Bastante difundido entre as grandes corporações, o gerenciamento de processos é um conceito que chama muita atenção dos gestores por conta da sua capacidade de trazer resultados e reduzir custos. O problema é que, por vezes, esse modelo é equivocadamente vinculado apenas a negócios de grande porte quando, na verdade, a falta de uma gestão de processos nas pequenas empresas é justamente um dos motivos para barrar seu crescimento e comprometer sua saúde financeira.

Afinal, uma boa gestão de processos favorece a geração de valor para o cliente e, em consequência, para o negócio. Ela permite eliminar, otimizar e simplificar rotinas e atividades, gerando resultados financeiros positivos para a empresa. E não é segredo que reduzir custos e oferecer um produto ou serviço de qualidade para os clientes é o sonho de qualquer empreendedor, não é mesmo? Mas você sabe quais são, exatamente, as atividades básicas desse trabalho? Ou quais processos estão envolvidos nessa gestão? Acompanhe este artigo e confira como implementar este conceito na sua pequena empresa!

Como funciona a gestão de processos nas pequenas empresas

Na prática, a gestão de processos é um conceito que une a gestão de negócios com a tecnologia da informação para otimizar os resultados e, consequentemente, melhorar os processos de negócio. Trocando em miúdos, e de forma bem simplificada, podemos dizer que é a interação entre as várias atividades que são realizadas nas empresas pelos diversos departamentos, voltada a reduzir os custos, otimizar as operações e identificar oportunidades.

É uma forma diferente de se gerir, que se contrapõe ao tradicional estilo de gerenciamento dividido por departamentos. E o melhor de tudo é que, por poder se adaptar a praticamente qualquer tamanho de empresa, a gestão de processos torna-se uma alternativa cada vez mais difundida e adotada. Isso porque, hoje, as atividades em um empreendimento raramente são realizadas por uma única área ou um único grupo de pessoas. Pelo contrário: há o envolvimento de vários setores em atividades específicas e processos operacionais, bem como a formação de equipes determinadas.

Mas quais são esses processos quando falamos das pequenas empresas? São os processos chamados de operacionais. Ou seja, aqueles processos rotineiros e repetitivos desempenhados no dia a dia. São diferentes dos processos de decisão estratégica, que ficam a cargo da alta direção. Lembrando que uma boa gestão de processos nas pequenas empresas deve sempre rever, melhorar e padronizar as operações, garantindo a participação efetiva dos envolvidos e promovendo o comprometimento com a qualidade.

O poder dos processos na rotina das pequenas empresas

Para entender melhor como a gestão de processos nas pequenas empresas pode ser decisiva para determinar o sucesso ou o fracasso do negócio, vamos pensar em situações mais práticas. Primeiro, vamos imaginar uma empresa que trabalhe com manutenção automobilística. Focada no atendimento para carros de todos os tipos, a empresa é divida em quatro grandes setores: vendas, balanceamento, oficina mecânica e retífica. Enquanto cada área possui um líder, o dono da empresa cuida da negociação com fornecedores e dos processos administrativos e financeiros.

Porém, como ele está sempre envolvido com tarefas burocráticas, uma reunião de uma hora acontece todas as segundas e sextas-feiras para que os seus líderes o atualizem a respeito do andamento dos trabalhos, das dificuldades e dos resultados obtidos. Afinal, ele precisa estar ciente de tudo que acontece na sua empresa e esse tempo que os funcionários passam na reunião não chega a comprometer a rotina, certo? Não é bem assim.

Esses líderes são responsáveis por suas próprias equipes, e tirá-los do fluxo de trabalho para fazer uma reunião de uma hora, duas vezes por semana, pode, sim, afetar os resultados. Ainda mais se considerarmos que os pontos tratados nas reuniões poderiam muito bem ser resolvidos por meio do envio de um e-mail diário, certo?

Agora, imagine se essa mesma empresa adotasse o uso de um sistema ERP que, entre as funcionalidades, pudesse gerar relatórios diários de atividades, com índices, números e indicadores que ajudassem o dono do negócio na tomada de decisão. Tudo isso de forma automatizada e sem tirar nenhum funcionário da rotina de trabalho. Bem mais prático, não é mesmo?

Do contrário, se tudo for feito de forma manual e sem prazos definidos, a empresa corre um sério risco de esbarrar em problemas de contabilidade, de estoque e de vendas. Por isso é tão importante encontrar meios para integrar os processos dos diferentes setores.

Fazendo a lição de casa

Do outro lado da cidade, contudo, uma pequena indústria de caldeiraria vai por um caminho diferente e está fazendo a lição de casa. Apesar de estar em uma localização ruim e repleta de concorrentes ao redor, o dono sabia que a única maneira de prosperar era investindo em formas de trazer os clientes até a empresa.

Conversando com um consultor, ele percebeu que estava em desvantagem ao avaliar questões como preço, praça e promoção e que a melhor alternativa era investir na oferta de produtos. Mas, por se tratar de uma empresa pequena, como fazer para que as ações surtam o efeito esperado?

A resposta é mais simples do que parece: definindo claramente os processos. Primeiramente, o dono da caldeiraria precisou fazer um planejamento financeiro, pois só assim foi possível visualizar com mais facilidade em que pontos era possível fazer o corte de custos e qual era a verba necessária para contratar novos funcionários, terceirizar os serviços e, principalmente, trazer novos produtos para o seu portfólio. Em seguida, foi o momento de definir quais eram as melhores opções para diferenciar o negócio da concorrência, como oferecer novos serviços, por exemplo.

Mas para que a ideia saísse do papel, foi preciso estudar as competências dos engenheiros e soldadores, preparar o setor financeiro para as novas modalidades de pagamento, otimizar os processos mais mecânicos e repetitivos para poupar o tempo das equipes e distribuir melhor as responsabilidades. Afinal, a oferta de novos serviços não poderia sobrecarregar os funcionários e impactar no cumprimento dos prazos.

Seguindo esses passos, em pouco tempo a pequena indústria colheu os frutos. Não só aumentou seu ticket médio, como passou a oferecer mais serviços de caldeiraria pesada, atraindo clientes de grande porte e aumentando bastante o faturamento mensal por conta das novas formas de pagamento aceitas.

Perceba que tudo isso só aconteceu por conta da gestão dos processos, que ajudaram a visualizar os pontos a melhorar, a capacidade de investimento e as alternativas para se diferenciar dos concorrentes. Hoje, essa mesma gestão ajuda a empresa a ficar em dia com os prazos de entrega, com as finanças e, ainda por cima, pronta para identificar novas oportunidades de investimento.

Coloque a gestão de processos em prática na sua pequena empresa

Vimos que a gestão de processos nas pequenas empresas pode, de fato, ajudar a transformar a realidade do negócio, seja com a redução dos custos e o controle financeiro, seja com a revisão dos processos e a consequente capacidade de identificar oportunidades no mercado. Contudo, vale lembrar que fazer toda essa reorganização e controle de forma manual pode ser um risco.

Nesse cenário, uma boa alternativa é automatizar para garantir que os processos funcionem. Assim, os profissionais ganham um fluxo de trabalho automatizado, transparência na comunicação e rapidez no compartilhamento de informações — que é essencial para as equipes trabalharem alinhadas e para a transformação dos processos na empresa.

A boa notícia é que com um sistema inteligente de gestão empresarial você consegue colocar em prática estes passos. O ERP Radar Lite Cloud, da WK, por exemplo, traz resultados significativos às pequenas empresas. Com ele, os profissionais distribuem as demandas, definem prazos e metas claros e acompanham a execução das atividades, tudo com uma solução capaz de integrar as diversas informações do pequeno negócio de forma segura e eficiente, promovendo agilidade e praticidade aos processos internos de produção e execução de tarefas.

Além disso, as chances de erros diminuem consideravelmente, uma vez que todos os dados e ações estão reunidos em um software seguro que melhora o controle das operações e, consequentemente, a produtividade. Tudo isso com menos custos, mais performance e mais resultados!

Converse com a nossa equipe e saiba mais sobre o poder que o ERP Radar Lite Cloud pode oferecer à sua pequena empresa, acompanhando e suportando o crescimento do seu negócio!

Fonte: WK

Um sistema ERP para pequenas empresas pode garantir resultados expressivos para a gestão e o crescimento dos negócios. Principalmente quando falamos da realidade brasileira, em que as obrigações fiscais são muitas e o mercado é extremamente competitivo — para se ter ideia, segundo o Sebrae, a taxa de empreendedorismo por aqui é de 36,4%. Então, diante desse cenário, já não existe mais espaço para que a administração seja feita com base em cálculos manuais e planilhas tradicionais.

É preciso investir em uma solução moderna, que integre todos os processos da empresa, facilitando a tomada de decisão e melhorando a performance do negócio. E, ao contrário do que muitos pequenos empreendedores ainda pensam, um sistema ERP não é exclusivo para as grandes organizações. Aqui no blog mesmo já destacamos a importância de falar de gestão para empresas menores, mostrando que, além de muito trabalho, ter a tecnologia como aliada é fundamental para controlar as operações com segurança e, assim, fugir dos dados impressionantes da mortalidade de empreendimentos no Brasil.

Mas para que tudo isso seja efetivo, o segredo é saber escolher a solução ERP para pequenas empresas ideal, capaz de facilitar a vida do empreendedor que, diariamente, precisa controlar as contas, cuidar dos clientes, fazer o melhor produto ou entregar o melhor serviço, orientar a equipe e, ainda, lidar com inúmeras obrigações fiscais.

E é justamente para orientar você nessa escolha que elaboramos este artigo! Na sequência, confira três fatores que devem ser levados em consideração na hora de definir o melhor sistema ERP para a sua pequena empresa.

1 – Faça uma relação das necessidades do seu negócio

Principal pilar para levar em consideração na hora de escolher o seu ERP, as necessidades reais da sua empresa nunca devem ser negligenciadas. Para saber quais são elas com exatidão, mapeie seus pontos fortes e fracos, suas deficiências, dificuldades e demandas organizadas. Assim, fica muito mais fácil filtrar as funcionalidades indispensáveis em um software de gestão para o seu negócio.

Imagine que sua empresa tenha um setor financeiro muito eficiente, que sua linha de produção funcione perfeitamente e sem atrasos, mas que seu estoque precise de um gerenciamento mais próximo, pois costuma sofrer com a falta de organização e a demora no escoamento dos produtos. Pronto! Você já sabe que seu ERP precisa ter funcionalidades específicas para o controle de estoque.

Ou você precisa administrar melhor a área fiscal? Se sim, verifique se o software oferece funcionalidades para ajudá-lo a lidar com a burocracia do dia a dia e atender ao Fisco corretamente. E o mesmo vale para os demais setores, do comercial ao de vendas, do financeiro ao de compras.

Lembre-se que ter foco é fundamental! Pouco adianta investir em um ERP recheado de funcionalidades se elas não serão utilizadas na rotina da sua empresa. E o contrário também vale: um ERP muito enxuto, que não ofereça tecnologia suficiente para suportar o crescimento da sua empresa, não será de muita utilidade.

2 – Verifique a integração dos processos

Nas grandes companhias, é inviável mensurar e controlar o enorme fluxo de informações de forma manual. São muitos funcionários, muitos setores, muitos produtos. Por mais que a realidade das pequenas empresas seja um pouco diferente, continuar apostando no controle manual pode gerar prejuízos num futuro próximo. Basta pensarmos em como é fácil deixar algum dado incorreto passar despercebido ou sequer considerá-lo no fechamento do relatório de um período, por exemplo.

Então, na hora de avaliar um sistema ERP para pequenas empresas, verifique se há integração das operações, como compras, estoques, finanças, comercial e vendas. Afinal, você precisa de uma solução que permita encontrar e analisar dados com eficiência, melhorando o tempo para as tomadas de decisões. Até porque quanto mais rápida for a sua resposta em situações delicadas ou em oportunidades de negócios, maior é a chance de obter sucesso.

3 – Fique atento à implementação e às formas de acesso

Vamos supor que o acesso aos dados da empresa seja difícil e que, por conta da dinâmica dos seus processos de produção, seja inviável parar na frente de um computador toda vez que eles precisam ser consultados. Aqui, uma alternativa valiosa é buscar um ERP hospedado na nuvem, ou seja, que possa ser acessado de qualquer local, a qualquer hora e, é claro, com uma boa experiência de uso.

Outro ponto importante a ser considerado é o formato de implantação. Nesse sentido, uma boa dica é buscar um ERP para pequenas empresas que tenha custo zero de implementação e que ela possa ser realizada pelo próprio usuário a partir de videoaulas, templates e roteiros de implantação. Assim, além de uma excelente economia, com certeza seu negócio vai ganhar muita agilidade nos processos!

Quando o assunto é ERP para pequenas empresas, conte com a WK!

Se você chegou até aqui, deve ter percebido que o principal ponto é não superdimensionar as necessidades da empresa, dando um passo de cada vez e planejando tudo com cuidado, não é verdade? Escolher um sistema incompatível com o modelo de negócio, além de gerar mais custos, pode trazer também dificuldades no uso e, consequentemente, mais resistência às mudanças.

A WK pode ajudá-lo a fugir desses problemas com o ERP Radar Lite Cloud. Projetado para facilitar a gestão das pequenas empresas, ele oferece ao pequeno empresário o poder que antes era acessível apenas às grandes corporações. Desenvolvido com tecnologia de ponta e planejado para o tamanho da sua necessidade, o sistema é configurado com regras de negócios, dezenas de relatórios, cadastros e inteligência contábil e fiscal prontos para uso. Além disso, é hospedado em ambiente cloud da própria WK, o que proporciona a boa experiência de uso de um sistema local, porém, executado na nuvem.

Sem contar que a solução é preparada para suportar o crescimento dos negócios, que podem adquirir soluções de acordo com sua realidade e migrar de uma modalidade a outra com upgrades simples com todo o histórico da empresa, sem necessidade de reimplantações ou novos treinamentos. Falando nisso, o Radar Lite Cloud tem custo zero de implantação e suporte técnico ilimitado prestado por profissionais gabaritados — inclusive, com possibilidade de atendimento presencial em todo o Brasil.

Outros destaques do ERP para pequenas empresas da WK são a exportação de dados e relatórios em múltiplos formatos (como PDF, TXT, XLS e CSV), a integração de informações contábeis diretamente com o sistema do seu contador, a personalização de modelos de relatórios e documentos pelo usuário, a operação com múltiplas telas simultaneamente, as regras de acesso e segurança analíticas por usuário e a emissão de NF-e e NFS-e.

E então, que tal levar a gestão da sua empresa às nuvens com o ERP Radar Lite Cloud? Converse com a nossa equipe e esclareça todas as suas dúvidas. Aproveite ainda para compartilhar este artigo com a sua equipe e, se tiver alguma sugestão, deixe um comentário no espaço abaixo.

Fonte: WK

Os dados de mortalidade de empresas no Brasil impressionam. E chamam ainda mais a atenção quando tratam de pequenas empresas, pois é bastante comum que suas portas se fechem antes de completarem cinco anos. Conforme o Sebrae, em São Paulo, por exemplo, cerca de 150 mil novas empresas são registradas no CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) anualmente. Porém, duas em cada 10 encerram as atividades antes dos dois anos de vida. E entre as principais causas está a má gestão de processos.

Todo empreendedor tem como objetivo fazer seu negócio produzir e comercializar produtos e serviços capazes de viabilizar a manutenção e o crescimento em um mercado repleto de empresas dispostas a se destacar. Contudo, para que essas metas sejam alcançadas, é fundamental que o gerenciamento de processos, também conhecido como BPM (Business Process Management), seja alvo de atenção e dedicação.

Podemos definir a gestão de processos como a tarefa de identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar os processos, com o objetivo de obter resultados consistentes e alinhados com a estratégia do negócio. Pode parecer algo complexo e que está mais ao alcance das grandes do que das pequenas empresas, mas não é nada disso.

Qualquer empresa, independentemente do tamanho ou do segmento em que atua, pode implantar a gestão de processos na sua rotina, pois sua função principal é melhorar a forma como as atividades são realizadas e administradas. Para deixar mais claro como funciona esse gerenciamento, neste artigo, mostramos como implantar o BPM de maneira eficaz, a fim de potencializar o crescimento e garantir a manutenção do negócio no mercado. Confira!

Defina os processos da sua empresa

Toda empresa quer se estabelecer, produzir, crescer, ser reconhecida e lembrada, não é verdade? E tudo isso se dá por meio da satisfação dos clientes. Para proporcionar essa satisfação ao público externo, no entanto, é necessário que dentro das empresas haja uma determinada organização das atividades, que podemos chamar de gestão de processos.

Por isso que o primeiro passo para fazer o gerenciamento é definir quais são esses processos, independentemente do segmento do negócio. Imagine que você tem uma fábrica de bolachas. Para entregar ao seu consumidor o produto que ele vai consumir no café da manhã, por exemplo, você precisa estabelecer alguns processos, como o de produção, o de vendas e o de logística.

Se a produção não tiver isso bem definido, a cada manhã o consumidor terá uma bolacha diferente para comer. A questão é que, quando ele escolheu a sua marca, esperava pelo mesmo alimento todos os dias e, como isso não acontece, acaba trocando você pelo concorrente.

Além disso, cada receita nova de bolacha usa tipos e quantidades diferentes de ingredientes, o que acaba gerando um problema no estoque se os processos não estiverem bem estruturados, pois nunca se sabe ao certo o que os profissionais vão querer usar. Então, às vezes falta matéria-prima e, às vezes, ela estraga.

Essa indefinição também afeta os funcionários que embalam e entregam os produtos, pois eles nunca têm certeza de que tipo de embalagem vão precisar e qual vai ser o tamanho, impactando diretamente na logística. E pior ainda para o vendedor, que não sabe o que oferecer aos supermercados.

O exemplo é meio extremo, mas deu para entender a necessidade de criar processos, certo? Bom, podemos resumir processos como rotinas de trabalho que formam um encadeamento de várias atividades distintas dentro de uma empresa, mas que estão interligadas, fazendo com os setores funcionem como uma engrenagem.

Ao estabelecer os processos, você consegue ter uma visão geral de como o todo funciona. E a gestão de processos entra justamente para garantir que todas as atividades vão acontecer conforme foram definidas.

Registre os processos

Depois de fazer todo o mapeamento dos processos é a hora de documentá-los. Por isso, crie um arquivo com todos os detalhes de cada processo, inclusive indicando a interdependência com as demais atividades internas para que, em caso de alteração no quadro de funcionários, o treinamento dos novos contratados seja facilitado. E certifique-se de que esse material estará disponível para consulta sempre que necessário.

Esse cuidado é um ponto fundamental para que a gestão de processos dê os frutos esperados e a empresa não sofra com alterações comportamentais na execução das atividades. Além disso, com os processos documentados, é possível acompanhar e avaliar os resultados. Essas conclusões são capazes de indicar quais atividades estão sendo efetivas e quais precisam de melhorias.

Mapeie os responsáveis por cada processo

Quando falamos em gestão de processos e a importância que ela tem para a sustentabilidade de uma pequena empresa, queremos dizer que é preciso conhecer as tarefas do seu negócio e saber identificar quais estão dando o resultado esperado e quais não estão. Por isso, depois de estabelecer os processos, é necessário indicar os responsáveis por cada um deles, mapeando as tarefas e avaliando sua efetividade.

Faça um desenho das atividades, nomeie os processos, registre as obrigações de cada um e identifique os responsáveis e a equipe de trabalho. Ao criar esse esqueleto, você consegue dar um passo importante para a eficácia da sua gestão de processos e também orientar os colaboradores sobre quais tarefas são de responsabilidade de cada um, mostrando o papel fundamental que eles possuem para que a empresa atinja o sucesso.

Envolva os colaboradores na gestão de processos

De nada adianta conhecer o seu negócio, compreender seus processos, mapeá-los, avaliá-los e pensar em soluções estratégicas para melhorá-los se os colaboradores não estiverem diretamente envolvidos no assunto. Afinal, são eles que executam os processos e podem potencializar ou não cada uma das tarefas.

Portanto, envolva seus colaboradores em todas as atividades. Dessa maneira, após a definição dos processos, eles saberão como proceder. É importante, ainda, mantê-los sempre cientes de tudo o que está acontecendo, por isso, sempre que necessário, ofereça cursos e treinamentos para complementar os conhecimentos e apresentar novidades.

Valorizar o papel de cada um nessa cadeia produtiva é fundamental para que haja motivação, engajamento e colaboração. Da mesma forma, é importante definir a rotina de cada colaborador e esclarecer a periodicidade com que cada atividade deve ser realizada.

Vantagens de uma gestão de processos definida e eficiente

Vimos o que são os processos, como eles são fundamentais para o bom funcionamento da sua pequena empresa e como fazer uma gestão adequada pode resultar em sucesso e crescimento. Porém, as vantagens de incluir essa atividade na rotina do negócio não param por aí. Existem outros benefícios que podem ser colhidos ao promover uma gestão de processos eficiente. Veja:

• Melhora no atendimento aos clientes: Com os processos definidos, fluindo com agilidade e com colaboradores treinados e engajados com o resultado da empresa, o atendimento fica muito mais eficiente, levando satisfação e garantindo a fidelização dos clientes.
• Mudanças internas ágeis: Com uma gestão de processos definida é mais fácil implantar alterações sem impactar negativamente o dia a dia da empresa.
• Adaptação de colaboradores: Todo novo colaborador se adapta muito mais rápido à rotina quando há uma estruturação documentada e um processo definido a ser seguido.
• Fim de retrabalhos: Uma boa gestão com processos definidos é capaz de eliminar por completo o retrabalho, que nada mais é do que desperdício e comprometimento do resultado final e, portanto, deve ser excluído da rotina de qualquer empresa.
• Aumento da qualidade: Como citamos no exemplo da fábrica de bolachas, definir cada processo permite fazer o controle de qualidade de maneira padronizada. Com isso, os produtos mantêm um padrão elevado e isso, certamente, é percebido pelos clientes.

A gestão de processos é um passo determinante para o sucesso de uma empresa. Conseguir enxergar nesta ação um diferencial em um mercado em que negócios fecham as portas todos os dias por má gestão é fundamental para manter-se competitivo.

Use a tecnologia como seu braço direito

Você trabalha diariamente buscando o melhor para o seu negócio. Prova disso é que chegou até este artigo, atentando-se à importância de uma gestão de processos eficiente e o quanto ela é fundamental para o sucesso da sua pequena empresa. Seu desejo é vê-la crescendo de maneira rentável, mas a sua dúvida é: como colocar em prática essas dicas?

A WK pensou nisso e desenvolveu um software voltado para as particularidades das pequenas empresas. Ele apoia a organização, a padronização e a gestão dos processos ao integrar operações de estoque, vendas, faturamento e finanças. Você deve estar pensando que já viu isso por aí. E pode até ser verdade, mas a qualidade e os diferenciais do ERP Radar Lite Cloud, desenvolvido com tecnologia de ponta, você só encontra com a gente!

O ERP Radar Lite Cloud oferece ao pequeno empresário toda estrutura, suporte, tecnologia e segurança que até então estava disponível apenas às grandes corporações. Com ele, que é hospedado no ambiente cloud da própria WK, todos os seus processos e informações passam a ter uma experiência local, com a segurança de serem executados na nuvem.

E então, gostou das dicas? Que tal ter o apoio de um software seguro e eficaz para auxiliá-lo a realizar uma boa gestão de processos na sua empresa? Converse com a nossa equipe! Ah, aproveite para compartilhar este conteúdo com a sua equipe e, se tiver alguma dúvida ou sugestão, deixe um comentário no espaço abaixo. Estamos a postos para ajudá-lo.

Fonte: WK