Ter um bom produto e conseguir um bom faturamento com ele é, sem dúvidas, essencial para manter as portas de um negócio abertas, não é verdade? Mas bem sabemos que administrar não é só controlar saídas e fechar o caixa no fim do dia. Uma boa administração envolve muitas outras atividades, entre elas a organização e o gerenciamento de toda a papelada que circula pela empresa. A forma mais ágil e segura de fazer esse trabalho é usar os recursos tecnológicos disponíveis no mercado, mais especificamente um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Esse tipo de solução oferece às empresas uma maneira eficiente de preservar e organizar o conhecimento desenvolvido nelas, garantindo que todos tenham em mãos as informações necessárias na hora que precisarem. E não é só uma questão de reter dados, mas também de cumprir a lei. Há determinados documentos, como contratos e notas fiscais, que precisam ficar guardados por um período específico, para o caso de auditorias e fiscalizações.

Para mostrar como a Gestão Eletrônica de Documentos é um processo fundamental para manter o desenvolvimento e a sustentabilidade do seu negócio, elaboramos um e-book exclusivo sobre o tema. Nele, além de fazermos uma conceituação bem didática do que significa gerir arquivos de forma eletrônica, também listamos a relevância e os benefícios proporcionados pela prática e o papel da GED na obtenção da ISO 9001:2015. Para acessar o material, basta clicar na imagem abaixo:

Gestão Eletrônica de Documentos: gestão completa de arquivos

Para começar, explicamos que a Gestão Eletrônica de Documentos não é apenas armazenar papel em formato digital. A GED diz respeito a todos os arquivos de uma empresa, desde aqueles originalmente digitais até os físicos, permitindo que eles sejam armazenados, controlados, consultados e compartilhados. A partir daí, mostramos como indexar os documentos já nascidos virtuais e também o passo a passo do processo de digitalização. Para finalizar o primeiro capítulo do e-book, ainda damos uma pincelada na questão da segurança das informações armazenadas.

Na sequência, mostramos a importância da GED para a administração geral da empresa, pois, com ela, os gestores conseguem gerir de modo eficiente a informação e o conhecimento da organização, melhorar a produtividade e automatizar várias tarefas manuais. Por meio de um exemplo prático, deixamos claro que a implementação de um sistema para gerenciar os documentos é essencial para o bom andamento dos negócios e para que eles continuem prosperando.

No terceiro capítulo, entramos mais diretamente nos benefícios proporcionados pela GED. De forma geral, podemos destacar como principais:

• A melhora na organização dos arquivos;
• A redução dos custos com espaço físico, pessoal e tempo;
• O aumento da segurança com a definição de regras de acesso aos documentos;
• O aumento na qualidade e na padronização de trabalhos devido à criação de um fluxo determinado de trabalho.

Ainda nesta parte, listamos os resultados diferenciados que a solução para GED da WK oferece, como agilidade de acesso às informações de qualquer local por um portal web, redução de perda informações por meio do controle de versionamento e facilitação de auditorias internas.

Para fechar o e-book, explicamos o papel da Gestão Eletrônica de Documentos para a obtenção da ISO 9001:2015, uma certificação que indica alto padrão de qualidade nos processos de uma empresa. Aproveitamos ainda para indicar o melhor caminho para implementar a GED dentro dos padrões da ISO.

Agora é com você! Aproveite bastante o material e volte a ele sempre que tiver alguma dúvida sobre como gerenciar os documentos do seu negócio. E, claro, conte sempre com a equipe da WK para tirar suas dúvidas e também para conhecer em detalhes as funcionalidades da nossa solução para GED. Entre em contato com a gente e coloque sua empresa no caminho do crescimento!

Fonte: WK