Neste artigo, compreenda as principais alterações no FGTS Digital, como funciona, bem como o calendário de implementação e as obrigações do recolhimento para 2024.  

O que é e para que serve o FGTS Digital? 

Na prática, o FGTS Digital é um conjunto de sistemas informatizados cujo objetivo é gerenciar os diversos processos que envolvem o recolhimento do recurso. A solução tecnológica facilita o cumprimento da obrigação pelos empregadores e assegura que os trabalhadores recebam os valores devidos de FGTS. 

Agora, com o FGTS Digital, o objetivo é desburocratizar os processos e otimizar a arrecadação, apuração, lançamento e a cobrança desses recursos. Assim, a prestação de informações será mais transparente e reduzirá os custos operacionais dos empregadores. 

A nova plataforma permite que diversas competências sejam recolhidas a partir de um único documento. Portanto, a modernização dessa entrega promete tornar muito mais simples e prática a rotina do RH e DP. 

Veja alguns dos principais benefícios do FGTS Digital: 

• Desburocratização dos processos; 
• Redução de custos adicionais e operacionais incorridos pelo FGTS; 
• Diminuição despesas com tarifas pagas à rede arrecadadora do FGTS; 
• Otimização dos serviços relacionados aos trabalhadores e empregadores; 
• Garantia da segurança, integridade e confiabilidade dos dados armazenados e processados; 
• Melhorias nos processos de gestão, controle e transparência. 

Além disso, o FGTS Digital permite que os envolvidos no recolhimento tenham acesso aos dados e informações essenciais para o desempenho pleno de suas atividades. 

Recolhimento do FGTS Digital: o que muda com o novo sistema? 

A nova plataforma do FGTS visa facilitar a gestão e tornar os processos relacionados ao benefício do trabalhador mais transparentes na relação com o fundo. Por isso, o sistema será diretamente ligado ao eSocial, permitindo que as informações prestadas sejam compartilhadas em tempo real entre as plataformas. Com isso, o trabalho dos profissionais do RH torna-se mais simples, ágil e prático. 

Entre as principais mudanças, vale destacar: 

• Alteração do vencimento: conforme a Lei nº 14.438/2022, o prazo de recolhimento do FGTS Digital, antes previsto para o dia 7 do mês, passa a ser no 20º dia do mês seguinte ao da competência.  
• Recolhimento via PIX: o método de pagamento foi implementado devido à agilidade e segurança, uma vez que o recolhimento pode ser informado imediatamente à plataforma. Assim, a guia de arrecadação do FGTS deixa de ter código de barras e o sistema passa a adotar o uso de QR Codes. A alteração visa impedir pagamentos de valores indevidos em outras guias e o atraso da entrega desta obrigação. 
• Indenização compensatória do FGTS: a multa rescisória (de 20% ou 40%) passa a ser informada diretamente dentro do FGTS Digital. 
• Certificado de Regularidade do FGTS: o não recolhimento dos valores do FGTS no prazo pode impactar a emissão da CRF, a partir do início do novo sistema. Ou seja, é importante estar atento e cumprir as obrigações para evitar problemas regulatórios junto ao fundo. 
• MEI e Segurado Especial: o FGTS continuará sendo recolhido com o DAE mensal gerado pelo eSocial. Dessa forma, apenas o valor rescisório será recolhido pelo FGTS Digital, este em substituição a GRRF, antes gerada pela Conectividade Social.  
• Empregador doméstico: o FGTS permanece sendo recolhido mensalmente e em caso de rescisão, por meio da guia DAE, gerada pelo eSocial. O FGTS Digital poderá ser utilizado futuramente para requerer parcelamento dos débitos relacionados ao recurso. 

Atenção: Com o FGTS Digital, o cálculo dos valores a serem recolhidos é feito tomando como base as informações prestadas no eSocial. Portanto, para garantir o recolhimento correto, é importante se atentar a todas as configurações de rubricas e dados colaboradores.

FGTS Digital: prorrogada a data de implantação    

Prevista para acontecer em janeiro de 2024, a implantação do FGTS Digital foi prorrogada para 1º de março de 2024. A alteração de prazo, segundo o Ministério do Trabalho e Empregos, se deve à quantidade expressiva de solicitações de empregadores por um prazo maior, para se adaptarem ao novo sistema. 

E agora, como ficou o cronograma do FGTS Digital? 

Os novos sistemas e/ou atualizações implementados pelo Governo Federal, que possuem relações com as questões trabalhistas, passam pelas fases de testes, antes da migração obrigatória. Isso facilita a adaptação das empresas e garante que elas consigam efetuar a entregas das demandas exigidas corretamente. 

Produção limitada facilita a adaptação dos empregadores 

A fase de testes da Produção Limitada, que ocorre de 19 de agosto de 2023 a 13 de janeiro de 2024, permitirá que os empregadores realizem a transição entre os sistemas de forma mais simplificada.  

Dentro deste ambiente, os profissionais de RH podem utilizar dados reais do eSocial declarados pelos empregadores, para conferir os dados de recolhimento com o SEFIP.  

O ambiente de Produção Limitada pode ser usado para: 

• Gerar e pagar a guia de recolhimento; 
• Contratar parcelamentos; 
• Gerar procurações eletrônicas; 
• Consultar extratos; 
• Entre outros. 

É importante ressaltar que as guias geradas no ambiente de testes não possuem validade legal. Apesar disso, o empregador pode simular os pagamentos e acompanhar o processo de ponta a ponta, desde o envio dos dados ao eSocial até a quitação do recolhimento. 

Confira como ficou o novo cronograma disponibilizado pelo Governo Federal:

Data: 19 de agosto de 2023 
Fase: Implantação do ambiente de produção e operação limitada 
Governo Federal: Empresas do Grupo 1 (eSocial) 

Data: 23 de setembro de 2023
Fase: Encerramento da operação limitada 
Governo Federal: Todas as empresas

Data: 13 de fevereiro a 29 de fevereiro de 2024 
Fase: Preparação do sistema para entrada em operação efetiva 
Governo Federal: 

Data: 1º de março de 2024 
Fase: Implantação do ambiente de produção e operação efetiva
Governo Federal: Todas as empresas 

Grupos do eSocial: 

1. Empresas que possuem um faturamento anual superior a 78 milhões de reais;
2. Entidades empresariais que faturaram 78 milhões de reais até 2016 e que não sejam optantes do Simples Nacional;
3. Pessoas jurídicas: empregadores que optaram pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos, empregadores que são pessoas físicas (exceto domésticos) e produtor rural PF;
4. Órgãos públicos e organizações internacionais. 

Cadastramento de procurações 

Os empregadores poderão antecipar o cadastramento de procurações em nome de terceiros, para que eles possam acessar os dados e representá-los no FGTS Digital. 

A procuração terá validade jurídica e poderá ser usada quando houver substituição do FGTS pelo novo sistema. Esta será uma excelente oportunidade para a empresa organizar os seus processos internos e deixar o sistema pronto para os operadores que serão formados. 

É importante ressaltar que todas as procurações devem ser cadastradas via FGTS Digital. Já aquelas registradas pelo Conectividade Social/Caixa ou no eCac da Receita Federal não poderão ser aproveitadas. 

Ambiente de testes em Produção Restrita 

O ambiente de testes será divulgado em breve pelo governo, e ficará disponível permanentemente em paralelo ao de produção real. Nele os empregadores poderão simular a geração de guias sem valor legal. O espaço permitirá a simulação de cenários diversos, como multas rescisórias em caso de indenização compensatória do FGTS. 

SEFIP x FGTS Digital 

Devido à prorrogação do prazo, é preciso se atentar a alguns detalhes importantes quanto aos débitos recolhidos e meios utilizados.  Por exemplo: 

• O FGTS mensal referente a fevereiro de 2024, com vencimento até o dia 07 de março de 2024, terá seu recolhimento realizado pelo SEFIP/Caixa; 
• O FGTS rescisório referente ao desligamento ocorrido até 26 de fevereiro de 2024 será recolhido via GRRF/Caixa, contanto que vença até 07 de março/2024; 
• Caso o FGTS rescisório seja referente a um desligamento ocorrido em 04 de março/2024, o recolhimento será efetuado via FGTS Digital, contanto que vença até dia 10 de março/2024; 
• O FGTS mensal referente a março/2024 deverá ser recolhido pela nova plataforma com vencimento no dia 19 de abril/2024. 

Portanto, é preciso estar atento aos prazos e instruções estabelecidos pelos órgãos responsáveis. Por isso, aproveitar este momento de fase de testes é essencial para que o RH se adapte à plataforma do FGTS Digital e mantenha o compliance. 

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Fonte: Senior Sistemas

Para o início de 2024, a obrigatoriedade na entrega do FGTS Digital é a grande novidade. Agora, os departamentos de recursos humanos devem conhecer a proposta do novo formato, bem como o cronograma de cada etapa de testes. Na prática, as empresas têm até o fim do ano para conhecer os novos processos e se adaptar à nova sistemática de recolhimento do FGTS. O período de testes começou em 19 de agosto. 

Na prática, o FGTS Digital traz mudanças expressivas na forma de cumprimento da obrigação de recolhimento do FGTS e na cultura dos empregadores. Por isso, agora é o momento certo para entender as principais mudanças e os detalhes que exigem atenção do time de RH.  

Confira, neste artigo, os principais aspectos do FGTS digital e comece a se adaptar, para evitar transtornos e dores de cabeça. 

FGTS digital: o que é e quem é responsável 

A digitalização e gestão integrada de todo o processo de arrecadação do FGTS está sendo conduzida pela Subsecretaria de Inspeção do Trabalho (SIT), que trabalha com foco na implantação do FGTS digital.  

Com o projeto, o governo federal visa aperfeiçoar as etapas de arrecadação; prestação de informações aos trabalhadores e empregadores; apuração; lançamento e cobrança dos recursos do FGTS. 

FGTS digital: para que serve, na prática? 

Com a consolidação do FGTS digital, a expectativa do governo federal é otimizar a gestão e aumentar a transparência na relação do empregador com o Fundo.  

Na prática, esse controle é feito usando as remunerações declaradas no eSocial. Como na plataforma os débitos são individualizados desde a sua origem, os empregadores terão um sistema para gerar guias rápidas e personalizadas. O trabalho do departamento de RH tende a se tornar mais prático e simples. 

Com o FGTS digital será possível, inclusive, fazer o recolhimento de várias competências em um único documento, reduzindo custos operacionais e tempo nessas atividades. 

Além disso, o portal do FGTS digital fornece acesso às: 

• Operações e processos de estorno, restituição, compensação e parcelamento de modo 100% digital; 
• Principais notícias e informações sobre o novo processo de recolhimento, que será feito usando o sistema de pagamento do PIX. 

O que muda com o FGTS digital? 

Até aqui, já vimos que a mudança para um processo de recolhimento do FGTS digital está acontecendo. Mas, afinal, quais são as principais novidades com essa nova sistemática de cumprimento da obrigação, inaugurada com o FGTS Digital? 

Listamos as principais novidades, a seguir. Confira! 

Alteração na data de vencimento  

Com a edição da Lei nº 14.438, de 24 de agosto de 2022, o prazo de recolhimento do FGTS mensal mudou, sendo permitido até o vigésimo dia do mês seguinte ao da competência.  

Porém, tenha em mente que esta alteração legislativa é válida apenas para os fatos geradores ocorridos a partir da data de início do FGTS Digital.  

Dessa forma, é importante que os gestores de RH acompanhem o cronograma de implantação. Assim, podem adaptar seus processos, rotinas e sistemas para que tudo funcione conforme a nova data de vencimento. 

Competências anteriores ao FGTS Digital  

Os fatos geradores de FGTS que ocorrerem antes da efetiva implantação do FGTS Digital, prevista para janeiro de 2024, devem ser cumpridos pelo sistema Conectividade Social (CAIXA), assim é feito hoje. Portanto, considerando o ponto de corte da implantação, fica assim: 

1. Valores devidos de competências anteriores ao FGTS Digital: recolhidos pelo sistema conectividade da CAIXA (via SEFIP); 
2. Valores devidos a partir da competência de implantação do FGTS Digital: recolhidos exclusivamente pelo sistema do FGTS Digital. 

Recolhimento via PIX  

Com a digitalização do FGTS, o recolhimento dos valores devidos ao Fundo será feito usando apenas o PIX, sistema de pagamento criado pelo Banco Central.  

As guias de recolhimento geradas terão um QR Code para leitura e pagamento direto no aplicativo ou site da instituição financeira do empregador.  

Por isso, é importante que as empresas estejam com seus sistemas bancários preparados para uso desse meio de pagamento, inclusive no que diz respeito aos limites diários de movimentação via PIX. 

eSocial como fonte de dados 

O FGTS Digital será alimentado pelas informações transmitidas ao ambiente do eSocial. Dessa maneira, o valor devido de FGTS é gerado com base nas informações prestadas pelos empregadores no sistema de escrituração eSocial.  

Sabendo disso, é importante que o time de RH faça a checagem de dados importantes referentes à lotação, vínculos, tipos de evento (mensal ou rescisório), eventos de remuneração e, sobretudo, para a incidência das rubricas utilizadas. Basicamente, o segredo é verificar todas as informações que impactam na base de cálculo do FGTS.  

A dica é aproveitar o período de testes do FGTS Digital, que segue até 11 de novembro, para fazer as correções, avaliações e comparações necessárias. 

Base de cálculo da indenização compensatória do FGTS  

No escopo do FGTS digital, apenas a base de cálculo da indenização compensatória do FGTS (multa do FGTS de 40% ou 20%) será informada no sistema. 

MEI e Segurado Especial  

Com o FGTS digital, esses empregadores continuarão recolhendo o FGTS juntamente com o DAE mensal gerado pelo eSocial. A única diferença é que o FGTS Rescisório será recolhido pelo FGTS Digital, em substituição à GRRF gerada pelo Conectividade Social.  

Dessa forma, se o MEI ou o SE desligar um profissional por um motivo que gere direito ao saque do FGTS, é importante registrar a rescisão no eSocial e acessar o FGTS Digital para gerar a guia com os valores de FGTS incidentes sobre o mês da rescisão, 13º proporcional, aviso prévio indenizado e a multa do FGTS (40% ou 20%).  

Vale lembrar ainda que, no mês do desligamento, os empregadores ainda devem emitir o DAE no eSocial para recolhimento da contribuição previdenciária (INSS). 

Empregador Doméstico 

O recolhimento permanece sendo feito pelo FGTS mensal e rescisório usando a guia DAE gerada pelo eSocial. O empregador doméstico pode utilizar o FGTS Digital futuramente, se quiser parcelar débitos do FGTS. Como essa funcionalidade não está implementada, caso queira realizar um parcelamento, é preciso buscar atendimento em um dos canais de contato da CAIXA. 

 FGTS Digital: atenção ao período de testes 

Os testes no FGTS Digital já começaram. O ambiente de Produção Limitada a previsão é ficar disponível até o dia 10 de novembro de 2023. Por isso, o ideal é que o departamento de RH se concentre em ajustar os processos internos, neste período de testes. Assim, a empresa estará pronta para se adequar ao FGTS Digital, que passa a operar em janeiro de 2024. 

FGTS digital: acompanhe o cronograma de implantação! 

O cronograma de implantação do FGTS Digital já foi apresentado e prevê uma fase de testes, que dá aos times de RH a chance de conhecer o sistema e construir um novo fluxo de trabalho, para garantir aderência ao novo sistema de recolhimento do FGTS digital. Confira como ficou: 

Como vimos até aqui, o FGTS digital está em fase de testes. Esse é o momento de reunir o time de RH para estudar o novo sistema, os requisitos e pensar em como aderir à nova sistemática de recolhimento com sucesso. 

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Fonte: Senior Sistemas