Você sabe reconhecer quais ocorrências acontecem no seu ambiente de trabalho, paralisam processos, geram perigo para os recursos humanos e ativos da empresa, e podem desencadear impactos trabalhistas, jurídicos ou de imagem? 

É muito comum que as mais diversas áreas da organização não tenham uma visão clara dessas não conformidades que podem impactar o negócio. Isso acontece porque esses incidentes geralmente ocorrem na ponta do processo.  

Além disso, alguns desses eventos adversos precisam de uma tratativa e uma solução imediata, mas muitas vezes sequer são registrados.  

Por isso, é fundamental dentro de uma organização ter um sistema estruturado para identificar, relatar, analisar e responder a essas ocorrências, que podem ser desde problemas operacionais até situações de emergência.   

Chamado de gestão de ocorrências, esse processo é parte essencial da gestão de riscos e da segurança organizacional. Ele pode ser aplicado em vários contextos da empresa, incluindo segurança corporativa, tecnologia da informação, saúde e segurança ocupacional. 

Painel da solução Gestão de Ocorrências da Senior exibe os incidentes pendentes de acordo com prioridade e status

A seguir, trazemos algumas sugestões sobre como estruturar um processo de gestão de ocorrências em sua empresa para garantir a continuidade dos negócios e proteger ativos e explicamos como as soluções da Senior podem ajudá-lo nesse processo. 

Como estruturar um processo de gestão de ocorrências?

Elabore um plano de ação. Estruturar um sistema eficiente de gerenciamento envolve a implementação de processos, políticas e ferramentas que permitam identificar, analisar e responder de maneira eficaz a esses eventos.  

Também é fundamental designar e treinar uma equipe responsável, composta por membros de diferentes departamentos, dependendo da natureza das ocorrências.  

Igualmente deve ser estabelecido um processo de melhoria contínua, que contemple a revisão periódica das políticas e procedimentos em resposta a mudanças nas operações ou ameaças emergentes.  

A seguir, confira os cincos elementos necessários para estruturar um processo eficiente e otimizar a gestão de ocorrências em sua organização:  

1. Identificação de ocorrências 

Envolve a detecção e reconhecimento de eventos que podem ter um impacto negativo nas operações da organização; 

      2. Registro e documentação 

Após a identificação, as ocorrências devem ser registradas e documentadas em detalhes. Isso inclui informações sobre o momento em que ocorreram, as pessoas envolvidas no processo, as circunstâncias e outros dados relevantes; 

      3. Análise de ocorrências 

As ocorrências devem ser analisadas em profundidade para entendimento da causa raiz e de outros fatores facilitadores e desenvolvimento de estratégias para prevenir incidentes semelhantes no futuro; 

      4. Resposta e mitigação 

Com base nos resultados da análise, implemente medidas corretivas para lidar com as ocorrências e minimizar impactos negativos. Isso pode envolver a implementação de novos procedimentos, treinamento de pessoal ou melhorias na infraestrutura; 

      5. Comunicação 

Estabeleça canais de comunicação claros para relatar ocorrências e disseminar informações relevantes. Estruture um plano de comunicação para informar as partes interessadas durante e após a resolução de uma ocorrência.  

O que pode ser classificado como ocorrência?

Uma ocorrência ou incidente é um termo genérico que se refere a alguma não conformidade.  

São situações que geram riscos à empresa: de segurança física ou cibernética, de qualidade ou ainda risco de compliance – o que impacta na reputação da empresa, além de ser passível de multas.  

Cada área da organização atende e se preocupa com diversas ocorrências: 

• Gestão de pessoas: pode ser um acidente interno, a falha do controle de terminal de ponto (relógio ponto), ou falta de uso de EPI, por exemplo. 
• Facilities: a parada de um maquinário, um problema em estrutura física (janela quebrada, por exemplo) para a manutenção ou limpeza, segurança patrimonial; 
• Gestão de segurança: um acidente, invasões, roubos, etc. 

Como a tecnologia pode ajudar a implementar uma gestão de ocorrências eficiente?

A tecnologia desempenha papel crucial na implementação de uma boa gestão de ocorrências. São ferramentas e recursos que facilitam a identificação, análise e resposta a eventos adversos. 

Há disponíveis no mercado plataformas especializadas nesse gerenciamento, sistemas de alerta e monitoramento, de gerenciamento de documentos, de simulação virtual e para automatizar processos, centralizar informações e fornecer painéis de controle em tempo real. 

Ao adotar e integrar essas tecnologias, as empresas podem aprimorar a capacidade de gerenciar ocorrências de maneira eficiente e garantir uma resposta rápida e eficaz a eventos adversos, como a aplicação de ações corretivas. 

Como a Senior pode ajudar a sua empresa?

Analytics do Gestão de Ocorrências reúne informações para analisar os incidentes e, a partir disso, tomar decisões

A solução Gestão de Ocorrências  é uma ferramenta da Senior que está diretamente ligada à segurança do negócio, à gestão de risco e à redução de perdas. É uma ferramenta única para detecção, resposta, registro e análise de incidentes em qualquer área da organização.  

Ela vai ajudar a sua empresa a identificar e tratar eventos que não sejam parte da operação padrão e que podem trazer prejuízos, interromper ou reduzir a qualidade do serviço, oferecer riscos aos colaboradores ou à estrutura predial.  

A Gestão de Ocorrências dá uma visão clara e em tempo real dos incidentes, das tratativas relacionadas a eles e dos devidos impactos nas operações da empresa. É por meio dela que todas essas informações são registradas e podem ser facilmente acessadas pelas áreas competentes.  

As ocorrências no sistema podem ser feitas a partir de cadastros manuais, de sistemas de segurança patrimonial (controladores, sensores alarmes, câmeras) ou de sistemas terceiros (como o próprio Gestão de Rotinas, o aplicativo de checklists e execução de rotinas auditáveis da Senior ou outro sistema de mercado – se for integrado). 

A solução mantém todo o histórico da ocorrência salvo e imutável – incluindo anexos (comprovações). São dados que podem ser utilizados em auditorias, para a otimização de processos internos por meio de análises de risco e para tomada de decisão em tempo real. 

Veja tudo o que você pode fazer: 

• Monitorar os locais físicos; 
• Registrar ocorrências; 
• Cadastrar tipos de ocorrências, consultar, editar ou excluir elas; 
• Consultar o painel de ocorrências, que exibe os eventos pendentes de acordo com sua prioridade (Crítica, Alta, Média, Baixa e Planejada) e status (Sem tratamento, Em andamento, Em pausa e Concluídas nas últimas 24h); 
• Tratar ocorrências: mudar o nível de prioridade, registrar um novo trâmite, pausá-la, retomar a ocorrência e conclui-la; 
• Exportar a ocorrência em formato PDF, incluindo imagens em alta qualidade, para investigação, auditoria e validação com os envolvidos; 
• Consultar as ocorrências cadastradas e tomar algumas ações sobre elas; 
• Analisar indicadores. Há um gráfico com o registro de ocorrências do último ano, comparando os abertos, fechados e o saldo acumulado no ano a cada mês. Além disso, há informações do mês ativo, gráficos das ocorrências por prioridade, local e tipo. 

Aplicação horizontal na organização

Por meio da parametrização dos papéis e permissionamentos, sua empresa pode usar uma mesma licença em diversas áreas, com a garantia de que cada usuário vai acessar somente os dados que forem de sua responsabilidade. 

É claro que o time de Segurança vai ter grandes benefícios relacionados à segurança do ambiente, com a visão, à gestão dos equipamentos, com a segurança patrimonial.  

Mas outras áreas, como de Controle de Processo, Manutenção, Controle de Ativos, Facilities, Recursos Humanos e Logística também podem se apropriar dessa solução e trazer benefícios para suas operações.  

Integração com outras tecnologias

Outra vantagem competitiva dessa ferramenta é que ela integra o Ronda Security Hub, plataforma de segurança unificada da Senior, que reúne soluções e sistemas via API.  

Com uma interface intuitiva e funcional, foi desenvolvida para simplificar as operações e agilizar a tomada de decisões.  

A integração e flexibilidade do Ronda Security Hub facilitam a combinação de tecnologias e a conexão com fontes de dados externas ao seu sistema, além de agilizar as decisões e respostas em campo e permitir escalar a plataforma de acordo com suas operações e seu negócio. 

Uma dessas integrações é com o Gestão de Rotinas, mencionado anteriormente. Ele pode ser usado em qualquer área da empresa que precise padronizar uma atividade e gerenciar não conformidades.  

Por meio dele, é possível agendar as rotinas para os operadores realizarem inspeções ou atividades designadas. Ele permite, por exemplo, criar pontos de controle – locais ou itens que devem ser trabalhados (uma sala, uma máquina) -, que são marcados por meio de QR Code (impressos e anexados no item desejado) ou ainda por geolocalização. 

Por meio do aplicativo, os operadores também conseguem criar uma ocorrência, que será direcionada ao Gestão de Ocorrências. Os gestores também terão acesso ao status das rotinas em tempo real e podem acompanhar as não conformidades e incidentes registrados. 

A solução também conta com analíticos de performance por operador e relatórios, que podem facilmente ser exportados. 

Quer saber ainda mais sobre essas soluções? Então, assista esta talk, onde explicamos em detalhes como elas podem ajudar sua operação a melhorar a experiência do cliente.  

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas