À medida que o fim de ano se aproxima, os colaboradores se programam para uma pausa merecida do trabalho e enquanto isso, no RH, há o compromisso com a gestão de férias dos colaboradores e com o governo. Qualquer falha nesse processo pode prejudicar o ambiente de trabalho, os profissionais e até configurar causas trabalhistas.  

Por isso, neste artigo, mostraremos como otimizar a gestão de férias da sua empresa, priorizando o bem-estar das pessoas e o compliance. Continue a leitura! 

Gestão de férias: a importância do planejamento  

Em qualquer empresa, o empregador é obrigado a estabelecer um cronograma de férias: a duração do trabalho, descanso e férias é regulada por lei. Dessa forma, é fundamental que o gestor e a equipe do departamento pessoal adotem uma sistemática de gestão de férias eficiente e eficaz.  

Na prática, um dos aspectos essenciais é organizar o recebimento das solicitações, a análise de viabilidade e a concessão das férias, mediante a disponibilidade de um tempo mínimo para conduzir as atividades com sucesso e sem sobrecarga de trabalho.  

Sim! A gestão de férias pode ser um quebra-cabeça difícil de montar e é preciso ter algumas questões em mente:  

• Quantos funcionários podem se ausentar, simultaneamente? 
• Por quanto tempo? 
• Como você garantirá a continuidade da atividade durante a ausência deles? 

E veja: essas questões estão relacionadas apenas à formação de equipes e condução das atividades de rotina. Porém, muitos outros aspectos fazem parte da gestão de férias, inclusive aqueles previstos na legislação trabalhista.  

Gestão de férias: boas práticas para ter sucesso e evitar dores de cabeça 

Algumas práticas podem ajudar a controlar adequadamente todas as questões relacionadas a gestão de férias. Acima de tudo, é importante atribuir responsabilidade, definir prazos e ser criterioso no planejamento. A seguir, apresentamos algumas dicas:  

• Elabore, valide e divulgue a política de férias da empresa: é hora de estabelecer limites e regras, em consonância com o que prevê a lei, sempre. Deixe que os colaboradores saibam como funciona a gestão de férias na empresa; 
• Defina prazos para solicitações de férias: se os profissionais puderem pedir férias a qualquer tempo, o time do departamento de pessoal pode ficar sobrecarregado e se deparar com uma bagunça. Para evitar esse cenário, divulgue os prazos para solicitações de férias e respeite-os;
• Planeje as atividades da sua equipe, distribuindo as demandas internas: na ausência de um ou mais profissionais, os outros devem dar conta do recado. Para tanto, o gestor deve direcionar os colaboradores, atribuindo tarefas e responsabilidades temporárias para aqueles que irão cobrir os colegas em período de férias. Organize e treine sua equipe para que todos consigam seguir com a rotina, sem sobrecarregá-los.  
• Faça um checklist de férias para controle do departamento de pessoal e do financeiro: é importante que toda e qualquer solicitação de férias aprovada seja incluída, no tempo devido, na folha de pagamento. Somente assim é possível garantir que o financeiro irá fazer o depósito do valor das férias na conta do colaborador, respeitando o prazo determinado em lei.  

Como automatizar seu planejamento de férias? 

Hoje, como o seu departamento de pessoal faz a gestão de férias? O controle é concentrado em planilhas do Excel? Ou sua equipe ainda usa documentos físicos e gasta com papel? Ambos os formatos são obsoletos, ineficientes, pouco seguros e deixam margem larga para erros e fraudes. 

Portanto, se o RH ainda não tem um controle de férias digital, você precisa pensar na migração, de imediato. Um software que auxilie a gestão de férias simplifica, otimiza e agiliza o controle, deixando tudo mais agradável e fluído na sua utilização.  

 Na hora de automatizar esse processo e buscar uma solução no mercado, tenha em mente algumas questões importantes:  

• Os colaboradores podem fazer seus pedidos de férias on-line? 
• O gerente e o gerente de RH são notificados automaticamente quando um profissional solicita férias?
• É possível consultar em tempo real o saldo de férias disponível para cada colaborador? 
• O procedimento para validar e recusar pedidos de férias é simples? 
• O calendário de presença e ausência é claro? 
• É possível configurar um cálculo automático de férias e horas extras? 
• É possível exportar dados de planejamento de licenças para outras ferramentas de rastreamento digital? 

Ao analisar todos esses pontos, você tem condições de buscar por uma solução que realmente facilite e otimize a gestão de férias da empresa.  

Mas se a sua empresa já se deparou com colaboradores insatisfeitos por falhas no agendamento de férias ou – pior – com multas e prejuízos financeiros, você sabe que precisa otimizar o fluxo de gestão de férias e contar com uma solução que vá te ajudar a garantir também o compliance com as obrigações legais. 

Para além das obrigações legais, para os modelos de trabalho híbrido ou remoto, os colaboradores ainda precisam de maior autonomia e facilidade para sua solicitação e consulta de férias, para que seja de maneira digital e de qualquer lugar. 

Gestão de férias: pontos legais que você precisa observar  

Que tal revisar as obrigações legais sobre o tema? Listamos as principais a seguir.  

#1 Atenção ao prazo de pagamento das férias 

A legislação trabalhista prevê que o pagamento das férias deve ser feito com, no máximo, dois dias de antecedência da data marcada para o início do descanso. Quando o empregador atrasa o pagamento, ele assume a obrigação de pagar o dobro do valor devido ao colaborador. 

#2 Divisão justa das férias  

A Reforma Trabalhista de 2017 trouxe uma nova possibilidade para o colaborador: usufruir das férias fracionadas, dividindo o período adquirido em até três vezes.  

Previsto no artigo 134 da CLT, o fracionamento garante mais flexibilidade na gestão de férias. 

Dessa maneira, tanto o empregador quanto o profissional podem se planejar de maneira mais tranquila. Especialmente para os líderes, a divisão das férias em três períodos menores é interessante porque evita a ausência prolongada dos colaboradores.  

Contudo, é importante saber as exigências do fracionamento para a gestão de férias: 

• Um período de férias deve ter, no mínimo, 14 dias corridos; 
• Os demais não podem ser inferiores a cinco dias corridos.  

Assim, é possível, por exemplo, tirar 15 dias de férias em janeiro, dez dias na metade do ano e ainda resta um saldo de férias de cinco dias.  

Porém, vale ressaltar: o esquema de férias dividido em períodos deve ser consentido pelo profissional também. Na gestão de férias, é importante que ambas as partes estejam cientes e de acordo com a proposta do período de férias fracionado.  

#3 Controle de férias: entendendo o período aquisitivo e concessivo 

Na gestão de férias, a CLT traz artigos que definem os períodos aquisitivos e concessivos. Na prática, é importante ter clareza sobre tais aspectos. Veja o que os artigos 129 e 130 da CLT apresentam: 

Art. 129. Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração. 

Art. 130. Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias […]. 

Em síntese, depois de um ano de trabalho, conhecido como período aquisitivo, o profissional contratado no regime CLT tem direito a 30 dias de férias remuneradas, o período concessivo. Essa regra é básica, mas merece ser citada, uma vez que faz parte do conjunto de dispositivos legais que orientam a gestão de férias. 

#4 Férias coletivas 

Geralmente, as férias coletivas são concedidas em períodos de queda na demanda do mercado, como no final ou começo de um ano. Ao optar por essa modalidade, o gestor concede férias a um setor ou a empresa inteira, para que todos possam descansar, simultaneamente.  

Na prática, conforme prevê a legislação trabalhista, as férias coletivas podem acontecer em até dois períodos anuais, de, no mínimo, 10 dias corridos. Na gestão de férias coletivas, a empregadora deve comunicar aos órgãos competentes, com antecedência mínima de 15 dias, a data inicial e final das férias coletivas, indicando qual área será dispensada para descanso. Além disso, o mesmo comunicado de férias deve ser enviado para sindicatos das categorias contempladas.  

O gestor do departamento de pessoal deve usar os canais de endomarketing para informar os colaboradores sobre o período de férias coletivas, destacando a data inicial e final do tempo de descanso.

Conclusão

Diante de tantas questões e aspectos legais relacionados à gestão de férias, automatizar os processos se torna aa melhor maneira de fazer o controle dos períodos aquisitivos e concessivos, sem preocupações. 

Para automatizar o planejamento e a gestão de férias, é importante investir em uma ferramenta, que proporcione a descentralização do RH e digitalização de processos manuais. A solução deve ser intuitiva para o time do RH e também para os colaboradores, que irão registrar seus pedidos de férias. 

Com o Painel de Gestão, o seu RH conta com uma plataforma e um aplicativo mobile que digitalizam todo o processo de gestão de férias: solicitação com política pré-definida, aprovação pelo gestor de RH e assinatura eletrônica de documentos de férias, ganhando até 80% em produtividade e eliminando preocupações com passivos trabalhistas. Tudo isso, de forma segura, eficiente e com redução de erros. 

Sob medida para as equipes de RH, ótimo para o líder e prático como deve ser para colaboradores.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas