Ao longo dos anos, as organizações sem fins lucrativos se caracterizaram como uma força que atua na sociedade para, ao menos, amenizar demandas e empoderar pessoas. No entanto, por trabalharem sem ter como objetivo o lucro, dependem, por vezes, de parcerias, seja com o poder público, seja com a iniciativa privada. Nesse contexto, a gestão de contratos no terceiro setor assume um certo protagonismo diante da necessidade de uma relação transparente.

Tanto os governos quanto as empresas, por estarem injetando dinheiro e outros recursos em projetos ou nas organizações como um todo, acabam exigindo um grau elevado de prestação de contas, transparência e honestidade na relação. Por mais que seja de caráter privado, uma instituição como essa é, de certa forma, contratada para atender a alguma demanda específica.

Podemos fazer uma analogia básica com o próprio governo. De acordo com uma espécie de pacto social, ficou convencionado que o estado fica responsável garantir alguns direitos básicos, como saúde e educação. Como forma de financiar essas atividades, a sociedade paga impostos.

Dessa maneira, ficam os governos obrigados a prestar contas dos recursos que foram gastos, explicando como e onde foram aplicados. Isso porque, como falamos anteriormente, trata-se de um montante formado por valores dos quais cada contribuinte abre mão para o bem comum.

Aquele pacto social feito dentro da sociedade equivale, em certa medida, ao contrato que uma organização social faz com um governo ou com uma empresa. A entidade recebeu recursos públicos (vindos de impostos) e privados para executar alguma atividade que servirá ao bem comum. Por isso, precisa prestar contas do que foi gasto e também dos resultados obtidos.

No caso do poder público, um exemplo de contrato que vem se tornando comum nos últimos anos é da área da saúde. Depois que muitos governos constatam uma certa incapacidade de administrar hospitais, acabam repassando a administração desses equipamentos para organizações sociais, mediante repasse mensal de verba, pois somente a gestão pode ser transferida.

Já na iniciativa privada, muitas parcerias se concentram na área da educação e da cultura, tanto na forma conjunta de trabalho quanto no financiamento, com valores sendo injetados periodicamente. Em ambas as situações, portanto, a gestão de contratos é fundamental.

As consequências de não fazer a gestão de contratos

Quando falamos em relação à iniciativa privada, além de possíveis consequências legais, que serão tratadas na justiça, tem ainda a questão da reputação da organização. Se a condução não for bem realizada, os problemas podem extrapolar a esfera da relação entre as duas partes e manchar a imagem da entidade perante a sociedade. Dessa forma, todo o trabalho realizado ficará sob desconfiança.

Já nos contratos com o poder público existem algumas sanções para o não cumprimento do acordo, conforme o marco civil das organizações sociais. A primeira é a advertência. Depois, vem a suspensão temporária da participação em chamamento público e o impedimento de celebrar parceria ou contrato com órgãos e entidades da esfera de governo da administração pública sancionadora, por prazo não superior a dois anos.

Além disso, há a declaração de inidoneidade para participar de chamamento público ou celebrar parceria ou contrato com órgãos e entidades de todas as esferas de governo, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação.

Como fazer a gestão de contratos no terceiro setor

O ponto de partida para a gestão de contratos em entidades sem fins lucrativos é o conhecimento em relação aos termos desse acordo. Pode até parecer algo banal, mas, definitivamente, não é. Se uma ONG quiser garantir a transparência, precisa estar por dentro de cada detalhe, ou seja, de todos os termos propostos. Isso serve até mesmo para uma possível defesa.

Para isso, uma alternativa é considerar a participação de um profissional na equipe focado apenas nesse trabalho. Ele ficará responsável por observar todo o ciclo de vida do contrato, monitorando cada item.

Dessa forma, o papel do gestor de contratos, como vem sendo chamado esse profissional, é cuidar de prazos e custos, registrar tudo o que acontece durante a realização dos trabalhos e estar em contato com as partes envolvidas.

Fazendo isso, ele será capaz de observar gargalos, possíveis atrasos, elevação de custos e outros problemas que possam ocorrer. Mas não só isso. Esse gestor também conseguirá propor soluções e reunir elementos para comprovar o cumprimento das cláusulas do contrato.

Diante de todas essas responsabilidades, o planejamento é algo que não deve estar fora desse trabalho, pois ele será decisivo. Se tudo estiver muito bem desenhado e as atividades forem pensadas previamente, a tarefa desse profissional fica mais fácil e, consequentemente, o resultado será melhor.

Os relatórios também são importantes instrumentos na gestão de contratos no terceiro setor. Neles, podem ser colocadas as mais variadas informações a respeito do andamento dos trabalhos e tudo mais que seja importante para manter a comunicação entre os envolvidos.

Por fim, é importante dizer que a tecnologia é uma ótima aliada. Um sistema de ERP, por exemplo, reúne todas as informações da organização e ajuda no monitoramento de tudo o que está acontecendo em relação ao contrato nas entidades sem fins lucrativos. Aqui na WK, inclusive, oferecemos uma solução que pode ajudar sua instituição. Converse com a gente!

Fonte: WK