Manter o compliance de dados no RH ainda é um grande desafio para muitas empresas. Afinal, são inúmeras as atividades exercidas pelo setor, que abrangem desde o recrutamento e seleção até a gestão de ponto e folha de pagamento. Para garantir que os processos de coleta, tratamento e armazenamento de dados sejam feitos de maneira correta, é preciso seguir alguns cuidados.  

Entenda quais os riscos de não manter a conformidade e saiba como facilitar esta tarefa, garantindo o aumento na segurança das informações. 

Aproveite a leitura! 

Afinal, o que é o compliance de dados no RH? 

“Compliance” é um termo em inglês utilizado para descrever uma série de procedimentos adotados pela empresa, a fim de garantir a conformidade com as leis e regulamentações vigentes.  

Portanto, o compliance de dados no RH pode ser entendido como uma atividade voltada a assegurar o cumprimento das normas voltadas à proteção de dados, como, por exemplo, a Lei Geral de Proteção de Dados. 

Em vigor há cerca de quatro anos, a LGPD é um mecanismo legal que visa regular e garantir transparência no tratamento de informações pessoais. O departamento de Recursos Humanos é o principal setor que trabalha com a coleta, tratamento e armazenamento de dados pessoais. Por isso, em tempos de LGPD, o cuidado deve ser redobrado. 

Lembre-se: o RH pode coletar as informações pessoais somente com autorização prévia, que deve trazer detalhes sobre a utilização desses dados. 

Vale ressaltar, ainda, que manter a conformidade no RH não se resume apenas a isso. Na prática, esta é uma tarefa multifacetada, que envolve outros pontos importantes, como a compreensão da legislação trabalhista e obrigações fiscais.

Quais os riscos de não manter o compliance dados no RH? 

Apesar de otimizar diversas atividades e facilitar a rotina, o uso de tecnologia no RH exige muito cuidado. Isso porque a falta de atenção ou preparo pode deixar os profissionais suscetíveis a golpes ou crimes cibernéticos, colocando toda a rede da empresa em perigo. 

Segundo o relatório anual The State of Ransomware, da Sophos, quase 70% das empresas brasileiras sofreram ataques ransomware em 2023. O número representa um incremento de 13% em relação ao ano anterior. Este tipo de crime visa “sequestrar” os dados e sistemas da companhia. Feito isso, o hacker entra em contato e solicita um valor para devolver as informações e o acesso ao programa operacional. 

Sabendo disso, é fundamental investir em um sistema conforme com as exigências regulamentadas em lei. Caso contrário, um descuido pode custar caro para a organização, prejudicando a imagem da marca e gerando multas. Sendo assim, os profissionais de RH devem ter mais cautela para proteger os dados pessoais fornecidos por terceiros.  

Entre os principais riscos proporcionados pela falta de cuidado, estão: 

• Multas e sanções previstas pela LGPD: o descumprimento pode resultar em punições significativas, chegando até 2% do faturamento anual da empresa. No caso de violações específicas, como tratamento inadequado de dados sensíveis, as multas podem ser maiores.  
• Bloqueio temporário de acesso aos dados: a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), órgão responsável pela fiscalização, pode bloquear os dados e até proibir parcial ou totalmente o tratamento de dados pela empresa. 
• Danos à imagem e reputação: violar a LGPD pode implicar na perda da confiança dos colaboradores, consumidores e investidores. Isso resulta na evasão de clientes, parceiros comerciais, pode afetar até mesmo a retenção de talentos e prejudicar os resultados da organização. 
• Ações judiciais e indenizações: a lei permite que as partes prejudicadas acionem a justiça na busca de reparação por danos materiais e morais. Ou seja, a falta de cuidado no tratamento dos dados pode levar a empresa a responder um processo judicial e, eventualmente, fazer o pagamento de indenizações. 

Como o HRIS ajuda a manter o compliance de dados no RH? 

Como vimos até aqui, o cuidado no tratamento e armazenamento de dados é essencial. No entanto, alcançar o compliance de dados no RH requer a manutenção diligente dos processos, aplicação de políticas e normas, além do uso de relatórios mensais. 

Para facilitar todas essas tarefas, é comum contar com o apoio de soluções tecnológicas como o Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS).  

O HRIS facilita o trabalho do RH, uma vez que permitem o armazenamento e centralização das informações em um só lugar. A ferramenta permite automatizar vários processos de RH, como o recrutamento e seleção, integração entre sistemas, avaliação de desempenho, gestão de benefícios, entre outros. 

Na prática, ela auxilia (e muito) as empresas a garantirem a conformidade com os requisitos regulamentares. 

Isso porque o HRIS permite: 

• Centralizar os dados dos colaboradores: dentro do HRIS é possível consolidar todas as informações em um só lugar. Outro ponto positivo é o armazenamento centralizado, que torna o acesso e gerenciamento mais fáceis. Dessa forma, o RH mantém a consistência e precisão no tratamento dos dados, reduz os riscos de perder as informações e diminui as chances de não conformidade por inconsistências e a manutenção dos registros, o que facilita auditorias e inspeções futuras. Além disso, ele permite, ainda, a manutenção dos registros, o que facilita auditorias e inspeções futuras. 
• Automação das tarefas: o software promove uma melhora na eficiência, aumenta a produtividade e reduz os erros. Isso porque o próprio sistema pode elaborar os relatórios exigidos pelos órgãos reguladores, o que garante o envio correto e a adesão às diretrizes regulatórias.  

Quais as melhores práticas para usar o HRIS para manter o compliance de dados no RH? 

Embora o HRIS seja uma ferramenta altamente poderosa, ela precisa ser utilizada de maneira eficaz para alcançar bons resultados e auxiliar na hora de manter o compliance de dados no RH. 

Por isso, separamos algumas práticas recomendadas para facilitar essa tarefa: 

1. Treine sua equipe de RH: de nada adianta usar o melhor HRIS e não ter um time de profissionais capacitado para lidar com a ferramenta. Portanto, o treinamento deve ser uma prática regular e constante para o pessoal do RH. Assim, eles dominarão todos os recursos e a funcionalidade da ferramenta. 
2. Mantenha a segurança dos dados: o RH lida diretamente com o tratamento de informações confidenciais. Por isso, adotar medidas robustas de segurança de dados, como criptografia, controle de acessos, auditorias regulares, entre outros, é essencial. Dessa forma, a organização se protege e evita problemas futuros. 
3. Aproveite as análises: a maioria dos sistemas HRIS possuem recursos analíticos. Na prática, eles podem ser utilizados para identificar tendências, monitorar métricas e facilitar a tomada de decisões, uma vez que elas serão baseadas em dados. 

Compliance de dados no RH: como a Senior pode ajudar? 

Manter a conformidade no RH pode ser um grande desafio, ainda mais com as constantes mudanças no ambiente regulatório. Entretanto, com o sistema de HRIS correto, a empresa pode simplificar e agilizar os processos, reduzindo o risco de não manter o compliance de dados. 

Com o HRIS, o RH consegue garantir que os dados coletados sejam armazenados de forma segura. Além disso, o sistema facilita o tratamento das informações, uma vez que ela centraliza tudo em um só lugar.  

Outra excelente vantagem é que o software pode ser facilmente integrado a outras plataformas, permitindo ao RH coletar dados de vários sistemas diferentes e manter em uma base única. Com o auxílio da plataforma, os gestores e profissionais do setor ganham uma força extra na hora de manter o compliance de dados no RH, garantindo a uniformidade, padrão e confiabilidade.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas