Seja qual for o seu negócio, prestar contas para o governo é uma obrigatoriedade de todas as empresas, independente do seu segmento, atuação ou tamanho. Atrasar o pagamento de impostos pode comprometer o sucesso da empresa e claro, acarretar em multas. Por isso é muito importante ter clareza sobre a nota fiscal de serviço, como ela funciona e quais suas características, para que nenhuma etapa passe despercebida.

Por não existir uma padronização de âmbito nacional, hoje o Brasil conta com diversos tipos de notas fiscais de serviços, com diferentes formatos e regras. Desta maneira, o trabalho de envio e recebimento das informações e a conferência dos dados sempre exigiu bastante tempo das empresas. A tecnologia otimizou esse processo e com a transformação digital, surgiram formas mais simples e práticas de emissão da nota fiscal de serviço eletrônica. Para facilitar a vida dos profissionais envolvidos com esse processo e agilizar a conferência e o cruzamento de dados, foi criada pelas entidades municipais a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), uma versão digital da nota fiscal de serviço.

O que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços. A geração da NFS-e é feita, automaticamente, por meio de serviços informatizados, disponibilizados aos contribuintes. Para que sua geração seja efetuada, os dados que a compõem serão informados, analisados, processados, validados e se corretos, gerarão o documento. A responsabilidade pelo cumprimento da obrigação acessória de emissão da NFS-e e pelo correto fornecimento dos dados à secretaria é do contribuinte.

Para que serve?

A NFS-e é utilizada para formalizar digitalmente as operações de prestação de serviço. Assim como documentos tradicionais precisam de validação, quando digitalizados, a credibilidade dos documentos fiscais também é beneficiada, já que no formato digital fica mais difícil de acontecer um extravio ou algum tipo de informação corrompida pelo caminho. Isso também amplia o controle fiscal e a troca de informações entre os fiscos. O maior objetivo de emitir a NFS-e é garantir a segurança de todos os envolvidos nessa operação.

Obrigações

É de responsabilidade do contribuinte, a emissão da NFS-e para cobrir a operação de prestação de serviço, e do correto fornecimento dos dados as entidades municipais, para a geração da mesma. Além disso, atualmente a legislação tributária vigente no Brasil, obriga que as notas fiscais emitidas ou recebidas, devem ficar armazenadas por cinco anos. Pois durante esse período o fisco pode solicitar os documentos para conferência. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela pode receber multas.

Desafios do Recebimento Eletrônico de NFSe

Apesar de existir um projeto nacional de padronização da NFS-e, atualmente o processo de emissão da NFS-e, é realizado pelas prefeituras em todo o país, não ocorrendo de forma padronizada e centralizada, pois não existe uma padronização nacional. Empresas que recebem NFSe de duas ou mais prefeituras, por exemplo, enfrentam o desafio de ter acesso ao documento por meio de processos variados, de acordo com as opções utilizadas por cada administração municipal.

Na prática, cada prefeitura adota um layout e tipo de arquivo diferente, que atende às necessidades específicas de cada município. Dessa maneira, esses formatos são desenvolvidos por empresas e pelas próprias administrações municipais. Por isso, um dos grandes dilemas, de fato, é manter a integração com vários formatos das NFS-e emitidas. E para potencializar ainda mais esse cenário de desconforto, o lançamento da NFS-e é realizado  manualmente nos sistemas fiscais e de gestão das empresas, o que gera baixa produtividade, erros de digitação e grande custo operacional.

Além do panorama já apresentado, durante o processo de entrada das NFS-e, também podemos encontrar os seguintes problemas:
• Perda de tempo em procurar notas no e mail
• Atraso do pagamento do fornecedor
• Entrar em contato com fornecedores em busca de nota extraviada
• Verificação de informações da NFS-e e do DANFSE 
• Custos com recebimento e tratamento de documentos fiscais
• Má qualidade de informações usadas
• Vulnerabilidade a multas ou descumprimento de prazos
• Documentos perdidos ou rasurados
• Organização e identificação de NFS-e faltantes
• Checagem de notas canceladas

Conheça a solução de Recebimento de NFS-e da Senior

Otimize e agilize os processos fiscais com a solução de Recebimento de NFS-e da Senior. A solução foi desenvolvida para simplificar o dia a dia das áreas fiscais e compras, eliminando os processos manuais e dando foco às exceções (casos onde realmente necessite de uma interação humana).

O processo consiste na automatização do recebimento das notas de serviços através da caixa de e-mail e monitoramento automático nas prefeituras, traduzindo em notas de serviços padronizadas, que são integradas no ERP da Senior para validação das informações e efetivação da entrada da NFS-e. Esse processo permite também a vinculação da NFS-e a Ordem de Compras ou Contratos já cadastrados no sistema, possibilitando a rastreabilidade dos serviços já tomados e a continuidade dos processos padrões do ERP.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

O Brasil possui uma complexidade fiscal gigantesca. São milhares de leis, regulamentos, diretrizes, decretos, etc., que os contribuintes precisam se adequar para garantir o compliance de sua corporação.

Estar em conformidade com o fisco evita dores de cabeça e até mesmo prejuízos decorrentes de autuações, por esse motivo é importante estar atento ao que prevê a legislação tributária e fiscal.

Nesse artigo, vamos abordar uma operação em específico que, além de representar um dos objetos de auditoria do fisco, também pode trazer alto custo operacional para a empresa caso não seja realizado de maneira adequada. Estamos falando da entrada de documentos fiscais.

Mas, o que é a entrada de documentos fiscais?

A entrada de documentos fiscais consiste no processo de recepção e armazenamento de documentos fiscais (como NF-e e NFS-e, por exemplo) onde a empresa é destinatária da operação.

Nessa situação, a nota fiscal será emitida pelo fornecedor/prestador de serviço para reportar ao governo a realização de uma determinada operação, e caberá ao destinatário recepcionar e armazenar o documento fiscal. Atualmente a legislação brasileira prevê que os contribuintes realizem a guarda fiscal do arquivo eletrônico por um período de 5 anos.

Fora a parte as questões de armazenamento para garantir o compliance fiscal, é com base nesse documento eletrônico que muitas empresas realizam o lançamento dos dados da operação de compra em seus sistemas de gestão.

É esse ciclo que chamamos de “dar entrada no documento fiscal”.

Como posso simplificar a entrada dos meus documentos fiscais?

Embora estejamos no auge do que é conhecido por transformação digital, boa parte das empresas hoje ainda realizam esse processo de forma manual, alocando equipes para recepcionar os arquivos dos fornecedores (ou investir tempo cobrando aqueles fornecedores que não disponibilizaram), armazenar os arquivos em pastas, digitar os dados da nota fiscal, etc.

Além do alto custo operacional envolvido, esse modelo expõe a empresa a inconsistências – como por exemplo a digitação de alguma informação incorreta do documento fiscal, o que poderá ser identificado somente no momento da escrituração e trazer ainda mais retrabalho para as operações da empresa.

Outro erro comum das empresas é armazenar os arquivos eletrônicos dos documentos fiscais em locais vulneráveis e de difícil pesquisa, como pastas em computadores locais, ou até mesmo mantendo no próprio e-mail.

A boa notícia é que pode-se simplificar esse processo e diminuir drasticamente a alocação de equipes e os riscos envolvidos. Com um sistema de gestão preparado, é possível efetuar a leitura das caixas de e-mail para onde os fornecedores enviam os XMLs e realizar sua captura sem que o usuário precise intervir.

No caso da NF-e e do CT-e, que segue uma regulamentação única em todo território nacional, também é possível realizar a baixa dos arquivos XMLs emitidos contra o CNPJ da empresa nos últimos dias a partir dos webservices da SEFAZ. Tudo isso de forma transparente.

Para a NFS-e, que possui regras específicas por municípios, embora a forma mais comum ainda seja o recebimento por e-mail, gradativamente é possível perceber um movimento de modernização das prefeituras, passando a disponibilizar também a obtenção dos arquivos XML de forma automática via webservice.

Esses recursos, além de facilitarem a entrada dos documentos, também ajudam na prevenção de fraudes, como o lançamento de notas frias emitidas contra o CNPJ da empresa sem seu consentimento.

Como a Senior pode ajudar?

A Senior disponibiliza um portfólio completo para simplificar o processo de entrada de documentos fiscais. As facilidades vão desde a baixa automática dos documentos fiscais até a automatização no lançamento dos dados no ERP.

Por meio do módulo de Suprimentos, o usuário poderá cadastrar previamente o de-para de informações, tais como códigos de produtos/serviços, CNPJ, etc., permitindo que a cada novo documento recebido, o sistema já entenda quais são as conversões que devem ser aplicadas, reduzindo drasticamente a necessidade de se executar tarefas manuais e elevando o nível de confiança de cada operação.

Outro ponto abrangido pela solução está relacionado à guarda fiscal dos documentos. Todos os arquivos processados ficam armazenados em banco de dados, facilitando a pesquisa e o download dos arquivos quando necessário.

Atualmente a Senior possui milhares de clientes que, através de seu ERP, conseguiram simplificar o processo de entrada de documentos.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

Seja qual for o seu negócio, prestar contas para o governo é uma obrigatoriedade de todas as empresas, independente do seu segmento, atuação ou tamanho. Atrasar o pagamento de impostos pode comprometer o sucesso da empresa e claro, acarretar em multas. Por isso é muito importante ter clareza sobre a nota fiscal de serviço, como ela funciona e quais suas características, para que nenhuma etapa passe despercebida.

Por não existir uma padronização de âmbito nacional, hoje o Brasil conta com diversos tipos de notas fiscais de serviços, com diferentes formatos e regras. Desta maneira, o trabalho de envio e recebimento das informações e a conferência dos dados sempre exigiu bastante tempo das empresas. A tecnologia otimizou esse processo e com a transformação digital, surgiram formas mais simples e práticas de emissão da nota fiscal de serviço eletrônica. Para facilitar a vida dos profissionais envolvidos com esse processo e agilizar a conferência e o cruzamento de dados, foi criada pelas entidades municipais a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe), uma versão digital da nota fiscal de serviço.

O que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços. A geração da NFSe é feita, automaticamente, por meio de serviços informatizados, disponibilizados aos contribuintes. Para que sua geração seja efetuada, os dados que a compõem serão informados, analisados, processados, validados e se corretos, gerarão o documento. A responsabilidade pelo cumprimento da obrigação acessória de emissão da NFSe e pelo correto fornecimento dos dados à secretaria é do contribuinte.

Para que serve?

A NFSe é utilizada para formalizar digitalmente as operações de prestação de serviço. Assim como documentos tradicionais precisam de validação, quando digitalizados, a credibilidade dos documentos fiscais também é beneficiada, já que no formato digital fica mais difícil de acontecer um extravio ou algum tipo de informação corrompida pelo caminho. Isso também amplia o controle fiscal e a troca de informações entre os fiscos. O maior objetivo de emitir a NFSe é garantir a segurança de todos os envolvidos nessa operação.

Obrigações

É de responsabilidade do contribuinte, a emissão da NFSe para cobrir a operação de prestação de serviço, e do correto fornecimento dos dados as entidades municipais, para a geração da mesma. Além disso, atualmente a legislação tributária vigente no Brasil, obriga que as notas fiscais emitidas ou recebidas, devem ficar armazenadas por cinco anos. Pois durante esse período o fisco pode solicitar os documentos para conferência. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela pode receber multas.

Desafios do Recebimento Eletrônico de NFSe

Apesar de existir um projeto nacional de padronização da NFSe, atualmente o processo de emissão da NFSe, é realizado pelas prefeituras em todo o país, não ocorrendo de forma padronizada e centralizada, pois não existe uma padronização nacional. Empresas que recebem NFSe de duas ou mais prefeituras, por exemplo, enfrentam o desafio de ter acesso ao documento por meio de processos variados, de acordo com as opções utilizadas por cada administração municipal.

Na prática, cada prefeitura adota um layout e tipo de arquivo diferente, que atende às necessidades específicas de cada município. Dessa maneira, esses formatos são desenvolvidos por empresas e pelas próprias administrações municipais. Por isso, um dos grandes dilemas, de fato, é manter a integração com vários formatos das NFSe emitidas. E para potencializar ainda mais esse cenário de desconforto, o lançamento da NFSe é realizado  manualmente nos sistemas fiscais e de gestão das empresas, o que gera baixa produtividade, erros de digitação e grande custo operacional.

Além do panorama já apresentado, durante o processo de entrada das NFSe, também podemos encontrar os seguintes problemas:
• Perda de tempo em procurar notas no e mail
• Atraso do pagamento do fornecedor
• Entrar em contato com fornecedores em busca de nota extraviada
• Verificação de informações da NFSe e do DANFSE 
• Custos com recebimento e tratamento de documentos fiscais
• Má qualidade de informações usadas
• Vulnerabilidade a multas ou descumprimento de prazos
• Documentos perdidos ou rasurados
• Organização e identificação de NFSe faltantes
• Checagem de notas canceladas

Conheça a solução de Recebimento de NFSe da Senior

Otimize e agilize os processos fiscais com a solução de Recebimento Eletrônico de NFSe da Senior. A solução foi desenvolvida para simplificar o dia a dia das áreas fiscais e compras, eliminando os processos manuais e dando foco às exceções (casos onde realmente necessite de uma interação humana).

O processo consiste na realização do recebimento das notas de serviços através de caixa de e-mail e monitoramento dos municípios, traduzindo em notas de serviços padronizadas, que são integradas no ERP da Senior para validação das informações e efetivação da entrada da NFSe. Esse processo permite também a vinculação da NFSe a Ordem de Compras ou Contratos já cadastrados no sistema, possibilitando a rastreabilidade dos serviços já tomados e a continuidade dos processos padrões do ERP.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas