Manter o compliance de dados no RH ainda é um grande desafio para muitas empresas. Afinal, são inúmeras as atividades exercidas pelo setor, que abrangem desde o recrutamento e seleção até a gestão de ponto e folha de pagamento. Para garantir que os processos de coleta, tratamento e armazenamento de dados sejam feitos de maneira correta, é preciso seguir alguns cuidados.  

Entenda quais os riscos de não manter a conformidade e saiba como facilitar esta tarefa, garantindo o aumento na segurança das informações. 

Aproveite a leitura! 

Afinal, o que é o compliance de dados no RH? 

“Compliance” é um termo em inglês utilizado para descrever uma série de procedimentos adotados pela empresa, a fim de garantir a conformidade com as leis e regulamentações vigentes.  

Portanto, o compliance de dados no RH pode ser entendido como uma atividade voltada a assegurar o cumprimento das normas voltadas à proteção de dados, como, por exemplo, a Lei Geral de Proteção de Dados. 

Em vigor há cerca de quatro anos, a LGPD é um mecanismo legal que visa regular e garantir transparência no tratamento de informações pessoais. O departamento de Recursos Humanos é o principal setor que trabalha com a coleta, tratamento e armazenamento de dados pessoais. Por isso, em tempos de LGPD, o cuidado deve ser redobrado. 

Lembre-se: o RH pode coletar as informações pessoais somente com autorização prévia, que deve trazer detalhes sobre a utilização desses dados. 

Vale ressaltar, ainda, que manter a conformidade no RH não se resume apenas a isso. Na prática, esta é uma tarefa multifacetada, que envolve outros pontos importantes, como a compreensão da legislação trabalhista e obrigações fiscais.

Quais os riscos de não manter o compliance dados no RH? 

Apesar de otimizar diversas atividades e facilitar a rotina, o uso de tecnologia no RH exige muito cuidado. Isso porque a falta de atenção ou preparo pode deixar os profissionais suscetíveis a golpes ou crimes cibernéticos, colocando toda a rede da empresa em perigo. 

Segundo o relatório anual The State of Ransomware, da Sophos, quase 70% das empresas brasileiras sofreram ataques ransomware em 2023. O número representa um incremento de 13% em relação ao ano anterior. Este tipo de crime visa “sequestrar” os dados e sistemas da companhia. Feito isso, o hacker entra em contato e solicita um valor para devolver as informações e o acesso ao programa operacional. 

Sabendo disso, é fundamental investir em um sistema conforme com as exigências regulamentadas em lei. Caso contrário, um descuido pode custar caro para a organização, prejudicando a imagem da marca e gerando multas. Sendo assim, os profissionais de RH devem ter mais cautela para proteger os dados pessoais fornecidos por terceiros.  

Entre os principais riscos proporcionados pela falta de cuidado, estão: 

• Multas e sanções previstas pela LGPD: o descumprimento pode resultar em punições significativas, chegando até 2% do faturamento anual da empresa. No caso de violações específicas, como tratamento inadequado de dados sensíveis, as multas podem ser maiores.  
• Bloqueio temporário de acesso aos dados: a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), órgão responsável pela fiscalização, pode bloquear os dados e até proibir parcial ou totalmente o tratamento de dados pela empresa. 
• Danos à imagem e reputação: violar a LGPD pode implicar na perda da confiança dos colaboradores, consumidores e investidores. Isso resulta na evasão de clientes, parceiros comerciais, pode afetar até mesmo a retenção de talentos e prejudicar os resultados da organização. 
• Ações judiciais e indenizações: a lei permite que as partes prejudicadas acionem a justiça na busca de reparação por danos materiais e morais. Ou seja, a falta de cuidado no tratamento dos dados pode levar a empresa a responder um processo judicial e, eventualmente, fazer o pagamento de indenizações. 

Como o HRIS ajuda a manter o compliance de dados no RH? 

Como vimos até aqui, o cuidado no tratamento e armazenamento de dados é essencial. No entanto, alcançar o compliance de dados no RH requer a manutenção diligente dos processos, aplicação de políticas e normas, além do uso de relatórios mensais. 

Para facilitar todas essas tarefas, é comum contar com o apoio de soluções tecnológicas como o Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS).  

O HRIS facilita o trabalho do RH, uma vez que permitem o armazenamento e centralização das informações em um só lugar. A ferramenta permite automatizar vários processos de RH, como o recrutamento e seleção, integração entre sistemas, avaliação de desempenho, gestão de benefícios, entre outros. 

Na prática, ela auxilia (e muito) as empresas a garantirem a conformidade com os requisitos regulamentares. 

Isso porque o HRIS permite: 

• Centralizar os dados dos colaboradores: dentro do HRIS é possível consolidar todas as informações em um só lugar. Outro ponto positivo é o armazenamento centralizado, que torna o acesso e gerenciamento mais fáceis. Dessa forma, o RH mantém a consistência e precisão no tratamento dos dados, reduz os riscos de perder as informações e diminui as chances de não conformidade por inconsistências e a manutenção dos registros, o que facilita auditorias e inspeções futuras. Além disso, ele permite, ainda, a manutenção dos registros, o que facilita auditorias e inspeções futuras. 
• Automação das tarefas: o software promove uma melhora na eficiência, aumenta a produtividade e reduz os erros. Isso porque o próprio sistema pode elaborar os relatórios exigidos pelos órgãos reguladores, o que garante o envio correto e a adesão às diretrizes regulatórias.  

Quais as melhores práticas para usar o HRIS para manter o compliance de dados no RH? 

Embora o HRIS seja uma ferramenta altamente poderosa, ela precisa ser utilizada de maneira eficaz para alcançar bons resultados e auxiliar na hora de manter o compliance de dados no RH. 

Por isso, separamos algumas práticas recomendadas para facilitar essa tarefa: 

1. Treine sua equipe de RH: de nada adianta usar o melhor HRIS e não ter um time de profissionais capacitado para lidar com a ferramenta. Portanto, o treinamento deve ser uma prática regular e constante para o pessoal do RH. Assim, eles dominarão todos os recursos e a funcionalidade da ferramenta. 
2. Mantenha a segurança dos dados: o RH lida diretamente com o tratamento de informações confidenciais. Por isso, adotar medidas robustas de segurança de dados, como criptografia, controle de acessos, auditorias regulares, entre outros, é essencial. Dessa forma, a organização se protege e evita problemas futuros. 
3. Aproveite as análises: a maioria dos sistemas HRIS possuem recursos analíticos. Na prática, eles podem ser utilizados para identificar tendências, monitorar métricas e facilitar a tomada de decisões, uma vez que elas serão baseadas em dados. 

Compliance de dados no RH: como a Senior pode ajudar? 

Manter a conformidade no RH pode ser um grande desafio, ainda mais com as constantes mudanças no ambiente regulatório. Entretanto, com o sistema de HRIS correto, a empresa pode simplificar e agilizar os processos, reduzindo o risco de não manter o compliance de dados. 

Com o HRIS, o RH consegue garantir que os dados coletados sejam armazenados de forma segura. Além disso, o sistema facilita o tratamento das informações, uma vez que ela centraliza tudo em um só lugar.  

Outra excelente vantagem é que o software pode ser facilmente integrado a outras plataformas, permitindo ao RH coletar dados de vários sistemas diferentes e manter em uma base única. Com o auxílio da plataforma, os gestores e profissionais do setor ganham uma força extra na hora de manter o compliance de dados no RH, garantindo a uniformidade, padrão e confiabilidade.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

A gestão de pessoas é uma área complexa e exigente, uma vez que atua com o bem mais precioso das empresas: As pessoas. E para a construção de estratégias de sucesso, é imprescindível que o gestor utilize as ferramentas corretas e tenha em mãos informações preciosas sobre a força de trabalho. Nesse sentido, os indicadores chaves de RH podem ajudar! 

Isso porque, na prática, com acesso a indicadores dados é possível diagnosticar oportunidades de evolução na gestão de pessoas.  

Veja, neste artigo, a importância de mensurar KPIs para o departamento de Recursos Humanos.

O que são indicadores de RH? 

De modo simples, os indicadores de RH são métricas que auxiliam a medir o nível de eficiência dos processos do setor durante um determinado período. Por meio dessa análise é possível mensurar o nível de desempenho, sucesso nas atividades desempenhadas e estratégias construídas para alcançar os objetivos organizacionais. 

Conhecidos também como KPIs (Key performance Indicators, em sua tradução Indicadores-chave de Desempenho), os indicadores de Recursos Humanos são indispensáveis ao setor. Isso porque eles permitem que o profissional do RH entenda a efetividade das ações e como elas contribuíram, ou não, para o alcance dos resultados desejados. 

Geralmente, a análise desses dados é realizada em um determinado período. Assim, é possível cruzar as informações e chegar a resultados mais precisos, baseados em um recorte específico. Mas, vale ressaltar que: para ser considerado um KPI, o indicador precisa ter relevância para as estratégias do setor de Recursos Humanos. 

Afinal, qual a importância dos indicadores de RH? 

Os indicadores de RH são de grande importância para a empresa, uma vez que eles auxiliam a encontrar insights valiosos sobre a força de trabalho. Além disso, por meio dessas métricas é possível compreender se as decisões tomadas pelo RH estão obtendo o retorno esperado. 

De modo geral, esta prática é essencial para tornar o RH ainda mais estratégico, uma vez que os indicadores fornecem detalhes sobre os acertos e falhas presentes nas atividades do dia a dia, processos e tomada de decisões. 

Por exemplo, o alto índice de turnover da organização pode indicar que há algum problema no processo de onboarding ou de que a adaptação do novo colaborador tem sido uma experiência difícil. Ou seja, essas informações geram insights que auxiliam o RH a criar uma estratégia para corrigir possíveis falhas no processo. 

Mas, como os indicadores de RH são definidos? 

Bom, existem inúmeras formas de mensurar os resultados de uma estratégia. Portanto, antes de definir quais os indicadores-chave utilizar, é necessário compreender quais são os objetivos do departamento e da empresa. 

De modo simples, idealmente os indicadores devem ter as seguintes características: 

• Concreto: o indicador precisa ser tangível, com um objetivo específico. 
• Mensurável: um bom KPI é aquele que pode ser medido, caso contrário não é um KPI. 
• Atingível: é importante monitorar métricas que são factíveis, possíveis de serem alcançadas, não fuja da realidade! 
• Relevância: não gaste tempo monitorando dados que não contribuem para o crescimento da organização. Acompanhe apenas informações realmente importantes. 

Lembre-se:  ter uma direção clara é fundamental para que o acompanhamento das métricas seja eficiente. Assim, o monitoramento de indicadores pode contribuir para melhorar estratégias, otimizar processos e até mesmo aumentar a produtividade não apenas do RH, como também da força de trabalho de outros setores. 

11 indicadores de gestão de pessoas indispensáveis para o RH

Conforme mencionado anteriormente, existe uma infinidade de indicadores de RH, e a escolha daquilo que será mensurado varia segundo as necessidades da empresa. 

Preparamos uma lista com 11 indicadores de RH, indispensáveis para o setor. 

1. Absenteísmo

O termo absenteísmo é utilizado para se referir a faltas, atrasos, licenças médicas ou ausências – justificadas ou não. Este é um indicador que auxilia identificar as faltas de um determinado período, os custos ocasionados pelas baixas e como elas podem impactar a produção de um setor. 

Como mensurar? 

Para medir as taxas de absenteísmo existem 3 formas diferentes, como: 

BradFord Factor 

Neste modelo, as faltas curtas, constantes e não planejadas possuem um peso diferente das ausências longas. O cálculo é realizado a partir da seguinte equação: 

B = (S x S) x D 

Onde: 

S = total de faltas por indivíduo; 

D = número de dias ausentes; 

B = BradFord Score Factor 

O score, neste caso, é avaliado como um tipo de ranqueamento, onde quanto mais alto, pior é o desempenho do colaborador.  

A escala do score é dividida da seguinte forma: 

• 45 pontos: pode justificar uma advertência informal; 
• 100 pontos: suficiente para uma medida disciplinar (advertência formal seguida de suspensão); 
• 900 pontos: pode implicar em demissão. 

Bureau of Nation Affairs (BNA) 

A fórmula presente em Gestão de Pessoas: o novo papel dos Recursos Humanos nas Organizações, livro escrito por Idalberto Chiavenato, é utilizada para mensurar a taxa de absenteísmo. 

Para isso, o cálculo é feito seguindo a fórmula: 

Absenteísmo = (nº total de pessoas ፥ dias perdidos devido ausência de colaboradores no mês)  ፥ ( nº médio de profissionais x dias de trabalho no mês). 

Exemplo:  

Absenteísmo = (100 colaboradores ፥ 10 dias) ፥ (100 colaboradores em média x 26 dias de trabalho mensais) 

Absenteísmo =  10 ፥ 2600 

Absenteísmo = 0,0038 ou 0,38% 

Horas de ausência 

Outro modo de calcular as faltas é ter como base as horas de trabalho perdidas. 

Logo, temos a equação abaixo: 

Absenteísmo = (horas perdidas ፥ horas previstas de trabalho) x 100 

Exemplo: 

Absenteísmo = (150 horas perdidas ፥ 3.360 horas previstas de trabalho) x 100 

Absenteísmo = 0,044 x 100 = 4,4% 

Nesse caso, as horas de trabalho previstas correspondem à soma da jornada de trabalho do colaborador e horas extras a serem realizadas por ele. 

2. Turnover

O turnover, ou taxa de rotatividade, em sua tradução, é um indicador que mostra a quantidade de profissionais que saem e entram na organização. Esta métrica auxilia a detectar: 

• Qualidade do processo de recrutamento e seleção; 
• Nível de eficiência do onboarding; 
• Capacidade da empresa de reter talentos. 

Para mensurar este indicador, o RH precisa reunir os dados de movimentação (entrada e saída de profissionais) e o número total de profissionais da empresa. Assim, temos a seguinte equação: 

Turnover = (admissões totais + demissões totais ፥ 2) ፥  nº de colaboradores x 100 

Exemplo: 

Turnover = (15 admissões + 9 demissões ፥ 2) ፥ 150 colaboradores x 100 

Turnover = 12 ፥ 150 x 100 

Turnover = 0,08 x 100 = 8% 

Lembrando que o período de análise é relativo, podendo ser mensal, semestral ou anual. 

3. Retenção de talentos

A retenção de talentos está diretamente ligada à taxa de rotatividade, ou seja, a equação é parecida. No entanto, em vez de calcular o número de profissionais que saíram, esse indicador mensura o número de colaboradores que permaneceram, isto é, que foram retidos pela organização. 

Entender e mensurar a taxa de retenção é de extrema importância para o RH, uma vez que os insights gerados são valiosos para o planejamento da composição do time, o recrutamento e a estratégia geral do negócio. 

Para realizar este cálculo, temos a seguinte fórmula: 

Taxa de retenção = (nº de admissões de um determinado período + nº de demissões no mesmo período ፥ 2 ፥ nº colaboradores de todo o período) x 100 

Exemplo: 

Taxa de retenção = (15 admissões  em 6 meses + 6 demissões ፥ 2 ፥  80 nº total de colaboradores) x 100 

Taxa de retenção = 21 ፥ 80 x 100 = 0,26 x 100 = 26% 

Logo, temos uma taxa de 26% de retenção. 

Sendo assim, a taxa de retenção é calculada com base na média entre os profissionais que ingressaram na empresa em determinado período com aqueles que permanecem. 

4. Headcount

Headcount ou “contar de cabeças”, em sua tradução literal, é um indicador de RH utilizado para medir a quantidade atual de profissionais da empresa.  

Trata-se de um KPI muito utilizado pelo setor para entender o quadro de ativos, afastados, entre outras situações que podem impactar a distribuição das equipes e o negócio. 

Com esse indicador é possível identificar a quantidade de colaboradores e o tamanho da empresa a partir dos dados levantados. 

Para chegar a este indicador é simples, basta apenas somar todos os profissionais com contrato em vigência. Ao efetuar a equação, o RH entende a situação atual do quadro de colaboradores e suas características 

5. Investimento em treinamento

O capital humano é o principal recurso de uma organização. Afinal, eles são peças-chave e contribuem para o funcionamento da empresa. Por isso, investir na força de trabalho é um excelente meio para atrair e reter novos talentos. 

Mas, como saber se a estratégia está correta e medir a produtividade? 

Para entender se os investimentos estão dando resultados, é preciso medir a eficiência e desempenho dos colaboradores. Existem diferentes modos de compreender isso, como:  taxa de adesão, abandono e média de treinamento por pessoa. 

O cálculo pode ser apoiado, ainda, em outros indicadores de RH, e pode ser feito a partir do cruzamento de informações, como: 

• Ponto A: desempenho medido após os treinamentos; 
• Ponto B: desempenho alcançado sem treinamentos; 
• A — B: impacto do treinamento. 

O ROI (Retorno sobre Investimento) em treinamentos é calculado a partir da equação: 

ROI = (Lucro do investimento – custo do investimento) ፥ custo do investimento 

Exemplo: 

ROI = (35.000 – 10.000) ፥ 10.000 x 100 

ROI = 25.000 ፥ 10.000 x 100 = 2,5 x 100 

ROI = 250% 

Ou seja, o retorno do investimento é de 250%. 

6. Avaliação de aprendizagem

Comumente utilizado pelas equipes de treinamento e desenvolvimento, este indicador é responsável por informar o quanto de aprendizado o profissional absorveu. Portanto, ele permite avaliar se os treinamentos estão corretos e se o colaborador está engajado com o conteúdo. 

Para mensurar este KPI é preciso coletar dados por meio de avaliações, como: 

• Questionários ao término da capacitação; 
• Avaliações antes e após eventos, palestras e workshops, para realizar comparações de aprendizado; 
• Provas realizadas após os treinamentos. Esta é uma ótima maneira para entender as necessidades dos colaboradores e como elas podem ser solucionadas. 

7. Desempenho e produtividade

Para aumentar a efetividade dos setores da empresa é preciso compreender quais são os colaboradores que precisam de uma melhor orientação e/ou treinamento. Isso ajuda o RH a localizar ‘gargalos’ que atrasam e prejudicam a produtividade da organização. 

A mensuração deste indicador pode ser realizada por meio do levantamento de dados, a partir de avaliações de desempenho e aplicação de questionários. Dessa forma, é possível converter as informações em dados qualitativos e quantitativos. 

Um exemplo seria a criação de uma escala para as perguntas: 

• 1 – Entrega das tarefas fora do prazo e com qualidade aquém do ideal; 
• 2 – Tarefas entregues no prazo e qualidade aquém do necessário; 
• 3 – Não entregou as demandas no prazo, mas a qualidade ficou dentro das expectativas; 
• 4 – Demandas entregues no prazo e com boa qualidade; 
• 5 – Entregou as tarefas no prazo e superou as expectativas. 

Nesse caso, tomamos o número máximo e dividimos pelo valor alcançado. 

Exemplo: 

O profissional alcançou nota 4, assim, temos: 

4 ፥ 5 x 100 = 0,8 x 100 = 80% 

8. Clima organizacional e satisfação

Compreender o clima organizacional é essencial, já que este indicador mostra a qualidade do ambiente de trabalho, destacando quais aspectos podem impactar diretamente na satisfação dos profissionais da empresa. 

A partir dele é possível saber a percepção dos colaboradores sobre seu bem-estar, como são tratados, e ainda, entender o nível de engajamento e satisfação em relação ao clima e a cultura da empresa. 

A mensuração pode ser realizada por meio de ferramentas NPS, que medem o nível de satisfação por meio de perguntas objetivas e simples. Mas vale ressaltar que é importante que a organização saiba se posicionar no mercado, quanto a sua missão, visão e valores. 

Já o cálculo deste indicador por ser feito seguindo a mesma linha das avaliações de desempenho, convertendo dados qualitativos com quantitativos. Isto é, o RH estabelece uma classificação, em três níveis: 

• Detrator – 0 a 6; 
• Neutro – 7 e 8; 
• Promotor – 9 e 10. 

Após passar um pequeno questionário aos colaboradores, o setor analisa as respostas, e a partir daí são aplicadas fórmulas, como: 

% de detratores = (detratores ፥ nº total de profissionais) x 100 

Exemplo: 

Detratores = (25 detratores ፥ 250) x 100 

Detratores = 0,1 x 100 = 10% 

Nesse caso, para encontrar a porcentagem de promotores ou neutros, basta apenas trocar a informação na fórmula. Para determinar o índice de NPS – Net Promoter Score, termo usado para se referir a uma metodologia usada para encontrar o nível de satisfação – basta diminuir a porcentagem de promotores da porcentagem de detratores. 

Exemplo:  

Índice NPS = 25% – 10% 

Índice NPS = 15% 

9. Custo per capita de benefícios

Calcular os custos gastos com benefícios para cada colaborador auxilia a verificar se os investimentos nesta modalidade valem a pena ou não. Este KPI indica dados relevantes sobre os gastos individuais para cada profissional. 

Para o cálculo, utilizamos: 

Custo per capita = total de gastos com benefícios ፥ nº de colaboradores 

Exemplo: 

Custo per capita = 15.000 ፥ 45 = 333,33 

Logo, a empresa gasta em média 333,33 reais com benefícios para cada colaborador. 

10. Índice de reclamações trabalhistas

Esta métrica é responsável por apontar conflitos organizacionais, falhas na gestão e falta de cumprimento dos direitos trabalhistas. Tais dados são essenciais para verificar a idoneidade da empresa perante órgão públicos e colaboradores. 

Para isso, usamos a seguinte fórmula: 

Nº de reclamações trabalhistas = (nº de reclamações ፥ nº de desligamentos) x 100 

Exemplo: 

Nº de reclamações trabalhistas = (9 ፥ 2) x 100 

Nº de reclamações trabalhistas = 0,45 x 100 = 45% 

11. Vagas fechadas no prazo

Este indicador se refere à pontualidade do recrutamento e seleção de novos talentos. Ele corresponde a duas questões importantes: a primeira é se o processo atende às necessidades da organização e a segunda é para diferenciar práticas boas e ruins do departamento. 

Para esta equação é necessário reunir o número de vagas abertas em um determinado período e quantidade de vezes que o cronograma foi cumprido. A partir disso, temos o seguinte cálculo: 

% de vagas fechadas no prazo = (vagas fechadas no prazo ፥ nº total de vagas abertas) x 100 

Exemplo: 

% de vagas fechadas no prazo = (9 ፥ 15) x 100 

% = 0,6 x 100 = 60% 

Logo, o processo teve 60% de eficácia. 

HRIS e indicadores de RH: entenda como a ferramenta auxilia o departamento! 

Como vimos até aqui, mensurar e armazenar os dados relacionados à força de trabalho é extremamente importante para o setor de Recursos Humanos. Isso porque eles fornecem insights valiosos, que auxiliam a compreender os gastos e a produtividade de diferentes setores. 

Mas, para otimizar este trabalho e não depender apenas de planilhas de indicadores de RH abastecidas manualmente, o setor ganha uma ajudinha extra da tecnologia. Com auxílio de softwares, coletar as informações, mensurá-las e armazená-las se torna muito mais simples.  

Isso porque recolher um volume alto de dados requer máxima atenção e cuidado. Dessa forma, contar com uma plataforma completa de RH que ofereça dados reais e analise-os em tempo real é essencial.  A partir de uma solução HRIS é possível coletar, integrar dados valiosos sobre a força de trabalho, armazená-los corretamente para então acompanhar os indicadores definidos de RH. 

O HRIS é um conceito de solução voltada para o gerenciamento de dados relacionados aos profissionais da organização. Ele permite coletar uma série de informações sobre o colaborador a partir de diferentes sistemas e integrá-los em uma base única, garantindo um padrão, uniformidade e confiabilidade, além da atualização em tempo real. E o melhor é que a plataforma gera todos os gráficos e relatórios sozinha, facilitando o trabalho dos profissionais de RH e entregando valiosos insights. 

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

O futuro do RH é pautado por dados. Afinal, são eles que contribuem para a tomada de decisões mais assertivas. Com o auxílio do people data e people analytics, o setor pode coletar e analisar dados que orientam na criação de ações para aumento da produtividade, por exemplo. 

Um estudo, conduzido pela Deloitte junto a Visier com 500 líderes empresariais, mostrou que havia pouca confiança na abordagem de alguns tópicos difundidos no cotidiano sobre negócios e pessoas. Entretanto, a pesquisa aponta que 70% dos executivos conseguiram tomar decisões melhores e mais rápidas pautadas no acesso aos dados pessoais.  

Neste artigo, mostramos o real potencial da tecnologia Big Data para gestão de pessoas. Entenda o que é people data e people analytics e saiba como eles podem contribuir para melhorar a tomada de decisões! 

Afinal, o que é people analytics? 

O people analytics ou análise de pessoas, em sua tradução, nada mais é do que uma metodologia voltada para a coleta, organização e análise de informações de modo estratégico.  

Com essa análise, os líderes da organização e do RH podem gerenciar os dados coletados e transformá-los em valiosos insights, que podem contribuir, inclusive, para maximizar o potencial dos colaboradores e também os resultados do negócio. De modo simples, as organizações que adotam o people analytics superam aquelas que não o fazem, aumentando sua margem de lucro, por exemplo. 

Na prática, o people analytics é utilizado para a extração de dados brutos. O processo é realizado com auxílio de ferramentas digitais, com aplicação de algoritmos, cálculos e machine learning. Eles permitem produzir tabelas e gráficos, que serão utilizados pelos líderes na tomada de decisão. 

Os três principais componentes essenciais para a análise de pessoas são: 

• Dados de pessoas: compreende a coleta de todas as informações relacionadas aos colaboradores, como idade, gênero, função exercida, salário, desempenho, entre outros.O software extrai dados via API das ferramentas digitais do RH (HCM, HRIS, ATS, folha de pagamentos, entre outros) e transforma por meio da data science. 
• Análise: pode ser efetuada pelo analista do RH ou pela plataforma, de modo que a prática consiste no processamento, filtragem e organização dos dados. Assim, o software pode aplicar equações mais complexas, algoritmos e aprendizado de máquina, transformando as informações brutas em insights valiosos que impactam o negócio de modo positivo. Com isso, os líderes das empresas podem responder perguntas complexas, como o impacto das demissões e inflações salariais nos custos operacionais, por exemplo. 
• Informações: com o people analytics, os dados são apresentados de modo “consumível”. Ou seja, em vez de olhar uma pilha de números brutos, o líder terá acesso a gráficos e tabelas, permitindo um melhor entendimento das informações. Portanto, com o auxílio do software, os usuários podem visualizar os dados de modo simplificado, podendo analisá-los por conta própria. 

People analytics: quais os benefícios?

O uso do people analytics traz excelentes vantagens, como: 

• Melhora os processos de recrutamento e seleção: com o mindset mais estratégico, o processo de aquisição de novos talentos é efetuado com maior eficiência. Isso porque a análise será pautada em dados mais detalhados e alinhados com o objetivo da vaga. 
• Aumenta o engajamento: as informações coletadas por meio de pesquisas, feedbacks, entre outros, podem auxiliar na criação de estratégias voltadas ao engajamento da equipe. 
• Otimiza a gestão de desempenho: os insights gerados com base na análise de dados podem contribuir para o alcance de equipes de alto desempenho. Isso porque é possível acompanhar e analisar os dados de performance. 

Outra excelente vantagem do uso do people analytics é a possibilidade de analisar um número mais robusto de informações de forma ágil, rápida e com maior precisão. Isso tudo é possível graças à Inteligência Artificial (IA), que fornece insights preditivos, possibilitando antecipar tendências e a tomada de decisões proativas para solucionar possíveis problemas.  

A IA auxilia, ainda, na triagem de candidatos, avaliação de desempenho e planejamento da força de trabalho. 

O que é people data?  

O people data ou dados de pessoas, em sua tradução literal, é um conjunto de informações utilizadas para descrever os profissionais da organização.  

Na prática, este método visa coletar dados sobre os colaboradores a fim de identificar padrões, apoiar decisões e gerar insights sobre contratações, retenção de talentos e produtividade. Neste caso, as informações podem ser coletadas por meio do uso de tecnologia, pesquisas internas, entre outros.  

O objetivo desta metodologia é capturar informações e medir o funcionamento da própria equipe, por meio da análise de KPIs (indicadores-chave de desempenho). Assim, é possível compreender as taxas de turnover, absenteísmo, índices de contratação, entre outros. 

People data: principais benefícios 

O people data ainda é pouco conhecido pelas empresas, mas isso pode mudar, uma vez que ele oferece ótimos benefícios, como: 

• Eliminação de gascustos: os dados fornecidos pelo people data permitem que a organização entenda melhor seus gastos, assumindo o controle dos processos e eliminando custos desnecessários. Além disso, é possível direcionar os valores com foco no que realmente importa. 
• Melhora o controle de processos: com os dados em mãos, a empresa conhece melhor seus colaboradores, o ritmo de trabalho, modo de produção e o que gera satisfação. Dessa forma, é possível ter maior clareza sobre o que motiva os colaboradores, como organizar os horários e assim por diante. 
• Permite acesso de modo integrado: com o people data é possível ter acesso às informações dos seus colaboradores. Isso facilita a busca de dados no sistema, além de garantir máxima segurança e respeito ao colaborador quanto ao armazenamento de informações. 
• Proporciona análise preditiva: com o software, é possível identificar padrões e elaborar medidas de prevenção, antecipando riscos e promovendo um melhor desempenho.  

People data e people analytics: quais as diferenças? 

Em um mundo cada vez mais orientado por dados, não adotar essas práticas pode representar graves riscos para a organização. Isso porque as metodologias trazem uma série de benefícios e ainda impacta positivamente os resultados do negócio. 

Mas, entre people data e people analytics qual método escolher?  

Afinal, qual diferença entre os dois? 

Em geral, os termos são usados de forma intercambiável, mas isso não significa que sejam iguais. O people data tem como foco a captura e medição de dados sobre o funcionamento da equipe, por meio de KPIs, por exemplo.  

Já o people analytics obtém um número maior de informações, que compreendem mais do que o comportamento do colaborador. A tecnologia inclui análise de dados dos clientes, referências da indústria, entre outros. 

Outra diferença está no número de informações a serem analisadas. Enquanto, o people analytics coleta e analisa uma quantia robusta de dados, o people data foca em um volume menor de informações, mais relacionadas ao colaborador. 

People data e people analytics: pontos de impacto nos processos de gestão de pessoas? 

A gestão de recursos humanos é um elemento crítico e essencial para qualquer organização. Esta prática envolve selecionar, recrutar, treinar, engajar e gerenciar a força de trabalho. 

Mas, afinal, como o people data e people analytics podem impactar os sistemas de gestão de pessoas dentro da organização? 

Os dados revolucionaram o gerenciamento do RH. Com recursos tecnológicos cada vez mais avançados, o setor de Recursos Humanos nas suas diversas frentes de Atração de Talentos, Departamento Pessoal e Desenvolvimento de Talentos, conseguem reunir e analisar uma série de informações para melhorar a tomada de decisões.  

Além disso, a utilização de people data e people analytics permite que a empresa preveja tendências e antecipe possíveis problemas, viabilizando a tomada de medidas proativas. Ou seja, por meio de algumas informações o RH consegue agir com base nos dados que impactam o desempenho dos profissionais e os resultados financeiros. 

A adoção de people data e people analytics podem contribuir para: 

• Otimizar o processo de contratação: ao acompanhar as métricas de seleção e recrutamento, como o tempo e os custos de cada contratação, o RH pode analisar pontos de ineficiência e criar um plano de ação para tornar o processo mais ágil. 
• Criação de programas de desenvolvimento profissional: com os dados de desempenho e produtividade em mãos, o RH consegue identificar áreas onde os colaboradores precisam de mais formação e/ou apoio para melhorar suas habilidades. 
• Identificar e prevenir problemas de rotatividade de colaboradores: por meio de práticas de feedbacks, o RH consegue ter acesso a indicadores valiosos. Com eles, é possível compreender melhor o baixo engajamento, identificar problemas interpessoais, falta de propósito, entre outros. Assim, o RH  consegue pontuar os problemas e criar planos de ação para melhorar o clima organizacional. 
• Localizar lacunas de diversidade e inclusão: os dados permitem que o RH identifique setores onde ocorrem tendências – intencionais ou não – de pouca diversidade e inclusão. Com isso, é possível estruturar ações para difundir o tema dentro da organização. 

People data e people analytics: como a Senior pode ajudar? 

Como vimos até aqui, o people data e people analytics são pautados na coleta e análise de dados, tanto de pessoas quanto organizacionais. Juntos, eles geram grandes impactos na gestão do RH.  

Portanto, com boas ferramentas digitais e as estratégias corretas, o RH podem aproveitar os dados para tomar decisões mais assertivas, aumentar o desempenho, melhorar a produtividade e ainda, impulsionar os resultados nas suas diversas frentes de atuação seja na Atração de Talentos, no Departamento Pessoal ou Desenvolvimento de Talentos, 

Soluções como o HRIS, permitem uma centralização maior dos dados tornando prática a aplicação dessas metodologias de people data e people analytics. O software permite às empresas organizar e gerenciar os dados coletados dos colaboradores, e o melhor, tudo isso é feito em um só lugar.  

Conheça aqui como esse Sistema de Informação de Recursos Humanos centraliza e unifica dados essenciais dos colaboradores, automatizando processos-chave como recrutamento, seleção e avaliação de desempenho. 

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

À medida que a empresa cresce, o número de contratações também aumenta. Com isso, gerir uma força de trabalho cada vez maior tende a ser um desafio. Diante deste cenário, o HRIS pode ser uma excelente ferramenta para auxiliar o RH nessa missão. 

HRIS é a sigla para Human Resources Information System – Sistema de Informação de Recursos Humanos, em sua tradução literal. Trata-se de uma solução de software que organiza e gerencia todo o tipo de dados relacionados aos colaboradores (nome, idade, sexo, endereço, contato e entre outros).  

Além de ser um repositório de dados, a ferramenta traz uma série de facilidades para o departamento de RH, permitindo inclusive a integração nativa de dados do gerenciamento da folha de pagamento, controle da folha ponto, de licenças, entre outros processos do setor.  

Confira, neste artigo, as principais vantagens que o HRIS pode trazer para a sua empresa!  

HRIS: conheça as principais vantagens desta solução! 

O HRIS é mais do que apenas um banco de dados. O software proporciona diversos benefícios que facilitam o trabalho e a rotina do setor de Recursos Humanos, tornando-o cada vez mais produtivo e estratégico. 

Listamos, a seguir, 10 vantagens que o HRIS oferece. Confira:  

1. Promove atualização em tempo real

Diferente de arquivos físicos (papéis e planilhas), o HRIS é um banco de dados cloud based (baseado em nuvem), operando como uma fonte de dados atualizada em tempo real. Dessa forma, os usuários autorizados podem acessar as informações sobre a força de trabalho em qualquer lugar. 

Portanto, ele facilita o controle das informações atualizadas pelo RH rotineiramente, uma vez que sincroniza os dados em tempo real. Assim, os profissionais não precisam se preocupar se estão visualizando ou atualizando manualmente dados e relatórios. 

2. Simplifica processos

Um sistema de gerenciamento desatualizado torna alguns processos do setor lentos. Com auxílio do HRIS, os profissionais de RH conseguem recrutar, gerenciar, integrar e envolver colaboradores por meio de uma única solução digital e moderna, agilizando os processos e fluxos de trabalho do setor. 

Seja para gerenciar a rotina de trabalho, rastrear candidatos ou administrar as folgas, é possível realizar tudo usando o sistema com apenas um clique. Isso porque, o HRIS concentra todos os processos do RH em um mesmo ambiente. Portanto, o sistema de informação de recursos humanos HRIS não beneficia apenas as equipes de RH, mas também a organização e os colaboradores.  

3. Proporciona maior eficiência

Por meio do HRIS é possível armazenar os dados dos usuários em um só lugar, desta forma, possibilitando a centralização das informações e o acesso simples em tempo real para os gestores e demais profissionais do RH.  

Com a comunicação e a colaboração entre os departamentos, a eficiência operacional do departamento de RH é maximizada e os erros reduzidos.  

4. Garante a conformidade regulatória

Com as constantes mudanças nas leis trabalhistas e regulamentos, acompanhá-las pode ser um desafio, mas o HRIS pode ajudar! 

Os sistemas HRIS auxiliam na disseminação de boas práticas dentro da organização, o que facilita a parametrização de políticas internas, auxiliando os gestores e colaboradores a manterem a conformidade com as leis vigentes. 

O HRIS em si pode conter uma gama alta de dados organizacionais, mas, quando combinado ao HCM, fornece às empresas relatórios mais complexos e, até mesmo, preditivos. Isso possibilita aos profissionais do setor tomarem decisões sobre a força de trabalho assertivas. 

5. Promove a automação de tarefas manuais

Com o HRIS, é possível também dar adeus às tarefas manuais, uma vez que as mesmas podem ser automatizadas. Dessa forma, os profissionais do setor economizam tempo, aumentam a produtividade e podem se dedicar a outras atividades mais estratégicas.  

Além disso, as atividades automatizadas garantem o avanço dos processos, já que assim não é preciso esperar que cada etapa seja finalizada e a pessoa responsável a marque como concluída manualmente.  

Por exemplo, o RH precisa reembolsar um dos colaboradores. Pelo HRIS basta apenas o upload da documentação. Assim, o software pode usá-la para sincronizar com a contabilidade e folha de pagamento. Dessa forma, se houver algum problema, o sistema alerta um dos responsáveis em qualquer um desses departamentos. 

6. Minimiza a chance de erros

Como já mencionamos, o HRIS permite a automação das principais tarefas do setor, eliminando atividades manuais e repetitivas. Ou seja, uma função que levaria horas pode ser finalizada em poucos instantes. 

O software possibilita a automação de fluxos de trabalho. Com o HRIS é possível: 

• Publicar vagas; 
• Rastrear candidatos; 
• Triagem de talentos; 
• Admissão, integração e desligamento de colaboradores; 
• Gerenciar folgas, férias, licenças, entre outros. 

Desse modo, com um procedimento padronizado implantado, o HRIS evita erros ou redundâncias e apoia tanto os colaboradores quanto os profissionais de RH em todas as atividades, permitindo-lhes realizar tarefas de maior relevância.  

7. Fornece insights valiosos

Outro benefício proporcionado pelo HRIS é o fornecimento de insights analíticos sobre os dados da organização, como planejamento da força de trabalho, taxa de retenção, aquisição de talentos, folgas e muito mais. 

Com essas informações em mãos, o setor poderá tomar decisões mais acertadas quanto aos processos e políticas internas, assim como gerir melhor a força de trabalho. Dessa maneira, se torna mais fácil supervisionar as atividades, identificar possíveis obstáculos do negócio e localizar espaços para melhorias, por exemplo. 

Além disso, por meio do HRIS, é possível analisar os dados históricos e criar relatórios que revelam oportunidades de redução de custos, sem prejudicar a função ou a experiência dos colaboradores. Por exemplo, os relatórios podem ser utilizados para rastrear o custo-benefício de transportadoras, compará-las e negociar taxas melhores. 

8. Reduz custos

Independentemente do porte da sua empresa (pequeno, médio ou grande), um HRIS pode auxiliar – de modo significativo – na redução de custos. Isso porque ele reduz os processos manuais, tornando o fluxo de trabalho mais eficiente e produtivo. Além disso, elimina a necessidade de combinar diversas ferramentas, uma vez que é uma solução centralizadora . 

O HRIS também aumenta os resultados financeiros de toda a empresa, melhorando a qualidade do trabalho em diferentes operações, reduzindo erros, mitigando riscos e até mesmo possíveis violações de dados. 

9. Escalabilidade

O software HRIS é projetado para acompanhar o crescimento da organização à medida que a força de trabalho se expande. 

Isso porque o HRIS oferece escalabilidade, o que é extremamente vital para empresas em crescimento. Ele possui fácil adaptação e permite lidar com mais dados e processos complexos, conforme a organização se expande.  

O sistema pode possuir, ainda, recursos personalizáveis e design modular. Assim, as empresas conseguem adaptar o sistema às próprias necessidades e preferências, garantindo valor e relevância máxima. 

10. Integração de sistemas

O HRIS permite que o RH combine diferentes sistemas, integrando-os em uma base única. Dessa forma, é possível garantir uniformidade, padrão e confiabilidade aos processos, garantindo que todas as informações estejam atualizadas. 

Otimize seus processos com auxílio do HRIS! 

Como vimos até aqui, um HRIS proporciona excelentes benefícios para as empresas. O software assegura maior agilidade às operações, facilita o gerenciamento de dados, melhora a aquisição, integração e retenção de talentos, entre outros. 

Dessa forma, é possível reduzir as tarefas repetitivas, otimizar o fluxo de trabalho e direcionar o foco para atividades mais importantes, fazendo do RH um setor mais estratégico.  

As companhias com uma força de trabalho distribuída, híbrida ou inteiramente remota se beneficiam particularmente do software HRIS, uma vez que os colaboradores e o setor de Recursos Humanos têm acesso a informações atualizadas quando e onde estiverem. 

Diante do atual cenário de mercado, contar com uma solução como o HRIS é essencial para manter a produtividade e focar para que o RH, se torne cada vez mais estratégico.  Conheça mais sobre a origem do HRIS e sua implementação. 

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

O mês de agosto começou movimentado para os profissionais de RH de todo o Brasil e países vizinhos. Isso porque, de 08 a 10 de agosto, aconteceu a 49ª edição do CONARH, o maior evento de gestão de pessoas da América Latina.  

 A Senior Sistemas, mais uma vez, esteve presente no evento para compartilhar as principais novidades em tecnologias para a gestão de pessoas, apresentando soluções para um RH com atuação 360º.  Neste artigo, você confere os destaques e principais insights para as áreas de Recursos Humanos do CONARH 2023:  

 Data-driven  

 A palavra estratégia foi novamente destaque no evento, evidenciando a participação ativa do RH na sustentação dos resultados e crescimento do negócio. 

A tendência é que as áreas de Recursos Humanos, focadas somente no operacional, se tornem mais táticas e estratégicas, adotando também um posicionamento mais analítico.  Mas, para que essa virada de chave aconteça de fato, o RH precisa ter à disposição dados e indicadores confiáveis, centralizados e de fácil acesso.  

Por meio dos dados atualizados sobre o desempenho dos colaboradores, custos do departamento e outros fatores importantes, o setor consegue tomar decisões acertadas sobre alocação de recursos e condição dos profissionais.

Surgem então soluções como HRIS, que centralizam todos os dados essenciais, permitindo que o RH gaste menos tempo com atividades administrativas e aproveite insights de people analytics.

Mobilidade  

Nos últimos anos, o RH e colaboradores se depararam com novas possibilidades de atuação, chamados de home, anywhere, office e outras.  Essas mudanças nas modalidades de trabalho fazem parte do que chamamos de transformações do mercado, que também foram pauta na edição do CONARH deste ano.  

A partir dessas transformações, a gestão de pessoas precisa também se adaptar, para manter as equipes engajadas e em sintonia com os objetivos da empresa. Para isso, a mobilidade é vista como uma tendência, possibilitando que o RH esteja presente em diferentes formatos e onde quer que as equipes estejam, com o que chamamos de atuação 24×7.   

Inteligência artificial  

A Inteligência Artificial chegou nas áreas de RH e para ficar. Tanto é, que o tema não ficou de fora da 49ª edição do CONARH. Entre as tendências da IA aplicada ao RH, se destacam os chatbots e assistentes virtuais, que podem automatizar tarefas rotineiras, como agendar entrevistas e a triagem de currículos, por exemplo.  

Para além de tarefas manuais, a IA também pode ser uma aliada na personalização da experiência dos colaboradores, respondendo perguntas cotidianas em canais de comunicação, fazendo agendamentos e entre outras demandas.  

Poder de escolha  

Outro destaque do evento foram as possibilidades para oferecer benefícios corporativos para colaboradores. Os benefícios corporativos contribuem para aumentar a qualidade de vida e o bem-estar dos colaboradores.  

O que é uma novidade no que diz respeito ao tema é a flexibilidade, que proporciona o poder de escolha. Ou seja, a tendência é que as pessoas possam escolher seus benefícios, prezando pelo que faz mais sentido para a sua realidade. Esse processo também deve ser descomplicado para o RH, que oferta vantagens de forma conectada e estratégica.  

Provavelmente, o que você sabia sobre os temas acima mudou. E com as constantes mudanças no mercado de trabalho e gestão de pessoas, não poderia ser diferente.  O que não muda e se repete em todas as edições do CONARH é a relação da gestão de pessoas com tecnologia especialista.   

• A plataforma HCM Senior possui soluções para que o seu RH:   
• Centralize dados e tome decisões estratégicas e assertivas;  
• Seja 24×7 com atuação via web, app e também no WhatsApp;  
• Use a Inteligência Artificial a favor dos processos;  
• Ofereça serviços financeiros e benefícios flexíveis conectados de forma inteligente.  

 A plataforma HCM é tecnologia para empoderar pessoas e aumentar a produtividade do seu negócio.  

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

Nos últimos anos, com o avanço da transformação digital, o departamento de Recursos Humanos passou a adotar ferramentas tecnológicas para simplificar a rotina de trabalho. Inclusive, esta mudança é peça-chave para o impulsionamento no setor. 

Segundo dados da Jobvite, 45% dos profissionais de RH consideram a tecnologia uma aliada e acreditam que a automação irá melhorar o seu trabalho futuramente. Na prática, as ferramentas digitais otimizam a gestão da força de trabalho, do desempenho dos colaboradores e ainda agilizam processos repetitivos, como a folha de pagamento. 

O HRIS é uma das soluções que visam otimizar a rotina do RH para que ele assuma uma postura mais estratégica. Mas, afinal, o que é o HRIS e como ele pode transformar o departamento? Neste artigo, explicamos mais sobre o tema. Confira!

O que é HRIS?

A sigla em inglês HRIS é utilizada para descrever “Human Resources Information System”, que, em português, significa Sistema de Informação de Recursos Humanos. Trata-se de um software projetado para auxiliar empresas no gerenciamento de informações relacionadas aos seus colaboradores. 

Na prática, o sistema centraliza todos os dados essenciais, que o RH necessita para as atividades diárias, isso inclui: 

• Dados pessoais dos profissionais (idade, endereço, etc);
• Informações de contato;
• Experiências anteriores;
• Salário;
• Benefícios;
• Tratamento e gestão do ponto;
• Histórico de trabalho;
• Avaliações de desempenho;
• Informações de remuneração.

O HRIS unifica todas essas atividades em um só local, permitindo que o RH gaste menos tempo com atividades administrativas, podendo focar em áreas mais estratégicas.

Por meio do HRIS, é possível integrar os processos do RH, como recrutamento, seleção, integração de novos colaboradores, avaliação de desempenho, gestão de licenças e férias, entre outros. 

Além disso, o HRIS funciona como uma “via de mão dupla”, uma vez que as informações são fornecidas pelos profissionais da organização e também voltam a eles, ou seja, que podem acessar esses dados.

Outra excelente vantagem do HRIS  é a personalização. O software é adaptável às necessidades específicas de uma empresa. Ele proporciona, ainda, a conexão entre diversos softwares em um único local, proporcionando, assim, padronização, uniformidade e maior visibilidade dos processos do setor.

O sistema possibilita, ainda, a tomada de decisões mais assertiva, baseada em dados integrados, o que reduz o custo no gerenciamento de dados e aumenta a velocidade para a tomada de ações e mapeamento de problemas para o RH e seus gestores. 

Em resumo, o HRIS conecta diferentes fontes de dados relacionados ao colaborador, operando como um hub de informações, e permitindo cruzamento de dados e fornecendo dashboards. 

HRIS x HRMS x HCM: quais as diferenças?

Assim como o HRIS, existem outras soluções que otimizam a rotina do RH, tornando-o mais moderno, robusto e eficiente. Entre as principais, podemos destacar o HRMS e o HCM.

Mas, afinal, quais as diferenças entre esses três sistemas?

HRMS é a sigla para “Human Resources Management System”, em sua tradução Sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos. Em síntese, trata-se de um conjunto de softwares utilizados para a gestão de atividades do RH.

Já o HCM refere-se a “Human Capital Management” ou Gerenciamento de Capital Humano. Esta é uma aplicação tecnológica que facilita a gestão da força de trabalho, incluindo a sua contratação, pagamento de salário, gestão de desempenho, entre outros. As soluções HCM, atualmente, incorporam tecnologias como: assistentes digitais, Inteligência Artificial (IA), e outras ferramentas que proporcionam a interação direta com o usuário. Aplicações mais avançadas incluem recursos de gestão de talentos, desempenho, planejamento, entre outras.

E o HRIS, como vimos anteriormente, é um software que auxilia a rotina do RH, automatizando processos e efetuando o controle de dados em tempo real. Portanto, podemos dizer que os três termos são soluções intercambiáveis, que operam de modo semelhante. 

Mas, então por que o uso de nomes diferentes?

As três tecnologias possuem muitas semelhanças entre si, entretanto, há diferenças sutis entre elas. 

Explicando de modo simples, o HRMS surgiu para otimizar o RH, e com o tempo evoluiu para  um HCM, tecnologia mais robusta e focada nos colaboradores que pode compartilhar ou não de um um HRIS com foco em gerenciamento de dados.

HRIS: quais os principais benefícios?

Entre os benefícios proporcionados pelo HRIS, podemos destacar os seguintes:

Integração de sistemas

O software permite que o RH colete e gerencie dados independentemente do sistema e país onde os colaboradores estejam vinculados. Portanto, ele possibilita a criação de uma única base de informações, garantindo visão, gestão, uniformidade e confiabilidade nos dados, que são mantidos atualizados.

Logo, o HRIS permite a globalização a partir do cruzamento e coleta de dados de qualquer origem em um só lugar. Com esse recurso do HRIS, os gestores obtêm uma visão verdadeiramente global dos colaboradores, incluindo e integrando informações de profissionais. A solução é especialmente importante para organizações que mantêm operações em vários países e/ou unidades de negócios com diferentes sistemas.

Automatização

Com o HRIS diversos processos do setor podem ser automatizados, auxiliando a reduzir a carga de trabalho do RH, aumentando a eficiência e a precisão das tarefas. Assim, efetuar a gestão de dados, benefícios, processamento da folha de pagamento, entre outras atividades, se torna muito mais prático e simples.

People Analytics

O sistema fornece informações precisas e dados personalizados, que facilitam a tomada de decisão, tornando o RH um setor estratégico. Por meio dos dados atualizados sobre o desempenho dos colaboradores, custos do departamento e outros fatores importantes, o setor consegue tomar decisões acertadas sobre alocação de recursos e condição dos profissionais.

Acesso fácil e rápido

Como já mencionamos, o HRIS armazena todos os dados em um só local, centralizando as informações e permitindo que os gestores as acessem em tempo real. Com isso, a colaboração e a comunicação entre os departamentos melhoram, e as informações podem ser acessadas mais rapidamente.

Melhorias na conformidade com as leis trabalhistas e políticas da empresa

As leis trabalhistas e regulamentos passam por constante mudanças, o que pode dificultar a rotina do RH. No entanto, com o HRIS é possível garantir que as práticas do setor estejam em conformidade com essas mudanças. Isso porque este software ajuda na disseminação de boas práticas dentro das organizações, permitindo, inclusive, a parametrização de políticas internas. Assim, os gestores e colaboradores ganham uma força a mais na hora de manter a conformidade com as regulamentações.

Redução de custos

A automatização de tarefas proporcionada pelo HRIS reduz a necessidade do alocamento de recursos humanos e físicos para o gerenciamento de informações. Portanto, ele diminui o gasto financeiro, e permite que o profissional do RH se dedique a outras tarefas mais estratégicas.

Qual a composição de um HRIS?

Atualmente, existe uma gama de sistemas HRIS disponíveis no mercado, cada um fornece diferentes recursos, voltados a necessidades específicas. Entretanto, alguns recursos são essenciais. Um bom HRIS possui dois componentes principais. 

• O design organizacional que auxilia no funcionamento das políticas do RH, como: cargos, funções e hierarquias. Estes recursos facilitam a elaboração de relatórios, assim os líderes do setor conseguem criar uma responsabilidade conjunta entre políticas e gestão dos colaboradores.
• Gestão de dados dos profissionais da empresa. Tal componente fornece uma visão mais abrangente dos detalhes da força de trabalho, como: salários, benefícios, dados cadastrais, históricos, entre outros. Sendo assim, o sistema HRIS viabiliza uma gestão de dados mais precisa e eficiente.

Abaixo, listamos mais 5 recursos básicos de uma plataforma robusta de HRIS. Confira!

1. Agendamento e otimização da força de trabalho

Em primeiro lugar, para otimizar a gestão da força de trabalho é preciso compreender para quais projetos os colaboradores estão direcionando seus esforços e quais são os prazos de finalização. Isso porque as ferramentas de gerenciamento da mão de obra estão conectadas diretamente a outras funções do RH, como a folha de pagamento, por exemplo.

A conexão do HRIS com outros sistemas viabiliza a elaboração de planilhas de ponto precisas, o agendamento eficiente (férias, folgas, licenças, entre outros) e o monitoramento da carga horária dos colaboradores.

2. Folha de pagamento e gestão da equipe

O fechamento da folha de pagamento é uma das atividades que mais demanda tempo do RH. No entanto, a utilização do HRIS automatiza processos, ou seja, contribui para eliminar tarefas operacionais e usar de maneira mais inteligente e produtiva o potencial dos talentos do time. Vale destacar outro ganho expressivo: as mudanças provocadas por ajustes nos salários e legislações tributárias são incorporadas de forma automática no sistema.

3. Retenção de Talentos

Uma vez feita a contratação de novos talentos, o HRIS contribui para a retenção. Isso porque com o uso da solução, a empresa passa a ter uma visão global da alocação dos recursos e permite ações mais efetivas, voltadas para melhorar continuamente a experiência do colaborador.

4. Interface amigável

O software HRIS agiliza o recebimento das solicitações feitas para o RH. A solução é utilizada para que o RH e gestores possam visualizar o organograma e as hierarquias, acessar informações cadastrais dos colaboradores além de todos os dados da sua jornada na empresa (históricos salariais, avaliações de desempenho, transferências, treinamentos, entre outros).

Portanto, a interface precisa ser amigável ao usuário, com fácil acesso, simples e de qualquer lugar.

Como implementar o HRIS?

Um HRIS pode ser um excelente mecanismo para otimizar as atividades do RH. É a solução perfeita para as empresas que visam tornar o setor mais estratégico, robusto e eficiente.

No entanto, para implementá-lo é preciso um planejamento cuidadoso, coordenação e comunicação adequada, em uma operação que depende de fatores, como:

• Interação entre as áreas de RH e TI;
• Número de colaboradores da organização;
• Quantidade de fornecedores/softwares integrados ou não;
• Treinamento do uso de novas ferramentas;
• Comunicação para todos os usuários.

Além disso, o processo envolve a instalação do sistema, migração de dados, configurações e a realização de testes. Ademais, vale destacar outro ponto importante: é preciso ter recursos suficientes para garantir a precisão dos dados, gerenciamento de projetos e treinamento de colaboradores. 

Desafios do HRIS: segurança de dados e a LGPD

É importante se atentar a escolha, e optar por um sistema que atenda as necessidades específicas da empresa. O principal ponto de atenção está nos cuidados com os dados pessoais e sensíveis, principalmente, em tempos de adequação às exigências da LGPD. 

Neste sentido, um aspecto crítico do HRIS é a segurança de dados. A plataforma escolhida deve ter as medidas de segurança necessárias para proteger os dados confidenciais dos funcionários e garantir a conformidade com as regulamentações de privacidade de dados.

Conclusão

Como vimos até aqui, o HRIS é um sistema que auxilia nas operações do RH, facilitando o dia a dia do setor. Com o auxílio deste software é possível coletar e analisar informações da força de trabalho e otimizar os processos do departamento.

Além disso, por meio deste sistema o RH se mantém atualizado e alinhado aos objetivos estratégicos da companhia. A solução possibilita a criação de um gerenciamento consistente, a construção de uma força de trabalho com o perfil e as habilidades ideais, operando nas funções certas e contribuindo para atingir as metas da empresa.

No entanto, antes de buscar pelo HRIS ideal para sua empresa, é importante conhecer as demandas internas, as principais funcionalidades da solução, a metodologia e as etapas de implementação do sistema. 

Sabendo tudo isso, você tem condições de escolher o HRIS perfeito para sua companhia.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas