Como você lida com os contratos firmados pela sua empresa de prestação de serviços? Esses documentos são monitorados periodicamente ou acabam em uma gaveta sem nenhum acompanhamento? Se a segunda opção é a que ocorre no seu negócio, saiba que manter o controle sobre esses documentos pode melhorar os seus resultados significativamente. Para isso, basta colocar em prática a gestão de contratos!

Todo gestor sabe que contar com informações qualificadas é essencial para tomar boas decisões para o futuro do empreendimento. Por isso, cada vez mais empresas têm adotado técnicas e ferramentas para obter dados e relatórios estratégicos tanto sobre a própria organização como em relação ao mercado e a concorrência. Mas o que os contratos têm a ver com isso?

Bom, a partir de uma gestão de contratos eficiente, isto é, do controle das informações que fazem parte desses documentos, é possível reduzir custos, aumentar a lucratividade, garantir a segurança jurídica e evitar conflitos com clientes. E é justamente pela importância desse gerenciamento e pelos benefícios que ele pode trazer à sua empresa prestadora de serviços que desenvolvemos um e-book sobre o assunto! Para fazer o download gratuito do material, basta clicar na imagem abaixo:

A importância da gestão de contratos

De acordo com um estudo realizado pela Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC) em 2009, 23% das empresas respondentes não tinham área de gestão de contratos formalizada, enquanto 50% não utilizavam métodos estruturados para fazer este trabalho. A maioria das empresas consultadas (41%) era do segmento de prestação de serviços.

Levando esses dados em consideração, no primeiro capítulo do e-book abordamos a importância da gestão de contratos para os prestadores de serviços e como essa técnica pode impactar nessas organizações. Para isso, utilizamos um exemplo que mostra o que o descontrole sobre esses documentos pode causar a uma empresa desse setor.

Depois, falamos sobre os benefícios da implementação de uma área de gestão de contratos, como a segurança jurídica, a redução de custos, a gestão centralizada em um setor específico, a boa relação entre as partes e a otimização dos processos.

Como fazer a gestão de contratos

No segundo capítulo do e-book, partimos para a prática, mostrando como fazer a gestão de contratos ainda antes da assinatura, durante a execução e após o encerramento do contrato. Aqui, falamos sobre cinco etapas essenciais para o controle desses documentos.

Na fase pré-contratual ocorrem as primeiras tratativas sobre os termos do contrato, com a elaboração de uma minuta. Já na etapa contratual, que exige muita atenção, as obrigações de cada parte são firmadas. A próxima fase é a de pré-execução, em que a empresa precisa preparar a parte técnica, financeira e administrativa para cumprir o acertado.

A etapa seguinte é a de execução, que, como o próprio nome indica, diz respeito à prática do que foi acordado. A última fase é a de encerramento, em que se deve revisar o documento e verificar a possibilidade de renovação. Cada uma das etapas é fundamental para garantir os benefícios dos quais falamos no primeiro capítulo.

Dicas para uma boa gestão de contratos

O terceiro capítulo do material traz dicas sobre como implementar uma boa gestão de contratos na sua empresa prestadora de serviços, principalmente na fase de elaboração desses documentos.

Falamos, por exemplo, sobre a importância de descrever minuciosamente as obrigações de cada parte, estipular juros de mora, conferir os dados e armazenar todos os papéis que fazem parte da negociação para garantir a segurança jurídica do documento.

A tecnologia como aliada da gestão de contratos

Quando a empresa possui uma pequena quantidade de contratos para gerenciar, até é possível fazer a gestão de forma manual ou com a ajuda de planilhas eletrônicas. Porém, a partir do momento em que o número de contratos aumenta, é mais fácil e seguro contar com a tecnologia para desenvolver essa função.

Por isso, o quarto capítulo do e-book trata da importância da tecnologia na gestão de contratos, citando como exemplos as soluções para gestão eletrônica de documentos (GED) e para serviços desenvolvidas pela WK. Com essas ferramentas, é muito mais fácil administrar eletronicamente os contratos e outros documentos do negócio e, ainda, ter mais controle sobre todos os processos da empresa prestadora de serviços.

E então, que tal implementar a gestão de contratos e melhorar seus resultados? Baixe o e-book agora mesmo e veja como essa ação pode impactar positivamente o seu negócio:

Se houver alguma dúvida, deixe um comentário ou entre em contato com nossa equipe. Esperamos que esse material seja útil para alavancar os resultados da sua empresa. Aproveite!

Fonte: WK