Escolher o melhor sistema de folha de pagamento para sua empresa pode ser um desafio em meio a tantas opções disponíveis no mercado. Mas, com critérios bem definidos e foco em automatização, segurança e conformidade legal, é possível tomar uma decisão estratégica e que traga ganhos reais para o RH e o Departamento Pessoal.

Neste artigo, mostramos como identificar a melhor solução para sua empresa, quais funcionalidades são indispensáveis em um bom sistema de folha e os benefícios que a tecnologia pode trazer para otimização da rotina do DP.

Por que investir em um bom sistema de folha de pagamento

Um software de folha de pagamento moderno vai muito além do simples cálculo de salários. Ele é uma ferramenta estratégica para otimizar processos, garantir a conformidade com a legislação trabalhista e evitar erros que possam gerar passivos.

As empresas que ainda usam planilhas ou sistemas defasados no lugar de uma solução de folha adequada podem enfrentar diversos problemas, tais como:

• Erros no cálculo de encargos trabalhistas
• Retrabalho com conferências manuais
• Dificuldades na integração com o eSocial
• Processos burocráticos e com baixo controle
• Riscos legais e autuações por inconformidade

A adoção de um sistema de folha de pagamento automatizado ajuda a eliminar esses gargalos e torna o RH mais estratégico.

Mas afinal, o que um bom sistema de folha realmente precisa oferecer? Continue lendo e descubra!

O que o melhor sistema de folha de pagamento precisa ter

Ao avaliar as funcionalidades de um sistema de folha, leve em conta aquelas que são essenciais para garantir eficiência, segurança e conformidade legal. Veja os principais pontos a considerar:

Gestão de eventos para o eSocial

Automatizar a geração de dados para o eSocial com um sistema de folha evita inconsistências e garante que todos os eventos obrigatórios sejam enviados dentro dos prazos definidos. Isso é essencial para estar em conformidade com a Portaria Conjunta SEPRT/RFB nº 71/2021 e enviar os dados corretamente.

Cálculo automático de encargos e tributos

A folha de pagamento automatizada deve calcular INSS, FGTS, IRRF, contribuições sindicais e outros encargos de forma precisa, considerando os dados cadastrais e jornada de trabalho. O uso de um sistema especializado de folha faz a gestão de todas essas contribuições, respeitando prazos, tipos de contrato e as particularidades do negócio.

Conformidade legal com sistema de folha

Um bom sistema deve ser constantemente atualizado de acordo com as mudanças na legislação trabalhista, convenções coletivas e portarias. Isso evita penalizações e reduz o risco trabalhista.

Descentralização de demandas

O sistema precisa dar autonomia aos colaboradores para atividades cotidianas que dispensam a atuação do RH, como, por exemplo, o acesso ao holerite digital, programação de férias e solicitação de ajuste nas marcações de ponto. Essas e outras funcionalidades de autoatendimento agilizam a rotina do RH e aumentam a satisfação interna.

Integração do sistema de folha com o ERP ou RH

O uso de um sistema de RH com folha integrada ou integrado com ERP permite uma gestão unificada dos dados, reduzindo retrabalho e erros na operação.

Isso facilita o cruzamento de dados entre áreas como recrutamento e seleção, admissão, controle de ponto, avaliação de desempenho e gestão de benefícios, garantindo que tudo esteja sincronizado em tempo real.

Essa integração também favorece a automatização de processos como cálculo automático de encargos, declaração de obrigações legais e projeções orçamentárias com base na folha.

Agora que você conhece as funcionalidades de um bom sistema de folha, é hora de entender como avaliar as opções disponíveis no mercado.

Como escolher o melhor sistema de folha de pagamento

Escolher o melhor sistema de folha vai depender de fatores como o porte da sua empresa, segmento de atuação, tipo de atividade, entre outras características.

Por isso, antes de decidir, leve em consideração o perfil da sua empresa, volume de colaboradores, complexidade de operações e necessidade de integrações com outras ferramentas.

Confira mais alguns pontos importantes a considerar no momento da decisão:

Avalie o suporte e atualização do sistema

Contar com um sistema robusto de folha de pagamento não é suficiente se ele não estiver acompanhado de um suporte técnico ágil e eficiente. É essencial verificar se o fornecedor oferece atendimento especializado, canais de suporte variados e acompanhamento contínuo da operação.

Além disso, a legislação trabalhista no Brasil sofre atualizações frequentes, e a tecnologia também evolui rapidamente. Por isso, o fornecedor deve oferecer suporte especializado não apenas no sistema, mas também em legislação trabalhista e rotinas de RH.

Busque escalabilidade

Um sistema escalável atende o momento atual da empresa, mas também é capaz de acompanhar a expansão do negócio, seja em número de colaboradores, unidades, filiais ou complexidade das regras trabalhistas aplicadas à operação.

A escalabilidade também se reflete na possibilidade de integrar novos módulos ao sistema e na capacidade de atender diferentes modelos de contratação. Isso evita a necessidade de trocas de plataforma no futuro, o que gera custos extras e riscos operacionais.

Verifique a segurança na folha de pagamento

A folha de pagamento contém diversas informações pessoais e sensíveis dos colaboradores. Um bom sistema deve manter essas informações protegidas e contar com recursos de criptografia, gestão de acesso dos usuários e backup automático dos dados.

Além disso, o sistema deve estar de acordo com as melhores práticas de segurança da informação e de privacidade, sempre em conformidade com exigências como as da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Compare o custo-benefício

É importante analisar o custo-benefício com base nas funcionalidades entregues, nível de automação, redução de erros na folha de pagamento e nos ganhos operacionais e estratégicos para o departamento pessoal. Um software mais completo pode parecer mais caro num primeiro momento, mas tende a gerar economia real de tempo, mão de obra e penalidades por não conformidade.

Outro ponto essencial é considerar todos os serviços inclusos, e comparar com o retorno esperado:

• Quanto tempo será economizado?
• Quanto de recurso financeiro será economizado com menos multas e passivos?
• Quantos erros a menos no fechamento da folha?
• Quanto mais rápido será o envio ao eSocial?

A escolha mais vantajosa é aquela que entrega valor contínuo à operação.

Além de escolher a solução ideal, é importante entender também as diferenças entre manter o controle da folha internamente ou terceirizar o processo. A seguir, destacamos as diferenças das duas abordagens para ajudar a entender qual a melhor alternativa.

Diferença entre folha terceirizada e sistema próprio

A gestão de folha de pagamento exige mais do que apenas cumprir obrigações legais: envolve escolher a estrutura mais adequada ao perfil da empresa. Nesse processo, muitos gestores se deparam com uma dúvida comum — devo optar por uma gestão terceirizada da folha ou investir em um sistema próprio?

Para ajudar nessa decisão, abaixo você confere uma tabela comparativa entre os dois modelos, com suas principais diferenças em termos de controle, custos, flexibilidade e integração com outros sistemas:

Em resumo, empresas com operações mais simples e baixo volume de colaboradores podem se beneficiar da praticidade da terceirização. Já organizações em crescimento, com exigências de integração, escalabilidade e controle estratégico, costumam obter melhores resultados com um sistema de folha próprio — especialmente se integrado a um ecossistema completo de gestão de pessoas.

Melhor sistema de folha de pagamento: conheça a solução Senior

Escolher o melhor sistema de folha de pagamento é uma decisão estratégica que impacta diretamente a segurança, eficiência e conformidade da gestão de pessoas. Avaliar cuidadosamente as funcionalidades, integrações, suporte e atualização é fundamental para garantir uma rotina fluida e sem surpresas.

A solução de Folha de Pagamento da Senior permite fazer essa transformação digital no DP das empresas. Confira algumas vantagens dessa solução que é líder de mercado:

• Cálculo de diferentes tipos de folha de pagamento: semanais, quinzenais, mensais, adiantamentos salariais, complementares, participação nos lucros, 13º salário, férias e mais.
• Ganho de produtividade com a redução de lançamentos manuais.
• Conferência por meio de relatórios, evitando erros e retrabalho.
• Flexibilidade para atender as definições sindicais da empresa, independentemente do seu porte e área de negócio.
• Customização de regras de cálculos e modelos de conferência.

Além disso, a solução de Folha de Pagamento é integrada nativamente com diversos outros processos, tais como:

• Históricos de movimentações do colaborador, como as mudanças de cargo, posto de trabalho e evolução salarial, por exemplo.
• Gestão das férias dos colaboradores, com programação e processamento dos cálculos e impressão dos documentos necessários para cumprir a Legislação.
• Provisões e contabilização dos valores da folha de pagamento para fechamentos contábeis, mensais e anuais, incluindo opções para rateio.
• Sistema conectado com as exigências do eSocial, sempre em dia com as obrigações trabalhistas, incluindo um time de especialistas diretamente em contato com o Governo.
• Cálculo de rescisões e geração dos documentos necessários ao encerramento do vínculo do trabalhador, ajudando no pagamento das verbas devidas.
• Uso de Inteligência Artificial (IA) com assistente virtual para responder as principais dúvidas dos colaboradores sobre 13º salário, holerite, férias e muito mais, liberando tempo do RH.
• Gestão de benefícios concedidos aos colaboradores, como vale-transporte, vale-alimentação e planos de saúde.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

1. Automatização de processos

Imagine um mundo ideal no qual é possível automatizar a maioria dos procedimentos operacionais da sua empresa, como a precificação, faturamento dos pedidos, emissão de nota, gestão de estoque e tantas outras atividades. Se você tiver um ERP e marketplace integrados, é possível programar todas essas funções que permeiam as etapas de venda. Por consequência, a empresa consegue otimizar o seu tempo e investi-lo na elaboração e implementação de novas estratégias!

2. Centralização do controle

Se o seu ERP for integrado a todos os marketplaces nos quais a sua loja está presente, é possível fazer o gerenciamento deles em uma única plataforma, visualizando com muito mais facilidade as movimentações que ocorrem.

3. Nada de problemas fiscais

Se tem algo que nenhum empreendedor deseja é ter problemas com o Fisco! E, especialmente para quem vende em diversos marketplaces simultaneamente, é muito fácil ficar com discrepâncias nas informações, comprometendo as atividades financeiras e fiscais da empresa.

Com a integração ao ERP, essa preocupação vai deixar de existir! Afinal, o sistema facilita o controle de notas fiscais, fluxo de caixa, movimentações de compra e venda, tributações e todas as outras funções de caráter mais burocrático que precisam ser cumpridas à risca.

4. Acompanhamento de métricas e relatórios de ERP e marketplace

Para o seu negócio crescer cada vez mais, é imprescindível monitorar constantemente as métricas e indicadores para implementar ações de melhoria contínua. Com a integração, você levanta com mais facilidade informações como: pedidos que foram cancelados, produtos abandonados no carrinho, pedidos finalizados, itens que foram mais comprados dentro de um período de tempo, volume de estoque, etc. São insights valiosos para fazer com que o seu empreendimento evolua cada vez mais.

Conheça a parceria WK e Clic Tecnologia

A ClicTecnologia é uma salestech  catarinense que desenvolve soluções para facilitar todas as etapas da jornada de clientes e vendedores de médias e grandes empresas. Com a parceria, teremos um ERP capaz de se integrar a diversas APIs do mercado ligadas a processos de vendas. O objetivo é ter o ERP como o principal software das empresas, mas possibilitar a criação de um ecossistema comercial com integração com CRMs, Força de vendas, E-commerce e marketplaces.

É a WK e a Clic Tecnologia unidas para digitalizar suas operações de vendas, seja via marketplaces, e-commerces ou mesmo aplicativos de automação da força de vendas.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: WK.

Tendência entre os maiores sistemas de gestão do mercado, o invisible bank veio pra ficar. Com ele, dentro do ERP, você realiza uma série de transações bancárias sem utilizar um banco propriamente dito – ou no sentido mais tradicional daquilo que entendíamos por banco.

Mais que integração, união

No invisible bank, a ideia é oferecer serviços bancários nativos no próprio sistema. Por isso que ele é considerado muito mais do que uma simples integração. É a união de serviços! Você congrega o que há de melhor no ERP com o que há de bom num internet banking. E oferece uma experiência que reúne esses dois mundos em uma única plataforma unificada.

“A ideia aqui é oferecer serviços bancários para os usuários do ERP, sem que eles precisem acessar um canal do banco físico ou o próprio banco virtual. Isso agiliza processos, pois as transações passam a ser realizadas em uma única tela”, disse Odair Behnke, executivo de operações com o mercado da WK.

Descomplicando o financeiro 

Para fazer um processo de cobrança, por exemplo, hoje sua empresa precisaria configurar arquivos de CNAB de envio e retorno para cada banco que a empresa trabalha. Selecionar títulos para geração de cobrança, banco por banco. Gerar os arquivos de cobrança para enviar ao banco, baseado no leiaute de CNAB criado. Acessar o internet banking de cada banco e importar os arquivo de CNAB. Após a compensação bancária, acessar novamente o internet banking e exportar o arquivo de retorno do banco no formato CNAB, em cada banco. Importar o arquivo de retorno de cada banco no sistema financeiro. Tratar as inconsistências da importação do retorno e, só então, obter a posição correta da situação de cada título.

Repara como é um processo “ioiô”, trabalhoso e cheio de Alt+Tab.

Utilizando um ERP com invisible bank, seu time não precisa fazer uso de conta bancária, internet banking ou de arquivos de CNAB para operar recebimentos e pagamentos de boletos. Tudo isso é realizado diretamente através do próprio ERP, automaticamente, via web services.

Eliminando o Alt+Tab

Ao automatizar processos de cobrança, pagamento e conciliação bancária, integrando esses serviços ao ERP, você pode fazer suas operações sem ter que ficar mudando de tela toda hora.

Continue se relacionando com o seu banco

No caso do WK Radar, que se uniu à Villela Brasil Bank para oferecer esse tipo de serviço, o usuário que quiser se beneficiar desse novo universo não vai precisar abandonar o banco de sua preferência. Ao fazer uma cobrança, por exemplo, o crédito que cair na sua conta de pagamento (Villela) vai direto para o banco de sua preferência, dentro de um período configurado por você. Assim, você pode continuar se relacionando com o seu banco atual e aproveitar as vantagens do nosso ERP.

Outros benefícios para o cliente WK

• Gere boletos para seu cliente automaticamente e envie para o sacado via WK Radar;
• Disponibilidade D+0 do recurso;
• Possibilidade de efetuar pagamentos via boleto, TED e Pix;
• Extrato disponível diretamente na tela do ERP (basta importar o extrato de forma on-line, sem necessidade de acessar internet banking e importar arquivos).

Integração: este é o segredo 

Quanto mais integrado for o sistema de gestão da sua empresa, melhor será o controle sobre os processos internos e externos que impactam o seu negócio. Isso porque, como o próprio nome sugere, a integração coloca em um único lugar todas as informações geradas no empreendimento. Hoje, isso também inclui a prestação de serviços financeiros.

Vale lembrar que esse é um serviço que tende, cada vez mais, a contemplar novos serviços bancários. “A parceria entre a WK e a Villela vem para oferecer serviços financeiros aos nossos usuários, facilitando o dia a dia e agregando valor na experiência dos clientes”, conclui Odair.

Villela Brasil Bank

Única fintech-tax do mercado, a Villela Brasil Bank é um hub de soluções desenvolvidas sob medida para as empresas. Agregando sua expertise na área de finanças às soluções do WK Radar, oferece uma automatização inteligente de todos os processos de cobrança, pagamento e extrato bancário, entregando inúmeros benefícios aos clientes WK.

WK

Impulsionar o crescimento das organizações, descomplicando a vida das empresas e das pessoas. Esse é o propósito da WK. Fundada em 1984, na cidade de Blumenau, Santa Catarina, é considerada, hoje, uma das principais empresas no segmento de ERP – sistema que amplia a competitividade de pequenos, médios e grandes negócios. Para isso, desenvolve soluções que simplificam o dia a dia da gestão, levando facilidades a todos os profissionais da empresa, da produção ao RH, trazendo muito mais segurança e tranquilidade para você e sua equipe!

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: WK.