A resolução Nº 59/21 da CVM, que entrou em vigor em janeiro deste ano,  definiu a obrigatoriedade por partes das empresas listadas brasileiras a reportarem e justificarem determinadas métricas ESG; e ampliou a exigência de divulgação de informação sobre os aspectos ESG. A tecnologia é uma aliada do ESG, aprimorando iniciativas de sustentabilidade desde grandes empresas de capital aberto, até pequenos e médios negócios, bem como contribuindo para a comprovação das métricas de sustentabilidade do negócio.

Gestão transparente é aliada do ESG

O uso da tecnologia de gestão Enterprise Resource Planning (ERP) vem crescendo no Brasil e, conforme o porte da empresa, os sistemas integrados são ainda mais utilizados. É o que revela a “Pesquisa do Uso de TI”, realizada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).

Entre as empresas de serviços, 84% responderam que utilizam o ERP em sua operação e gestão; entre as empresas de grande porte, o percentual é de 96%. O uso do sistema integrado de gestão é um aliado estratégico nas práticas de ESG, aponta Odair Behnke, gestor de Operações com o Mercado da WK, empresa catarinense referência em ERP.

“Com soluções inteligentes de ERP, como o WK Radar, as empresas podem fazer um acompanhamento dos aspectos relacionados à governança, um dos pilares do ESG. O sistema de gestão contribui ainda para o compliance fiscal, seguindo as normas internacionais de relatórios financeiros (IFRS) e o acompanhamento das metas econômico-financeiras de maneira integrada à operação”, destaca.

ERP integrado ao GED

O especialista aponta ainda que o uso de ERPs integrados com sistema de gestão de Eletrônica de Documentos Físicos e Digitais (GED) reduzem também os impactos ambientais de empresas.

“Migrar os documentos para a nuvem é uma tendência, um passo rumo à transformação digital do negócio que, além de reduzir o consumo de papel – em alguns casos até zerando 100% as impressões -,  proporciona economia com custos de papel, uso de impressoras, manutenção desses equipamentos e armazenamento de documentos, entre outros. Além disso, melhora a eficiência na gestão de dados e documentos”, aponta.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: WK.

Nele, temos dois objetivos. O primeiro é mostrar que existem os cibercriminosos, que roubam e/ou sequestram informações das empresas em troca de retorno financeiro. Se não recebem o que querem, divulgam os dados, prejudicando o negócio.

E o segundo é apresentar uma solução para lidar com esse problema. Afinal, não basta apenas que uma lei seja aprovada e entre em vigor, é preciso que os agentes que vão lidar com a legislação e com os dados tenham as ferramentas corretas para ajudá-los, não é mesmo?

Para acessar o e-book completo, é só clicar na imagem abaixo e fazer o download gratuito. Mas antes, confira com a gente um apanhado geral do que você vai encontrar no material!

Um resumo sobre a LGPD

Bom, no primeiro capítulo, para entrarmos no clima do assunto, fazemos um breve resumo sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Nesta parte, explicamos seu principal objetivo, quais atividades ela regulamenta e a quem se aplica. Também esclarecemos quais são os prazos que as empresas ainda têm para se adequarem, pois, apesar de a LGPD já estar em vigor, as penalidades só começam a ser aplicadas em 2021.

Falando em penalidades, no e-book você encontra a lista completa do que uma empresa pode sofrer caso desrespeite as novas regras impostas, como o uso ou a divulgação de uma informação sem a expressa vontade do titular do dado. Toda atenção é necessária para fazer o certo, uma vez que quem não cumprir o que está estabelecido pode ser multado em até R$ 50 milhões.

E como sempre fazemos, também deixamos um checklist com o que você precisa para fazer a adequação da sua empresa à LGPD, que começa basicamente por elaborar um pedido de autorização para fazer o tratamento de dados dos usuários e clientes.

Do que trata a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Na sequência, o capítulo dois também trata de um assunto que já falamos algumas vezes aqui no blog: a Gestão Eletrônica de Documentos. Nele, explicamos como a GED auxilia na automatização da gestão de todos os arquivos de uma empresa, tanto os físicos quanto os digitais.

Além de mostrar como esses arquivos devem ser armazenados, controlados, consultados e compartilhados, também explicamos, passo a passo, como digitalizá-los da forma correta quando necessário. E, claro, lembramos ainda que a GED engloba o gerenciamento e as modificações nas edições, que devem sempre ter mecanismos de controle de acesso e monitoramento de alterações.

Como se proteger do sequestro de dados na LGPD

Na última parte do nosso material, mostramos como um sistema de GED pode ajudar a proteger o seu negócio contra o sequestro de dados na LGPD. Se a principal preocupação de uma empresa é guardar as informações para que elas não sejam divulgadas sem permissão, pode ter certeza que é justamente nesse ponto que os hackers vão atuar.

Com alguns exemplos que já aconteceram no Brasil e ao redor do mundo, você vai ver que os cibercriminosos já estão agindo e, ao que tudo indica, não estão de brincadeira. Também vai entender um pouco melhor como esses ladrões digitais atuam e como acredita-se que eles vão passar a agir com a rigidez da nova lei.

E como para todo problema há uma solução, também apresentamos uma forma de frear o ímpeto dos criminosos. Ou melhor, mostramos uma solução que ajuda você a proteger os dados para que eles não consigam ter acesso ou, mesmo que tenham, não possam usá-los para fins ilícitos. Estamos falando do sistema de GED da WK.

Ele é formado por um conjunto completo de ferramentas para a gestão eletrônica de documentos. Além de fazer uma ampla integração entre processos, controles, cadastros e relatórios do WK Radar, também da WK, ainda pode ser usado por outros tipos de documentos, integrados ou não a outros sistemas.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: WK

A importância dos dados para a indústria

Os dados, de maneira geral, devem ser encarados pela indústria como matéria-prima essencial para a tomada de decisão num cenário em que a imensa quantidade de informação disponível permite que a concepção dos produtos, o design, os testes com novos materiais, os protótipos, a arquitetura da fábrica, a organização da linha de produção, o estoque e o manual dos equipamentos estejam todos conectados.

Além disso, o tratamento de dados em aplicações de Internet das Coisas e nas novas tecnologias da Indústria 4.0 tem contribuído com o aumento da produtividade, com a redução dos custos de operação e com o aumento da segurança do trabalhador. Diante de tudo isso, conservar e trabalhar da forma correta os dados se torna fundamental.

Mas fica a pergunta: quando as indústrias devem se adequar à LGPD? Afinal, este é um segmento que lida mais com informações corporativas do que com dados pessoais, uma vez que a maioria de suas transações comerciais ocorrem de empresa para empresa. Bom, para responder essa primeira pergunta com assertividade, é interessante que outras questões sejam analisadas antes. São elas:

• A sua indústria coleta dados de clientes para envio de ações promocionais ou de negócios?
• A sua indústria coleta dados por meio de sites e aplicativos para vender produtos ou serviços?
• A sua indústria analisa o comportamento dos clientes para sugerir conteúdo específico?
• A sua indústria mantém dados de colaboradores e os utiliza para pagamento de salário?
• A sua indústria terceiriza a coleta, o armazenamento e o tratamento de dados pessoais?

São questões bastante simples de responder, certo? Então, se você obteve ao menos um sim para qualquer uma das perguntas, isso significa que a sua indústria vai precisar se adequar às novas regras da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

Indústria e LGPD: como se adequar

Agora que você está ciente da necessidade de adequar a sua empresa à LGPD, é hora de entender a melhor forma de fazer isso. Com o objetivo de auxiliar as indústrias na adequação à lei, a Confederação Nacional da Indústria (CNI) lançou uma cartilha na qual explica em detalhes a nova legislação e também dá orientações sobre a melhor abordagem para uma adequação assertiva.

Confira o passo a passo sugerido pela CNI:

1. Analisar de que forma a indústria é impactada pela LGPD:
   1. Como, por que e quais categorias de dados pessoais são tratadas pela companhia;
   2. Analisar o ciclo de tratamento de dados pessoais, desde a coleta até o descarte, identificando a finalidade da utilização.
2. Examinar e documentar as bases legais para o tratamento de dados, para aqueles submetidos à LGPD.
3. Obter os consentimentos necessários, se for o caso.
4. Revisar e detalhar a política de privacidade, tornando públicos os seus termos aos interessados.
5. Definir e documentar as bases legais das transferências internacionais de dados, se for o caso.
6. Adaptar os canais de comunicação e a política e os processos internos destinados a atender os direitos dos titulares.
7. Designar o encarregado de proteção de dados (DPO).
8. Revisar os acordos e contratos da organização impactados pela LGPD.
9. Desenhar e implementar as medidas necessárias para garantir a segurança dos dados.
10. Implementar políticas e procedimentos para lidar com a ocorrência de eventuais incidentes.
11. Identificar os possíveis riscos no tratamento de dados, de modo que as medidas necessárias para reduzi-los sejam identificadas e implementadas.

É importante acrescentar que o processo de adequação exige a participação de uma equipe multidisciplinar, que conte com a participação de representantes das áreas jurídica, de negócios, tecnológica, de compliance e de processos. Também considerando que a indústria pode realizar o tratamento de grande volume de dados pessoais, é indicado que o processo de adequação envolva, de início, as áreas mais sensíveis do negócio, como aquelas que podem causar mais danos aos titulares.

Conte com a WK para colocar a sua indústria em compliance

Como vimos, os dados são estratégicos para o bom andamento de uma indústria. Mas não é só isso! Fazer todas as adequações necessárias à LGDP assegura ao negócio que não haverá nenhum impacto financeiro, pois ao estar em compliance com a lei, a empresa fica longe das multas e penalidades. Uma das formas de deixar tudo em dia é ter a tecnologia certa para fazer o armazenamento correto e ainda garantir total segurança aos dados.

Para isso, você pode contar com a WK, que tem um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) completo, com ferramentas para a gestão de documentos físicos e digitais, que pode funcionar de maneira integrada ao WK Radar, mas também de modo independente.

Por ser uma solução especialista, promove a otimização e a segurança de quaisquer tipos de documentos da empresa, seja qual for sua origem. Com a solução de GED da WK, a sua indústria passa a ter um maior controle sobre todos os arquivos.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: WK

Nele, temos dois objetivos. O primeiro é mostrar que existem os cibercriminosos, que roubam e/ou sequestram informações das empresas em troca de retorno financeiro. Se não recebem o que querem, divulgam os dados, prejudicando o negócio.

E o segundo é apresentar uma solução para lidar com esse problema. Afinal, não basta apenas que uma lei seja aprovada e entre em vigor, é preciso que os agentes que vão lidar com a legislação e com os dados tenham as ferramentas corretas para ajudá-los, não é mesmo?

Para acessar o e-book completo, é só clicar na imagem abaixo e fazer o download gratuito. Mas antes, confira com a gente um apanhado geral do que você vai encontrar no material!

Um resumo sobre a LGPD

Bom, no primeiro capítulo, para entrarmos no clima do assunto, fazemos um breve resumo sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Nesta parte, explicamos seu principal objetivo, quais atividades ela regulamenta e a quem se aplica. Também esclarecemos quais são os prazos que as empresas ainda têm para se adequarem, pois, apesar de a LGPD já estar em vigor, as penalidades só começam a ser aplicadas em 2021.

Falando em penalidades, no e-book você encontra a lista completa do que uma empresa pode sofrer caso desrespeite as novas regras impostas, como o uso ou a divulgação de uma informação sem a expressa vontade do titular do dado. Toda atenção é necessária para fazer o certo, uma vez que quem não cumprir o que está estabelecido pode ser multado em até R$ 50 milhões.

E como sempre fazemos, também deixamos um checklist com o que você precisa para fazer a adequação da sua empresa à LGPD, que começa basicamente por elaborar um pedido de autorização para fazer o tratamento de dados dos usuários e clientes.

Do que trata a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Na sequência, o capítulo dois também trata de um assunto que já falamos algumas vezes aqui no blog: a Gestão Eletrônica de Documentos. Nele, explicamos como a GED auxilia na automatização da gestão de todos os arquivos de uma empresa, tanto os físicos quanto os digitais.

Além de mostrar como esses arquivos devem ser armazenados, controlados, consultados e compartilhados, também explicamos, passo a passo, como digitalizá-los da forma correta quando necessário. E, claro, lembramos ainda que a GED engloba o gerenciamento e as modificações nas edições, que devem sempre ter mecanismos de controle de acesso e monitoramento de alterações.

Como se proteger do sequestro de dados na LGPD

Na última parte do nosso material, mostramos como um sistema de GED pode ajudar a proteger o seu negócio contra o sequestro de dados na LGPD. Se a principal preocupação de uma empresa é guardar as informações para que elas não sejam divulgadas sem permissão, pode ter certeza que é justamente nesse ponto que os hackers vão atuar.

Com alguns exemplos que já aconteceram no Brasil e ao redor do mundo, você vai ver que os cibercriminosos já estão agindo e, ao que tudo indica, não estão de brincadeira. Também vai entender um pouco melhor como esses ladrões digitais atuam e como acredita-se que eles vão passar a agir com a rigidez da nova lei.

E como para todo problema há uma solução, também apresentamos uma forma de frear o ímpeto dos criminosos. Ou melhor, mostramos uma solução que ajuda você a proteger os dados para que eles não consigam ter acesso ou, mesmo que tenham, não possam usá-los para fins ilícitos. Estamos falando do sistema de GED da WK.

Ele é formado por um conjunto completo de ferramentas para a gestão eletrônica de documentos. Além de fazer uma ampla integração entre processos, controles, cadastros e relatórios do WK Radar, também da WK, ainda pode ser usado por outros tipos de documentos, integrados ou não a outros sistemas.

Quer saber mais? Faça download do nosso e-book agora mesmo e confira mais detalhes sobre a nossa solução! Aproveite o conteúdo e, como você já sabe, conte sempre com a gente. A WK está aqui para facilitar, agilizar e tornar mais seguro o dia a dia da gestão da sua empresa!

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Fonte: WK

A tecnologia vem trazendo cada vez mais iniciativas para transformar os processos das empresas e deixar as rotinas de trabalho mais dinâmicas e otimizadas. Um exemplo claro desse tipo de solução GED, sigla de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que nada mais é do que a gestão de arquivos eletrônicos que fazem parte do patrimônio das empresas.

Atualmente, arquivos físicos já não fazem mais muito sentido. Além do desperdício excessivo de folhas, a probabilidade de desvio de informações importantes é muito grande quando utilizamos documentos impressos, sem contar no espaço físico necessário para armazenar esse tipo de arquivo. 

A tecnologia transformou a gestão documental e o GED é uma iniciativa inteligente e estratégica para a organização de documentos, com praticidade e eficácia, condensando as informações em formato digital e automatizando os processos burocráticos envolvidos na sua gestão.

Como funciona a GED?

O principal objetivo do gerenciamento de documentos eletrônicos – GED é deixá-los organizados para que as informações estejam disponíveis para as pessoas certas, na hora e local exatos. É fundamental preservar a integridade desse material para que as informações não se percam. Assim, com a GED, há uma garantia de que os arquivos poderão ser acessados sempre que for preciso. 

Um gerenciador eletrônico de documentos não só garante o armazenamento seguro das informações corporativas, mas também a rápida localização de qualquer arquivo, como fichas cadastrais, formulários, propostas comerciais, contratos, entre outros.

Grandes empresas que geram um volume considerável de transações diariamente, seja vendendo ou comprando, acabam gerando diversos registros a partir dessas relações. Contratos são assinados, documentos são compartilhados entre as partes e todo um fluxo comunicativo é estabelecido com base na integração de dados e documentos dos envolvidos. Por isso é tão importante que o ciclo de vida das informações seja integrado, seguro e automatizado.

As vantagens do GED

Abaixo, separamos alguns dos principais benefícios do GED para as empresas. Acompanhe! 

Acessibilidade em qualquer lugar

Com os documentos arquivados em nuvem, eles podem ser acessados pela internet de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, evitando problemas de esquecimento em reuniões importantes e tornando todas as atividades mais simples.

Redução de espaço de armazenamento

Através da Gestão Eletrônica de Documentos, a empresa não terá necessidade de um arquivo inativo com grande quantidade de documentos e pastas que, com a menor falta de cuidado, podem ficar desorganizadas. Além disso, com o GED é possível reduzir o uso de espaço, que se torna totalmente virtual, e não há risco de desorganização.

Produtividade

O simples fato de não haver necessidade de procurar documentos no arquivo inativo oferece maior produtividade e ganho de tempo.

Entre as vantagens do GED, está a funcionalidade na qual o sistema apresenta os arquivos necessários a um simples clique do mouse, permitindo maior facilidade na busca, inclusive com a utilização de palavras-chave, tornando-se assim forma mais eficiente de como organizar documentos de uma empresa.

Redução de custos

A Gestão Eletrônica de Documentos permite que a empresa reduza custos e gastos com impressão e arquivo de documentos que não são mais exigidos pela fiscalização ou por qualquer outra necessidade empresarial.

Outra vantagens do GED é que os arquivos necessários são impressos apenas sob demanda, em menor quantidade, oferecendo à empresa ganhou com a sustentabilidade, uma vez que haverá menor descarte de materiais no meio ambiente.

Conheça a Performance Corporativa

O ritmo acelerado da transformação digital está reformulando a dinâmica de competição global dos negócios. Assim, é preciso estar cada vez mais preparado para atender as exigências do mercado através de processos inteligentes, integrados a plataformas tecnológicas que o tornem mais ágeis e com maior visibilidade.

As soluções de Performance Corporativa aliadas a tecnologias de ponta, alavancam o seu negócio e aumentam a produtividade da sua empresa, adicionam agilidade na tomada de decisão e promovem redução considerável de custos operacionais.

Potencialize resultados com o GED da Senior

Gerencie o ciclo de vida dos documentos com toda a segurança, de forma colaborativa, social e digital. O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) permite uma gestão de documentos por meio de uma estratégia paperless.

Conectado ao BPM, o GED proporciona muito mais robustez e agilidade aos processos, já que faz o controle de acesso às informações, possibilitando que os documentos sejam auditados e gerenciados eletronicamente. Com isso, fica mais fácil atender a LGPD.

Facilite rotinas administrativas, controle processos, proteja informações, otimize espaço e aumente o potencial produtivo do seu negócio.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

Se ainda não leu nossos outros artigos, não tem problema, você pode acessá-los agora mesmo. Para acessar o texto sobre como adequar a empresa à LGPD, é só clicar aqui. Caso o seu objetivo seja saber mais sobre as penalidades, o conteúdo específico está neste link. Além disso, também fizemos um e-book bem completo, no qual explicamos o conceito da lei, suas inspirações e os desafios que as empresas vão precisar superar com a sua implantação.

Dito isso, vamos ao tema de hoje: a solução de GED para cumprir a LGPD.

Por que escolher uma solução de GED para cumprir a LGPD

Desde que surgiu, a gestão eletrônica de documentos, de forma geral, vem sendo usada como uma ferramenta para auxiliar no cumprimento dos processos de compliance, pois torna mais fácil e prático o controle de documentos físicos e digitais das empresas.

Com a GED, por exemplo, é possível localizar com rapidez os arquivos físicos que são guardados de acordo com uma codificação, como em uma biblioteca. Da mesma maneira, ela promove mais agilidade na pesquisa de documentos dentro de um sistema. Somado a isso, há a opção de arquivá-los de maneira criptografada em local seguro, impedindo o acesso de pessoas não autorizadas.

Enfim, uma solução de GED, quando escolhida junto a um fornecedor de confiança, pode ser a ferramenta ideal para uma empresa se adequar e conviver com a LGPD sem dores de cabeça. E a nossa indicação para você é a solução para GED desenvolvida pela WK.

Veja por que a solução da WK é a melhor opção para cumprir a LGPD

A solução para GED da WK possui um conjunto de ferramentas para a gestão eletrônica de documentos físicos e digitais, com ampla integração entre processos, controles, cadastros e relatórios do WK Radar para diversas áreas, como vendas, finanças e qualidade. Além disso, ela também pode ser usada por outros tipos de documentos juntamente com outros sistemas de gestão.

Por ser uma solução especialista, promove a otimização e a segurança de quaisquer tipos de documentos da empresa, independentemente de sua origem. Com ela, a empresa passa a ter um maior controle sobre esses arquivos, permitindo consultas com acesso rápido e seguro, seja pelo WK Radar por meio de um portal WEB, seja por ferramentas do próprio módulo de gestão eletrônica de documentos.

E não pense que os benefícios param por aí. A solução de GED da WK oferece para sua empresa uma gama enorme de facilidades e comodidades, que abrangem as mais diversas áreas, uma vez que a gestão de documentos é inerente a todos os setores. Porém, como aqui o assunto é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, destacamos os benefícios que são voltados exclusivamente para o seu cumprimento. Confira:

• Armazenamento criptografado dos documentos em local seguro, impedindo o acesso indevido por fora do Radar GED;
• Segurança de acesso por meio de permissões de usuário em quatro níveis: tipo de documento, processo, documento e filial;
• Controle de versionamento de documentos por usuários;
• Facilidade de backup dos documentos digitais devido à organização em um único local físico;
• Controle de acesso aos documentos por meio de senha do usuário, com data, hora e tipo de acesso;
• Monitoramento via WEB de visualizações e downloads de arquivos por usuários externos;
• Controle de acesso de usuários granular, no qual são atribuídas permissões bem específicas para cada tipo de usuário.

Com a solução de GED da WK, você garante segurança no armazenamento e na distribuição dos documentos da sua empresa e, consequentemente, dos seus clientes. E sabe o que é melhor? Assim como o WK Radar, essa solução é totalmente adaptável a empresas de todos os portes e segmentos.

Para saber mais sobre esta solução, acesse nosso site ou entre em contato com a nossa equipe! Temos sempre um especialista a postos para atendê-lo e tirar todas a suas dúvidas. Se preferir, deixe um comentário no espaço abaixo para continuarmos nossa conversa.

Atenção: importante!

Todas as mudanças causadas pela pandemia do Coronavírus atingiram também o prazo para a LGPD entrar em vigor. Já se sabe que não será mais em agosto de 2020, como foi amplamente anunciado. Há projetos de lei em votação na Câmara e no Senado cujo objetivo é definir as novas datas, que podem variar de janeiro de 2021 a janeiro de 2022. Por isso, fique atento ao nosso blog! Estamos acompanhando essa situação e assim que tivermos alguma novidade, publicaremos por aqui.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: WK

Essa é justamente a questão que vamos responder em nosso artigo, que vai ser bastante prático. Por isso, se você ainda tem dúvidas sobre a nova legislação, indicamos um e-book que preparamos especialmente sobre o assunto. Nele, apresentamos a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), por que ela foi criada, quais foram suas inspirações e também alguns desafios que as empresas vão enfrentar. É só clicar na imagem abaixo para fazer o download gratuito!

Bom, com tudo entendido sobre a legislação, agora podemos partir para a prática, certo? Então, vamos lá, que agosto é logo ali!

Como descobrir se a minha empresa precisa se adequar à LGPD

No mundo globalizado em que vivemos hoje, dificilmente alguma empresa vai escapar de ter que fazer alguma adaptação para ficar de acordo com a LGPD. Porém, para tirar qualquer dúvida, separamos 5 perguntas que vão ajudar você a saber se realmente precisa se preocupar com a nova lei. Leia atentamente e responda com sim ou não:

1. Sua empresa coleta dados de clientes para enviar promoções ou ações de negócios?
2. Sua empresa coleta informações por meio de sites e aplicativos para vender produtos ou serviços?
3. Sua empresa analisa o comportamento dos clientes para sugerir conteúdo específico?
4. Sua empresa mantém as informações de colaboradores armazenadas e as utiliza para pagamentos de salários?
5. Sua empresa terceiriza a coleta, armazenamento e/ou tratamento de dados pessoais de clientes ou funcionários?

Pois bem, se você respondeu sim a pelo menos uma das perguntas, sua empresa precisa se preparar para as novas exigências de forma eficiente e sustentável.

Como adequar a empresa à LGPD? Confira 4 passos

Fugir da legislação não é uma opção, certo? Como você pôde ver no e-book que indicamos, as penalidades são pesadas ― as multas podem chegar a R$ 50 milhões. E pode ter certeza de que a fiscalização será rigorosa. Sempre que uma nova lei entra em vigor, o governo aproveita para aumentar as receitas, especialmente em cima dos empresários que deixam tudo para a última hora.

Então, a melhor alternativa é não esperar e começar a se organizar agora mesmo! Para ajudar você nesse desafio, traçamos um caminho com 4 passos. Quer saber como adequar a empresa à LGPD. Siga com a gente:

1 – Faça um diagnóstico da atual situação dos dados

A primeira coisa a se fazer é ter um conhecimento amplo e claro da situação atual das informações. Para isso, realize o mapeamento de todos os dados armazenados: faça um inventário geral e verifique o fluxo das informações dentro da empresa, desde a coleta até o uso final.

Em paralelo ao levantamento, já aproveite para examinar se todos os dados estão em conformidade com a LGPD para o contexto do seu negócio. O ideal é contar com o auxílio de um perito no assunto, que pode ser do departamento jurídico ou de uma consultoria externa.

2 – Contrate um encarregado de dados

A lei tipifica três novos agentes de tratamento de dados: o controlador, o operador e o encarregado. O controlador e o operador têm responsabilidades diante da lei e, normalmente, aparecem como pessoa jurídica. Já o encarregado de dados, denominado DPO (Data Protection Officer), é a pessoa que todo negócio tem que ter, podendo ser interno ou terceirizado, pessoa física ou jurídica.

É ele quem tem a responsabilidade final dentro da empresa sobre qualquer dado pessoal que for processado, além da missão de fazer a ponte entre o controlador, o titular dos dados e a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD), que é o órgão regulador e fiscalizador dessa legislação.

3 – Estabeleça um programa de privacidade de dados

Uma vez que as informações que circulam pela sua empresa já estarão todas revisadas e adequadas à LGPD, aproveite o embalo para estabelecer um programa de privacidade de dados. Assim, você evita qualquer retrabalho e as penalidades previstas na lei.

Segundo a legislação, o programa deve conter medidas de segurança, tantos técnicas quanto administrativas, para proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas, como perda, alteração ou comunicação inadequada. E também um processo para informar à ANPD e ao titular dos dados sobre a ocorrência de algum problema e o que isso pode gerar.

4 – Implemente um programa de governança em privacidade

Junto ao programa de privacidade é importante formular regras de boas práticas e de governança que estabeleçam as condições de organização, o regime de funcionamento, os procedimentos, as normas de segurança, os padrões técnicos, as ações educativas, os mecanismos internos de supervisão e de mitigação de riscos e outros aspectos relacionados ao tratamento de dados pessoais.

Como todo bom manual de boas práticas e governança, ele deve ser documentado e arquivado dentro da empresa. E precisa ser do conhecimento de todos, para que ninguém aja ao contrário das regras impostas. Esse documento deve ser revisado e atualizado periodicamente ou conforme necessidade imposta pela lei.

Use a tecnologia disponível como apoio

Os recursos tecnológicos são a base de apoio para todo o processo de adequação e as empresas devem ter soluções aderentes à nova legislação, que entreguem aos clientes confiabilidade e segurança das informações, como as que são desenvolvidas pela WK.

Aqui, destacamos o Radar GED, que conta com um conjunto de funcionalidades para gestão eletrônica de documentos físicos e digitais e que pode ser integrado a outras soluções, atendendo negócios de todos os portes e segmentos. Entre seus diferenciais estão o armazenamento criptografado dos documentos em local seguro, controle de versionamento de arquivos por usuário e monitoramento via web de visualizações.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: WK

Como funciona o compliance

A palavra compliance tem origem no inglês comply, que significa agir em sintonia com as regras. Isso porque, na década de 1990, quando o termo surgiu, sua principal função era garantir que a empresa estivesse de acordo com o que diz a legislação. Isto é, o compliance servia exclusivamente para que a organização agisse em sintonia com regras aplicadas por órgãos externos.

No entanto, nas décadas seguintes, o papel do compliance foi ampliado e, hoje, essa prática não está relacionada apenas à adequação jurídica, mas também ao cumprimento de todos os procedimentos internos do negócio, como suas políticas e normas. Essa expansão das ações do compliance busca garantir mais eficiência nas operações e evitar desvios causados pela má conduta de profissionais.

Com isso, o compliance se tornou um conceito cada vez mais implementado nas empresas. Inclusive, a Lei nº 12.846/13, conhecida como Lei da Empresa Limpa, indica que organizações condenadas por atos contra a administração pública podem ter a multa reduzida com a implantação de um programa de compliance, medida tomada após os escândalos de corrupção na década de 2010.

De acordo com a Pesquisa de Maturidade do Compliance, publicada pela KPMG, 54% das empresas em que trabalham os entrevistados contam com a área de compliance há pelo menos três anos. E 59% dos profissionais disseram que suas lideranças destacam, periodicamente, o quanto a governança e a cultura de compliance são fundamentais para o sucesso da estratégia do negócio.

Com isso, fica clara a importância que esse conceito tem para as empresas, deixando de ser apenas um diferencial para se tornar quase uma condição para manter a competitividade. Porém, para que o compliance cumpra o seu papel nas organizações, o controle das informações sobre todas as áreas é essencial e aí, como já dissemos, a tecnologia representa uma grande aliada.

A relação entre tecnologia e compliance

A parceria entre tecnologia e compliance ocorre de variadas formas na rotina empresarial. Entre os principais benefícios dessa relação, estão a maior confiabilidade dos dados, maior agilidade quando é necessário consultá-los, mais controle e organização sobre todas as informações da empresa e, por fim, mais segurança para a tomada de decisão.

Para entender como isso ocorre na prática, vamos falar de alguns exemplos, começando pela Gestão Eletrônica de Documentos. Essa prática diz respeito à coleta, armazenamento e controle de registros de forma eletrônica, tornando a consulta e a edição dos documentos mais prática, rápida e segura no dia a dia da empresa, o que é um grande benefício para o compliance.

Imagine, por exemplo, que você precisa de um documento sobre o controle de qualidade na empresa que é essencial para uma auditoria que está acontecendo nesse momento. Procurar o registro em pastas e arquivos certamente seria muito trabalhoso, não é? É aí que a GED torna tudo mais simples, já que basta procurar o documento por determinada palavra-chave, data ou outra característica.[

Se isso já é um benefício para qualquer área da empresa, para o compliance, que lida com milhares de dados de todos os setores, esse aspecto é ainda mais importante. Aliás, em se tratando de dados, outra grande ferramenta que destaca a importância da relação entre tecnologia e compliance é o Business Intelligence, que promove uma visão estratégica das informações da empresa.

Isso faz com que os analistas possam avaliar todas as operações e gerar insights para otimizar ações, reduzir custos e aumentar a competitividade da organização. Além disso, em relação ao compliance fiscal, que trata do ajuste da empresa à legislação, contar com uma ferramenta que automatize toda essa questão também é importante.

Nesse sentido, um software de gestão integrada (ERP) é a solução ideal para unir as informações de todos os setores em um mesmo local. Com esse sistema, você tem acesso aos dados contábeis, do estoque, da produção, de compras, de vendas e muito mais com apenas alguns cliques, de forma confiável e segura. Assim, fica muito mais fácil garantir o trabalho em sintonia com as regras externas e internas.

Deu pra entender como a relação entre tecnologia e compliance é fundamental para que essa prática seja feita com eficiência, não é? As soluções tecnológicas oferecem segurança, confiabilidade e muito mais agilidade para tomar decisões, detectar erros e gerar oportunidades de melhoria, favorecendo o compliance e todas as outras atividades do negócio.

Se você tem alguma dúvida sobre esse tema, deixe seu comentário aqui embaixo. E se quiser saber mais sobre como um software ERP pode ajudar a sua empresa, acesse o nosso site ou fale com a nossa equipe. Estamos sempre à disposição para ajudar!

Fonte: WK

Trocar o papel pelos arquivos digitais deixou de ser um diferencial e passou a ser quase uma obrigação das empresas. E não estamos falando apenas do ganho ambiental. A economia gerada quando o papel, as impressões e o arquivamento físico são substituídos reflete positivamente nas finanças, tornando o negócio muito mais sustentável.

Siga com a gente e entenda melhor como as empresas ganham muito mais segurança e eficiência em suas rotinas administrativas, jurídicas e financeiras ao abrirem as portas para as novas tecnologias e as possibilidades que elas oferecem.

Por que digitalizar os documentos?

Primeiro, porque se você não fizer isso, com certeza vai ficar para trás no mercado. E, segundo, porque digitalizar os documentos referentes à gestão de processos e contratos só vai facilitar o dia a dia dentro da sua empresa ― e quem não quer isso, não é mesmo?

A digitalização de processos e contratos é uma estratégia que prioriza a importância desses documentos dentro de toda a estrutura empresarial. Ao transformar um arquivo de papel em digital, você está economizando recursos e, principalmente, mão de obra especializada, sem deixar de lado o viés pragmático da função de cada um deles. Por estarem muito mais acessíveis, eles contribuem melhor para o trabalho diário, pois deixam de ser um peso ou um “castigo” para quem precisa acessá-los.

E não é preciso nem iniciar a digitalização para perceber os ganhos, basta pensar em como você procura um manual de um processo ou um contrato de prestação de serviço que está no papel. Possivelmente, perde um tempo precioso procurando o documento e a informação que precisa dentro dele. Isso, se o armazenamento estiver organizado.

No formato digital, você liga o computador, por exemplo, pesquisa o documento que quer, abre e, com um ou dois cliques, está exatamente com a informação que necessita em mãos. Por isso, a transformação digital de todas a rotinas envolvidas na gestão de processos e contratos contribui para que os recursos sejam poupados e o tempo dos colaboradores destinados para o que realmente importa: a atividade-fim da empresa.

Benefícios da digitalização na gestão de processos e contratos

Os benefícios da digitalização são inúmeros, inclusive já citamos alguns neste texto. Mas, aqui, vamos destacar três pontos que entendemos ser vantagens bastante tangíveis, que podem, inclusive, ser medidas, facilitando a compreensão da importância estratégica da digitalização para os negócios.

1 – Monitoramento otimizado

Para fazer um acompanhamento eficaz do andamento de um contrato ou da realização de um processo com arquivos em papel, independentemente do setor da empresa, é preciso ter em mãos todo o acervo físico necessário. Com a digitalização, a revisão desse conteúdo pode ser feita de maneira mais rápida e sem burocracia.

Hoje em dia, já existem soluções que permitem o acesso online de várias pessoas ao mesmo documento, para que possam fazer alterações e correções sem a necessidade de reuniões excessivas, diversas cópias físicas e inúmeras versões de um mesmo arquivo. Além disso, ainda é possível acompanhar as modificações, que ficam registradas com a data e o nome de quem as fez.

Os softwares especialistas também permitem o controle automatizado dos prazos dos documentos. Assim, quando estiver próximo do vencimento, o próprio sistema já emite um alerta informando que eles precisam ser verificados e, se for o caso, renovados.

2 – Redução de custos

Esse é o benefício mais palpável da digitalização e atinge várias fontes de gastos. O que primeiro vem à cabeça é a economia com papel e tinta de impressora. Para ter uma ideia, é só lembrar de quantos contratos você já imprimiu até hoje, contando, inclusive, aqueles que serviram somente para revisão. Incontáveis, certo?

E agora pense que esse dinheiro pode ser usado em questões muito mais pertinentes ao bom funcionamento da empresa, como a compra de novos equipamentos para auxiliar na digitalização ou o treinamento de funcionários para esse trabalho, e em investimentos na busca pelos objetivos do negócio. Vale ou não a pena iniciar hoje mesmo o processo de digitalização dos documentos referentes à gestão de processos e contratos?

3 – Gestão de riscos e aprovações

Com a gestão de processos e contratos digital, as tarefas que se referem à análise dos documentos tornam-se mais acessíveis e simplificadas. A maioria das soluções disponíveis no mercado, além do armazenamento seguro e protegido, também oferecem uma verificação dos dados presentes nos arquivos para identificar sinais de riscos e, caso necessário, indicar respostas para o problema.

Os softwares ainda contam com controle de versão de documentos e acesso aos documentos digitais via web, permitindo uma gestão em tempo real, de qualquer lugar com acesso à internet. Também é possível encontrar programas que categorizam e indexam os documentos digitais e mostram quando e por quem um documento foi acessado.

GED: uma solução eficaz para a gestão de processos e contratos

Entre as soluções disponíveis no mercado, temos o Radar GED, um módulo do WK Radar, da WK, que contempla um conjunto de ferramentas para a gestão eletrônica de documentos com integração entre processos, controles, cadastros e relatórios de diversas áreas do negócio. Além disso, ele pode ser usado de forma integrada a outros tipos de documentos, juntamente com outros sistemas de gestão, por empresas de todos os portes e segmentos.

Com o Radar GED, você passa a ter um maior controle sobre os documentos, pois ele permite consultas com acesso rápido e seguro, seja pelas telas de movimentos do ERP relacionadas aos documentos, seja por meio de um portal WEB. Para saber mais sobre a nossa solução, acesse o siteou entre em contato conosco. Temos uma equipe sempre à disposição para atendê-lo!

Fonte: WK

Os colaboradores de uma empresa perdem, em média, duas horas diárias em busca de documentos perdidos entre setores. Além disso, de 3% a 5% dos arquivos de um empreendimento são extraviados, gerando um custo de recriação de US$ 120 por unidade. Os dados são da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) e evidenciam a importância da gestão eletrônica de documentos.

Todo gestor procura diminuir os custos e aumentar a produtividade e a lucratividade da sua empresa. Porém, não é incomum que a gestão dos documentos não seja considerada nesse processo de melhoria contínua dos resultados. Esse é um erro grave já que, como mostram os dados da ABGD, o mau gerenciamento desses registros pode influenciar no tempo dos funcionários e até mesmo no caixa da organização, ou seja, na produtividade e na lucratividade do negócio.

A boa notícia é que já existe uma solução específica para otimizar o controle dos registros de uma empresa: trata-se da gestão eletrônica de documentos (GED), que gerencia todos os arquivos, físicos e digitais de um empreendimento, e promove mais organização e facilidade na edição, administração e consulta de qualquer documento.

E pensando nessas facilidades e também na competitividade da sua empresa, já que cada vez mais organizações têm utilizado a gestão eletrônica de documentos, que produzimos um e-book especial mostrando como essa solução pode beneficiar cada departamento do seu negócio.

O compliance e a gestão eletrônica de documentos

No primeiro capítulo do e-book, você vai entender qual é a importância da gestão eletrônica de documentos para o compliance, esse conceito cada vez mais trabalhado no meio empresarial. Com ele, as empresas têm mais segurança em relação ao cumprimento da legislação, à obediência aos processos internos e também no que diz respeito ao combate à corrupção.

E como a rotina de uma equipe de compliance envolve a organização e a análise de muitos dados e documentos, a GED é uma solução que pode beneficiar e muito essa área.

Gestão eletrônica de documentos na produção e na qualidade

Os setores de produção e qualidade são essenciais para qualquer empresa e, além disso, geram uma grande quantidade de documentos todos os dias. Para ter ideia, basta pensar nas ordens de produção, nos desenhos técnicos, nas fichas de não conformidade e em todos os outros registros que fazem parte das rotinas desses setores.

Por isso, quando pensamos em otimização nessas duas áreas, também estamos falando em GED. Isso porque essa solução contribui para promover mais rapidez, segurança e redução de custos nesses departamentos, como mostramos no segundo capítulo do e-book.

Gestão eletrônica de documentos nos setores fiscal e contábil

Na terceira parte do material, você vai conhecer os benefícios da gestão eletrônica de documentos para as áreas fiscal e contábil. Para entender as vantagens dessa solução para esses dois setores não é preciso pensar muito: eles concentram os registros mais importantes para garantir o cumprimento da legislação na empresa e, assim, é fundamental que haja controle sobre esses documentos.

Neste capítulo, abordamos a importância da GED para o armazenamento de documentos físicos e digitais e também ressaltamos a relevância da digitalização em um momento em que estamos vivendo uma transformação em relação às exigências do Fisco.

Gestão eletrônica de documentos em vendas e compras

Pedidos de orçamento, notas fiscais, contratos e muito mais: todos esses arquivos fazem parte dos setores de compras e vendas e também são beneficiados pela GED.

Por isso, no quarto capítulo do e-book, você vai conhecer os benefícios da gestão eletrônica de documentos para esses dois departamentos especificamente.

Gestão eletrônica de documentos jurídicos e financeiros

No último capítulo do material, nós abordamos as vantagens da GED em relação à área financeira e ao setor jurídico do negócio. Fundamentais para qualquer empresa, eles também concentram um grande número de documentos importantes para o negócio e que, por isso, precisam ser administrados com cuidado.

E então, quer saber como a GED pode beneficiar todos esses setores? Baixe o nosso e-book e descubra como essa solução pode impactar na realidade da sua empresa! É só clicar no botão abaixo para fazer o download agora mesmo:

Se tiver alguma dúvida, deixe seu comentário, entre em contato ou visite a página da nossa solução de gestão eletrônica de documentos. Nossa equipe está à disposição para ajudar!

Fonte: WK

Como você lida com os contratos firmados pela sua empresa de prestação de serviços? Esses documentos são monitorados periodicamente ou acabam em uma gaveta sem nenhum acompanhamento? Se a segunda opção é a que ocorre no seu negócio, saiba que manter o controle sobre esses documentos pode melhorar os seus resultados significativamente. Para isso, basta colocar em prática a gestão de contratos!

Todo gestor sabe que contar com informações qualificadas é essencial para tomar boas decisões para o futuro do empreendimento. Por isso, cada vez mais empresas têm adotado técnicas e ferramentas para obter dados e relatórios estratégicos tanto sobre a própria organização como em relação ao mercado e a concorrência. Mas o que os contratos têm a ver com isso?

Bom, a partir de uma gestão de contratos eficiente, isto é, do controle das informações que fazem parte desses documentos, é possível reduzir custos, aumentar a lucratividade, garantir a segurança jurídica e evitar conflitos com clientes. E é justamente pela importância desse gerenciamento e pelos benefícios que ele pode trazer à sua empresa prestadora de serviços que desenvolvemos um e-book sobre o assunto! Para fazer o download gratuito do material, basta clicar na imagem abaixo:

A importância da gestão de contratos

De acordo com um estudo realizado pela Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC) em 2009, 23% das empresas respondentes não tinham área de gestão de contratos formalizada, enquanto 50% não utilizavam métodos estruturados para fazer este trabalho. A maioria das empresas consultadas (41%) era do segmento de prestação de serviços.

Levando esses dados em consideração, no primeiro capítulo do e-book abordamos a importância da gestão de contratos para os prestadores de serviços e como essa técnica pode impactar nessas organizações. Para isso, utilizamos um exemplo que mostra o que o descontrole sobre esses documentos pode causar a uma empresa desse setor.

Depois, falamos sobre os benefícios da implementação de uma área de gestão de contratos, como a segurança jurídica, a redução de custos, a gestão centralizada em um setor específico, a boa relação entre as partes e a otimização dos processos.

Como fazer a gestão de contratos

No segundo capítulo do e-book, partimos para a prática, mostrando como fazer a gestão de contratos ainda antes da assinatura, durante a execução e após o encerramento do contrato. Aqui, falamos sobre cinco etapas essenciais para o controle desses documentos.

Na fase pré-contratual ocorrem as primeiras tratativas sobre os termos do contrato, com a elaboração de uma minuta. Já na etapa contratual, que exige muita atenção, as obrigações de cada parte são firmadas. A próxima fase é a de pré-execução, em que a empresa precisa preparar a parte técnica, financeira e administrativa para cumprir o acertado.

A etapa seguinte é a de execução, que, como o próprio nome indica, diz respeito à prática do que foi acordado. A última fase é a de encerramento, em que se deve revisar o documento e verificar a possibilidade de renovação. Cada uma das etapas é fundamental para garantir os benefícios dos quais falamos no primeiro capítulo.

Dicas para uma boa gestão de contratos

O terceiro capítulo do material traz dicas sobre como implementar uma boa gestão de contratos na sua empresa prestadora de serviços, principalmente na fase de elaboração desses documentos.

Falamos, por exemplo, sobre a importância de descrever minuciosamente as obrigações de cada parte, estipular juros de mora, conferir os dados e armazenar todos os papéis que fazem parte da negociação para garantir a segurança jurídica do documento.

A tecnologia como aliada da gestão de contratos

Quando a empresa possui uma pequena quantidade de contratos para gerenciar, até é possível fazer a gestão de forma manual ou com a ajuda de planilhas eletrônicas. Porém, a partir do momento em que o número de contratos aumenta, é mais fácil e seguro contar com a tecnologia para desenvolver essa função.

Por isso, o quarto capítulo do e-book trata da importância da tecnologia na gestão de contratos, citando como exemplos as soluções para gestão eletrônica de documentos (GED) e para serviços desenvolvidas pela WK. Com essas ferramentas, é muito mais fácil administrar eletronicamente os contratos e outros documentos do negócio e, ainda, ter mais controle sobre todos os processos da empresa prestadora de serviços.

E então, que tal implementar a gestão de contratos e melhorar seus resultados? Baixe o e-book agora mesmo e veja como essa ação pode impactar positivamente o seu negócio:

Se houver alguma dúvida, deixe um comentário ou entre em contato com nossa equipe. Esperamos que esse material seja útil para alavancar os resultados da sua empresa. Aproveite!

Fonte: WK

Nos últimos anos, o compliance se popularizou, e muito, no vocabulário empresarial brasileiro, um reflexo do esforço de empreendedores e gestores em manter suas empresas em conformidade com as normas e padrões exigidos pelas fiscalizações e auditorias. Tanto que, mesmo não fazendo parte do meio, muitas pessoas já conhecem — e valorizam — as certificações e ISOs, que nada mais são do que atestados técnicos de um compliance eficiente. E é nesse contexto que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) vem ganhando cada vez mais espaço no mercado.

Afinal, as imposições legais com as quais uma empresa precisa estar em sintonia aumentaram exponencialmente em número e em complexidade, certo? Obediência à CLT, adequação à ISO, obrigações fiscais e, até mesmo, aquelas teclas tão batidas em 2018, como o SPED, são apenas alguns exemplos. É aqui que o compliance — uma variação da palavra inglesa comply, que significa agir em sintonia com as regras — se traduz para o mundo dos negócios como o conjunto de normas, controles internos e externos, políticas e diretrizes estabelecidas para uma determinada empresa.

Tá, mas o que a GED tem a ver com tudo isso? Ora, que maneira melhor de manter todos os documentos e dados envolvidos no compliance da sua empresa do que um software capaz de automatizar todo o processo de coleta, armazenamento e envio? Esse é o princípio da Gestão Eletrônica de Documentos, solução que oferece às empresas uma maneira eficiente e ágil de preservar e organizar o conhecimento produzido nelas, garantindo que todas as pessoas e equipes tenham em mãos as informações necessárias em tempo real e sem complicações.

Focada na organização, a Gestão Eletrônica de Documentos transformou-se em uma grande aliada das empresas que procuram oferecer cada vez mais agilidade na hora de concluir os serviços de análise de informação e de controle de arquivos, seja no formato impresso, seja no digital. Dessa forma, os procedimentos de ordem administrativa são colocados em prática de modo mais dinâmico, beneficiando o bom relacionamento das empresas com seus clientes e fornecedores por meio da rapidez e da qualidade de atendimento.

Como a GED pode ajudar no compliance

Vale lembrar, contudo, que o conceito da GED vai muito além da simples digitalização de documentos. Com ela, também é possível criar fluxos de trabalho que obedeçam as etapas de armazenamento, garantindo que todos os itens relativos a um determinado arquivo sejam preenchidos antes de ele ser salvo ou concluído.

E isso é importante pois ajuda a colocar os diferentes setores da empresa em sintonia na hora de documentar e organizar o trabalho realizado, permitindo um “modus operandi” mais democrático e condizente com as práticas do negócio. Afinal, quando o assunto é compliance, de pouco adianta o fiel cumprimento da legislação ou o desenvolvimento de ações de responsabilidade socioambiental se, porta adentro, os processos são desorganizados e o fluxo de trabalho não funciona.

O compliance, na sua origem, envolve boas práticas de planos de carreira e de metas fiscais, mas também exige qualidade nos controles internos e de contabilidade, na prevenção de fraudes e na segurança da informação. Para se ter uma ideia, todos são itens obrigatórios nas orientações da ISO 9001:2015 e, não por coincidência, são também funcionalidades contempladas pela Gestão Eletrônica de Documentos, o que garante uma série de vantagens administrativas e operacionais para as empresas.

Impacto da Gestão Eletrônica de Documentos na rotina empresarial

Sabe quando o financeiro ou o jurídico da empresa precisa localizar com urgência aquele documento importante e a busca se transforma em uma verdadeira exploração entre pastas, arquivos e prateleiras? A GED se destaca justamente pela facilidade na hora de encontrar essas informações, sem a necessidade de alguém precisar se deslocar até a sala onde os documentos físicos estão arquivados. Tudo pode ser resolvido com apenas alguns cliques.

É graças à praticidade dos sistemas de busca da GED que a empresa ganha mais agilidade e assertividade na tomada de decisões, pois é possível, inclusive, definir os níveis de acesso de acordo com a hierarquia estabelecida na empresa e acompanhar o caminho de cada documento, controlando quem fez e quando cada alteração foi realizada. Afinal, com a GED, o tráfego de informação da sua empresa é agrupado por categorias padronizadas e customizadas, ganhando versões atualizadas sempre que necessário.

E quando o assunto é o impacto nas finanças da empresa, vale lembrar que ela permite ainda reduzir uma fatia considerável dos gastos com as impressões desnecessárias e com o arquivamento daqueles documentos que ainda precisam ser guardados por questões legais ou por necessidade da empresa — como a maioria deles já é digital, é possível economizar em espaço de armazenamento. Isso sem falar da segurança da solução, que protege todas as informações delicadas ou confidenciais, permitindo apenas que as pessoas com autorização prévia façam consultas ou alterações.

Como escolher uma solução de GED que funcione para a sua empresa

Você já deve ter percebido que contar com um sistema de gestão qualificado é essencial para o sucesso da empresa. Então, antes de investir, lembre-se de fazer pesquisas, de analisar o custo-benefício de cada solução e de ter a certeza de que ela vai atender o seu negócio por completo. Isso quer dizer que, além de auxiliar na administração, a solução deve fazer também o controle de todos os documentos dentro dos padrões de qualidade, otimizando os processos e facilitando a sua vida na hora da auditoria.

Aqui na WK, temos o Radar GED, que contempla um conjunto de ferramentas para Gestão Eletrônica de Documento físicos e digitais com ampla integração entre processos, controles, cadastros e relatórios do WK Radar. Além disso, a solução promove a otimização e a segurança de quaisquer tipos de documento físicos e digitais da empresa, seja qual for a sua origem, e auxilia nos processos de certificação.

O módulo de Controle de Revisão de Documentos, por exemplo, envolve as fases de criação, elaboração, revisão, aprovação e publicação dos arquivos, atendendo à norma da ABNT NBR ISO 9001 e ajudando principalmente nas áreas de normas técnicas, de manuais, de procedimentos e de controle de revisões.

Quando o assunto é gestão de documentos, estamos preparados para cuidar de tudo para a sua empresa! Entre em contato conosco ou envie uma mensagem ali nos comentários. Estamos à disposição para oferecer as soluções mais eficientes e úteis ao desenvolvimento do seu negócio!

Fonte: WK

Ter um bom produto e conseguir um bom faturamento com ele é, sem dúvidas, essencial para manter as portas de um negócio abertas, não é verdade? Mas bem sabemos que administrar não é só controlar saídas e fechar o caixa no fim do dia. Uma boa administração envolve muitas outras atividades, entre elas a organização e o gerenciamento de toda a papelada que circula pela empresa. A forma mais ágil e segura de fazer esse trabalho é usar os recursos tecnológicos disponíveis no mercado, mais especificamente um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Esse tipo de solução oferece às empresas uma maneira eficiente de preservar e organizar o conhecimento desenvolvido nelas, garantindo que todos tenham em mãos as informações necessárias na hora que precisarem. E não é só uma questão de reter dados, mas também de cumprir a lei. Há determinados documentos, como contratos e notas fiscais, que precisam ficar guardados por um período específico, para o caso de auditorias e fiscalizações.

Para mostrar como a Gestão Eletrônica de Documentos é um processo fundamental para manter o desenvolvimento e a sustentabilidade do seu negócio, elaboramos um e-book exclusivo sobre o tema. Nele, além de fazermos uma conceituação bem didática do que significa gerir arquivos de forma eletrônica, também listamos a relevância e os benefícios proporcionados pela prática e o papel da GED na obtenção da ISO 9001:2015. Para acessar o material, basta clicar na imagem abaixo:

Gestão Eletrônica de Documentos: gestão completa de arquivos

Para começar, explicamos que a Gestão Eletrônica de Documentos não é apenas armazenar papel em formato digital. A GED diz respeito a todos os arquivos de uma empresa, desde aqueles originalmente digitais até os físicos, permitindo que eles sejam armazenados, controlados, consultados e compartilhados. A partir daí, mostramos como indexar os documentos já nascidos virtuais e também o passo a passo do processo de digitalização. Para finalizar o primeiro capítulo do e-book, ainda damos uma pincelada na questão da segurança das informações armazenadas.

Na sequência, mostramos a importância da GED para a administração geral da empresa, pois, com ela, os gestores conseguem gerir de modo eficiente a informação e o conhecimento da organização, melhorar a produtividade e automatizar várias tarefas manuais. Por meio de um exemplo prático, deixamos claro que a implementação de um sistema para gerenciar os documentos é essencial para o bom andamento dos negócios e para que eles continuem prosperando.

No terceiro capítulo, entramos mais diretamente nos benefícios proporcionados pela GED. De forma geral, podemos destacar como principais:

• A melhora na organização dos arquivos;
• A redução dos custos com espaço físico, pessoal e tempo;
• O aumento da segurança com a definição de regras de acesso aos documentos;
• O aumento na qualidade e na padronização de trabalhos devido à criação de um fluxo determinado de trabalho.

Ainda nesta parte, listamos os resultados diferenciados que a solução para GED da WK oferece, como agilidade de acesso às informações de qualquer local por um portal web, redução de perda informações por meio do controle de versionamento e facilitação de auditorias internas.

Para fechar o e-book, explicamos o papel da Gestão Eletrônica de Documentos para a obtenção da ISO 9001:2015, uma certificação que indica alto padrão de qualidade nos processos de uma empresa. Aproveitamos ainda para indicar o melhor caminho para implementar a GED dentro dos padrões da ISO.

Agora é com você! Aproveite bastante o material e volte a ele sempre que tiver alguma dúvida sobre como gerenciar os documentos do seu negócio. E, claro, conte sempre com a equipe da WK para tirar suas dúvidas e também para conhecer em detalhes as funcionalidades da nossa solução para GED. Entre em contato com a gente e coloque sua empresa no caminho do crescimento!

Fonte: WK

Qualquer tipo de empresa – pequena, média ou grande –, pode usufruir dos benefícios desta gestão. Para isto, basta que a empresa tenha a necessidade de uma melhor organização e controle de seus documentos físicos e/ou digitais. Empresas contábeis e de consultoria, escritórios de advocacia, instituições financeiras, indústrias e empresas que desejam implantar ou já possuem certificação ISO são apenas alguns exemplos.

A Gestão Eletrônica de Documentos, sejam estes físicos e/ou digitais, promove uma série de benefícios à empresa:

Em termos práticos, a Gestão Eletrônica de Documentos proporciona:

SOLUÇÃO WK

A capacidade de gerenciar documentos tem sido cada vez mais uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento. A Gestão do Conhecimento, através de uma Solução GED, portanto, tem possibilitado o acesso seguro às grandes quantidades de informação corporativa, promovendo tomadas de decisões mais rápidas e assertivas.

O Radar GED (Guarda Eletrônica de Documentos) é a solução especialista da WK que promove a otimização da organização e segurança de quaisquer tipos de documentos físicos e/ou digitais da empresa, seja qual for a sua origem.

Resultados para a sua empresa:

• Ganho de tempo e produtividade;
• Segurança sobre a distribuição e compartilhamento de documentos;
• Aumento da segurança e agilidade de acesso às informações;
• Redução de custos com arquivamento;
• E muito mais!

Fonte: WK