Ou seja, é a primeira experiência de potenciais funcionários com a organização, portanto precisa ser marcante e positiva. 

A digitalização desse processo traz benefícios significativos, como a eliminação de burocracias, a redução de custos e uma melhor experiência tanto para a empresa quanto para o candidato.  

Neste artigo, vamos explorar as etapas do processo de admissão, os documentos necessários, as melhores práticas e como a tecnologia pode otimizar esse fluxo de trabalho. 

O que é o processo de admissão?

O processo de admissão é uma sequência de etapas que uma empresa precisa seguir para integrar novos funcionários. 

Esse processo começa com o recrutamento e seleção de candidatos e vai até a formalização da contratação. A formalização inclui a coleta de documentos, a realização de exames admissionais e o onboarding — nome que se dá ao processo de integração inicial dos novos colaboradores à equipe. 

Etapas do processo de admissão 

O processo de admissão tem múltiplas etapas, cada uma com sua importância e pontos de atenção que devem ser observados. 

A seguir, ajudamos você a entender melhor cada uma dessas etapas: 

1. Recrutamento 

O primeiro passo no processo de admissão é o recrutamento, o qual envolve a busca e a atração de possíveis candidatos para a vaga. 

É crucial utilizar as ferramentas adequadas e portais especializados na captação de talentos, ajudando a alcançar o perfil desejado. 

2. Seleção de candidatos 

Após o recrutamento, a empresa seleciona os candidatos que mais se encaixam no perfil e desafios da vaga e inicia os processos de avaliação. Esses processos podem incluir testes de habilidades técnicas, habilidades sociais e dinâmicas de grupo. 

Essa é um momento fundamental para avaliar se o candidato se é aderente à cultura da empresa e nas exigências da vaga. 

3. Envio de proposta 

Depois de escolher o candidato que mais se destacou, a empresa deve enviar uma proposta de trabalho clara. A proposta precisa incluir informações sobre remuneração, benefícios e condições de trabalho. 

É essencial que o candidato tenha a oportunidade de esclarecer dúvidas antes de aceitar a proposta, a fim de diminuir ansiedades e evitar surpresas. 

4. Coleta da documentação 

Caso o candidato selecionado aceite a proposta, começa a etapa para reunir os documentos exigidos. Uma vez aceita a proposta, o candidato deve apresentar a documentação necessária para formalizar a contratação. Aqui, manter o processo digital permite coletar documentos de forma rápida e segura, evitando erros e perdas. 

Os principais documentos exigidos na admissão são: 

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) 
• CPF e RG 
• Título de eleitor para maiores de 18 anos 
• Comprovante de residência 
• Inscrição no PIS/Pasep 
• Comprovante de escolaridade 
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe 
• Certidão de nascimento ou de casamento 
• Fotos 

Alguns documentos podem variar de acordo com a empresa e a posição, como: 

• CNH, caso a função exercida envolva veículos 
• Cartão de vacinação de filhos menores de sete anos 
• Comprovante de frequência escolar de filhos maiores de sete anos, para o caso de salário-família 
• Certificado de alistamento militar ou reservista para homens entre 18 e 45 anos 
• Certidão de nascimento de filhos de até 21 anos 

Os exames admissionais exigem uma atenção especial. A legislação diz que eles são obrigatórios na contratação, de responsabilidade e custos da empresa e comprovados mediante emissão do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Há algumas variações que dependem da atividade desempenhada. Por exemplo: exames toxicológicos para motoristas profissionais, apesar de não serem obrigatórios, passaram a ser regulamentados pela Portaria MTPS n.º 116/2015. 

5. Integração com a equipe (Onboarding) 

Após a conclusão do processo de admissão, a etapa de integração é tão crucial quanto as outras. 

Também conhecida como onboarding, a integração proporciona ao novo colaborador a familiarização com a cultura, valores e práticas da empresa, além de apresentar a equipe e as rotinas de trabalho. 

Essa etapa pode ser otimizada por meio de soluções digitais que oferecem recursos que facilitam a chegada e integração do novo colaborador. 

Melhores práticas no processo de admissão

Preparamos algumas dicas importantes para executar o processo de admissão com mais agilidade e assertividade. Confira: 

• Automatização do processo: a utilização de um software de gestão de pessoas pode agilizar o processo, reduzindo a carga burocrática e permitindo que a equipe de RH se concentre em atividades mais estratégicas. 
• Checklist de admissão: criar um checklist de admissão de colaboradores ajuda a garantir que todos os passos sejam seguidos e que a documentação necessária esteja completa. 
• Transparência: manter uma comunicação clara e transparente durante todo o processo de admissão evita mal-entendidos e frustrações para ambas as partes envolvidas. 
• Feedback: solicitar feedback dos novos colaboradores sobre o processo de admissão pode proporcionar insights valiosos para melhorias futuras. 
• Inclusão: o processo deve ser inclusivo e justo, levando em consideração a diversidade de pessoas candidatas e eventuais necessidades especiais que podem surgir. Tanto a empresa quanto o processo devem estar preparados para isso. 

Compliance no processo de admissão 

É essencial que o processo de admissão esteja em conformidade com as legislações trabalhistas vigentes. Isso inclui a correta documentação, a realização dos exames admissionais obrigatórios e a proteção de dados pessoais dos candidatos. 

Além da confidencialidade dos dados em todas as etapas, algumas obrigações legais como o eSocial exigem que a empresa envie esses dados para o Governo com precisão e dentro do prazo. 

Esse é outro aspecto facilitado por sistemas de gestão, onde se juntam as informações necessárias, auxiliando na declaração das obrigações e evitando possíveis multas para a empresa. 

Custos envolvidos no processo de admissão 

Os custos do processo de admissão podem variar bastante conforme a realidade da empresa, dependendo de fatores como: 

• Recrutamento: a empresa pode investir em anúncios em plataformas de vagas e serviços de recrutamento especializado, a fim de captar talentos que se identifiquem com as oportunidades. 
• Capacitação: a empresa deve prever investimentos na integração e treinamentos dos novos colaboradores, para que eles se sintam mais seguros e preparados para assumir os novos desafios. 
• Documentação física: pode haver custos com a organização e armazenamento de documentos, tornando-se até inviável para a operação em empresas com porte maior. 

Muitos desses custos são minimizados ou até mesmo eliminados quando o processo deixa de ser físico e vira digital. Cobrimos tudo sobre esse assunto para você logo no item a seguir! 

Digitalização do processo de admissão 

Como mencionado ao longo do artigo, a digitalização do processo de admissão deve ser aplicada nas empresas. 

Especialmente com o aumento das oportunidades de trabalho remoto, faz sentido que a empresa tenha que se afastar de processos físicos, modernizando a admissão e ampliando as possibilidades de contratação para além de limites geográficos. Isso ajuda a agilizar as tarefas e proporcionar uma melhor experiência geral para novos colaboradores. A seguir, acompanhe com mais detalhes para saber como tornar isso uma realidade! 

Candidatura e pré-admissão facilitada 

Assim que um candidato passa pelo processo seletivo, um sistema de gestão como a Admissão Digital da Senior pode usar os dados da candidatura e adiantar o processo. Isso é possível porque esse é um sistema integrado com o ATS de Recrutamento e Seleção, onde são captados os dados de candidatos. Nessa integração, os dados já chegam no sistema de Admissão Digital atualizados e prontos para serem usados. 

Admissão aliada ao compliance fiscal 

A partir das informações preenchidas pelo candidato durante a fase de seleção, ele mesmo pode adiantar a qualificação cadastral no eSocial. O sistema agiliza o processo validando dados como: nome, CPF, PIS e data de nascimento. Mas vale a observação: essa validação não anula a fase de envio de fato para o eSocial, a qual é realizada nos sistemas de folha de pagamento ao concluir a admissão. 

Comunicação entre RH e candidatos facilitada 

Os mesmos dados obtidos na candidatura também permitem que o profissional de RH crie convites de admissão a serem enviados para o candidato selecionado. Esses convites têm campos fixos, mas são também customizáveis, permitindo que a empresa inclua campos adicionais que façam sentido para o negócio ou para vagas específicas. 

Gestão e assinatura eletrônica de documentos admissionais 

Outra etapa que é facilitada pela Admissão Digital é a assinatura eletrônica dos documentos de admissão. Ao receber o convite de admissão, o novo colaborador recebe e assina todos os documentos admissionais eletronicamente. Isso tem vários benefícios, confira alguns: 

• Menos burocracia e desperdício: o RH não precisa mais correr atrás de documentos e ainda ter que arquivá-los em algum lugar físico. Os documentos admissionais são enviados e armazenados digitalmente, com segurança e promovendo a sustentabilidade alinhado com boas práticas de ESG (Environmental, social and Governance). 
• Mais agilidade e segurança: o novo colaborador recebe os documentos para assinar por meio de um link. O link pode ser enviado em diversos meios, como e-mail, SMS e WhatsApp. O acesso ao convite de admissão e documentos digitais é protegido por um token de autenticação — uma chave única de acesso e com tempo de validade. Isso garante mais segurança e autenticidade em todas as etapas. 
• Diminuição de erros e retrabalhos: digitar dados de documentos manualmente é algo com tendência a erros. Com a leitura usando a inteligência artificial de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), o sistema valida as informações e alerta caso algo possa estar errado. Novos colaboradores podem enviar documentos digitalizados remotamente, eliminando a necessidade de deslocamento até a empresa. Assim, além de diminuir o esforço para enviar e receber os dados, ainda evita possíveis inconsistências. 

Acompanhamento do processo 

Outro desafio do processo de admissão é acompanhar todas as etapas mencionadas até aqui. Isso também se torna mais fácil com a Admissão Digital, onde o RH conta com toda a gestão do processo: convites enviados, respondidos, expirados, documentos pendentes de assinatura, admissões não concluídas e muito mais. Com isso, o RH elimina controles manuais e tem todos os dados que precisa para acompanhar, em tempo real, dentro do sistema. 

Conclusão

Por fim, concluímos que executar as etapas do processo de admissão, especialmente priorizando a digitalização desse processo, oferece uma série de vantagens que vão desde a agilidade até a redução de custos. 

Implementar um sistema digital não só otimiza o fluxo de trabalho do RH, mas também melhora a experiência dos candidatos. 

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

Com a digitalização dos processos de Recursos Humanos, novas tecnologias são constantemente incorporadas nas atividades do departamento pessoal das empresas. 

Um dos processos que se beneficia dessas tecnologias é o registro da jornada de trabalho, por meio da marcação de ponto com reconhecimento facial. 

Mas essa modernização precisa ser estratégica, pois deve atender a aspectos de segurança e da legislação, ao mesmo tempo que traz benefícios para o RH e os colaboradores. 

Neste artigo você confere tudo que precisa saber para implantar a tecnologia de reconhecimento facial na sua empresa e incorporá-la no processo de marcação de ponto. 

O que é reconhecimento facial? 

O reconhecimento facial é uma tecnologia usada por empresas para garantir a segurança e a autenticidade das operações. 

Essa tecnologia usa Inteligência Artificial (IA) para escanear o formato do rosto de uma pessoa, além de características como o nariz, os olhos e a boca, a fim de confirmar a sua identidade. 

Confira abaixo alguns exemplos de aplicação do reconhecimento facial no mercado atual: 

• Liberação de acesso e identificação em espaços físicos: o reconhecimento facial previne a entrada de pessoas não autorizadas em determinados ambientes. O método também auxilia na segurança de locais públicos e privados, identificando quem está trafegando nesses locais.
• Análise de emoções: com base na expressão facial, a IA é capaz de identificar o que uma pessoa está sentindo. Isso tem diversas aplicações em negócios, como, por exemplo, a análise emocional do público em ações de marketing.
• Autenticação de usuários: a identificação de usuários com reconhecimento facial é uma das formas de autenticação biométrica, assim como são a impressão digital, o reconhecimento de voz e a leitura da íris. 

O reconhecimento facial é seguro? 

O reconhecimento facial está presente no cotidiano das pessoas, no simples desbloqueio do smartphone e na validação de identidade em transações bancários, por exemplo.  Assim, nota-se que a tecnologia tem ganhado cada vez mais a confiança de brasileiros e brasileiras. 

Numa pesquisa realizada em 2023 pela iniciativa Panorama Mobile Time/Opinion Box, os participantes foram questionados sobre qual método de autenticação consideravam o mais seguro. A maior parte dos respondentes mencionou o reconhecimento facial, colocando essa tecnologia em primeiro lugar. 

Fonte: Panorama Mobile Time/Opinion Box

Órgãos do Governo também desempenham seu papel, ajudando a regulamentar o uso de reconhecimento facial. 

Na legislação atual, estão os projetos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e do Marco Civil da Internet. Ambos mencionam o tratamento de dados obtidos por padrões biométricos. 

Mais adiante, neste artigo, você vai conferir como a segurança está presente no uso do reconhecimento facial para marcação de ponto nas empresas. 

Marcação de ponto com reconhecimento facial: benefícios para o RH e para colaboradores 

Com o avanço das tecnologias biométricas e o aumento na confiança das pessoas, digitalizar processos corporativos torna-se uma grande vantagem, inclusive na marcação de ponto. 

Ao fazer a gestão do ponto com soluções digitais e validações biométricas, sua empresa elimina processos burocráticos e registros manuais, economizando tempo e diminuindo a margem de erro por fatores humanos. 

Já os colaboradores ganham mais praticidade no cotidiano e adquirem confiança nos processos da empresa. 

Confira a seguir alguns dos maiores benefícios do uso dessa tecnologia. 

Segurança da marcação de ponto com reconhecimento facial 

O reconhecimento facial tem um fator de segurança elevado, porque nossa face tem atribuições únicas. Isso dificulta que uma pessoa se passe por outra no momento da autenticação, ao contrário de uma senha alfanumérica que pode ser compartilhada. 

As tecnologias de reconhecimento facial atuais também contam com mecanismos antifraude, os quais evitam o reconhecimento usando imagens de fotos ou vídeos, por exemplo. 

Compliance trabalhista do reconhecimento facial 

Na CLT, está previsto o registro manual, mecânico ou eletrônico do horário de entrada e saída dos trabalhadores. Isso inclui as tecnologias biométricas, como o reconhecimento facial, como mecanismos válidos para o registro do ponto. 

Sobre o uso de dados dos colaboradores, temos a LGPD, a qual classifica a informação biométrica como um dado pessoal sensível. Isso garante que a empresa tenha um cuidado especial com os dados obtidos no reconhecimento facial, em relação ao consentimento e compartilhamento desses dados. 

Praticidade no cotidiano 

Seja na estação de trabalho ou no dispositivo móvel, a marcação por biometria é mais prática que os métodos convencionais. 

Com ela, o colaborador não precisa memorizar e inserir uma senha alfanumérica para validar a sua identidade, nem de adereços adicionais como crachás para identificação.

Software de marcação de ponto com tecnologia de biometria 

Quer saber como implantar a tecnologia e obter essas vantagens na sua empresa? A gente te ajuda! 

O primeiro passo é usar sistemas de marcação de ponto digitais. É importante que esses sistemas sejam aderentes, para que o processo seja seguro, confiável e preciso. 

A Solução de Ponto Eletrônico | Senior HCM ajuda em todos os aspectos que você leu até aqui, garantindo uma jornada completa para as empresas e colaboradores. Confira como: 

Integração nativa com as soluções de RH 

Nossas soluções de ponto têm integração com outros produtos da Senior, oferecendo uma jornada completa para o RH da sua empresa. 

A integração entre produtos da Senior é nativa, evitando desperdício de tempo e dores de cabeça com a implantação de integrações externas. 

Atualização contínua e aderência à legislação 

Nossas soluções passam por atualizações periódicas, trazendo continuamente novas funcionalidades e melhorias para o RH, gestores e colaboradores. 

Também temos um compromisso com compliance, garantindo que todo o processo esteja de acordo com a legislação vigente, como a CLT, LGPD e Portaria 671. 

Opções de marcação de ponto digitais e convencionais 

As soluções de ponto da Senior atendem a vários segmentos, permitindo que a marcação seja feita em diferentes dispositivos. 

Seus colaboradores podem marcar o ponto em qualquer lugar, da maneira que for mais conveniente e compatível com o trabalho que desempenham. 

A marcação pode ser feita em: 

• Estação de trabalho (web browser) 
• REP físico 
• Dispositivo móvel (APP) 

O registro da marcação também conta com diferentes opções de autenticação: 

• Leitura de crachá 
• Leitura de impressão digital 
• Foto 
• Reconhecimento facial 

Estabilidade do sistema em qualquer ocasião 

A marcação de ponto nos aplicativos da Senior pode ser feita offline. Isso garante que seus colaboradores nunca fiquem na mão no caso de um imprevisto técnico. 

Se estiverem num lugar sem conexão estável com a internet, os colaboradores podem fazer as marcações de ponto e sincronizá-las mais tarde com o servidor. 

Sem custo adicional para o reconhecimento facial 

A tecnologia de biometria já vem embarcada na Solução de Ponto Eletrônico | Senior HCM. 

Portanto, ao contratar a soluções da Senior, seu RH e os colaboradores já podem usar o reconhecimento facial, sem nenhum custo adicional por isso. 

Conclusão 

Neste artigo, abordamos alguns conceitos do reconhecimento facial e como incorporá-lo do jeito certo nas rotinas da sua empresa, assim como os benefícios de usar um software de marcação de ponto que tenha o reconhecimento facial integrado. 

Como foi possível observar, existem diversas vantagens no uso dessa e outras tecnologias biométricas no processo de marcação de ponto, com ganhos para o RH e os colaboradores. 

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas