Os colaboradores de uma empresa perdem, em média, duas horas diárias em busca de documentos perdidos entre setores. Além disso, de 3% a 5% dos arquivos de um empreendimento são extraviados, gerando um custo de recriação de US$ 120 por unidade. Os dados são da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) e evidenciam a importância da gestão eletrônica de documentos.

Todo gestor procura diminuir os custos e aumentar a produtividade e a lucratividade da sua empresa. Porém, não é incomum que a gestão dos documentos não seja considerada nesse processo de melhoria contínua dos resultados. Esse é um erro grave já que, como mostram os dados da ABGD, o mau gerenciamento desses registros pode influenciar no tempo dos funcionários e até mesmo no caixa da organização, ou seja, na produtividade e na lucratividade do negócio.

A boa notícia é que já existe uma solução específica para otimizar o controle dos registros de uma empresa: trata-se da gestão eletrônica de documentos (GED), que gerencia todos os arquivos, físicos e digitais de um empreendimento, e promove mais organização e facilidade na edição, administração e consulta de qualquer documento.

E pensando nessas facilidades e também na competitividade da sua empresa, já que cada vez mais organizações têm utilizado a gestão eletrônica de documentos, que produzimos um e-book especial mostrando como essa solução pode beneficiar cada departamento do seu negócio.

O compliance e a gestão eletrônica de documentos

No primeiro capítulo do e-book, você vai entender qual é a importância da gestão eletrônica de documentos para o compliance, esse conceito cada vez mais trabalhado no meio empresarial. Com ele, as empresas têm mais segurança em relação ao cumprimento da legislação, à obediência aos processos internos e também no que diz respeito ao combate à corrupção.

E como a rotina de uma equipe de compliance envolve a organização e a análise de muitos dados e documentos, a GED é uma solução que pode beneficiar e muito essa área.

Gestão eletrônica de documentos na produção e na qualidade

Os setores de produção e qualidade são essenciais para qualquer empresa e, além disso, geram uma grande quantidade de documentos todos os dias. Para ter ideia, basta pensar nas ordens de produção, nos desenhos técnicos, nas fichas de não conformidade e em todos os outros registros que fazem parte das rotinas desses setores.

Por isso, quando pensamos em otimização nessas duas áreas, também estamos falando em GED. Isso porque essa solução contribui para promover mais rapidez, segurança e redução de custos nesses departamentos, como mostramos no segundo capítulo do e-book.

Gestão eletrônica de documentos nos setores fiscal e contábil

Na terceira parte do material, você vai conhecer os benefícios da gestão eletrônica de documentos para as áreas fiscal e contábil. Para entender as vantagens dessa solução para esses dois setores não é preciso pensar muito: eles concentram os registros mais importantes para garantir o cumprimento da legislação na empresa e, assim, é fundamental que haja controle sobre esses documentos.

Neste capítulo, abordamos a importância da GED para o armazenamento de documentos físicos e digitais e também ressaltamos a relevância da digitalização em um momento em que estamos vivendo uma transformação em relação às exigências do Fisco.

Gestão eletrônica de documentos em vendas e compras

Pedidos de orçamento, notas fiscais, contratos e muito mais: todos esses arquivos fazem parte dos setores de compras e vendas e também são beneficiados pela GED.

Por isso, no quarto capítulo do e-book, você vai conhecer os benefícios da gestão eletrônica de documentos para esses dois departamentos especificamente.

Gestão eletrônica de documentos jurídicos e financeiros

No último capítulo do material, nós abordamos as vantagens da GED em relação à área financeira e ao setor jurídico do negócio. Fundamentais para qualquer empresa, eles também concentram um grande número de documentos importantes para o negócio e que, por isso, precisam ser administrados com cuidado.

E então, quer saber como a GED pode beneficiar todos esses setores? Baixe o nosso e-book e descubra como essa solução pode impactar na realidade da sua empresa! É só clicar no botão abaixo para fazer o download agora mesmo:

Se tiver alguma dúvida, deixe seu comentário, entre em contato ou visite a página da nossa solução de gestão eletrônica de documentos. Nossa equipe está à disposição para ajudar!

Fonte: WK