Ter sucesso na gestão fiscal e tributária de um negócio é uma das principais dificuldades listadas por empresários no Brasil. Uma pesquisa da Endeavor mostrou que a gestão financeira e a burocracia relacionada à regulação e à própria operação aparecem em segundo e em terceiro entre as cinco principais dificuldades vividas pelas companhias do país.

O calendário fiscal, neste contexto, é uma forma de organizar o cumprimento de todas as obrigações tributárias, fiscais, e também trabalhistas e previdenciárias, de uma empresa ao longo do ano no país. A complexidade e as exigências do sistema principalmente tributário brasileiro ganharam o nome de “custo Brasil” em função da quantidade de impostos e de obstáculos para cumpri-los e gerenciá-los.

É a partir desta espécie de agenda, com todas as obrigações mapeadas, que as empresas podem se programar para cumprir prazos legais das responsabilidades relacionadas a obrigações principais e acessórias. Destaca-se que, dentro do país, existem tributos e exigências federais, estaduais e municipais a serem monitoradas.

Por esse motivo, ter este calendário é determinante para auxiliar no cumprimento destas rotinas nas operações de frequência e, ao mesmo tempo, melhorar o planejamento.

Para que serve o calendário fiscal?

Pode-se dizer que o calendário fiscal, que na verdade reúne uma série de outras obrigações, inclusive trabalhistas, previdenciárias, dentre outras, é uma ferramenta de apoio na gestão de qualquer negócio. Organizar esta agenda é imprescindível para as empresas por diversas razões:

• Incrementa o planejamento financeiro e contábil da organização, ao oferecer uma visão centralizada de todas as obrigações;
• Permite o planejamento, no devido período, de pagamentos;
• Traz uma visão antecipada dos prazos de pagamento e de entregas de documentos, evitando atrasos, multas e outras dificuldades, incrementando essa gestão;
• Impede a confusão do cumprimento de obrigações, já que oferece a visão das datas de cada tarefa.

É por isso que as empresas devem se focar em estabelecer um calendário único, que pode ser acompanhado, atualizado e revisto periodicamente.

Nesse contexto, trata-se de um cuidado que permite o planejamento tributário, facilita a visualização e o controle das obrigações fiscais, facilitando a realização de auditorias e verificações de impostos e outras obrigações.

Qual o impacto deste calendário para a gestão financeira?

Ao estruturar o calendário fiscal para o ano, torna-se mais simples visualizar todas as obrigações dentro de períodos – no próprio ano, no mês, no trimestre, entre outros. Dessa forma, os gestores ganham mais capacidade para provisionar os recursos necessários para arcar com as obrigações, evitando a possibilidade de comprometimento do capital de giro.

Como mencionamos no início deste artigo, a gestão financeira e os aspectos burocráticos são vistos como desafios pelos empresários do Brasil. No caso de a empresa apresentar dificuldades para acessar recursos para quitar impostos, os riscos envolvidos podem afetar a empresa sob a perspectiva econômica (devido a multas ou necessidade de empréstimos) e reputacional.

Nós, da Senior Sistemas, desenvolvemos um calendário para simplificar a atuação das empresas e de suas equipes contábeis para o ano que vem.

Quais são os principais desafios ao organizar um calendário fiscal?

Um dos principais desafios é a complexidade do sistema tributário brasileiro, que envolve diversas legislações e prazos que podem variar conforme o estado ou município. O país está passando também por uma reforma tributária, que promete evitar a bitributação e incidir apenas sobre a transformação pela qual o item passa em seu processo produtivo.

Além disso, uma das reclamações dos empresários é a dificuldade de acompanhar as constantes mudanças na legislação, que impactam diretamente no cumprimento das obrigações fiscais, muitas vezes em relação ao tipo de dados prestados e até alterações de datas.

Uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) mostrou que o custo de acompanhar as alterações de lei no Brasil é de R$ 207 bilhões ao ano, considerando os recursos destinados aos times especializados, aos sistemas e aos equipamentos.

Entre os principais dados a serem integrados ao calendário fiscal, estão:

• Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS) e a sua guia de recolhimento, referente a informações previdenciárias sobre os colaboradores;
• Escrituração Fiscal Digital-Contribuições, voltadas às contribuições do PIS/Pasep e Cofins, e a EFD-Reinf, que engloba retenções de imposto de renda e contribuições sociais;
• eSocial, com as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
• DCTF Mensal, que representa os tributos de origem federal;
• DAS – Simples Nacional, que agrega todos os impostos municipais, estaduais e federais;
• Declaração de Operações Liquidadas com Moeda em Espécie registra transações em espécie.

Há outras impostos e responsabilidades que precisam ser prestadas para o próximo ano. Ao conhecê-las integralmente, cada departamento pode estabelecer processos para coletar as informações necessárias, garantindo o seu cumprimento nos prazos determinados de forma simplificada.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

Já está tudo pronto para a entrada em produção do FGTS Digital a partir de 01/03/2024, que será responsável por todo o recolhimento de FGTS mensal e rescisórios que ocorrerem a partir dessa data.

Dessa forma, o FGTS Digital passará a ser a nova forma de recolhimento do FGTS que vai facilitar e simplificar a vida dos empregadores, utilizando informações do eSocial como base de dados, em vigor a partir do dia 1^o de março. Assim, tornando a entrega mais simplificada e centralizada em um só sistema digital.

Mudanças e facilidades

Dentre as principais alterações com o FGTS Digital estão as guias mensais que passam a ter vencimento até o dia 20 do mês seguinte à competência. Outra coisa é o PIX, eleito como ferramenta de pagamento do FGTS a partir do novo sistema. Ele vai garantir confiabilidade, agilidade e facilidade, otimizando o processo de individualização na conta do trabalhador.

Além disso, serão criados sistemas próprios para gerenciar, controlar e automatizar os procedimentos de restituição e/ou compensação de valores pagos indevidamente.

De acordo com Elaine Antunes, Analista de Negócios da WK, empresa especializada em ERP,  “Isso oferece mais facilidade para que o empregador possa efetuar compensação ou recuperação desses valores. Uma melhoria significativa nesse processo”, comenta a profissional.

A Caixa Econômica Federal continua participando do processo. O órgão será responsável pela gestão das contas dos trabalhadores. A diferença é que não será mais utilizado o sistema dela para o envio dos dados. Agora, a Caixa vai recebê-los do FGTS Digital.

Geração de Guias

O envio de informações como admissões, alterações cadastrais e contratuais, desligamentos e, principalmente, as remunerações serão utilizadas para a geração das guias.

Mas Elaine diz que é importante esclarecer que o sistema não é o mesmo. “O eSocial e o FGTS Digital são sistemas integrados. Por isso, as informações declaradas mensalmente ao Governo por meio do eSocial são recebidas automaticamente pelo FGTS Digital. Quando enviamos um evento de remuneração ao sistema do eSocial e recebemos o evento de retorno S-5003 (Informações do FGTS por Trabalhador), essa informação também é enviada ao FGTS Digital para geração da guia”, explica.

Outra praticidade do sistema é que não há mais a necessidade de geração e nem a utilização do PIS dos trabalhadores, que serão identificados exclusivamente pelo CPF. A CAIXA fará a unificação das atuais contas vinculadas dos trabalhadores com os respectivos CPFs.

Para os empregadores que ainda não acessaram o FGTS Digital, é necessário realizar o cadastro gratuitamente de uma conta no portal gov܂br. que tiver o selo de confiabilidade com nível prata ou ouro.

Recolhimento de multa e FGTS Rescisório

O recolhimento de FGTS sobre as verbas rescisórias de desligamento ocorrido a partir de 01/03/2024, com motivo que permite o saque do FGTS, deve ocorrer via guias do FGTS Digital.

O eSocial permite que o empregador envie eventos de desligamento com até 10 dias de antecedência. Se o empregador transmitir ainda em fevereiro/2024 um desligamento com data de março/2024, deverá aguardar a entrada do sistema em produção no dia 01/03/2024 para gerar a respectiva guia dentro do FGTS Digital.

O empregador não deve utilizar a GRRF/Conectividade Social para efetuar os pagamentos do FGTS sobre a rescisão, sob o risco de ter que solicitar devolução desses valores à Caixa e ainda ter de pagar novamente via FGTS Digital, inclusive com encargos se houver eventual atraso no prazo.

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Fonte: WK.

Para o início de 2024, a obrigatoriedade na entrega do FGTS Digital é a grande novidade. Agora, os departamentos de recursos humanos devem conhecer a proposta do novo formato, bem como o cronograma de cada etapa de testes. Na prática, as empresas têm até o fim do ano para conhecer os novos processos e se adaptar à nova sistemática de recolhimento do FGTS. O período de testes começou em 19 de agosto. 

Na prática, o FGTS Digital traz mudanças expressivas na forma de cumprimento da obrigação de recolhimento do FGTS e na cultura dos empregadores. Por isso, agora é o momento certo para entender as principais mudanças e os detalhes que exigem atenção do time de RH.  

Confira, neste artigo, os principais aspectos do FGTS digital e comece a se adaptar, para evitar transtornos e dores de cabeça. 

FGTS digital: o que é e quem é responsável 

A digitalização e gestão integrada de todo o processo de arrecadação do FGTS está sendo conduzida pela Subsecretaria de Inspeção do Trabalho (SIT), que trabalha com foco na implantação do FGTS digital.  

Com o projeto, o governo federal visa aperfeiçoar as etapas de arrecadação; prestação de informações aos trabalhadores e empregadores; apuração; lançamento e cobrança dos recursos do FGTS. 

FGTS digital: para que serve, na prática? 

Com a consolidação do FGTS digital, a expectativa do governo federal é otimizar a gestão e aumentar a transparência na relação do empregador com o Fundo.  

Na prática, esse controle é feito usando as remunerações declaradas no eSocial. Como na plataforma os débitos são individualizados desde a sua origem, os empregadores terão um sistema para gerar guias rápidas e personalizadas. O trabalho do departamento de RH tende a se tornar mais prático e simples. 

Com o FGTS digital será possível, inclusive, fazer o recolhimento de várias competências em um único documento, reduzindo custos operacionais e tempo nessas atividades. 

Além disso, o portal do FGTS digital fornece acesso às: 

• Operações e processos de estorno, restituição, compensação e parcelamento de modo 100% digital; 
• Principais notícias e informações sobre o novo processo de recolhimento, que será feito usando o sistema de pagamento do PIX. 

O que muda com o FGTS digital? 

Até aqui, já vimos que a mudança para um processo de recolhimento do FGTS digital está acontecendo. Mas, afinal, quais são as principais novidades com essa nova sistemática de cumprimento da obrigação, inaugurada com o FGTS Digital? 

Listamos as principais novidades, a seguir. Confira! 

Alteração na data de vencimento  

Com a edição da Lei nº 14.438, de 24 de agosto de 2022, o prazo de recolhimento do FGTS mensal mudou, sendo permitido até o vigésimo dia do mês seguinte ao da competência.  

Porém, tenha em mente que esta alteração legislativa é válida apenas para os fatos geradores ocorridos a partir da data de início do FGTS Digital.  

Dessa forma, é importante que os gestores de RH acompanhem o cronograma de implantação. Assim, podem adaptar seus processos, rotinas e sistemas para que tudo funcione conforme a nova data de vencimento. 

Competências anteriores ao FGTS Digital  

Os fatos geradores de FGTS que ocorrerem antes da efetiva implantação do FGTS Digital, prevista para janeiro de 2024, devem ser cumpridos pelo sistema Conectividade Social (CAIXA), assim é feito hoje. Portanto, considerando o ponto de corte da implantação, fica assim: 

1. Valores devidos de competências anteriores ao FGTS Digital: recolhidos pelo sistema conectividade da CAIXA (via SEFIP); 
2. Valores devidos a partir da competência de implantação do FGTS Digital: recolhidos exclusivamente pelo sistema do FGTS Digital. 

Recolhimento via PIX  

Com a digitalização do FGTS, o recolhimento dos valores devidos ao Fundo será feito usando apenas o PIX, sistema de pagamento criado pelo Banco Central.  

As guias de recolhimento geradas terão um QR Code para leitura e pagamento direto no aplicativo ou site da instituição financeira do empregador.  

Por isso, é importante que as empresas estejam com seus sistemas bancários preparados para uso desse meio de pagamento, inclusive no que diz respeito aos limites diários de movimentação via PIX. 

eSocial como fonte de dados 

O FGTS Digital será alimentado pelas informações transmitidas ao ambiente do eSocial. Dessa maneira, o valor devido de FGTS é gerado com base nas informações prestadas pelos empregadores no sistema de escrituração eSocial.  

Sabendo disso, é importante que o time de RH faça a checagem de dados importantes referentes à lotação, vínculos, tipos de evento (mensal ou rescisório), eventos de remuneração e, sobretudo, para a incidência das rubricas utilizadas. Basicamente, o segredo é verificar todas as informações que impactam na base de cálculo do FGTS.  

A dica é aproveitar o período de testes do FGTS Digital, que segue até 11 de novembro, para fazer as correções, avaliações e comparações necessárias. 

Base de cálculo da indenização compensatória do FGTS  

No escopo do FGTS digital, apenas a base de cálculo da indenização compensatória do FGTS (multa do FGTS de 40% ou 20%) será informada no sistema. 

MEI e Segurado Especial  

Com o FGTS digital, esses empregadores continuarão recolhendo o FGTS juntamente com o DAE mensal gerado pelo eSocial. A única diferença é que o FGTS Rescisório será recolhido pelo FGTS Digital, em substituição à GRRF gerada pelo Conectividade Social.  

Dessa forma, se o MEI ou o SE desligar um profissional por um motivo que gere direito ao saque do FGTS, é importante registrar a rescisão no eSocial e acessar o FGTS Digital para gerar a guia com os valores de FGTS incidentes sobre o mês da rescisão, 13º proporcional, aviso prévio indenizado e a multa do FGTS (40% ou 20%).  

Vale lembrar ainda que, no mês do desligamento, os empregadores ainda devem emitir o DAE no eSocial para recolhimento da contribuição previdenciária (INSS). 

Empregador Doméstico 

O recolhimento permanece sendo feito pelo FGTS mensal e rescisório usando a guia DAE gerada pelo eSocial. O empregador doméstico pode utilizar o FGTS Digital futuramente, se quiser parcelar débitos do FGTS. Como essa funcionalidade não está implementada, caso queira realizar um parcelamento, é preciso buscar atendimento em um dos canais de contato da CAIXA. 

 FGTS Digital: atenção ao período de testes 

Os testes no FGTS Digital já começaram. O ambiente de Produção Limitada a previsão é ficar disponível até o dia 10 de novembro de 2023. Por isso, o ideal é que o departamento de RH se concentre em ajustar os processos internos, neste período de testes. Assim, a empresa estará pronta para se adequar ao FGTS Digital, que passa a operar em janeiro de 2024. 

FGTS digital: acompanhe o cronograma de implantação! 

O cronograma de implantação do FGTS Digital já foi apresentado e prevê uma fase de testes, que dá aos times de RH a chance de conhecer o sistema e construir um novo fluxo de trabalho, para garantir aderência ao novo sistema de recolhimento do FGTS digital. Confira como ficou: 

Como vimos até aqui, o FGTS digital está em fase de testes. Esse é o momento de reunir o time de RH para estudar o novo sistema, os requisitos e pensar em como aderir à nova sistemática de recolhimento com sucesso. 

A Senior está acompanhando de perto esse processo. Nossas soluções estão sendo redesenhadas para atender às exigências do FGTS digital. Se você quer garantir tranquilidade e eficiência na rotina de inspeção do trabalho e recolhimento do FGTS digital, conte a com a nossa excelência em compliance com a legislação trabalhista.  

Para se aprofundar ainda mais no tema, assista também a Jornada do FGTS Digital da Senior, uma série de 3 vídeos com especialistas abordando temas estratégicos para o RH. Clique aqui para assistir as gravações.  

Além de ficar em dia com as exigências legais, conheça aqui tudo o que a Plataforma Senior HCM oferece à sua gestão de pessoas.  

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Fonte: Senior Sistemas

Fazer admissões e demissões, gerenciar os benefícios e organizar as rotinas de trabalho são apenas algumas das atividades do departamento pessoal (DP). Para lidar com as tantas demandas burocráticas, os profissionais precisam conhecer em profundidade as diretrizes e exigências das leis e obrigações trabalhistas e previdenciárias. 

Diferente do setor de Recursos Humanos, que trabalha para promover as relações entre os colaboradores, intermediar conflitos e gerenciar talentos, o DP é focado na parte administrativa. 

Quer saber quais são as principais atividades do departamento pessoal? 

Aproveite o conteúdo!

Departamento pessoal: qual a importância do setor?

Antes de conhecer as rotinas do DP, é preciso entender qual sua função e importância nas organizações.

De forma geral, o departamento pessoal tem como foco cuidar dos processos burocráticos relacionados aos profissionais que fazem parte da empresa. 

O principal objetivo do setor é garantir que a organização mantenha conformidade com as legislações trabalhistas. Em síntese, o DP funciona como uma base de dados da empresa. Por isso, gestores e colaboradores recorrem ao setor para conseguir informações sobre:

• Andamento de admissões e demissões;
• Períodos estabelecidos para licenças;
• Agendamento de férias;
• Registros do controle de ponto dos profissionais;
• Informações sobre alterações salariais.

O DP fica encarregado, também, de manter o compliance da empresa com o regime CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), garantindo os pagamentos mensais correspondentes ao FGTS e INSS dos colaboradores. 

Quais são as rotinas do departamento pessoal?

Como já mencionamos, o DP precisa lidar com uma série de atividades. A seguir, listamos as principais rotinas do departamento pessoal.

1. Participar dos processos de admissão

A atração e retenção de novos talentos é uma tarefa do RH, porém o DP também participa dessa atividade. Isso porque a abertura de novas vagas e todo o processo de seleção envolvem questões burocráticas, como descrição da vaga, definição de salário e dos pré-requisitos para a função.

Após a seleção do candidato, o DP também trabalha assumindo as atividades burocráticas, como elaboração dos contratos e solicitação dos documentos necessários para formalizar a admissão do novo colaborador. Além disso, o departamento pede os exames admissionais, auxilia na abertura de conta-salário e no registro do profissional na folha ponto.

2. Oficializar as demissões e desligamentos

Além da admissão, o departamento de pessoal também atua no processo de desligamento do colaborador. Nesse caso, a tarefa é reunir a documentação necessária para dar baixa no contrato em vigência do profissional, conforme exige a lei.

Cabe ao DP calcular os valores rescisórios do colaborador, redigir e solicitar a assinatura do termo de rescisão e preparar uma guia de seguro-desemprego, caso o profissional tenha direito. É preciso, também, estabelecer o prazo de aviso-prévio, bem como calcular e programar o pagamento das verbas rescisórias.

3. Fazer a gestão da folha de pagamento

Conhecida também como holerite, a folha de pagamento contém todos os dados referentes à jornada de trabalho do colaborador, incluindo horas extras e faltas, e aos pagamentos de benefícios (FGTS, INSS, etc).

No documento, devem ser descritos todos os bônus e descontos efetuados pela empresa, como, por exemplo, desconto de vale-transporte, vale-alimentação, remuneração pelas horas extras, entre outros.

4. Garantir o controle de horários

As leis trabalhistas determinam que o colaborador pode ter uma jornada de trabalho de, no máximo, 44 horas semanais, adaptadas em turnos de revezamento e por escalas. O trabalhador pode exercer, no máximo, 2 horas a mais dessa carga, contanto que receba uma remuneração por isso, ou que conte como banco de horas.

É função do departamento pessoal fazer o controle ponto dos profissionais da empresa, já que os dados contidos nele orientam o cálculo e o pagamento de horas dos colaboradores. 

Sendo assim, na hora de fechar as folhas de pagamento, a remuneração extra deve ser contabilizada a partir da apuração do controle ponto. Caso o trabalhador e a empresa optem, em comum acordo, pelo banco de horas, os dias de folga devem ser definidos.

5. Apoiar os setores no planejamento de férias

É o DP que controla, organiza e planeja os períodos de férias dos colaboradores da organização. O setor analisa se as datas pretendidas atendem às demandas do profissional, bem como as necessidades da empresa.

O calendário de férias deve ser planejado a fim de evitar baixas pesadas para as equipes. Por exemplo, o setor jurídico possui 5 integrantes, três deles têm férias a vencer no mesmo mês. O DP sabe que, se os três se afastarem no mesmo período, o setor terá seu trabalho comprometido, e agora?

Bom, o departamento pessoal já tem as informações sobre as férias a vencer com meses de antecedência. Sendo assim, é preciso planejar os períodos de descanso para que todos consigam usufruir suas férias, sem prejudicar o fluxo de trabalho do setor.

Dessa forma, a liberação das férias deve ser feita antes do término do segundo período aquisitivo dos três colaboradores – conforme exige a legislação. Assim, todos terão suas licenças garantidas e o setor não sofrerá uma forte baixa.

6. Manter o compliance trabalhista

Como vimos, a empresa deve manter o compliance com as leis vigentes na CLT, a fim de evitar processos trabalhistas. Dessa forma, o departamento pessoal deve estar por dentro do que exige a lei, realizando os envios de dados solicitados por meio do eSocial.

Outro ponto importante é garantir o pagamento das taxas trabalhistas, como a contribuição do FGTS e INSS. Manter os encargos quitados é fundamental para evitar dores de cabeça e problemas legais no futuro.

Aprenda a organizar as rotinas do departamento pessoal em 5 passos

As rotinas do departamento pessoal devem seguir uma série de regras, a fim de evitar eventuais processos trabalhistas, que podem gerar altas multas. Para que isso não aconteça, é preciso organizar o fluxo de processos do setor com muita atenção. Confira algumas dicas que podem ajudar:

1. Defina as metas

Planejamento é a base de sucesso para qualquer setor, e com o departamento pessoal não poderia ser diferente. Ou seja, quanto mais organizado o escopo de trabalho, mais fácil será a tomada de decisões.

Crie um calendário com as atividades, as obrigações do setor e seus prazos, como:

• Tratamento e gestão do controle-ponto;
• Dia fechamento das folhas de pagamento;
• Recolhimento do FGTS;
• Pagamento de benefícios, 
• Entre outros.

Lembre-se: com as mudanças no eSocial, os envios de algumas informações trabalhistas mudaram, como a solicitação de arquivos mensais: SEFID, CAGED, RAIS, DIRF, entre outros. Agora, com a plataforma do governo, a transmissão dos eventos ocorre de forma muito mais rápida e simples.

2. Fortaleça a comunicação com outros setores

Estabelecer um bom diálogo entre o DP e outros setores da empresa é importante, pois facilita o recebimento de solicitações, atendimento de demandas e auxilia na organização de dados sobre os colaboradores.

Vale ressaltar que a comunicação entre os departamentos pode envolver informações sensíveis ou urgentes. Nesse sentido, o cuidado deve ser redobrado, já que os setores lidam, muitas vezes, com dados pessoais de colaboradores. Portanto, adote um sistema interno que permita definir o acesso para cada usuário.

3. Automatize processos

A transformação digital possibilitou diversos avanços para diferentes setores. Com o uso da tecnologia, o DP pode se tornar mais produtivo!

Por meio da admissão digital da Colabbe, o departamento pessoal pode realizar o registro do profissional e digitalizar seus documentos de forma muito mais prática, concluindo a contratação no mesmo dia. 

E mais: com o suporte do HCM da Senior, é possível contar com a tecnologia na hora de garantir o compliance com as leis trabalhistas. A plataforma planeja de maneira automática as férias dos profissionais, centraliza as informações dos trabalhadores, auxilia na gestão dos benefícios pagos pela empresa, e facilita uma série de outras tarefas. Além disso, a solução  permite a integração ao eSocial, facilitando o envio dos eventos.

5. Use o controle ponto eletrônico

Adotar um sistema de controle ponto eletrônico facilita (e muito) as atividades do setor. Isso porque a contabilidade e o cálculo das horas trabalhadas pelos profissionais são feitos de forma automática. 

O sistema poupa um bom tempo para o DP. Já pensou contabilizar manualmente as horas de 50 profissionais? Daria um baita trabalho, não é mesmo? Ao implantar um sistema de ponto eletrônico, o setor ganha produtividade e mais: a certeza de que os colaboradores irão registrar sua carga de trabalho.

6. Saiba distribuir as funções no departamento pessoal

Conheça o próprio departamento pessoal e saiba como potencializar o seu desempenho. É importante focar em contratações assertivas para o setor. Por isso, conte com profissionais que possuam treinamentos e habilidades específicas.

Dessa forma, é possível redistribuir as atividades, em vez de centralizá-las, proporcionando muito mais produtividade e agilidade ao DP. Ou seja, o líder do setor pode dividi-las com base em estratégias específicas, separando-as por categorias, como:

• Recrutamento e seleção;
• Planos de formação e carreira;
• Gerenciamento de benefícios.

Nesse sentido, as tarefas podem ser distribuídas, e o líder do setor terá a certeza que os profissionais darão conta do recado, sem gerar sobrecarga para o time. 

Departamento pessoal: potencialize o desempenho do setor 

Como vimos até aqui, o departamento pessoal tem um papel estratégico nas organizações, já que, além de lidar com as atividades burocráticas, auxilia a manter o compliance com a legislação trabalhista. Dessa forma, a empresa garante a satisfação dos colaboradores, bem como a conformidade com as exigências dos órgãos regulatórios.

Para descomplicar as atividades burocráticas e morosas do DP, sua empresa pode ter a tecnologia como aliada. 

Conheça o Sistema de Gestão de Pessoas HCM da Senior, que otimiza o fluxo de trabalho do seu RH de ponta a ponta e se integra facilmente a outros sistemas. A solução completa atende mais de 8,6 milhões de vidas gerenciadas em toda América Latina.

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Fonte: Senior Sistemas

Recentemente, o e-Social, EFD-Reinf e a declaração DCTFWeb passaram por mudanças importantes. Na prática, diversas obrigações acessórias foram substituídas, alterando a forma de entrega das escriturações digitais. 

Com os novos recursos, implantados pelo Governo Federal, o objetivo é facilitar a prestação de contas perante o fisco. Dessa maneira, o trabalho do setor de Recursos Humanos das empresas tende a se tornar mais simples. 

Nesse escopo de mudanças, a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (GRFGTS) é uma das novidades. 

Conheça a proposta deste novo recurso e saiba como ele funciona. Continue lendo o artigo! 

O que é GRFGTS?

A nova guia é resultado da unificação das antigas GRF (Guia Recolhimento FGTS) e GRRF (Guia Recolhimento Rescisório FGTS). 

Comumente chamada de GRFGTS, a nova guia simplifica o trabalho do setor de RH. Isso porque unifica as informações prestadas pela empresa ao governo, facilitando o recolhimento de dados e o controle sobre eles.

Com a GRFGTS, é possível usar apenas uma guia tanto para o recolhimento mensal do benefício e também para o rescisório. Assim, no momento da rescisão contratual com o trabalhador, o cálculo é feito de forma automática, facilitando o trabalho do RH. 

A nova guia é gerada pela Caixa Econômica Federal e tem como base as informações enviadas pela empresa por meio do e-Social. O processo de emissão acontece automaticamente no sistema. 

Além disso, a GRFGTS acompanha as novas regras do SPED Fiscal, e possui as seguintes modalidades:

• Regular: gerada mensalmente, tomando como base as informações que o empregador declara sobre o trabalhador;
• Rescisória: gerada quando o profissional é desligado da empresa. Nesse caso, é calculada uma multa pela rescisão contratual.

A guia regular é atualizada automaticamente, a partir dos dados informados, já a guia rescisória deve ser solicitada pelos trabalhadores pela internet.

Onde emitir a GRFGTS?

Para acessar as informações do FGTS é necessário ter uma Certificação Digital ICP, emitida pela Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP Brasil. O processo deve seguir os termos da MP 2.220-2, de 24 de agosto de 2001. 

O certificado pode ser do tipo A1 ou A3, usado para garantir a autenticidade aos atos praticados com seu uso. As funcionalidades digitais estão disponíveis nos seguintes endereços: 

Online: 

• Ambiente Restrito: www.conectividadesocialrestrito.caixa.gov.br 
• Ambiente Produção: www.conectividadesocial.caixa.gov.br 

Caso o acesso seja feito pelo empregador, o certificado é solicitado primeiro, e o acesso se dá pelos seguintes endereços:

Web service: 

• Ambiente Restrito: www.wsrestrito.caixa.gov.br/siies/WsSolicitacao 
• Ambiente  Produção: www.integraempresa.caixa.gov.br/siies/WsSolicitacao 

A partir desse acesso é possível transmitir, consultar e solicitar informações do FGTS vinculadas à empresa e as demais filiais vinculadas ao CNPJ.

Como já mencionamos, a guia é gerada de forma automática, por meio das informações prestadas pelo empregador ao eSocial. Com isso, o FGTS utiliza os eventos de tabela, cadastro de vínculo e remuneração do trabalhador para apuração dos valores devidos.

Dessa maneira, o empregador pode definir a geração da GRFGTS usando três funções diferentes: 

• Consolidada: gerada uma única guia para toda a empresa (CNPJ Básico com 8 posições), abrangendo todos os estabelecimentos, lotações tributárias e todos os trabalhadores da empresa;
• Por Estabelecimento: gera uma guia para cada estabelecimento da empresa (CNPJ com 14 posições) com a lista dos trabalhadores cuja remuneração foi informada para este estabelecimento; 
• Por Lotação Tributária: gera uma guia para cada lotação tributária em que consta todos os trabalhadores com informação de remuneração para a lotação, sem considerar o estabelecimento (CNPJ com 14 posições);

A GRFGTS Regular pode ser gerada a qualquer momento, mas nesse caso é preciso que ao menos um trabalhador esteja com a remuneração na competência informada (evento “S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previd. Social”)

Esta guia pode ser gerada nas seguintes situações:

• Automaticamente: a partir do envio do evento S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos;
• A qualquer tempo: mediante solicitação do empregador por meio de Folha de Pagamento (via webservice) ou por meio de transação online (Internet);
• Automaticamente em D-2: menos dois dias úteis antes do prazo de vencimento da GRFGTS, caso não haja o envio de evento de fechamento nem solicitação do empregador contemplando todos os trabalhadores ativos na competência.

É possível acessar o sistema do GRFGTS pelo seguinte site: <www.conectividadesocialrestrito.caixa.gov.br>

Na página de login, é preciso informar o certificado digital da empresa e acessar o menu do empregador. Feito isso, basta seguir o passo a passo:

Menu do empregador > Trabalhador > inscrição (onde a consulta por trabalhador pode ser realizada por nome ou função)

Ao consultar um colaborador específico, irá aparecer os dados dele, como afastamentos e remuneração, extraídos do e-Social. Já para emitir essa guia é preciso fazer o seguinte caminho.

Menu do empregador > Arrecadação > Gerar Guias > Regular ou Rescisória (valor base para fins rescisórios)

Caso o empregador encerre o contrato com o colaborador, a guia irá dar todas as informações de valores a serem pagos. Ou seja, o processo de desligamento se torna mais simples e prático o processo, já que o cálculo é feito automaticamente.

Para gerar os relatórios, é só clicar em Menu empregador > Relatórios. 

Quando entra em vigor?

Prevista para entrar em vigor em 2019, para os grupos 1 e 2 do e-Social, a nova guia GRFGTS foi adiada por um período indeterminado. 

Com isso, todos os grupos de e-Social devem continuar usando a GRF para recolhimento mensal e a GRRF para fins rescisórios. Essa mudança se deu devido à implantação do novo e-Social simplificado.

A rotina de um RH é muito exigente. São diversos processos para gerenciar e as mudanças na legislação trabalhista tornam a gestão ainda mais desafiadora. Aqui no blog da Senior, você pode acompanhar todas as novidades. Estamos sempre produzindo conteúdo de valor pra você. 

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Fonte: Senior Sistemas

eSocial é um projeto do Governo Federal que busca unificar e simplificar a entrega de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de todo o Brasil. Desta forma, quando as empresas comunicam o Governo através do novo sistema de registro, todas as informações dos trabalhadores ficam armazenadas em um Ambiente Nacional Virtual, garantindo padronização. Saiba mais sobre o eSocial. 

É necessário esclarecer: o eSocial, sozinho, não resulta em multas para as empresas porque não muda a legislação. Porém, a obrigatoriedade aumentará o risco de penalizações, já que o processo de fiscalização será simplificado e todas as informações ficarão concentradas na plataforma do governo. Ou seja, ela faz com que a lei se cumpra muito mais rapidamente do que antes e, para evitar multas, é necessário ficar atento aos prazos, já que as empresas terão menos tempo para enviar dados ao Fisco. Além disso, é preciso muito cuidado e atenção na hora de enviar os dados.

Para as empresas que já estão em compliance, os impactos são bem menores e seguindo o processo de forma adequada, não haverá penalizações. Já as empresas que não estão de acordo com a legislação ou costumam atrasar o envio de dados, será necessário cuidado redobrado.

Além disso, algumas empresas podem ter mais dificuldades que outras mesmo estando em dia com a legislação. Isso porque o volume e intensidade da circulação de informações nas empresas pode variar, dependendo do grau de risco/rotatividade de colaboradores. Nesses casos, é necessário estar ainda mais atento aos processos e planejar a execução das especificidades com cuidado. Todo esse processo de adequação pode ser simplificado com um sistema especializado para Gestão de Pessoas, como o HCM da Senior.

E se eu perder o prazo do eSocial?

Se uma empresa perder os prazos para adequação, estará passível a multas e a observações na Receita Federal. Por isso, é importante realizar a mudança de cultura e de processos o mais rápido possível.

Confira 7 multas decorrentes da falta de repasse de informações:

Alterações de contrato e cadastros de dados

Com as etapas de saneamento cadastral do eSocial, é importante que as informações dos empregados estejam sempre atualizadas durante o período em que existe vínculo empregatício. Desde o número do CPF do colaborador, até seu endereço e sobrenome de casado, por exemplo – todos os dados cadastrais precisam estar corretos no sistema. A multa é de R$600 por empregado.

Acidentes de trabalho

Quando, infelizmente, acontece um acidente de trabalho, é preciso emitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). O prazo do envio da CAT no eSocial é o mesmo: até o primeiro dia útil seguinte ao acontecimento ou imediatamente em caso de morte. As multas por atraso ou falta de comunicação variam de acordo com o salário de contribuição e, caso o atraso se repita, a multa pode ser dobrada.

Admissões não informadas

Antes do eSocial, a empresa tinha até o sétimo dia do mês seguinte para comunicar a admissão de um colaborador e as informações eram enviadas através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Com a obrigatoriedade, os dados passam a ser enviados, pelo novo sistema, no máximo até um dia antes do empregado começar seu trabalho na empresa.

Caso o setor de Recursos Humanos não informe a admissão no tempo esperado, terá de pagar multas de R$ 3.000 a R$ 6.000, e ainda, R$ 800 a cada empregado não registrado no caso de micro ou pequena empresa.

Férias

Não comunicar férias de empregados pode gerar multas de R$ 170,00 (por férias não comunicadas). Saiba mais sobre férias. 

Folha de pagamento

Empresas que falharem em cumprir com o sistema e não enviarem documentos de acordo com os novos parâmetros poderão ser penalizadas a partir de R$ 1.812,87. É necessário rever e automatizar processos para reduzir chances de multas.

FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) também fará parte do eSocial: ao não realizar o depósito, deixar de computar a parcela de remuneração ou perderem prazos de pagamento, empresas deverão pagar multas que variam de R$ 10,64 e R$ 106,41 por empregado, sendo cobrada em dobro em caso de reincidência.

Exames médicos

Em momentos de admissão, retorno, mudança de função e demissão, é preciso realizar exames em cada colaborador para obter o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). A não realização destes exames sujeita a empresa a multas determinadas por um fiscal de trabalho e que ficam entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.

Sua empresa está preparada para o eSocial?

Com foco em ampliar a base de arrecadação dos tributos e melhorar a distribuição de cargas tributárias, a qualificação cadastral para eSocial se torna um assunto importantíssimo para compliance em 2018 e 2019.

Mesmo nesta situação, apenas 4,4% das companhias do país implementaram o eSocial para empresas e 42% ainda não começaram o processo, segundo levantamento da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon).

Ainda tem dúvidas sobre o eSocial?

A Senior é especialista no assunto e preparou materiais completos para responder às principais questões sobre o eSocial.Saiba como adequar a sua empresa de forma simplificada e fique por dentro de todos os detalhes.

Fonte: Senior Sistemas

Prorrogado início da obrigatoriedade da nova guia do FGTS. Foi alterada a data de obrigatoriedade do uso da nova guia de recolhimento mensal e rescisório do FGTS durante período de adaptação ao eSocial.

“As empresas do primeiro grupo do eSocial devem utilizar a nova guia do FGTS, a GRFGTS, a partir da competência fevereiro/2019 (vencimento em 7/3/2019). Desta forma, essas empresas poderão continuar utilizando as guias GRF e GRRF para recolhimentos Mensais e Rescisórios do FGTS até janeiro de 2019”, detalhou a especialista em eSocial da WK, Raquel Mueller.

A Circular nº 832, de 30 de outubro de 2018, dispõe sobre os procedimentos pertinentes à geração e arrecadação da guia de recolhimento mensal e rescisório do FGTS durante período de adaptação à obrigatoriedade à prestação de informações pelo eSocial.

1 Divulga orientações referentes à fase de convivência relacionada à transmissão dos eventos ao eSocial, que trata a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02, de 30/08/2017 e suas alterações, bem como o atual modelo operacional do FGTS, assim como, consequente, aos prazos relativos aos procedimentos administrativo-operacionais a serem observados pelos agentes financeiros e empregadores integrantes do sistema do FGTS.

1.1 Para tanto, observados os procedimentos contidos no “Manual de Orientação ao Empregador – Recolhimentos Mensais e Rescisórios ao FGTS e das Contribuições Sociais”, divulgado no site da CAIXA, poderá o empregador, até a competência janeiro/2019, efetuar o recolhimento pela GRF, emitida pelo SEFIP.

1.2 As guias referentes aos recolhimentos rescisórios – GRRF – poderão ser utilizadas pelos empregadores para aqueles desligamentos de contratos de trabalho ocorridos até 31 de janeiro de 2019.

1.3 Os empregadores de que trata a presente Circular são aqueles caracterizados no inciso I, do artigo 2º da Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02, de 30/08/2017.

2 Esta Circular CAIXA entra em vigor na data de sua publicação e revoga a Circular CAIXA nº 818, de 30 de julho de 2018.

Fonte: Portal eSocial

FAQ eSocial

Aproveite nossa FAQ com 32 perguntas e respostas com base nas principais dúvidas de profissionais de RH de todo o Brasil

Soluções WK 

A WK dispõe de soluções que simplificam o eSocial. Clientes do software Radar Folha, tem a possibilidade de verificar as inconsistências, sem custo adicional, por meio do Auditor, validando os eventos da carga inicial e identificando as inconsistências cadastrais dos eventos iniciais e de tabela.

Fonte: WK