À medida que a empresa cresce, o número de contratações também aumenta. Com isso, gerir uma força de trabalho cada vez maior tende a ser um desafio. Diante deste cenário, o HRIS pode ser uma excelente ferramenta para auxiliar o RH nessa missão. 

HRIS é a sigla para Human Resources Information System – Sistema de Informação de Recursos Humanos, em sua tradução literal. Trata-se de uma solução de software que organiza e gerencia todo o tipo de dados relacionados aos colaboradores (nome, idade, sexo, endereço, contato e entre outros).  

Além de ser um repositório de dados, a ferramenta traz uma série de facilidades para o departamento de RH, permitindo inclusive a integração nativa de dados do gerenciamento da folha de pagamento, controle da folha ponto, de licenças, entre outros processos do setor.  

Confira, neste artigo, as principais vantagens que o HRIS pode trazer para a sua empresa!  

HRIS: conheça as principais vantagens desta solução! 

O HRIS é mais do que apenas um banco de dados. O software proporciona diversos benefícios que facilitam o trabalho e a rotina do setor de Recursos Humanos, tornando-o cada vez mais produtivo e estratégico. 

Listamos, a seguir, 10 vantagens que o HRIS oferece. Confira:  

1. Promove atualização em tempo real

Diferente de arquivos físicos (papéis e planilhas), o HRIS é um banco de dados cloud based (baseado em nuvem), operando como uma fonte de dados atualizada em tempo real. Dessa forma, os usuários autorizados podem acessar as informações sobre a força de trabalho em qualquer lugar. 

Portanto, ele facilita o controle das informações atualizadas pelo RH rotineiramente, uma vez que sincroniza os dados em tempo real. Assim, os profissionais não precisam se preocupar se estão visualizando ou atualizando manualmente dados e relatórios. 

2. Simplifica processos

Um sistema de gerenciamento desatualizado torna alguns processos do setor lentos. Com auxílio do HRIS, os profissionais de RH conseguem recrutar, gerenciar, integrar e envolver colaboradores por meio de uma única solução digital e moderna, agilizando os processos e fluxos de trabalho do setor. 

Seja para gerenciar a rotina de trabalho, rastrear candidatos ou administrar as folgas, é possível realizar tudo usando o sistema com apenas um clique. Isso porque, o HRIS concentra todos os processos do RH em um mesmo ambiente. Portanto, o sistema de informação de recursos humanos HRIS não beneficia apenas as equipes de RH, mas também a organização e os colaboradores.  

3. Proporciona maior eficiência

Por meio do HRIS é possível armazenar os dados dos usuários em um só lugar, desta forma, possibilitando a centralização das informações e o acesso simples em tempo real para os gestores e demais profissionais do RH.  

Com a comunicação e a colaboração entre os departamentos, a eficiência operacional do departamento de RH é maximizada e os erros reduzidos.  

4. Garante a conformidade regulatória

Com as constantes mudanças nas leis trabalhistas e regulamentos, acompanhá-las pode ser um desafio, mas o HRIS pode ajudar! 

Os sistemas HRIS auxiliam na disseminação de boas práticas dentro da organização, o que facilita a parametrização de políticas internas, auxiliando os gestores e colaboradores a manterem a conformidade com as leis vigentes. 

O HRIS em si pode conter uma gama alta de dados organizacionais, mas, quando combinado ao HCM, fornece às empresas relatórios mais complexos e, até mesmo, preditivos. Isso possibilita aos profissionais do setor tomarem decisões sobre a força de trabalho assertivas. 

5. Promove a automação de tarefas manuais

Com o HRIS, é possível também dar adeus às tarefas manuais, uma vez que as mesmas podem ser automatizadas. Dessa forma, os profissionais do setor economizam tempo, aumentam a produtividade e podem se dedicar a outras atividades mais estratégicas.  

Além disso, as atividades automatizadas garantem o avanço dos processos, já que assim não é preciso esperar que cada etapa seja finalizada e a pessoa responsável a marque como concluída manualmente.  

Por exemplo, o RH precisa reembolsar um dos colaboradores. Pelo HRIS basta apenas o upload da documentação. Assim, o software pode usá-la para sincronizar com a contabilidade e folha de pagamento. Dessa forma, se houver algum problema, o sistema alerta um dos responsáveis em qualquer um desses departamentos. 

6. Minimiza a chance de erros

Como já mencionamos, o HRIS permite a automação das principais tarefas do setor, eliminando atividades manuais e repetitivas. Ou seja, uma função que levaria horas pode ser finalizada em poucos instantes. 

O software possibilita a automação de fluxos de trabalho. Com o HRIS é possível: 

• Publicar vagas; 
• Rastrear candidatos; 
• Triagem de talentos; 
• Admissão, integração e desligamento de colaboradores; 
• Gerenciar folgas, férias, licenças, entre outros. 

Desse modo, com um procedimento padronizado implantado, o HRIS evita erros ou redundâncias e apoia tanto os colaboradores quanto os profissionais de RH em todas as atividades, permitindo-lhes realizar tarefas de maior relevância.  

7. Fornece insights valiosos

Outro benefício proporcionado pelo HRIS é o fornecimento de insights analíticos sobre os dados da organização, como planejamento da força de trabalho, taxa de retenção, aquisição de talentos, folgas e muito mais. 

Com essas informações em mãos, o setor poderá tomar decisões mais acertadas quanto aos processos e políticas internas, assim como gerir melhor a força de trabalho. Dessa maneira, se torna mais fácil supervisionar as atividades, identificar possíveis obstáculos do negócio e localizar espaços para melhorias, por exemplo. 

Além disso, por meio do HRIS, é possível analisar os dados históricos e criar relatórios que revelam oportunidades de redução de custos, sem prejudicar a função ou a experiência dos colaboradores. Por exemplo, os relatórios podem ser utilizados para rastrear o custo-benefício de transportadoras, compará-las e negociar taxas melhores. 

8. Reduz custos

Independentemente do porte da sua empresa (pequeno, médio ou grande), um HRIS pode auxiliar – de modo significativo – na redução de custos. Isso porque ele reduz os processos manuais, tornando o fluxo de trabalho mais eficiente e produtivo. Além disso, elimina a necessidade de combinar diversas ferramentas, uma vez que é uma solução centralizadora . 

O HRIS também aumenta os resultados financeiros de toda a empresa, melhorando a qualidade do trabalho em diferentes operações, reduzindo erros, mitigando riscos e até mesmo possíveis violações de dados. 

9. Escalabilidade

O software HRIS é projetado para acompanhar o crescimento da organização à medida que a força de trabalho se expande. 

Isso porque o HRIS oferece escalabilidade, o que é extremamente vital para empresas em crescimento. Ele possui fácil adaptação e permite lidar com mais dados e processos complexos, conforme a organização se expande.  

O sistema pode possuir, ainda, recursos personalizáveis e design modular. Assim, as empresas conseguem adaptar o sistema às próprias necessidades e preferências, garantindo valor e relevância máxima. 

10. Integração de sistemas

O HRIS permite que o RH combine diferentes sistemas, integrando-os em uma base única. Dessa forma, é possível garantir uniformidade, padrão e confiabilidade aos processos, garantindo que todas as informações estejam atualizadas. 

Otimize seus processos com auxílio do HRIS! 

Como vimos até aqui, um HRIS proporciona excelentes benefícios para as empresas. O software assegura maior agilidade às operações, facilita o gerenciamento de dados, melhora a aquisição, integração e retenção de talentos, entre outros. 

Dessa forma, é possível reduzir as tarefas repetitivas, otimizar o fluxo de trabalho e direcionar o foco para atividades mais importantes, fazendo do RH um setor mais estratégico.  

As companhias com uma força de trabalho distribuída, híbrida ou inteiramente remota se beneficiam particularmente do software HRIS, uma vez que os colaboradores e o setor de Recursos Humanos têm acesso a informações atualizadas quando e onde estiverem. 

Diante do atual cenário de mercado, contar com uma solução como o HRIS é essencial para manter a produtividade e focar para que o RH, se torne cada vez mais estratégico.  Conheça mais sobre a origem do HRIS e sua implementação. 

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas