A elaboração do orçamento é um processo fundamental para o planejamento de qualquer empresa. Justamente por isso, em muitos negócios essa atividade costuma ficar restrita às lideranças da organização, que se encarregam de estipular metas e recursos para cada departamento. Porém, esse cenário tem mudado com a implementação do orçamento colaborativo, um conceito que aumenta a participação de cada área na definição desse instrumento. Acompanhe, neste artigo, o que é e como essa prática pode beneficiar o seu negócio!

O que é orçamento colaborativo

Como falamos, em grande parte das organizações, o processo de elaboração do orçamento é centralizado, ou seja, fica a cargo de uma pequena equipe, geralmente formada pela alta gerência da empresa. Com essa prática, mesmo que os gestores de cada departamento sejam ouvidos sobre suas necessidades, a discussão sobre as prioridades de cada um deles e, por consequência, a destinação de recursos a cada área, fica por conta das lideranças do negócio.

Dessa forma, após a elaboração do orçamento pela gerência, cabe aos setores apenas executarem as ações propostas no instrumento, conforme as decisões tomadas pela diretoria.

Já no orçamento colaborativo, também chamado de orçamento participativo ou descentralizado, esse processo tem uma configuração diferente. Em vez de a alta gerência elaborar o orçamento para cada setor, é o próprio departamento que estipula suas metas, de acordo com o conhecimento que tem sobre a sua área de atuação. Dessa forma, os colaboradores e gerentes de cada setor têm uma participação mais ativa na elaboração do orçamento.

Para entender melhor como isso funciona, imagine uma empresa que produz peças automotivas e concentra diversos setores. Na área de produção, o gestor entende que é preciso aumentar a produtividade e, para isso, comprar mais maquinário. No setor de gestão de pessoas, a meta é oferecer mais treinamentos e benefícios aos colaboradores. Já no marketing, o objetivo é conquistar e fidelizar mais clientes a partir de campanhas nas redes sociais.

Como nesses exemplos, cada área estuda seu cenário atual, suas necessidades e, a partir dessa análise, define suas metas e o orçamento necessário para que elas sejam cumpridas. É claro que esse processo não ocorre sem nenhuma orientação e que a definição do orçamento ainda deve envolver a diretoria da empresa, porém, com esse passo, os colaboradores se envolvem muito mais na busca por soluções para as suas áreas.

A implementação do orçamento colaborativo é capaz de trazer diversos benefícios à empresa. Um deles é a sensação de pertencimento gerada a partir da participação na elaboração do documento. Afinal, quando colaboradores e gestores de cada departamento analisam e propõem ações para a sua área, eles se sentem mais engajados para alcançar as metas.

Além dessa motivação, a noção de responsabilidade também é maior. Isso ocorre porque os objetivos e as formas de mensurá-los são propostos pela própria equipe que, assim, se torna mais disposta a contribuir para os bons resultados.

Como implementar o orçamento colaborativo

Como você viu, o orçamento descentralizado incentiva a participação de todos os setores na construção desse documento. Porém, essa prática não ocorre da noite para o dia. Antes que cada departamento elabore seu próprio orçamento, é necessário criar uma cultura orçamentária na empresa, além de oferecer capacitação para que os profissionais possam fazer isso com eficiência.

A criação de uma cultura orçamentária envolve a noção de que todos os colaboradores são importantes para o alcance de resultados positivos e no uso correto dos recursos da empresa, e não apenas aqueles que fazem parte do departamento financeiro. Dessa forma, cria-se uma noção de responsabilidade e, também, um engajamento maior em torno dos objetivos do negócio.

Como já dissemos, os gestores e colaboradores de cada área são os profissionais que têm mais conhecimento sobre a atual situação do seu setor. Por isso, sua participação é fundamental na elaboração das metas e previsão orçamentária. Porém, para que isso aconteça, é importante que eles também saibam como elencar prioridades, como distribuir os recursos e definir prazos e ações. Nesse sentido, vale investir em capacitação sobre o tema!

Por fim, é importante destacar que, mesmo no orçamento colaborativo, as propostas para cada área também são discutidas pela diretoria da empresa. Nesse processo, a atuação de um controller é um diferencial para fazer a ponte entre as ações elencadas por cada departamento e as prioridades de todo o negócio, oferecendo mais segurança na tomada de decisão. Isso porque as metas orçamentárias precisam ser praticáveis e, assim, também precisam passar pela análise dos setores que cuidam do planejamento e controladoria na empresa.

O orçamento colaborativo na sua empresa

Assim como ocorre na elaboração de um orçamento centralizado, no orçamento colaborativo contar com informações qualificadas é essencial. Com dados relevantes, é possível entender com clareza o atual cenário de cada departamento, quais são as necessidades e oportunidades dessas áreas e de que maneira elas podem colher melhores resultados.

Nesse sentido, um software ERP, como o WK Radar, desenvolvido pela WK, é um grande aliado. Com essa solução, os gestores podem ter informações sempre atualizadas e confiáveis sobre seus departamentos, o que torna mais seguro o processo de definição das metas orçamentárias.

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Fonte: WK