos estejam realmente em conformidade com as leis fiscais e tributárias vigentes. Isso blinda a empresa de lidar com complicações jurídicas, que podem levar a multas e outras penalidades.

A validação dos documentos fiscais ainda vai indicar se os valores dos impostos estão corretos. Isso assegura que a empresa não terá o prejuízo de pagar tributos nem a mais, deixando o caixa sob controle, nem a menos, evitando problemas com o Fisco, que podem gerar autuações.

Como fazer a validação dos documentos fiscais da forma correta?

Como hoje praticamente tudo é feito por meio eletrônico, a validação dos documentos fiscais também funciona dessa maneira. O primeiro passo é escolher um sistema que ofereça todo o suporte necessário para que a sua empresa realize esse trabalho de fazer a conferência das informações contidas nas notas emitidas e recebidas.

Como a responsabilidade da emissão é da sua empresa e você não quer problemas nessa área, todas as precauções possíveis devem ser tomadas, como por exemplo, utilizar um emissor que atenda às necessidades do negócio. Por isso, o ideal é que ele esteja adequado à legislação vigente ― e seja atualizado automaticamente pelo fornecedor ―, faça a validação fiscal antes do faturamento e tenha disponibilidade para armazenar as notas fiscais emitidas.

Na verdade, não é no processo de saída dos documentos fiscais que as falhas costumam aparecer. É no de entrada, isso porque são várias as verificações necessárias. Primeiro, é importante lembrar que o XML da NF-e referente a compra deve chegar na sua empresa antes da mercadoria acompanhada da DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Na sequência, há uma série de procedimentos que precisam ser seguidos para que a validação aconteça da forma correta.

Logo após o recebimento, é obrigação da empresa checar, junto à Sefaz de origem, se a nota foi autorizada, se a assinatura digital do documento é válida e se o esquema do arquivo está correto (contendo todas as informações) e não foi corrompido no ato da emissão. Depois do prazo de cancelamento, é recomendado checar novamente a validade do documento, pois ele pode ter sido cancelado pelo emissor.

Mesmo que pareçam simples em um primeiro momento, todas essas verificações são complexas, já que envolvem códigos extensos e demandam recursos especializados. E na sequência, ainda há a necessidade do armazenamento dos arquivos XML pelo tempo que é estipulado por lei, geralmente 5 anos, e a disponibilidade deles no caso de fiscalizações.

Então, assim como um bom emissor, é essencial que a empresa também conte com uma solução que faça a recepção e a validação automatizadas, garantindo a checagem completa, e atenda às exigências legais. Se esse sistema oferecer armazenamento, fizer integrações com outras ferramentas das áreas fiscal, financeira e comercial e tiver mais automatizações que facilitem o dia a dia, melhor ainda.

Conte com a WK para automatizar a validação de documentos fiscais

Para assegurar o faturamento da sua empresa, manter os processos legalmente em dia e incentivar o crescimento contínuo, a WK oferece soluções para a gestão de notas fiscais, incluindo a validação dos documentos fiscais que explicamos aqui. Essa tecnologia atende todas as demandas das legislações vigentes de forma eficiente e com ferramentas abrangentes.

Com ela, é possível fazer emissão, mensageria, controle, distribuição, armazenamento e contingência de NF-e, NFS-e e NFC-e, assim como recepção, validação e armazenamento de NF-e, NFC-e e CT-e de entrada. A solução se aplica a empresas de todos os portes e segmentos e pode ser integrada ao WK Radar, o ERP que não é qualquer ERP, ou a outro conjunto de sistemas.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: WK