Ser uma empresa que busca a competitividade do mercado significa trabalhar para atender às necessidades dos seus clientes da melhor forma possível, com altos níveis de qualidade e detalhes que diferenciem o seu negócio dos outros similares que atendem o mesmo setor.

Porém, ao mesmo tempo, é necessário que os custos internos estejam em um bom nível, possibilitando uma margem de lucro que faça o negócio expandir e permita novos investimentos. A estrutura de uma empresa deve estar de acordo com o nível de qualidade que deseja proporcionar, mas deve também ser enxuta, livre de desperdícios e atuar na sua maior eficiência.

Nesse sentido surge o conceito de TCO, Total Cost of Ownership — ou Custo Total de Propriedade —, que tem como objetivo calcular os custos gerais de aquisição e custos do ciclo de vida de um produto ou sistema, de modo a garantir que o investimento é viável para a empresa naquele momento.

Quais impactos um TCO alto pode trazer a sua empresa?

Imagine que sua empresa prospectou um grande número de clientes, o que fez com que os gestores decidissem expandir seu espaço físico e contratar mais mão de obra para o atendimento da demanda. Mais clientes, maior rentabilidade para o negócio, está claro que a expansão é algo viável a empresa, certo?

Mas todas as variáveis foram calculadas? Os custos ocultos da nova estrutura foram incluídos? Foram adicionados no cálculo os sistemas necessários para comportar a nova estrutura?

Todo novo investimento deve ser fundamentado e analisado antes de acontecer, pois todos esses fatores não considerados aumentam o TCO, deixando o negócio menos competitivo e transformando algo que faria a empresa crescer em prejuízo.

O controle dos custos totais de propriedade permite que os investimentos que a empresa tenha feito continuem viáveis e, mesmo no final de seu ciclo de vida, estejam dando os resultados dentro do que foi planejado a longo prazo.

Como posso calcular o TCO?

O Custo Total de Propriedade engloba diversos fatores que podem não aparecer no início do investimento, mas são de grande importância para verificar se um negócio realmente é benéfico ou, caso já esteja implementado, para analisar o que é possível fazer para que o custo diminua. Para isso, três tipos de custo são considerados:

• custo de aquisição — é o valor de compra do produto ou serviço somado aos demais custos envolvidos para que ele tenha sua funcionalidade conforme esperado;
• custo de implementação — são os custos necessários para instalação do investimento planejado, toda a mão de obra e demais gastos para implementar o produto ou serviço;
• custo de manutenção — são quaisquer custos posteriores à instalação que a empresa terá para manter o produto ou serviço funcionando, por exemplo a instalação de plataformas atualizadas, quando falamos de softwares.

Como fazer para reduzir o custo total de propriedade?

Para se manter competitivo é preciso controlar os custos de perto e fazer o possível para reduzi-los, tornando a operação cada vez mais enxuta e precisa, à prova de erros e com o menor número de retrabalhos.

Essa redução influencia na baixa do custo do TCO, melhorando os resultados da empresa. Diante da importância da redução do TCO. Confira algumas ideias para melhorá-lo:

Acompanhar indicadores de desempenho

Os KPIs existem para mapear as atividades gerais da empresa e informar se alguma coisa está fora do planejado. Os indicadores ajudam no levantamento de dados sobre custos, eficiência e os erros mais comuns. Com todas essas informações, os gestores devem estabelecer as metas estratégicas.

Com isso o time trabalhará em prol da melhoria dos resultados, pois sendo eles monitorados, qualquer ponto fora do planejamento chegará nas mãos dos gestores para avaliação. Assim, o processo torna-se mais preciso, possibilitando uma redução com custos de retrabalho e falhas operacionais.

Rever as metodologias de trabalho

Em conjunto com a análise dos KPIs, os gestores devem buscar a melhor forma de desempenhar as atividades. Aproveitar ao máximo o capital humano da operação é um ponto principal na redução de custos.

As ferramentas de trabalho estão cumprindo com o planejado? Alguma atividade poderia se tornar mais eficiente com a utilização de uma metodologia diferente?

Quando uma ferramenta que tem gastos de manutenção e teve um custo de aquisição elevado não está sendo bem utilizada, o TCO aumentará, visto que o investimento não está alcançando os resultados desejados. Muitas vezes, custos com treinamentos e capacitação da equipe são necessários para que os resultados sejam atingidos.

Contratar sistemas de gestão

Ter o controle da operação é a melhor forma de reduzir os gastos desnecessários e eliminar desperdícios. Independentemente do tamanho da estrutura, atividades que acontecem longe dos gestores tendem a não atingir a máxima eficiência.

Para isso surgem os softwares, como os de gestão de fretes, essenciais para que os embarcadores possam garantir ao cliente final segurança e um preço justo de serviço.

Ainda que os custos de aquisição, implementação e manutenção sejam altos, um sistema facilitará as atividades de rotina, trazendo diversos benefícios que aumentam a viabilidade do investimento, tais como:

• mais facilidade de contato com transportadores e outros stakeholders do processo;
• capacidade de comparação de preços mais eficiente;
• capacidade de análise de opções de modelo de contratação de transporte;
• eliminação dos erros de cobrança;
• melhorias na pontualidade de entrega.

Buscar a satisfação do cliente é de grande importância para a empresa. Porém, a competitividade do negócio não está apenas voltada a investimentos tecnológicos e equipamentos de última geração.

Ter uma estrutura coerente com o volume de vendas e ferramentas de trabalho que cumprem com seus objetivos são fatores essenciais para que o TCO do negócio esteja de acordo com o planejado, garantindo que a empresa tenha uma real vantagem competitiva e possa atender às necessidades dos clientes da melhor forma possível.

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Fonte: Senior Sistemas