Para o orçamento empresarial ficar completo e reunir as necessidades de todas as áreas da empresa, é preciso que haja o comprometimento desde o alto escalão até os coordenadores e chefes de setor em sua elaboração. Assim, os recursos podem ser previstos conforme as exigências de cada gestor, não deixando nenhum projeto ou trabalho desamparado.

Diante dessa situação, o momento é ideal para parar um pouco e pensar em como fazer um orçamento empresarial para o próximo ano. E estamos aqui para ajudá-lo nesse processo!

O que não pode faltar no orçamento empresarial

Há vários procedimentos e métodos para elaborar um orçamento empresarial. Conforme o tamanho da sua empresa e o segmento em que ela atua, é necessário acrescentar ou retirar informações do documento, mas há aquelas que são indispensáveis, que precisam sempre estar ali para deixar a previsão financeira do seu negócio completa. Confira quais são elas:

1 – Planejamento de vendas

Para projetar as vendas é preciso considerar onde os produtos são vendidos (lojas físicas, internet, revendedores, entre outros), verificar as mercadorias ou os serviços que são comercializados e estimar a quantidade a ser vendida. Para facilitar esse levantamento, você pode usar o histórico de vendas e de preços praticados para cada item nos últimos anos.

Em relação aos preços, existe ainda um conceito que pode ser usado: a dedução de vendas. Trata-se do valor pago para concretizar uma venda (impostos, comissões e devoluções). Conhecer este dado ajuda a saber o quanto se pode faturar de verdade, além de auxiliar na composição de preço dos produtos. Juntando tudo é possível conhecer a contribuição das vendas para a entrada de dinheiro no caixa, informação fundamental para estimar os custos e as despesas.

2 – Previsão de custos

Quando falamos em previsão de custos, estamos nos referindo ao valor necessário para garantir a produtividade. É aqui que você deve considerar os valores para a compra das matérias-primas e dos insumos utilizados na produção, o preço desses itens e a quantidade necessária de cada um deles para fabricar o que se vende.

É importante destacar que esta previsão precisa estar associada ao planejamento de vendas. Se você planeja vender mil itens no período, a projeção de custos precisa dar conta de manter a produção desta quantidade. E não é necessário dizer que o volume de vendas precisa cobrir os custos, certo? Porque sem isso, você não vai conseguir nem pagar a produção.

3 – Estimativa de despesas

Ao contrário dos custos, as despesas costumam ser fixas (ou com pouca variação), pois não dependem do volume de produção. Se você vender e fabricar 100 itens em um mês, vai ter o mesmo volume de despesas do mês que vendeu e fabricou 90 itens.

Para fazer uma estimativa das despesas no orçamento, você precisa listar a quantia necessária para pagar as contas fixas, como água, internet, telefone, gastos com pessoal e impostos, os centros de custo (valores alocados para a manutenção das atividades de cada área) e, se for o caso, as filiais e as unidades da sua empresa (cuja estrutura precisa ser mantida).

4 – Projeção de investimentos

Esta é a parte do orçamento em que você aponta no que pretende investir no próximo período de atividades. Pode ser na troca de veículos, na compra de máquinas e equipamentos ou até na expansão da planta da empresa. O investimento pode ser operacional, como nos exemplos, mas também financeiros, quando estão ligados a aplicações.

É isso mesmo! Não há problema algum considerar fazer uma reserva de recursos para aplicar em fundos de investimento ou na compra de ações de outras empresas. Essa é uma maneira de constituir um fundo de reserva. Independentemente do tipo e do valor do investimento que você estiver planejando, o importante é ele constar no orçamento.

5 – Calcule a carga tributária

Todo empresário sabe que a carga tributária brasileira é bem pesada e chega a representar, em alguns casos, cerca de 1/3 dos custos de uma empresa. Então, é preciso colocar na ponta do lápis todas as operações, identificando cada débito e cada crédito tributário. Inclusive, quando estiverem analisando como montar o orçamento empresarial, os gestores devem reservar um tempo para pensar também no planejamento tributário.

A análise e a escolha do melhor regime tributário e demais situações que podem gerar créditos ou reduzir débitos tributários podem fazer uma grande diferença no resultado final de uma companhia. Se surgirem dúvidas sobre esse assunto, o melhor profissional para pedir orientação é o contador. Ele conhece as leis e está acostumado com o dia a dia da burocracia.

O que mais preciso saber sobre o orçamento empresarial?

Bom, depois de ficar sempre atento aos cinco pontos que levantamos aqui no texto sobre o orçamento empresarial, temos ainda uma última dica para facilitar o trabalho na hora de montar o orçamento da sua empresa: conte com a ajuda da tecnologia! Hoje em dia, o mercado oferece inúmeras soluções que podem tornar a elaboração e a gestão do orçamento muito mais ágil e prática.

Aqui na WK temos o WK Radar, que conta com o módulo Radar Orçamento. Com ele, sua empresa consegue centralizar as informações e consolidá-las em uma única ferramenta, facilitando o acompanhamento das metas, o direcionamento das ações operacionais e, consequentemente, a tomada de decisões. Dessa forma, seu negócio ganha em produtividade, velocidade e precisão.

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Fonte: WK

Todo gestor conhece a importância do cuidado com as finanças, afinal, sem dinheiro no caixa não é possível comprar matéria-prima, pagar funcionários, fazer investimentos, entre outras ações fundamentais para o crescimento de uma empresa. Mas controlar as finanças não é apenas entender como funciona o fluxo de caixa do negócio e saber quanto dinheiro há na sua conta hoje. É preciso planejamento, análise e uma gestão orçamentária eficiente para obter os resultados desejados.

Aqui no blog nós já abordamos os benefícios da gestão orçamentária, como a possibilidade de visualizar cenários em curto, médio e longo prazos, o acompanhamento dos resultados, a correção de estratégias e a organização da administração. Agora, neste artigo, vamos falar sobre como implantar a gestão orçamentária na sua empresa seguindo três etapas indispensáveis para que isso ocorra com eficiência. Acompanhe!

As três etapas da gestão orçamentária

A gestão orçamentária tem foco na análise, no planejamento e no acompanhamento dos resultados financeiros de uma organização. Para implantá-la, são necessárias três etapas. Veja a seguir quais são e como desenvolver cada uma delas:

Elaboração do plano orçamentário

A primeira etapa para a implantação da gestão orçamentária é a elaboração do plano orçamentário. Esse documento reúne em um plano único todos os planos financeiros importantes para a projeção do futuro da empresa, como a previsão de faturamento, custos e deduções de vendas, os orçamentos relacionados aos gastos com funcionários, despesas operacionais, investimentos e a necessidade de capital de giro.

Para que seja possível fazer essas projeções, o plano orçamentário leva em conta um histórico de dados sobre o negócio. A intenção é analisar o desempenho da empresa até o momento para que seja possível traçar as suas perspectivas para o futuro, pensando em riscos e oportunidades em determinado período. É importante que o plano orçamentário esteja em consonância com o planejamento estratégico da empresa, documento que estabelece as diretrizes sobre todas as áreas do negócio.

Simulação de cenários

Depois de elaborado, o plano orçamentário passa pela revisão dos gestores da empresa. Neste processo, é comum que haja a necessidade de revisão, de acordo com as expectativas e prioridades dessas lideranças. Quando uma alteração é necessária por causa de uma mudança nas projeções, como o aumento das vendas, chamamos esse processo de cenário revisado.

Funciona assim: imagine que ao avaliar o plano orçamentário da empresa, um dos gestores propôs a revisão do planejamento considerando mais investimentos do que no plano inicial. Com isso, cada plano financeiro que citamos anteriormente ― previsão de faturamento, custos e deduções de vendas, orçamentos relacionados aos gastos com funcionários, despesas operacionais, investimentos e necessidade de capital de giro ― precisa ser repensado conforme a alteração solicitada.

Após essa redefinição, é feita uma nova análise pela diretoria, que pode ser homologada ou passar por outra revisão. Neste processo, também é recomendável simular cenários diferentes mesmo que o plano orçamentário tenha sido aprovado na primeira apresentação. O ideal é que haja um cenário otimista, um realista e outro pessimista.

Isso porque, mesmo que apenas um desses cenários se torne real, a empresa precisa estar preparada para lidar com todos eles. Ao considerá-los, assim como os seus riscos e oportunidades, a organização acaba se antecipando e garantindo a sua competitividade independentemente do que acontecer. Para isso, vale lembrar de manter salvas todas as versões projetadas.

Acompanhamento de resultados

A última etapa de implantação da gestão orçamentária é o acompanhamento dos resultados. O objetivo dessa fase é conferir se as ações planejadas estão se transformando nos objetivos desejados e, a partir disso, tomar decisões para melhorar continuamente a gestão orçamentária da empresa.

Para analisar os resultados, as empresas podem utilizar indicadores de desempenho e relatórios gerenciais. Os indicadores são eficientes em dar um panorama sobre os resultados, como em relação à produtividade, lucratividade, qualidade e competitividade. Já os relatórios relacionados à gestão orçamentária são mais ligados às finanças do negócio, como o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE), a projeção de fluxo de caixa e a projeção de balanço patrimonial.

Acompanhar os resultados é indispensável para qualquer empresa. Se eles forem positivos, é sinal de que a gestão orçamentária está sendo desenvolvida com eficiência. Caso sejam negativos, é momento de repensar as estratégias e avaliar como é possível melhorar. O importante é não deixar de avaliar o desenvolvimento das ações tomadas pela organização.

A informação como aliada da gestão orçamentária

Neste artigo, falamos diversas vezes sobre a importância das informações sobre o negócio. Afinal, como você viu, em todas as etapas de implantação da gestão orçamentária são utilizados dados sobre o desempenho anterior da empresa, sobre possíveis cenários e sobre novos resultados.

Pensando nisso, é fundamental que os empreendimentos que implementem essa prática tenham informações qualificadas à sua disposição. E neste sentido, um software ERP pode ser uma ótima alternativa! Um exemplo disso é o WK Radar, desenvolvido pela WK, que integra os dados de todos os departamentos da empresa em um mesmo local, além de gerar relatórios gerenciais essenciais para a tomada de decisão.

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Fonte: WK

A elaboração do orçamento é um processo fundamental para o planejamento de qualquer empresa. Justamente por isso, em muitos negócios essa atividade costuma ficar restrita às lideranças da organização, que se encarregam de estipular metas e recursos para cada departamento. Porém, esse cenário tem mudado com a implementação do orçamento colaborativo, um conceito que aumenta a participação de cada área na definição desse instrumento. Acompanhe, neste artigo, o que é e como essa prática pode beneficiar o seu negócio!

O que é orçamento colaborativo

Como falamos, em grande parte das organizações, o processo de elaboração do orçamento é centralizado, ou seja, fica a cargo de uma pequena equipe, geralmente formada pela alta gerência da empresa. Com essa prática, mesmo que os gestores de cada departamento sejam ouvidos sobre suas necessidades, a discussão sobre as prioridades de cada um deles e, por consequência, a destinação de recursos a cada área, fica por conta das lideranças do negócio.

Dessa forma, após a elaboração do orçamento pela gerência, cabe aos setores apenas executarem as ações propostas no instrumento, conforme as decisões tomadas pela diretoria.

Já no orçamento colaborativo, também chamado de orçamento participativo ou descentralizado, esse processo tem uma configuração diferente. Em vez de a alta gerência elaborar o orçamento para cada setor, é o próprio departamento que estipula suas metas, de acordo com o conhecimento que tem sobre a sua área de atuação. Dessa forma, os colaboradores e gerentes de cada setor têm uma participação mais ativa na elaboração do orçamento.

Para entender melhor como isso funciona, imagine uma empresa que produz peças automotivas e concentra diversos setores. Na área de produção, o gestor entende que é preciso aumentar a produtividade e, para isso, comprar mais maquinário. No setor de gestão de pessoas, a meta é oferecer mais treinamentos e benefícios aos colaboradores. Já no marketing, o objetivo é conquistar e fidelizar mais clientes a partir de campanhas nas redes sociais.

Como nesses exemplos, cada área estuda seu cenário atual, suas necessidades e, a partir dessa análise, define suas metas e o orçamento necessário para que elas sejam cumpridas. É claro que esse processo não ocorre sem nenhuma orientação e que a definição do orçamento ainda deve envolver a diretoria da empresa, porém, com esse passo, os colaboradores se envolvem muito mais na busca por soluções para as suas áreas.

A implementação do orçamento colaborativo é capaz de trazer diversos benefícios à empresa. Um deles é a sensação de pertencimento gerada a partir da participação na elaboração do documento. Afinal, quando colaboradores e gestores de cada departamento analisam e propõem ações para a sua área, eles se sentem mais engajados para alcançar as metas.

Além dessa motivação, a noção de responsabilidade também é maior. Isso ocorre porque os objetivos e as formas de mensurá-los são propostos pela própria equipe que, assim, se torna mais disposta a contribuir para os bons resultados.

Como implementar o orçamento colaborativo

Como você viu, o orçamento descentralizado incentiva a participação de todos os setores na construção desse documento. Porém, essa prática não ocorre da noite para o dia. Antes que cada departamento elabore seu próprio orçamento, é necessário criar uma cultura orçamentária na empresa, além de oferecer capacitação para que os profissionais possam fazer isso com eficiência.

A criação de uma cultura orçamentária envolve a noção de que todos os colaboradores são importantes para o alcance de resultados positivos e no uso correto dos recursos da empresa, e não apenas aqueles que fazem parte do departamento financeiro. Dessa forma, cria-se uma noção de responsabilidade e, também, um engajamento maior em torno dos objetivos do negócio.

Como já dissemos, os gestores e colaboradores de cada área são os profissionais que têm mais conhecimento sobre a atual situação do seu setor. Por isso, sua participação é fundamental na elaboração das metas e previsão orçamentária. Porém, para que isso aconteça, é importante que eles também saibam como elencar prioridades, como distribuir os recursos e definir prazos e ações. Nesse sentido, vale investir em capacitação sobre o tema!

Por fim, é importante destacar que, mesmo no orçamento colaborativo, as propostas para cada área também são discutidas pela diretoria da empresa. Nesse processo, a atuação de um controller é um diferencial para fazer a ponte entre as ações elencadas por cada departamento e as prioridades de todo o negócio, oferecendo mais segurança na tomada de decisão. Isso porque as metas orçamentárias precisam ser praticáveis e, assim, também precisam passar pela análise dos setores que cuidam do planejamento e controladoria na empresa.

O orçamento colaborativo na sua empresa

Assim como ocorre na elaboração de um orçamento centralizado, no orçamento colaborativo contar com informações qualificadas é essencial. Com dados relevantes, é possível entender com clareza o atual cenário de cada departamento, quais são as necessidades e oportunidades dessas áreas e de que maneira elas podem colher melhores resultados.

Nesse sentido, um software ERP, como o WK Radar, desenvolvido pela WK, é um grande aliado. Com essa solução, os gestores podem ter informações sempre atualizadas e confiáveis sobre seus departamentos, o que torna mais seguro o processo de definição das metas orçamentárias.

Entre em contato com nossa equipe e saiba mais sobre como o WK Radar pode ajudar você na elaboração do orçamento e em outros processos fundamentais para a sua empresa! E para saber mais sobre o assunto ou tirar alguma dúvida, deixe seu comentário!

Fonte: WK