Com equipes remotas e distribuídas, trabalhando no escritório, em unidades e em home office, fazer o controle da jornada de trabalho e o fechamento do ponto é desafiador para a equipe de recursos humanos. 

Afinal, quem faz a gestão de ponto precisa gerenciar uma série de variáveis, como banco de horas, horas extras e acerto de incidentes e ocorrências no registro do ponto. Cada detalhe é importante para viabilizar o controle de ponto. Sem as ferramentas certas, essa tarefa pode se tornar complexa e onerosa.  

Nesse cenário, a Portaria n° 671/2021 traz o REP-P, uma solução moderna, flexível e eficiente, que simplifica e agiliza o controle das horas trabalhadas dos profissionais. 

Confira, neste artigo, o essencial sobre as diretrizes da portaria 671 e as boas práticas de gestão de ponto com o REP-P.  

Registro de ponto eletrônico: histórico da regulamentação 

Para ter sucesso no registro de ponto eletrônico e eficácia na entrega da folha de pagamento, os profissionais de RH se deparam com uma série de dúvidas e incertezas. Se é verdade que a tecnologia pode ser uma aliada, também é fato que existe uma preocupação do departamento de RH sobre os impactos das mudanças com o registro eletrônico de ponto. São dúvidas frequentes:  

• Será preciso reestruturar o modelo de controle de ponto e trocar o sistema atual do RH?  
• Quais processos serão mudados, para viabilizar o controle eletrônico das horas trabalhadas?  

Tais questões são comuns principalmente porque, em 2009, as empresas precisaram se readequar para atender as exigências da Portaria 1510, que fornecia orientações sobre as práticas de controle de jornada eletrônico. As mudanças geraram um grande impacto para a rotina do Recursos Humanos e os negócios.  

Mais tarde, em 2011, o Ministério do Trabalho lançou a Portaria 373, que apresentou novas alternativas de controle de jornada de trabalho.  

Diante disso, os gestores de RH optaram pelo formato que mais fazia sentido para o seu negócio. Agora, a Portaria 671 revogou as Portarias 1510 e 373, entre outras, centralizando o tema em um único documento normativo. 

• Portaria n° 1510/2009: introduziu o REP, estabelecendo requisitos técnicos para controle de ponto eletrônico. 
• Portaria n° 373/2011: permite os sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por acordo/convenção coletiva. 
• Portaria n° 671/2021: unifica as portarias anteriores e apresenta novas especificações de REP. 
• Portarias 1.486, 3.717 e 4.198 de 2022: alteram, complementam e/ou esclarecem alguns pontos da Portaria 671.  

Portaria 671: conceito e tipos de REPs 

Publicada em 2021, a Portaria 671, do Ministério do Trabalho e Previdência, atualizou tópicos referentes à legislação trabalhista, como carteira de trabalho, registro de empregados, aprendizagem profissional, controle de ponto, entre outras previsões legais. 

A Portaria 671 consolida diversas regras relacionadas ao registro de ponto. Substituindo as portarias 373 e 1510, a normativa simplifica e desburocratiza a legislação trabalhista relacionada à gestão de horas trabalhadas promovendo maior transparência e eficiência nas práticas de controle de jornada. 

A grande novidade é que a Portaria 671 estabelece novas diretrizes para o registro de ponto, usando diferentes tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto (REP).  

A portaria regulamenta o uso de três dispositivos: 

• o REP-C (Registro Eletrônico de Ponto Convencional) que já era conhecido como o REP da Portaria 1510, mas com algumas atualizações de layout para os novos equipamentos; 
• o REP-A (Registro Eletrônico de Ponto Alternativo), semelhante àquele controle alternativo introduzido pela Portaria 373, porém agora com mais requisitos fiscais e 
• o REP-P (Relógio Eletrônico de Ponto em Programa), nova modalidade apresentada pela Portaria 671 trazendo mais modernidade e flexibilidade para o uso eletrônico de ponto. 

Veja como a Portaria 671 define cada dispositivo: 

 Art. 76. O REP-C é o equipamento de automação monolítico. REPs já autorizados pela Portaria 1510 permanecem válidos e novos podem ser homologados com as novas especificações. 

 Art. 77. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador.  Pode ser usado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade. 

 Art. 78.  O REP-P é o software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem, usado exclusivamente para o registro da jornada de trabalho dos colaboradores.  

Portaria 671: vantagens de usar o REP-P no controle de ponto 

O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, conhecido pela sigla REP-P, é uma solução mais atual, que fazer o controle de ponto eletrônico de maneira digital, com agilidade, transparência e eficácia.  

O REP-P deve ter algumas características para ser enquadrado nessa categoria. De acordo com a Portaria 671, a solução deve fornecer:   

• Certificado pelo Instituto Nacional da Propriedade Individual (INPI); 
• Emissão do arquivo AFD (cujo leiaute sofreu modificações); 
• Comprovação dos registros de jornada com documentos assinados digitalmente. 

 Na prática, o REP-P é capaz de emitir documentos decorrentes do registro de horários de trabalho, viabilizando o controle de natureza fiscal e trabalhista referente à entrada e à saída dos profissionais no local de trabalho.  

São várias as vantagens de contar com um REP-P: 

Autonomia: com o REP-P a sua empresa não precisa mais homologar a forma de registro de ponto com o Ministério do Trabalho e nem sindicatos. 

• Confiabilidade: soluções de registro de ponto simples com maior segurança jurídica; 
• Economia: redução de custos na aquisição de equipamentos, como relógio ponto ou hardwares específicos; 
• Simplicidade: dispensa atualização ou mudanças frequentes nos processos.   

Portaria 671: mantenha conformidade e simplifique a gestão do ponto eletrônico  

Sempre conectada com as novas soluções e demandas do Recursos Humanos, além de uma plataforma completa e simplificada para a área, a Senior apresenta também o seu Sistema de Ponto Eletrônico. A solução já está em conformidade com o REP-P e todos os demais requisitos da Portaria 671.  

Ao escolher a ferramenta, o gestor de Recursos Humanos prioriza a automação das rotinas burocráticas. A digitalização elimina custos invisíveis e aumenta a segurança jurídica e fiscal. Com isso, o time direciona seu tempo e energia para focar no que importa: as pessoas. 

O Sistema de Ponto Eletrônico da Senior está disponível, inclusive, na versão mobile. O App de Ponto HCM simplifica a gestão de jornada dos seus colaboradores com agilidade e mobilidade.  

Integrado à plataforma de Gestão de Pessoas HCM, o app é ideal para empresas que têm colaboradores com rotina de trabalho flexível. Eles podem registrar a jornada de trabalho de qualquer lugar, garantindo o controle das marcações e cumprimento da legislação, com segurança e confiabilidade de dados. 

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

A Portaria 671 do  Ministério do Trabalho e Previdência, publicada em 8 de novembro de 2021 no Diário Oficial da União, foi criada para atualizar itens referentes à legislação trabalhista, como carteira de trabalho, registro de empregados, aprendizagem profissional, controle de ponto, entre outras previsões legais. 

O decreto lei nº 5.452 de 1943 CLT e o que regula as relações de trabalho no Brasil. A legislação trabalhista é o conjunto de normas que regem as relações individuais e coletivas e essas normas estão estabelecidas CLT , pela Constituição Federal e por outras leis da Justiça do Trabalho. Contudo, ao longo do tempo algumas dessas normativas vão sendo atualizadas. 

E quando se fala especificamente em mudanças no controle de ponto, há uma preocupação geral sobre os impactos dessas mudanças para as empresas. É normal surgirem perguntas como: vou ter que reestruturar todo meu modelo de controle de ponto e trocar meu sistema? Vou ter que mudar tudo o que vinha fazendo até agora? 

Essas questões surgem porque, em 2009, as empresas precisaram fazer uma readequação para atender a chegada da portaria 1510, que tratava do controle de jornada eletrônico, o que gerou um grande impacto para os negócios. Para amenizar o cenário, dois anos depois o Ministério do Trabalho lançou a portaria 373, que abria algumas brechas para alternativas de controle de jornada de trabalho. 

Ao longo do tempo, as empresas acabaram optando pelo formato que mais fazia sentido para o seu negócio. A portaria 671 chega justamente para revogar essas duas portarias e centralizar o tema em um único documento normativo. 

O que diz a portaria 671

A portaria 671 é bastante extensa e aborda diversos assuntos no mesmo documento. Entre eles, por exemplo, fala sobre a carteira de trabalho e registro do empregado. 

Essa portaria traz detalhes sobre o que deve ser informado a cada contratação efetuada e seus prazos. Até então, no que diz respeito a cada nova contratação, as empresas tinham como hábito fazerem uma série de anotações na carteira de trabalho física. 

A carteira de trabalho já tinha sofrido alterações com o uso da CTPS digital, o que essa nova portaria propôs foi a revogação das exigências antigas de necessidade de preenchimento da carteira física.

Mas o que vamos destacar aqui nesse artigo são as informações que a portaria traz na seção especial falando sobre o controle de ponto. Nesse trecho, o documento apresenta previsões sobre como devem funcionar os registros eletrônicos e regras para os registros manuais e mecânicos. Para os empregadores e responsáveis pelo controle de ponto, a medida traz uma abordagem mais moderna das plataformas de controle de ponto. 

A portaria trouxe regras que já existiam nas portarias 1510 e 373, mas agora tornou mais fácil o entendimento, trouxe a facilidade de condensar tudo em um único documento, revogando essas duas portarias e trazendo mais detalhes principalmente para os registradores A e P. Inclusive essa é a grande novidade: foram consolidados todos os controles de ponto, transformando-os em REP (Registrador Eletrônico de Ponto) com variações.

Como a portaria impacta nos registros de ponto eletrônicos?

Foram definidos três tipos de registro eletrônico que podem ser utilizados: REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional). 

Quais os tipos de pontos eletrônicos especificados na Portaria 671?

REP-P – Registrador Eletrônico de Ponto por Programa

Essas e uma nova divisão criada a partir da Portaria 671. Ele trata sobre programas ou softwares de tratamento de ponto e dos coletores de marcações. 

De acordo com a legislação, o REP-P deve ser certificado no programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial e pode ser executado em ambiente de nuvem ou servidores. Essa nova versão deve emitir o Arquivo de Fonte de Dados (AFD) e o comprovante de registro de ponto do trabalhador digitalmente ou de forma impressa.

O novo REP-P possibilitará aos empregadores disponibilizar registradores de ponto com a utilização das novas tecnologias, como a marcação de ponto mobile.

REP-A – Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo

O REP-A deve guardar as informações de registro de ponto fielmente, ou seja, nesse caso não é possível fazer alterações ou solicitações de ajuste. Outra característica é que ele não pode fazer restrição de horários de registro de ponto. Ele também precisa emitir o AFD e quando solicitado pelo auditor, esse documento precisa receber uma assinatura eletrônica que utilize um certificado digital válido. 

REP-C – Registrador Eletrônico de Ponto Convencional

O REP-C é o Registrador Eletrônico de Ponto tradicional físico, conhecido como Relógio Ponto. O modelo criado em 2009 pela Portaria nº 1.510/2009, continuará existindo e atendendo às necessidades dos vários setores da economia, em especial, para os estabelecimentos e plantas produtivas fixas.

Os relógios de ponto já homologados pelo Ministério do Trabalho nos moldes da portaria 1510 continuam válidos, podendo a empresa continuar utilizando-os sem qualquer problema. No entanto, é importante que as mudanças em relação ao programa de tratamento, que possui o prazo de um ano para adequação, sejam observadas.

Mais detalhes sobre o REP-C de acordo com a nova portaria

O REP-C somente poderá conter empregados do mesmo empregador, salvo registro de jornada do trabalhador temporário no REP-C do tomador de serviços, bem como empresas de um mesmo grupo econômico, que podem determinar a consignação das marcações de ponto no mesmo REP-C dos seus empregados que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico.

Nas exceções acima, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto deverá identificar o empregado e considerar as respectivas marcações para o controle de ponto da empresa empregadora.

O que difere o REP-A do ponto por exceção?

O controle de jornada por exceção não é um tipo de REP. Esse formato acontece quando a empresa adota a prática de que o colaborador não precisa registrar o horário de entrada e saída porque isso já está pré-determinado. Já o REP-A é um tipo de registrador eletrônico de ponto que possui como condicionante de validade estar autorizado em acordo coletivo ou convenção coletiva de trabalho. 

A REP-A também pode ser implementada a partir de um acordo coletivo de trabalho. Talvez aí encontremos semelhança entre os dois modelos. No entanto, apenas o controle de jornada por exceção pode, legalmente, instituir o formato através de um acordo individual de trabalho e não dá amparo para a utilização da REP-A. 

Qual o prazo para adequação do controle de ponto a partir da Portaria 671?

Os desenvolvedores de programa de tratamento de registro de ponto e usuários terão o prazo de um ano, a partir da data de publicação da Portaria (8 de novembro de 2021), para se adequarem às exigências.

Como vai funcionar a assinatura eletrônica do ponto?

“Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:

I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;

II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização;

III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.

Ou seja, a portaria apresenta como norma geral que todo controle de ponto deve emitir um comprovante de marcação, independente de ser digital ou impresso. Essa era uma dúvida das empresas que ainda não utilizavam o ponto eletrônico.

Como a Senior irá se adequar à Portaria 671? 

Com relação a integração on-line do REP-C ao Ronda Senior, a empresa está adequando a alteração da CTPS, substituindo o PIS pelo CPF. Nos equipamentos REP homologados pela Portaria 1510, no qual o identificador único do trabalhador é o PIS, a companhia está adotando o layout de documento descrito no Art. 96 da Portaria 671.  

A Senior também está criando um novo protocolo de comunicação para os fabricantes registrarem seus novos equipamentos, que deverão ser homologados pela MTE e pelo INMETRO com base na Portaria 671 (CPF como identificador único e novo leiaute AFD).  

No HCM, a Senior está ajustando os sistemas de Ponto (Controle de Ponto e Gestão do Ponto) para que seja possível importar marcações de ponto no layout atual de AFD, utilizando o PIS ou o CPF como identificador da pessoa.  

Além disso, também será possível permitir a importação de marcações no layout novo (versão 3) da portaria, onde apenas é utilizado o CPF como identificador da pessoa.  

O aplicativo de Marcação de Ponto 2.0 | HCM também irá permitir exportar marcações no novo formato AFD.   

Outra novidade é que também será possível emitir o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade com assinatura digital, tanto para os sistemas de Ponto como para o aplicativo.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas