Quando as regras do jogo mudam, muda também a forma de se jogar, certo? O eSocial alterou a maneira como as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos trabalhadores são entregues ao governo. Só que essa mudança, apesar de não mexer na legislação, trouxe algumas dificuldades para as empresas, que estão tendo de encarar uma verdadeira mudança cultural para se adaptarem a todo processo.

Uma das principais é entender que algumas exigências do eSocial estão nas leis desde que elas foram aprovadas. E que, por práticas trabalhistas institucionalizadas, acabavam tendo uma tolerância maior, especialmente em relação aos prazos de entrega. Com a automatização trazida pelo eSocial, em que os processos são todos pela internet, essa flexibilidade de tempo acabou.

Mas não é só isso. Como o eSocial envolve a reunião e a organização de informações de vários setores, como RH, financeiro e saúde e segurança do trabalho, é preciso haver uma integração e uma melhora na comunicação entre essas áreas.

Se na sua empresa o eSocial ainda é uma dor de cabeça, fique tranquilo, pois sempre é tempo de resolver tudo e começar a cumprir essa obrigação da forma correta. Siga com a gente e veja algumas dicas para facilitar o seu dia a dia!

Como fica a entrega dos documentos em relação ao prazos

Nunca é demais repetir que as regras estabelecidas pela legislação em relação à entrega das obrigações acessórias não muda. O impacto no dia a dia da empresa está no processo de condução e na forma de envio das informações. Para facilitar seu entendimento, destacamos algumas atividades que são afetadas pelo eSocial:

Admissões e demissões

Tradicionalmente, o processo de admissão é feito quando o empregado já está trabalhando. Com o eSocial, a lei precisa ser seguida à risca: o registro deve ser feito até o fim do dia anterior à contratação, além de ser necessário habilitar a recepção para o evento até 30 dias antes da data prevista para a admissão que está sendo informada. Se isso não for feito, todo o processo pode ser cancelado no sistema. Para a demissão, o envio da informação ao governo deve ocorrer em até 10 dias após a data do desligamento, mas é preciso estar atento ao aviso prévio, pois, quando ele for trabalhado, deve ser informado ao eSoical em até 10 dias de sua comunicação.

Alterações salariais

Mudanças no salário devem ser informadas ao governo até o dia sete do mês subsequente ao da competência de alteração, desde que seja antes do envio da próxima folha de pagamento. Porém, é necessário apontar a data efetiva da modificação. Se este procedimento não for cumprido, o sistema acusará erro no cadastramento das informações da folha e recusará o envio feito pela empresa ao eSocial.

Folha de pagamento

A alteração aqui é que a sistemática vai exigir o uso do regime de competência para o fechamento da folha. Os eventos que ocorrerem dentro de um determinado mês devem ser lançados na folha deste mês e não na do próximo, um processo comum adotado por muitas empresas.

Um bom exemplo disso é o pagamento de horas extras. Algumas empresas optam por fechar o ponto entre os dias 15 e 20 do mês, jogando as horas extras realizadas após a data deste fechamento para a folha do mês subsequente. Com o eSocial, isso não vai mais poder acontecer. O mês sempre deve ir do dia 1º até 30/31.

Jornada de trabalho

A jornada de trabalho deve ser informada junto com as outras informações do trabalhador, como salário e função. Porém, não basta somente dizer qual é a carga horária diária, é necessário registrar o horário de entrada e saída, além do período de descanso obrigatório. E qualquer alteração precisa ser cadastrada no eSocial no momento em que ocorrer. Hoje, normalmente, as empresas fazem essas atualizações mensalmente.

Além das questões que citamos, há vários outros processos que vão precisar de adaptação, tanto em relação aos prazos quanto na forma de registrá-los e enviá-los, como o registro dos acidentes de trabalho, a entrega de atestados médicos e a alteração do contrato de trabalho. Para conferir a lista completa dos eventos do eSocial e como proceder em cada um deles, clique aqui e acesse o Manual de Orientação do eSocial.

Dicas de organização para o eSocial

A primeira atitude de uma empresa é não delegar o trabalho com o eSocial somente à área de gestão de pessoas, que normalmente é a responsável por reunir, organizar e enviar as informações ao Portal do eSocial. A cooperação de todos é essencial. Para entendermos melhor essa necessidade, vamos pegar o exemplo de um acidente de trabalho.

Quando ocorrem incidentes desse tipo, quem lida com a papelada é o gestor ou o gerente da área onde o imprevisto ocorreu. Se ele não conhecer a nova forma de trabalho que o eSocial exige, pode deixar de repassar as informações em tempo hábil, o que pode gerar multa para a empresa.

Por isso, a nossa primeira dica é a seguinte: se você ainda não apresentou o eSocial a toda a empresa, faça isso o quanto antes. Todos precisam entender do que se trata essa obrigatoriedade, como ela funciona e qual o papel de cada área. Se for preciso, faça um encontro somente com os gestores para lembrá-los de suas responsabilidades, especialmente sobre os prazos em que devem repassar as informações para registro.

Depois disso, faça uma revisão das informações referentes aos seus funcionários, também chamada de qualificação cadastral. Por mais que você já tenha enviado o cadastro do empregador e as tabelas referentes aos dados dos trabalhadores para o eSocial, ainda é possível fazer alterações. É melhor tomar essa precaução agora do que esperar e ser surpreendido por uma negativa no envio, causando problemas para o negócio.

E, claro, fique atento ao software que sua empresa está usando. Pode ser que ele não esteja totalmente adaptado às exigências do eSocial ou apresente algum problema em relação à conectividade com o programa do governo. Para qualquer situação, não pense duas vezes em procurar uma opção melhor.

Aqui na WK, temos a solução ideal para atender os requisitos do eSocial com facilidade. O sistema conta com qualificação cadastral em lote, rotinas para inativar os cadastros que não serão utilizados na obrigatoriedade, verificador de inconsistências com relatório de erros e avisos, rotinas que controlam a sequência lógica e envio dos eventos para o Portal do eSocial. Entre em contato com a gente e conheça a nossa solução!

Fonte: WK

Falta pouco para que o eSocial entre definitivamente em vigor. É por isso, inclusive, que estamos sempre voltando ao assunto aqui no blog. Já abordamos a situação da maioria das empresas, do ambiente de testes e da atualização do leiaute, por exemplo, mas ainda não havíamos explorado um tema bem caro aos empresários: as penalidades que envolvem a obrigatoriedade. E é sobre isso que falaremos neste artigo.

Para começar, é preciso esclarecer que até o momento não existe uma lei que fale sobre a aplicação de multas às empresas que não usarem o eSocial. A indicação é aguardar a manifestação dos órgãos competentes sobre o assunto. Contudo, é importante ressaltar que, de acordo com uma minuta da portaria interministerial, a não transmissão dos eventos por meio do eSocial impede a expedição da certidão de prova de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional e do Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (CRF), o que acaba deixando a empresa irregular.

Outro ponto importante é que o eSocial não altera quaisquer tópicos das legislações trabalhista, previdenciária e fiscal. O que ocorre é que, por se tratar de um processo automatizado, ele obriga os empregadores a cumprirem os prazos estabelecidos nas leis com rigor, o que hoje, muitas vezes, não acontece com a precisão que deveria. Quem deixar de prestar as informações dentro do período determinado está sujeito às penalidades previstas na legislação específica.

Outra questão que vai precisar de atenção para que não gere prejuízos financeiros às empresas é a verificação das informações que estão sendo enviadas ao eSocial. Dados incorretos ou incompletos e omissões, mesmo que não intencionais, podem gerar multas.

Obrigações trabalhistas

Para facilitar o seu entendimento, vamos exemplificar alguns casos que ocorrem atualmente, mas que precisarão ser adequados quando o eSocial entrar em vigor. Uma situação clássica é a contratação de funcionários. Hoje, já está estabelecida a prática de recolher os documentos do funcionário no primeiro dia de trabalho e então iniciar o processo de registro quando ele já começa a trabalhar. Se exatamente neste dia a fiscalização chegar na sua empresa, você pode ser multado, pois há uma pessoa trabalhando sem o registro de empregado. A falta de registro de empregado é uma infração que está prevista no artigo 41 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). A multa é o valor de um salário mínimo (R$ 937,00, em 2017) por empregado. Se ocorrer reincidência, este valor é dobrado. Por isso que, com o eSocial, o registro deve ser feito um dia antes do funcionário começar a trabalhar.

Ainda falando das obrigações trabalhistas, há várias questões relacionadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) previstas na Lei 8.036, de 1990. Esse direito do cidadão é normalmente cumprido, porém, em muitos casos, não ocorre exatamente como deveria. De acordo com a lei, por exemplo, suas parcelas devem ser depositadas mensalmente e essa informação precisa constar do fechamento mensal, mas nem sempre isso acontece. Com o eSocial, se a informação do depósito não for enviada dentro do prazo, o sistema vai entender que ele não foi feito e a empresa será multada. O valor da multa vai de 10 a 100 BTNs (Bônus do Tesouro Nacional), que em 2017 está entre R$ 10,64 e R$ 106,41, e é aplicada sobre o número de funcionários que tiveram o FGTS depositado.

Veja mais exemplos na tabela:

Obrigações previdenciárias

No caso da legislação previdenciária, o que ocorre, normalmente, é o envio de dados incorretos ou incompletos ao INSS, muito mais pela desinformação ou pelas mudanças constantes na lei do que pela má fé. Porém, com a chegada do eSocial, o próprio sistema vai barrar alguns desses itens, porém, outros continuarão a ser responsabilidade das empresas, que, se não cumprirem a lei, serão penalizadas.

Um bom exemplo é a folha de pagamento. Deixar de prepará-la com todas as remunerações pagas ou creditadas aos segurados a seu serviço de acordo com os padrões e normas estabelecidos pelo INSS pode render multa a partir de R$ 636,17. Este mesmo valor é cobrado caso a empresa deixe de arrecadar, mediante desconto das remunerações, as contribuições dos segurados a seu serviço. Confira mais informações na tabela:

Obrigações fiscais

E há ainda as penalidades para quem não cumprir a legislação fiscal. Não entregar ou entregar fora do prazo a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf) rende multa que corresponde a 2% ao mês do valor dos tributos e contribuições informados na declaração. A multa mínima é R$ 500,00. Para casos de pessoa física, pessoa jurídica inativa ou pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional, o valor fica em R$ 200,00.

Além da Dirf, o contribuinte deve cumprir com os prazos de entrega das obrigações acessórias relativas aos impostos e contribuições administradas pela Receita Federal e, ao fazer isso, ainda precisa que as informações estejam completas e corretas. Caso haja qualquer falha, pode haver multas. Veja alguns exemplos:

• Apresentação das obrigações fora da data prevista:
  • R$ 500,00 por mês-calendário ou fração — relativo às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham declarado por Lucro Presumido ou Simples Nacional.
  • R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração — relativo às demais pessoas jurídicas.
  • R$ 100,00 por mês-calendário ou fração — relativo às pessoas físicas.

• Não cumprimento à intimação da Receita Federal para cumprir obrigação acessória ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal:
  • R$ 500,00 por mês-calendário.

• Cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:
  • 3%, não inferior a R$ 100,00, do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.
  • 1,5%, não inferior a R$ 50,00, do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.

A gente sabe que a legislação brasileira é extensa e bem detalhada, mas também que é essencial cumpri-la para manter o negócio funcionando de forma correta e sustentável. Com o eSocial, essa necessidade será ainda maior, pois a fiscalização ficará muito mais simples ao ter todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos trabalhadores em um só lugar. Por isso que, além de uma preparação prévia de toda a documentação, nossa indicação é que você conte com uma solução tecnológica para ajudá-lo em todo o processo.

Uma dessas soluções é o WK Radar, da WK. Ele está sendo trabalhado e atualizado constantemente para se adaptar a todas as exigências do eSocial, funcionando como um verdadeiro aliado para tudo que envolve a obrigatoriedade. Junto a isso, nossa equipe desenvolveu um canal completo sobre o programa para auxiliar você com informações e dicas para uma transição tranquila e correta. Para acessá-lo, basta clicar no link abaixo e consultá-lo sempre que precisar:

Fonte: WK