Nos últimos anos, com o avanço da transformação digital, o departamento de Recursos Humanos passou a adotar ferramentas tecnológicas para simplificar a rotina de trabalho. Inclusive, esta mudança é peça-chave para o impulsionamento no setor. 

Segundo dados da Jobvite, 45% dos profissionais de RH consideram a tecnologia uma aliada e acreditam que a automação irá melhorar o seu trabalho futuramente. Na prática, as ferramentas digitais otimizam a gestão da força de trabalho, do desempenho dos colaboradores e ainda agilizam processos repetitivos, como a folha de pagamento. 

O HRIS é uma das soluções que visam otimizar a rotina do RH para que ele assuma uma postura mais estratégica. Mas, afinal, o que é o HRIS e como ele pode transformar o departamento? Neste artigo, explicamos mais sobre o tema. Confira!

O que é HRIS?

A sigla em inglês HRIS é utilizada para descrever “Human Resources Information System”, que, em português, significa Sistema de Informação de Recursos Humanos. Trata-se de um software projetado para auxiliar empresas no gerenciamento de informações relacionadas aos seus colaboradores. 

Na prática, o sistema centraliza todos os dados essenciais, que o RH necessita para as atividades diárias, isso inclui: 

• Dados pessoais dos profissionais (idade, endereço, etc);
• Informações de contato;
• Experiências anteriores;
• Salário;
• Benefícios;
• Tratamento e gestão do ponto;
• Histórico de trabalho;
• Avaliações de desempenho;
• Informações de remuneração.

O HRIS unifica todas essas atividades em um só local, permitindo que o RH gaste menos tempo com atividades administrativas, podendo focar em áreas mais estratégicas.

Por meio do HRIS, é possível integrar os processos do RH, como recrutamento, seleção, integração de novos colaboradores, avaliação de desempenho, gestão de licenças e férias, entre outros. 

Além disso, o HRIS funciona como uma “via de mão dupla”, uma vez que as informações são fornecidas pelos profissionais da organização e também voltam a eles, ou seja, que podem acessar esses dados.

Outra excelente vantagem do HRIS  é a personalização. O software é adaptável às necessidades específicas de uma empresa. Ele proporciona, ainda, a conexão entre diversos softwares em um único local, proporcionando, assim, padronização, uniformidade e maior visibilidade dos processos do setor.

O sistema possibilita, ainda, a tomada de decisões mais assertiva, baseada em dados integrados, o que reduz o custo no gerenciamento de dados e aumenta a velocidade para a tomada de ações e mapeamento de problemas para o RH e seus gestores. 

Em resumo, o HRIS conecta diferentes fontes de dados relacionados ao colaborador, operando como um hub de informações, e permitindo cruzamento de dados e fornecendo dashboards. 

HRIS x HRMS x HCM: quais as diferenças?

Assim como o HRIS, existem outras soluções que otimizam a rotina do RH, tornando-o mais moderno, robusto e eficiente. Entre as principais, podemos destacar o HRMS e o HCM.

Mas, afinal, quais as diferenças entre esses três sistemas?

HRMS é a sigla para “Human Resources Management System”, em sua tradução Sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos. Em síntese, trata-se de um conjunto de softwares utilizados para a gestão de atividades do RH.

Já o HCM refere-se a “Human Capital Management” ou Gerenciamento de Capital Humano. Esta é uma aplicação tecnológica que facilita a gestão da força de trabalho, incluindo a sua contratação, pagamento de salário, gestão de desempenho, entre outros. As soluções HCM, atualmente, incorporam tecnologias como: assistentes digitais, Inteligência Artificial (IA), e outras ferramentas que proporcionam a interação direta com o usuário. Aplicações mais avançadas incluem recursos de gestão de talentos, desempenho, planejamento, entre outras.

E o HRIS, como vimos anteriormente, é um software que auxilia a rotina do RH, automatizando processos e efetuando o controle de dados em tempo real. Portanto, podemos dizer que os três termos são soluções intercambiáveis, que operam de modo semelhante. 

Mas, então por que o uso de nomes diferentes?

As três tecnologias possuem muitas semelhanças entre si, entretanto, há diferenças sutis entre elas. 

Explicando de modo simples, o HRMS surgiu para otimizar o RH, e com o tempo evoluiu para  um HCM, tecnologia mais robusta e focada nos colaboradores que pode compartilhar ou não de um um HRIS com foco em gerenciamento de dados.

HRIS: quais os principais benefícios?

Entre os benefícios proporcionados pelo HRIS, podemos destacar os seguintes:

Integração de sistemas

O software permite que o RH colete e gerencie dados independentemente do sistema e país onde os colaboradores estejam vinculados. Portanto, ele possibilita a criação de uma única base de informações, garantindo visão, gestão, uniformidade e confiabilidade nos dados, que são mantidos atualizados.

Logo, o HRIS permite a globalização a partir do cruzamento e coleta de dados de qualquer origem em um só lugar. Com esse recurso do HRIS, os gestores obtêm uma visão verdadeiramente global dos colaboradores, incluindo e integrando informações de profissionais. A solução é especialmente importante para organizações que mantêm operações em vários países e/ou unidades de negócios com diferentes sistemas.

Automatização

Com o HRIS diversos processos do setor podem ser automatizados, auxiliando a reduzir a carga de trabalho do RH, aumentando a eficiência e a precisão das tarefas. Assim, efetuar a gestão de dados, benefícios, processamento da folha de pagamento, entre outras atividades, se torna muito mais prático e simples.

People Analytics

O sistema fornece informações precisas e dados personalizados, que facilitam a tomada de decisão, tornando o RH um setor estratégico. Por meio dos dados atualizados sobre o desempenho dos colaboradores, custos do departamento e outros fatores importantes, o setor consegue tomar decisões acertadas sobre alocação de recursos e condição dos profissionais.

Acesso fácil e rápido

Como já mencionamos, o HRIS armazena todos os dados em um só local, centralizando as informações e permitindo que os gestores as acessem em tempo real. Com isso, a colaboração e a comunicação entre os departamentos melhoram, e as informações podem ser acessadas mais rapidamente.

Melhorias na conformidade com as leis trabalhistas e políticas da empresa

As leis trabalhistas e regulamentos passam por constante mudanças, o que pode dificultar a rotina do RH. No entanto, com o HRIS é possível garantir que as práticas do setor estejam em conformidade com essas mudanças. Isso porque este software ajuda na disseminação de boas práticas dentro das organizações, permitindo, inclusive, a parametrização de políticas internas. Assim, os gestores e colaboradores ganham uma força a mais na hora de manter a conformidade com as regulamentações.

Redução de custos

A automatização de tarefas proporcionada pelo HRIS reduz a necessidade do alocamento de recursos humanos e físicos para o gerenciamento de informações. Portanto, ele diminui o gasto financeiro, e permite que o profissional do RH se dedique a outras tarefas mais estratégicas.

Qual a composição de um HRIS?

Atualmente, existe uma gama de sistemas HRIS disponíveis no mercado, cada um fornece diferentes recursos, voltados a necessidades específicas. Entretanto, alguns recursos são essenciais. Um bom HRIS possui dois componentes principais. 

• O design organizacional que auxilia no funcionamento das políticas do RH, como: cargos, funções e hierarquias. Estes recursos facilitam a elaboração de relatórios, assim os líderes do setor conseguem criar uma responsabilidade conjunta entre políticas e gestão dos colaboradores.
• Gestão de dados dos profissionais da empresa. Tal componente fornece uma visão mais abrangente dos detalhes da força de trabalho, como: salários, benefícios, dados cadastrais, históricos, entre outros. Sendo assim, o sistema HRIS viabiliza uma gestão de dados mais precisa e eficiente.

Abaixo, listamos mais 5 recursos básicos de uma plataforma robusta de HRIS. Confira!

1. Agendamento e otimização da força de trabalho

Em primeiro lugar, para otimizar a gestão da força de trabalho é preciso compreender para quais projetos os colaboradores estão direcionando seus esforços e quais são os prazos de finalização. Isso porque as ferramentas de gerenciamento da mão de obra estão conectadas diretamente a outras funções do RH, como a folha de pagamento, por exemplo.

A conexão do HRIS com outros sistemas viabiliza a elaboração de planilhas de ponto precisas, o agendamento eficiente (férias, folgas, licenças, entre outros) e o monitoramento da carga horária dos colaboradores.

2. Folha de pagamento e gestão da equipe

O fechamento da folha de pagamento é uma das atividades que mais demanda tempo do RH. No entanto, a utilização do HRIS automatiza processos, ou seja, contribui para eliminar tarefas operacionais e usar de maneira mais inteligente e produtiva o potencial dos talentos do time. Vale destacar outro ganho expressivo: as mudanças provocadas por ajustes nos salários e legislações tributárias são incorporadas de forma automática no sistema.

3. Retenção de Talentos

Uma vez feita a contratação de novos talentos, o HRIS contribui para a retenção. Isso porque com o uso da solução, a empresa passa a ter uma visão global da alocação dos recursos e permite ações mais efetivas, voltadas para melhorar continuamente a experiência do colaborador.

4. Interface amigável

O software HRIS agiliza o recebimento das solicitações feitas para o RH. A solução é utilizada para que o RH e gestores possam visualizar o organograma e as hierarquias, acessar informações cadastrais dos colaboradores além de todos os dados da sua jornada na empresa (históricos salariais, avaliações de desempenho, transferências, treinamentos, entre outros).

Portanto, a interface precisa ser amigável ao usuário, com fácil acesso, simples e de qualquer lugar.

Como implementar o HRIS?

Um HRIS pode ser um excelente mecanismo para otimizar as atividades do RH. É a solução perfeita para as empresas que visam tornar o setor mais estratégico, robusto e eficiente.

No entanto, para implementá-lo é preciso um planejamento cuidadoso, coordenação e comunicação adequada, em uma operação que depende de fatores, como:

• Interação entre as áreas de RH e TI;
• Número de colaboradores da organização;
• Quantidade de fornecedores/softwares integrados ou não;
• Treinamento do uso de novas ferramentas;
• Comunicação para todos os usuários.

Além disso, o processo envolve a instalação do sistema, migração de dados, configurações e a realização de testes. Ademais, vale destacar outro ponto importante: é preciso ter recursos suficientes para garantir a precisão dos dados, gerenciamento de projetos e treinamento de colaboradores. 

Desafios do HRIS: segurança de dados e a LGPD

É importante se atentar a escolha, e optar por um sistema que atenda as necessidades específicas da empresa. O principal ponto de atenção está nos cuidados com os dados pessoais e sensíveis, principalmente, em tempos de adequação às exigências da LGPD. 

Neste sentido, um aspecto crítico do HRIS é a segurança de dados. A plataforma escolhida deve ter as medidas de segurança necessárias para proteger os dados confidenciais dos funcionários e garantir a conformidade com as regulamentações de privacidade de dados.

Conclusão

Como vimos até aqui, o HRIS é um sistema que auxilia nas operações do RH, facilitando o dia a dia do setor. Com o auxílio deste software é possível coletar e analisar informações da força de trabalho e otimizar os processos do departamento.

Além disso, por meio deste sistema o RH se mantém atualizado e alinhado aos objetivos estratégicos da companhia. A solução possibilita a criação de um gerenciamento consistente, a construção de uma força de trabalho com o perfil e as habilidades ideais, operando nas funções certas e contribuindo para atingir as metas da empresa.

No entanto, antes de buscar pelo HRIS ideal para sua empresa, é importante conhecer as demandas internas, as principais funcionalidades da solução, a metodologia e as etapas de implementação do sistema. 

Sabendo tudo isso, você tem condições de escolher o HRIS perfeito para sua companhia.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas