Você sabe reconhecer quais ocorrências acontecem no seu ambiente de trabalho, paralisam processos, geram perigo para os recursos humanos e ativos da empresa, e podem desencadear impactos trabalhistas, jurídicos ou de imagem? 

É muito comum que as mais diversas áreas da organização não tenham uma visão clara dessas não conformidades que podem impactar o negócio. Isso acontece porque esses incidentes geralmente ocorrem na ponta do processo.  

Além disso, alguns desses eventos adversos precisam de uma tratativa e uma solução imediata, mas muitas vezes sequer são registrados.  

Por isso, é fundamental dentro de uma organização ter um sistema estruturado para identificar, relatar, analisar e responder a essas ocorrências, que podem ser desde problemas operacionais até situações de emergência.   

Chamado de gestão de ocorrências, esse processo é parte essencial da gestão de riscos e da segurança organizacional. Ele pode ser aplicado em vários contextos da empresa, incluindo segurança corporativa, tecnologia da informação, saúde e segurança ocupacional. 

Painel da solução Gestão de Ocorrências da Senior exibe os incidentes pendentes de acordo com prioridade e status

A seguir, trazemos algumas sugestões sobre como estruturar um processo de gestão de ocorrências em sua empresa para garantir a continuidade dos negócios e proteger ativos e explicamos como as soluções da Senior podem ajudá-lo nesse processo. 

Como estruturar um processo de gestão de ocorrências?

Elabore um plano de ação. Estruturar um sistema eficiente de gerenciamento envolve a implementação de processos, políticas e ferramentas que permitam identificar, analisar e responder de maneira eficaz a esses eventos.  

Também é fundamental designar e treinar uma equipe responsável, composta por membros de diferentes departamentos, dependendo da natureza das ocorrências.  

Igualmente deve ser estabelecido um processo de melhoria contínua, que contemple a revisão periódica das políticas e procedimentos em resposta a mudanças nas operações ou ameaças emergentes.  

A seguir, confira os cincos elementos necessários para estruturar um processo eficiente e otimizar a gestão de ocorrências em sua organização:  

1. Identificação de ocorrências 

Envolve a detecção e reconhecimento de eventos que podem ter um impacto negativo nas operações da organização; 

      2. Registro e documentação 

Após a identificação, as ocorrências devem ser registradas e documentadas em detalhes. Isso inclui informações sobre o momento em que ocorreram, as pessoas envolvidas no processo, as circunstâncias e outros dados relevantes; 

      3. Análise de ocorrências 

As ocorrências devem ser analisadas em profundidade para entendimento da causa raiz e de outros fatores facilitadores e desenvolvimento de estratégias para prevenir incidentes semelhantes no futuro; 

      4. Resposta e mitigação 

Com base nos resultados da análise, implemente medidas corretivas para lidar com as ocorrências e minimizar impactos negativos. Isso pode envolver a implementação de novos procedimentos, treinamento de pessoal ou melhorias na infraestrutura; 

      5. Comunicação 

Estabeleça canais de comunicação claros para relatar ocorrências e disseminar informações relevantes. Estruture um plano de comunicação para informar as partes interessadas durante e após a resolução de uma ocorrência.  

O que pode ser classificado como ocorrência?

Uma ocorrência ou incidente é um termo genérico que se refere a alguma não conformidade.  

São situações que geram riscos à empresa: de segurança física ou cibernética, de qualidade ou ainda risco de compliance – o que impacta na reputação da empresa, além de ser passível de multas.  

Cada área da organização atende e se preocupa com diversas ocorrências: 

• Gestão de pessoas: pode ser um acidente interno, a falha do controle de terminal de ponto (relógio ponto), ou falta de uso de EPI, por exemplo. 
• Facilities: a parada de um maquinário, um problema em estrutura física (janela quebrada, por exemplo) para a manutenção ou limpeza, segurança patrimonial; 
• Gestão de segurança: um acidente, invasões, roubos, etc. 

Como a tecnologia pode ajudar a implementar uma gestão de ocorrências eficiente?

A tecnologia desempenha papel crucial na implementação de uma boa gestão de ocorrências. São ferramentas e recursos que facilitam a identificação, análise e resposta a eventos adversos. 

Há disponíveis no mercado plataformas especializadas nesse gerenciamento, sistemas de alerta e monitoramento, de gerenciamento de documentos, de simulação virtual e para automatizar processos, centralizar informações e fornecer painéis de controle em tempo real. 

Ao adotar e integrar essas tecnologias, as empresas podem aprimorar a capacidade de gerenciar ocorrências de maneira eficiente e garantir uma resposta rápida e eficaz a eventos adversos, como a aplicação de ações corretivas. 

Como a Senior pode ajudar a sua empresa?

Analytics do Gestão de Ocorrências reúne informações para analisar os incidentes e, a partir disso, tomar decisões

A solução Gestão de Ocorrências  é uma ferramenta da Senior que está diretamente ligada à segurança do negócio, à gestão de risco e à redução de perdas. É uma ferramenta única para detecção, resposta, registro e análise de incidentes em qualquer área da organização.  

Ela vai ajudar a sua empresa a identificar e tratar eventos que não sejam parte da operação padrão e que podem trazer prejuízos, interromper ou reduzir a qualidade do serviço, oferecer riscos aos colaboradores ou à estrutura predial.  

A Gestão de Ocorrências dá uma visão clara e em tempo real dos incidentes, das tratativas relacionadas a eles e dos devidos impactos nas operações da empresa. É por meio dela que todas essas informações são registradas e podem ser facilmente acessadas pelas áreas competentes.  

As ocorrências no sistema podem ser feitas a partir de cadastros manuais, de sistemas de segurança patrimonial (controladores, sensores alarmes, câmeras) ou de sistemas terceiros (como o próprio Gestão de Rotinas, o aplicativo de checklists e execução de rotinas auditáveis da Senior ou outro sistema de mercado – se for integrado). 

A solução mantém todo o histórico da ocorrência salvo e imutável – incluindo anexos (comprovações). São dados que podem ser utilizados em auditorias, para a otimização de processos internos por meio de análises de risco e para tomada de decisão em tempo real. 

Veja tudo o que você pode fazer: 

• Monitorar os locais físicos; 
• Registrar ocorrências; 
• Cadastrar tipos de ocorrências, consultar, editar ou excluir elas; 
• Consultar o painel de ocorrências, que exibe os eventos pendentes de acordo com sua prioridade (Crítica, Alta, Média, Baixa e Planejada) e status (Sem tratamento, Em andamento, Em pausa e Concluídas nas últimas 24h); 
• Tratar ocorrências: mudar o nível de prioridade, registrar um novo trâmite, pausá-la, retomar a ocorrência e conclui-la; 
• Exportar a ocorrência em formato PDF, incluindo imagens em alta qualidade, para investigação, auditoria e validação com os envolvidos; 
• Consultar as ocorrências cadastradas e tomar algumas ações sobre elas; 
• Analisar indicadores. Há um gráfico com o registro de ocorrências do último ano, comparando os abertos, fechados e o saldo acumulado no ano a cada mês. Além disso, há informações do mês ativo, gráficos das ocorrências por prioridade, local e tipo. 

Aplicação horizontal na organização

Por meio da parametrização dos papéis e permissionamentos, sua empresa pode usar uma mesma licença em diversas áreas, com a garantia de que cada usuário vai acessar somente os dados que forem de sua responsabilidade. 

É claro que o time de Segurança vai ter grandes benefícios relacionados à segurança do ambiente, com a visão, à gestão dos equipamentos, com a segurança patrimonial.  

Mas outras áreas, como de Controle de Processo, Manutenção, Controle de Ativos, Facilities, Recursos Humanos e Logística também podem se apropriar dessa solução e trazer benefícios para suas operações.  

Integração com outras tecnologias

Outra vantagem competitiva dessa ferramenta é que ela integra o Ronda Security Hub, plataforma de segurança unificada da Senior, que reúne soluções e sistemas via API.  

Com uma interface intuitiva e funcional, foi desenvolvida para simplificar as operações e agilizar a tomada de decisões.  

A integração e flexibilidade do Ronda Security Hub facilitam a combinação de tecnologias e a conexão com fontes de dados externas ao seu sistema, além de agilizar as decisões e respostas em campo e permitir escalar a plataforma de acordo com suas operações e seu negócio. 

Uma dessas integrações é com o Gestão de Rotinas, mencionado anteriormente. Ele pode ser usado em qualquer área da empresa que precise padronizar uma atividade e gerenciar não conformidades.  

Por meio dele, é possível agendar as rotinas para os operadores realizarem inspeções ou atividades designadas. Ele permite, por exemplo, criar pontos de controle – locais ou itens que devem ser trabalhados (uma sala, uma máquina) -, que são marcados por meio de QR Code (impressos e anexados no item desejado) ou ainda por geolocalização. 

Por meio do aplicativo, os operadores também conseguem criar uma ocorrência, que será direcionada ao Gestão de Ocorrências. Os gestores também terão acesso ao status das rotinas em tempo real e podem acompanhar as não conformidades e incidentes registrados. 

A solução também conta com analíticos de performance por operador e relatórios, que podem facilmente ser exportados. 

Quer saber ainda mais sobre essas soluções? Então, assista esta talk, onde explicamos em detalhes como elas podem ajudar sua operação a melhorar a experiência do cliente.  

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

Planejamento e gestão, mão de obra qualificada, produtos e serviços de qualidade,  inovação e tecnologia. São diversos os fatores que têm influência no sucesso de um negócio.

Nesta lista, além dos citados anteriormente, você acrescentaria mais algum?

Provavelmente, sim. Afinal, há uma infinidade de outros fatores e práticas que contribuem para a consolidação de um negócio no mercado. Mas, independente do tamanho ou segmento, nesta lista deve estar algo que é fundamental para toda a empresa: a segurança.

Não é novidade para você que vivemos a era da segurança, certo? Seja ela de dados, do patrimônio ou das pessoas, o cuidado e proteção estão presentes nos mais diversos processos de uma empresa. Quer um exemplo? A segurança da informação pode ser um. Há práticas internas de acesso a banco de dados e equipamentos nas empresas, com login e senhas, QR code, autenticação extra e por assim vai.

Da mesma forma (e tão importante quanto) a segurança se manifesta no que diz respeito ao patrimônio do negócio. Com as movimentações diárias de pessoas e veículos, o controle de acesso é indispensável para evitar que pessoas não autorizadas entrem no ambiente, causando prejuízos materiais e/ou às pessoas.

Para que esse controle seja feito, além de hardwares, como câmeras, catracas, crachás e outros, é importante que a empresa também tenha um sistema de acesso e segurança, que facilite a operação e assegure o bom funcionamento dos acessos, com eficiência e confiança.

Entre as facilidades que um sistema de gestão de acesso e segurança oferece, está a portaria virtual, uma opção moderna, que aumenta a segurança dos locais, diminuindo custos de segurança e garantindo boas experiências para os usuários.

Se você quer saber mais sobre, está no artigo certo. A seguir, você vai descobrir o que é a portaria virtual, como ela funciona, quem pode usar e quanto custa. Vamos lá?

O que é a portaria virtual? E quais são os benefícios?

Ao contrário do que, talvez, você esteja pensando, a portaria virtual não está só relacionada com prédios residenciais, acesso à garagem de veículos ou taxa condominial e tantos outros assuntos que síndicos e moradores têm que lidar em prédios.

Por mais que existam serviços de portaria para esse segmento, há soluções especializadas também para atender o mercado corporativo.

Portanto, a portaria virtual, tema deste artigo, é uma solução que possibilita a substituição de porteiros por um sistema de acompanhamento remoto. Ou seja, desde a entrada e saída de veículos nas dependências de um negócio, até o reconhecimento de colaboradores, visitantes e terceiros são reunidas e monitoradas em um único local, integrando todas as informações em um só ambiente virtual.

Entre as vantagens das portarias virtuais – ou remotas –  estão a diminuição de mão de obra, já que apenas uma única pessoa pode verificar diversas portarias físicas simultaneamente, e, por consequência, a redução de custos, uma vez que não há mais despesa com o revezamento de funcionários vigiando todas as entradas por 24 horas, o que pode fazer uma grande diferença no orçamento.

Além disso, a portaria remoto é mais segura para a empresa e própria equipe de segurança, pois, nesse modelo, não há nenhum porteiro no local, o que evita que ele esteja sujeito a ataques criminosos e outras situações de risco, uma vez que a central de monitoramento e atendimento fica mais protegida, em uma localização separada.

O serviço ainda conta com soluções auxiliares, que permitem observar a ronda dos vigilantes da empresa, acessando câmeras, GPS e o botão de pânico por meio do celular, um serviço que possibilita acionar socorro imediato em situações de emergência, sem que terceiros percebam.

É possível também visualizar todos os incidentes cadastrados e notificar as áreas responsáveis em tempo real. Dessa forma, se torna bem mais rápido identificar e resolver problemas. Toda a empresa pode ser envolvida nesse processo, criando uma verdadeira cultura de segurança colaborativa.

Como funciona a portaria remota?

Todo o sistema funciona a partir de sensores e dispositivos de última geração. Através de câmeras, controladores de porta e alarmes é que as imagens e dados ficam disponíveis nos sistemas de segurança da empresa responsável pelo serviço de portaria virtual e para quem possui o aplicativo no celular. 

A portaria virtual pode ser utilizada, principalmente, em duas situações. Uma delas é no caso das empresas que possuem unidades em que o número de acessos não justifica a instalação de uma recepção local. Sendo assim, um interfone comum é o suficiente para entrar em contato com uma recepcionista remota, que coleta os dados, verifica as imagens das câmeras e, por fim, libera a entrada do colaborador ou visitante.

Outra situação é nos ambientes que exigem maior segurança. Nesse caso, a pessoa se identifica no equipamento de acesso, mas sua liberação não é imediata. A solicitação de acesso é enviada para a recepção remota, que pode validar pelas câmeras se quem está na portaria é realmente a pessoa que realizou o pedido para entrar.

O acesso de pessoas também pode ser feito através da portaria inteligente. Ela funciona por meio de um sistema de autoatendimento imediato, que realiza o reconhecimento facial de cada um em tablets ou totens na entrada. Essa tecnologia pioneira e inovadora, na qual uma agente virtual interage com as pessoas, foi desenvolvida por meio de uma plataforma de computação cognitiva da Amazon.

Se você quer saber mais sobre a portaria inteligente é o controle de acesso por reconhecimento facial, confira o vídeo abaixo, que mostra a tecnologia em uso na matriz da Senior Sistemas, em Blumenau.https://www.youtube.com/embed/P6_jQSA-2Cg

A portaria remota pode, ainda, registrar o horário de entrada e saída das pessoas, comprovando que elas estiveram no local. Essas informações servem, até mesmo, como provas no caso de algum incidente, seja um furto, roubo ou incêndio.

O controle de quem entra e sai pode ser feito na entrada do prédio e também nos ambientes dentro dele, uma boa opção para espaços compartilhados, como os coworkings e salas restritas somente a pessoas autorizadas.

Quem pode usar o serviço?

Não só indústrias, empresas e ambientes corporativos de todos os tamanhos e segmentos podem se beneficiar da portaria virtual. O mesmo vale para as escolas e hospitais, que também recebem um grande fluxo de pessoas diariamente e precisam de soluções não apenas para a segurança, mas também para a gestão.

No ambiente escolar, o controle de acesso dos alunos é muito útil para auxiliar o registro de frequência, pois é possível visualizar a presença ou falta dos estudantes em tempo real. O processo é mais rápido, fácil e eficaz do que a tradicional chamada realizada pelos professores.

No caso do ambiente hospitalar, com a solução de supervisão de ambientes, é possível verificar a chegada de funcionários e pacientes e acessar sua localização atual. Isso facilita a organização do atendimento, seja para priorizar os pacientes mais graves, melhorar o controle do horário de medicamentos ou agilizar o atendimento de chamadas de emergência.

Quanto custa?

Um processo tão complexo, que envolve diversos tipos de tecnologia, pode parecer caro, a princípio. Mas, é preciso levar em consideração que o maior custo é a instalação dos equipamentos, o que é feito apenas uma vez. Depois de implementado, o único custo com o sistema é a manutenção dos dispositivos, a mensalidade do software e a contratação da empresa ou prestadores de serviços, responsável por monitorar os dados.

Se comparada com as portarias físicas, a portaria virtual necessita de menos pessoas responsáveis para seu funcionamento, o que também acaba reduzindo grandes despesas com o pagamento de contratos de trabalho e todos os impostos incluídos neles.

O custo final do orçamento varia muito, de acordo com o tamanho da empresa, se há filiais, sua quantidade de acessos e o número de colaboradores. Quanto maior a estrutura, mais equipamentos são necessários para cobrir toda a área e garantir a segurança de todos os ambientes, materiais e pessoas envolvidas.

Depois de analisar todos esses fatores e fazer as contas, é possível perceber que o custo do sistema compensa. Até porque com uma tecnologia mais segura, a chance de sofrer prejuízos pessoais e materiais é reduzida. Melhor investir em segurança para evitar incidentes do que sofrer um grande transtorno para resolvê-los depois que acontecem, não é?

Com a Senior, é possível escolher entre os principais fabricantes de hardwares, o que garante mais flexibilidade na hora de definir uma prestadora de serviço para utilizar no sistema.

Agora que você já sabe o que é a portaria virtual, os benefícios, como ela funciona e os custos, que tal conhecer as soluções de Gestão de Acesso e Segurança da Senior? Já são mais de 120 milhões de acessos, 65 mil dispositivos e mais de 2100 portarias gerenciadas, incluindo a segurança de 5 das 10 maiores montadoras do Brasil.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas