O que é o departamento de pessoal e qual a sua importância para a empresa?

Agilizar os processos burocráticos é o sonho dos gestores em um mercado tão competitivo. Mas quais são as principais responsabilidades do departamento de pessoal nesse processo?

O departamento de pessoal cuida de questões como contratações, férias, pagamentos, horários, etc. Base da estrutura organizacional da empresa, a missão deste setor é agilizar e tornar os processos burocráticos, relacionados à gestão dos colaboradores, mais eficientes.

A atuação do departamento de pessoal reduz erros e minimiza as chances de processos trabalhistas. E, independentemente do tamanho da organização, ter um departamento de pessoal bem estruturado é fundamental. 

A quantidade de documentação e detalhes relacionados a cada um dos colaboradores exige que a empresa tenha um setor alinhado, organizado e disposto a gerenciar os processos burocráticos.

Departamento de Pessoal x Recursos Humanos

Antes de falar sobre as funções do departamento de pessoal, precisamos explicar as principais diferenças entre o departamento de pessoal e o recursos humanos. É importante deixar claro que os dois setores não são sinônimos.

O setor de recursos humanos é responsável pelos processos seletivos e pela valorização das relações humanas entre os colaboradores e a empresa.

Ele também tem como papel gerenciar os processos internos e comportamentais dos colaboradores, promover treinamentos e monitorar e melhorar o ambiente da empresa.

As funções do departamento de pessoal

O departamento de pessoal desempenha um papel fundamental em muitos dos problemas e demandas do dia a dia da empresa. Conheça melhor quais são a seguir:

Admissão e o departamento de pessoal

No processo de admissão, o DP é responsável por reunir a documentação para realizar o contrato de serviço. O departamento de pessoal deve fazer as anotações em carteira e todo o processo de admissão junto à legislação trabalhista.

Enquanto o setor de recursos humanos se preocupa em selecionar os melhores profissionais para o cargo, o departamento de pessoal cadastra o contratado.

No cenário de mercado com pequenas, médias e grandes empresas, em muitos casos, o DP também assume o papel do setor de recursos humanos. É comum ver os profissionais do departamento de pessoal envolvidos na seleção dos candidatos e do recrutamento do profissional.

Essa estrutura pode agilizar processos e reduzir a burocracia, ou sobrecarregar o departamento de pessoal. Para minimizar as chances de falha de planejamento e estratégia, o ideal é dividir as responsabilidades para ganhar escala.

Organização dos pagamentos

Entre tantas, outra responsabilidade do departamento de pessoal é controlar e organizar todos os processos trabalhistas dos colaboradores, garantindo o atendimento aos direitos dos profissionais. Por exemplo, cabe ao departamento de pessoal trabalhar para que os pagamentos sejam feitos em dia.

A realização do planejamento e dos cálculos mensais da empresa com custos de mão-de-obra exigem precisão do DP. Nenhum valor indevido deve interferir e atrapalhar. Por isso, o papel do departamento de pessoal é tão importante.

Demissão e o departamento de pessoal

O setor de recursos humanos tem a missão de demitir um funcionário, sendo que o departamento de pessoal deve realizar o processo burocrático dessa demissão. 

• Por que ele foi demitido? 
• Quais são os direitos trabalhistas nesta produção? 
• O que a empresa precisa pagar?

Apresentar as respostas para todas essas perguntas é responsabilidade do departamento de pessoal. Os profissionais do setor devem conhecer os direitos trabalhistas do empregado e buscar cumpri-los nos mínimos detalhes. 

O departamento de pessoal e a folha de pagamento

O pagamento de salário, benefícios, 13º salário, férias, impostos, FGTS, contribuições sindicais e muitas outras questões trabalhistas são responsabilidades do departamento de pessoal. Realizar o cálculo da folha de pagamento, prevendo todos os gastos corretamente, é essencial para manter as obrigações trabalhistas em dia.

Atentar-se a todos os detalhes da legislação trabalhista não é tarefa fácil, por isso é tão importante que o departamento de pessoal realize um planejamento. A organização é fundamental para que nenhum detalhe seja perdido e que todos os pagamentos sejam devidamente cumpridos, conforme a lei.

Muitas empresas não têm um departamento de pessoal que faça todo esse trabalho contábil e, para facilitar, contratam uma empresa de contabilidade externa.

Ao trabalhar com um parceiro contábil, é preciso se atentar ao repasse dos dados de remuneração, benefícios e descontos para todos os colaboradores, para evitar erros trabalhistas.

Controle do banco de horas

A determinação das horas trabalhadas pelo empregado no mês, horas extras e eventuais adicionais à sua jornada é de responsabilidade do departamento de pessoal.

Os profissionais desse setor precisam ter na ponta do lápis toda a frequência da equipe para efetuar os pagamentos posteriormente, conforme o controle de horas. Na prática, a gestão do tempo e da jornada de trabalho, feita pelo departamento de pessoal, evita muitos problemas trabalhistas.

Organização das férias dos colaboradores

A concessão de licenças e o planejamento de férias também são atividades atribuídas ao departamento de pessoal. Toda a administração de prazos exige muita atenção para que todos os processos sejam cumpridos corretamente.

A obrigatoriedade de os empregados usufruir férias nos termos da lei e o cumprimento das regras evitam a possibilidade de erros. A área de pessoal precisa ter uma visão macro das obrigações legais referentes às férias, para evitar imprevistos, erros, desgaste com o colaborador e multas. 

Quais os setores do departamento de pessoal?

A estrutura organizacional interna do departamento de pessoal varia muito dependendo de fatores como natureza e tamanho da empresa, filosofia de gestão e ambiente externo.

Conheça abaixo algumas funções:

• Diretor: é responsável por supervisionar a estratégia do departamento, mantendo um alinhamento com as metas gerais de negócios.
• Gerente: está mais envolvido na gestão cotidiana dos colaboradores da equipe, fornecendo processos e recursos conforme necessário.

• Remuneração e Benefícios: os profissionais que atuam com esse tipo de demanda buscam garantir que a empresa pague um salário competitivo para atrair os melhores talentos. O time também supervisiona os benefícios médicos e de saúde, de aposentadoria e outras compensações indiretas que a empresa oferece. Os profissionais também podem ser responsáveis pela folha de pagamento.
• Compliance: é uma função crítica que supervisiona a conformidade da empresa com as leis trabalhistas estaduais e federais, regulamentos de saúde e segurança e outras diretrizes. Os profissionais do setor tratam de reclamações de não conformidade e instituem processos para melhorar as condições de trabalho na empresa.

O que é preciso saber para trabalhar no departamento de pessoal?

Como deu para perceber, a atuação dentro de um departamento de pessoal é bem ampla. Para conquistar uma posição, o ideal é se especializar o máximo possível dentro da área de atuação desejada.

A formação em cursos relacionados à Gestão de Pessoas, Administração de Empresas e Ciências Contábeis é o melhor caminho. E é necessário ter também conhecimentos sólidos sobre as legislações trabalhistas. Gostar de trabalhar com pessoas e ter um perfil voltado para a gestão delas também são características importantes.

A importância da tecnologia no departamento de pessoal

Quase todas as áreas de uma empresa utilizam alguma solução tecnológica para otimizar seu dia-a-dia. Nas demandas de gestão de pessoas, também é assim: o uso das ferramentas disruptivas potencializa a produtividade e o crescimento das organizações. 

Plataformas baseadas em tecnologias automatizadas e inteligentes, como a Plataforma de Gestão de Pessoas | HCM, melhoram a eficiência na execução de tarefas, reduzem erros e aumentam o valor estratégico do departamento de pessoal.

Esse sistema da Senior é capaz de lidar com grandes volumes de dados, otimizando o gerenciamento de informações e melhorando o desempenho dos colaboradores do departamento de pessoal.

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Fonte: Senior Sistemas