Em 2023, a Justiça do Trabalho de todo o país recebeu quase 1,9 milhão de processos, de acordo com o relatório do Tribunal Superior do Trabalho (TST). Ao todo, são pouco mais de 1 milhão de discussões jurídicas entre colaboradores e empresas que ainda estão pendentes de uma solução. Esses dados indicam a preocupação que muitos devem ter em evitar o passivo trabalhista agora e no futuro.

Neste artigo, vamos apresentar entenda o que é o passivo trabalhista, quais as principais causas, medidas importantes para mitigar esses riscos de forma estratégica nas organizações.

O que é passivo trabalhista?

Quando falamos de passivo trabalhista, estamos nos referindo às obrigações legais e financeiras que uma companhia assume em relação aos seus empregados, decorrentes de descumprimento de leis trabalhistas. Eles surgem como reflexo de demandas judiciais, como processos por salários não pagos, direitos trabalhistas desrespeitados sobre férias ou horas extras e contribuições previdenciárias com recolhimento indevido.

Ou seja, parte do passivo trabalhista é retrato de uma gestão inadequada empresarial, o que pode colocar uma organização em risco de sofrer processos e ser condenada pela Justiça do Trabalho.

Estes passivos geram problemas financeiros para as organizações, pois invariavelmente incorrem em indenizações, multas e outros encargos, que comprometem o fluxo de caixa e a entrada de recursos.

Quais as principais causas de passivos trabalhistas?

Pela legislação brasileira, a relação entre empresas e colaboradores exige diversas responsabilidades de ambas as partes no cumprimento de um contrato de trabalho. No entanto, o empregador tem obrigações que podem gerar passivos trabalhistas. Entre elas:

• Horas extras não pagas, o que indica falhas no controle da jornada de trabalho por parte da empresa. Também é importante observar questões referentes ao cálculo da jornada noturna;
• Pagamentos inadequados ou não realizados de férias e 13º salário;
• Desvio ou acúmulo de função: quando o funcionário exerce funções além das previstas no contrato sem a devida compensação financeira;
• Verbas rescisórias, que apontam falhas no pagamento adequado de direitos na demissão;
• Descumprimento de normas de saúde e segurança, que pode levar a multas pela inobservância de regras da NR, como fornecimento de EPIs, entre outros pontos. Vale ressaltar que os segmentos podem ter demandas específicas;
• Contratos temporários e terceirizados irregulares, que podem gerar passivos e, pela legislação, a responsabilidade solidária;
• Atenção às convenções e aos acordos coletivos: além da legislação trabalhista geral, há muitas convenções e acordos coletivos setoriais que também precisam ser respeitados. Neste caso, o dever dos empregadores é compreender quais são as exigências a cumprir, evitando problemas no futuro.

Neste contexto, é dever do empregador registrar as principais informações referentes ao cumprimento da jornada de trabalho, caso do controle de ponto.

É por isso que soluções especializadas de segurança, com funcionalidades voltadas ao controle de acesso trazem tranquilidade para as organizações, auxiliando a evitar muitas das questões referentes ao passivo trabalhista, como mencionamos acima.

Mitigação de riscos em passivos trabalhistas

Recentemente, produzimos um artigo sobre a importância da mitigação de riscos. Nesse contexto, a gestão de passivo trabalhista é fundamental para evitar processos. Assim como, o papel da organização é listar cada uma dessas ameaças, avaliar quais são as mais comuns e adotar práticas de gestão adequadas, que devem envolver as equipes especializadas e cada departamento.

Diante destes desafios, a adoção de tecnologia na gestão de passivo trabalhista é fundamental. Isso porque funcionalidades como controle de terminais ponto e da jornada de trabalho, as verificações de acesso (registrando horário de entrada e de saída da empresa) e a gestão de terceiros garantem o registro dos dados. É por meio de sua manutenção que as empresas evitam processos que geram passivos trabalhistas.

Para isso, a atenção deve ser em:

• Cumprimento rigoroso da legislação trabalhista e de dados sobre a jornada, incluindo os registros de ponto e as horas extras;
• Adicionar os cuidados específicos do segmento e outras normas do setor, caso de equipamentos de segurança adequados, intervalos estabelecidos por lei e outras questões;
• Controle e atualização dos contratos de trabalho, evitando os acúmulos e desvios de função;
• Criação de uma cultura de trabalho voltada à conformidade trabalhista, incluindo capacitações sobre direitos e deveres de trabalhadores. Muitos problemas são, na realidade, reflexo do desconhecimento da legislação pelas duas partes;
• Manter a documentação dos funcionários sempre atualizada, garantindo que as verbas rescisórias sejam calculadas adequadamente.

Um outro ponto crítico é a busca pela criação de um clima organizacional positivo entre os colaboradores, independentemente de sua hierarquia. Dessa forma, torna-se mais simples solucionar questões que, no futuro, possam evoluir para processos trabalhistas, como desentendimentos e falhas de interpretação sobre pagamentos ou dúvidas do dia a dia.

É por isso que a criação e o fortalecimento de uma relação de confiança são fundamentais na relação trabalhista: da contratação ao fim de um ciclo com a empresa.

O papel da tecnologia na gestão do passivo trabalhista

Nota-se que todos esses pontos podem ser devidamente administrados em prol da redução dos passivos trabalhistas. Há, porém, outros dois pontos que geram ainda mais tranquilidade:

1. A realização constante de auditorias internas regulares, avaliando os aspectos de segurança do trabalho e operacionais, assim como a verificação da função dos colaboradores e de suas atividades. Um olhar atento sobre a folha de pagamento, os relatórios e a legislação podem identificar situações de risco, que exigem uma gestão mais estratégica dos passivos trabalhistas.
2. O investimento em tecnologias de gestão especializadas, que automatizam uma série de processos do setor, reduzindo as falhas de preenchimento manual e evitam erros em cálculos relacionados aos aspectos trabalhistas, o que costumam gerar dificuldades para as empresas.

Esses softwares especializados operam no controle de ponto, gestão de contratos e de terceiros e no monitoramento das obrigações legais, garantindo o arquivamento de dados e emitindo alertas em documentos sem assinatura, que podem perder a sua validade jurídica, como folhas de ponto e holerites.

No caso das empresas terceirizadas, os softwares especializados podem emitir alertas para a realização de auditorias e de verificação, reduzindo os riscos da responsabilidade solidária no caso de um descumprimento de atividades.

É por esse motivo que a Senior oferece soluções tecnológicas robustas para a gestão de pessoas e operações, ajudando as empresas a automatizarem processos como o de controle de ponto, de folha de pagamento e de conformidade trabalhista.

Com ferramentas específicas para gerenciamento de jornadas e gestão de contratos, as empresas são capazes de reduzir seus riscos e manter-se em conformidade com a legislação, prevenindo passivos trabalhistas de maneira eficaz.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

Simplificando os fatos dos últimos meses, ainda no final do ano passado foi aprovada a nova versão 2.1 da REINF, trazendo os novos registros do grupo R-4000 com as retenções de IR, CSLL, PIS, COFINS e pagamentos diversos, com vigência a partir de janeiro de 2023. Porém depois de diversos questionamentos entre as empresas pilotos, sobre os prazos para implementação e produção dessa nova fase, a Receita Federal se manifestou prorrogando a obrigação de janeiro para competência de março de 2023, entregue em abril.

Junto com o Ato Declaratório Executivo que prorrogou essa fase, o fisco divulgou a versão 2.1.1 com pequenos ajustes nos leiautes e tabelas; também definiu que a versão 1.5.1 vigente hoje, continua até a competência de fevereiro de 2023, e não mais até dezembro de 2022.

Já em relação ao fim da DIRF, a declaração fica dispensada a partir da competência 2024, ou seja, em fevereiro de 2023 (competência 2022) e em fevereiro de 2024 (competência 2023) ainda teremos a entrega da DIRF referente ao ano calendário anterior (janeiro a dezembro).

Confuso(a) ainda? Preparamos um quadro com as entregas e obrigações para os próximos anos.

Fique atento também a nova versão 1.3 da DIRF válido para o próximo ano, com alterações principalmente em relação aos juros de mora recebidos, resgate de previdência complementar e atualização do modelo de comprovante de rendimentos pagos e IRRF.

Com ou sem emoção?

Nesse meio tempo, muito foi discutido sobre prazos, cronogramas, entregas, leiautes, ambientes de homologação e produção para as empresas, existe ainda uma série de dúvidas a serem desvendadas e oficializadas pelo governo, mas certamente com o que já temos de informações, é possível e primordial que os contribuintes já devam começar a ficar atentos aos novos registros, estruturando assim uma área para que seja centralizada toda essa gestão de recebimentos financeiros, fiscais e previdenciários.

Outro ponto que vale ressaltar, é que todos as empresas que entregam a DIRF passam a entregar os registros R-4000 da REINF, sem separação por grupos, como houve nas fases anteriores. Aliás, todos sabemos que o fisco usa a DIRF como principal declaração para a malha fiscal da pessoa física (DIRPF), logo ela irá permanecer em um período de convivência com a REINF, para uma melhor comparação e cruzamento das informações.

Sobre a DCTF, na competência de março e abril/2023, não teremos a integração das retenções com a DCTFWeb, o recolhimento dos tributos será via DARF, com entrega pela DCTF tradicional. Já na competência de maio/2023 entregue em junho, as retenções passam a integrar e a serem emitidas pela DCTFWeb, não havendo mais a entrega pela DCTF comum. Destacamos que a Receita Federal não fará cálculos dos tributos das retenções, o que o contribuinte informar será enviado e totalizado na DCTFWeb.

O Fisco também deve realizar algumas alterações na legislação em relação aos vencimentos dos tributos, como por exemplo dos períodos decendiais, semanais e diários para mensais, assim todos eles serão carregados e identificados a tempo pela DCTFWeb.

Por fim, os ambientes de produção e homologação ainda não foram liberados, e também não possuem uma previsão para liberação, isso se dará somente após possíveis correções identificadas nas homologações da Receita Federal com as empresas pilotos.

Sua empresa em Compliance com a nova REINF

A Senior conta com uma solução que foi desenvolvida para potencializar a gestão da sua empresa e simplificar o seu dia a dia. Com o ERP da Senior, você tem em mãos uma solução completa e eficiente, que diminui processos, agiliza a tomada de decisão e gera resultados precisos.

Além disso, a Senior conta com uma solução específica chamada de Compliance Fiscal, que realiza todo o fechamento contábil e fiscal de forma rápida e segura, com informações confiáveis e integradas, adequado a todas as exigências legais do SPED. Através dessa solução, é possível apurar os tributos de forma ágil e precisa, controlar bens patrimoniais de forma integrada com a contabilidade e fazer a recuperação de todos os tributos.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

Como parte do projeto SPED, a EFD Reinf surgiu em 2018, com o objetivo de consolidar e simplificar as informações fiscais dos pagamentos de serviços sujeitos as retenções de INSS, IR, PIS, COFINS e CSLL.

Nesse contexto, as informações relacionadas a área trabalhistas serão enviadas pelo eSocial, já as informações tributárias serão declaradas na Reinf. Logo após o envio das duas obrigações para a DCTFWeb, será apurada e gerada automaticamente o Documento de Arrecadação da Receita Federal – DARF, para pagamento dos tributos.

Em conjunto com o eSocial e a DCTFWeb visam substituir GFIP a DIRF além das informações do bloco P do SPED Contribuições.

Dispensa da entrega “sem movimento”

Em agosto a Receita Federal divulgou a Instrução Normativa 2.043/2021, integrando todos os atos que tratam da EFD Reinf em uma única Instrução. E entre as principais alterações feitas, houve a dispensa do envio “sem movimento” para todas as empresas que não gerarem fatos a serem informados no período de apuração. Antes essa dispensa era concedida apenas às empresas do 3º grupo, como as empresas optantes pelo Simples Nacional, as entidades sem fins lucrativos, segurado especial e pessoas físicas, exceto os empregadores domésticos.

Outro assunto bastante discutido na mídia, foi a exclusão do artigo que comentava sobre as retenções, porém conforme já comunicado pela Receita Federal essa parte será novamente incluída em uma futura publicação.

Novos eventos da Reinf – Retenções IR, PIS, COFINS e CSLL

Ainda em setembro foi divulgado a minuta da Reinf, trazendo os registros do grupo R-4000 com as retenções de IR, CSLL, PIS, COFINS e pagamentos diversos, e recentemente ela foi oficializada pelo Ato Declaratório Executivo COFIS nº 93/2021, trazendo a nova versão 2.1 com vigência a partir de janeiro de 2023, e também reforçando que o leiaute 1.5.1 será válido até dezembro de 2022.

A seguir apresentamos as principais novidades em relação a esse novo grupo, que traz mudanças na forma de apresentação da obrigação da DIRF para EFD Reinf, não havendo mudanças na legislação em relação a tributação das retenções fiscais.

• Eventos de cadastros:

R-1050 – Tabela de entidades ligadas: Nesse registro serão informadas as entidades ligadas ao contribuinte como FCI e/ou SCP.

• Eventos de Movimentação Periódicas:

R-4010 – Pagamentos/créditos a beneficiário pessoa física: Nesse registro serão informados os pagamentos e créditos que os contribuintes efetuarem sobre as contratações de serviço sem vínculo empregatício (pessoa física), para o recolhimento do IR. Teremos um evento para cada registro do beneficiário. Já em relação as informações vinculadas ao IR sobre o trabalho serão entregues pelo eSocial.

R-4020 – Pagamento/créditos e beneficiário pessoa jurídica: Nesse registro novamente teremos um evento para cada registro de beneficiário, aonde será declarado os pagamentos/créditos sobre os pagamentos de serviços de pessoas jurídicas.

R-4040 – Pagamento/crédito a beneficiários não identificados: No R-4040 será informando os pagamentos em que o beneficiário não será possível identificar, como por exemplo em situações em que não houver a emissão de documento fiscal

R-4080 – Retenção no Recebimento: Conhecida como auto retenção, essa operação ocorre principalmente aonde acontece o processo de condicionamento, como em agência de publicidade, operadoras de cartões, agência de viagens, são atividades que estão previstas na legislação e que efetuam a sua própria retenção, aonde será transmitido pelos beneficiários dos rendimentos e não pelos contratantes.

• Eventos de Controle:

R-4099 – Fechamento/Reabertura dos eventos periódicos série R-4000: Será transmitido após todos os registros dos eventos periódicos serem encerrados, ou utilizado para reabrir um período de algum registro.

R-9005 – Bases e tributos, retenções na fonte e R-9015 – Consolidação das retenções na fonte: Esse registro é considerado os totalizadores, aonde não são entregues pelos contribuintes, mas sim pela Receita Federal com o retorno das bases para os contribuintes.

 Fique em Compliance com as retenções

Ainda estamos na expectativa da publicação do cronograma das entregas dessas novas informações, e sabemos que por um tempo as informações declaradas na DIRF, devem permanecer em convívio com a Reinf.

Lembramos também que a periodicidade do envio dessas informações passa de anual para mensal, e isso requer uma atenção especial e redobrada das empresas.

Sendo assim, os contribuintes já devem começar a ficar atentos aos novos registros da Reinf, e começar a estruturar uma área para que seja centralizada essas informações e consiga fazer uma gestão completa desses eventos financeiros, fiscais e previdenciários.

A Senior conta com uma solução que foi desenvolvida para potencializar a gestão da sua empresa e simplificar o seu dia a dia. Com o ERP da Senior, você tem em mãos uma solução completa e eficiente, que diminui processos, agiliza a tomada de decisão e gera resultados precisos.

Além disso, a Senior conta com uma solução específica chamada de Compliance Fiscal, que realiza todo o fechamento contábil e fiscal de forma rápida e segura, com informações confiáveis e integradas. Através dessa solução, é possível apurar os tributos  de forma ágil e precisa, controlar bens patrimoniais de forma integrada com a contabilidade e fazer a recuperação de todos os tributos. O Compliance Fiscal também é especialista em arquivos fiscais, adequado a todas as exigências legais do SPED.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas

Como parte do projeto SPED, a EFD Reinf surgiu em 2018, com o objetivo de consolidar e simplificar as informações fiscais dos pagamentos de serviços sujeitos as retenções de INSS, IR, PIS, COFINS e CSLL.

Nesse contexto, as informações relacionadas a área trabalhistas serão enviadas pelo eSocial, já as informações tributárias serão declaradas na Reinf. Logo após o envio das duas obrigações para a DCTFWeb, será apurada e gerada automaticamente o Documento de Arrecadação da Receita Federal – DARF, para pagamento dos tributos.

Em conjunto com o eSocial e a DCTFWeb visam substituir GFIP a DIRF além das informações do bloco P do SPED Contribuições.

Dispensa da entrega “sem movimento”

Em agosto a Receita Federal divulgou a Instrução Normativa 2.043/2021, integrando todos os atos que tratam da EFD Reinf em uma única Instrução. E entre as principais alterações feitas, houve a dispensa do envio “sem movimento” para todas as empresas que não gerarem fatos a serem informados no período de apuração. Antes essa dispensa era concedida apenas às empresas do 3º grupo, como as empresas optantes pelo Simples Nacional, as entidades sem fins lucrativos, segurado especial e pessoas físicas, exceto os empregadores domésticos.

Outro assunto bastante discutido na mídia, foi a exclusão do artigo que comentava sobre as retenções, porém conforme já comunicado pela Receita Federal essa parte será novamente incluída em uma futura publicação.https://www.youtube.com/embed/Fsyg-Vn-6uo

Novos eventos da Reinf – Retenções IR, PIS, COFINS e CSLL

Ainda em setembro foi divulgado a minuta da Reinf, trazendo os registros do grupo R-4000 com as retenções de IR, CSLL, PIS, COFINS e pagamentos diversos, e recentemente ela foi oficializada pelo Ato Declaratório Executivo COFIS nº 93/2021, trazendo a nova versão 2.1 com vigência a partir de janeiro de 2023, e também reforçando que o leiaute 1.5.1 será válido até dezembro de 2022.

A seguir apresentamos as principais novidades em relação a esse novo grupo, que traz mudanças na forma de apresentação da obrigação da DIRF para EFD Reinf, não havendo mudanças na legislação em relação a tributação das retenções fiscais.

• Eventos de cadastros:

R-1050 – Tabela de entidades ligadas: Nesse registro serão informadas as entidades ligadas ao contribuinte como FCI e/ou SCP.

• Eventos de Movimentação Periódicas:

R-4010 – Pagamentos/créditos a beneficiário pessoa física: Nesse registro serão informados os pagamentos e créditos que os contribuintes efetuarem sobre as contratações de serviço sem vínculo empregatício (pessoa física), para o recolhimento do IR. Teremos um evento para cada registro do beneficiário. Já em relação as informações vinculadas ao IR sobre o trabalho serão entregues pelo eSocial.

R-4020 – Pagamento/créditos e beneficiário pessoa jurídica: Nesse registro novamente teremos um evento para cada registro de beneficiário, aonde será declarado os pagamentos/créditos sobre os pagamentos de serviços de pessoas jurídicas.

R-4040 – Pagamento/crédito a beneficiários não identificados: No R-4040 será informando os pagamentos em que o beneficiário não será possível identificar, como por exemplo em situações em que não houver a emissão de documento fiscal

R-4080 – Retenção no Recebimento: Conhecida como auto retenção, essa operação ocorre principalmente aonde acontece o processo de condicionamento, como em agência de publicidade, operadoras de cartões, agência de viagens, são atividades que estão previstas na legislação e que efetuam a sua própria retenção, aonde será transmitido pelos beneficiários dos rendimentos e não pelos contratantes.

• Eventos de Controle:

R-4099 – Fechamento/Reabertura dos eventos periódicos série R-4000: Será transmitido após todos os registros dos eventos periódicos serem encerrados, ou utilizado para reabrir um período de algum registro.

R-9005 – Bases e tributos, retenções na fonte e R-9015 – Consolidação das retenções na fonte: Esse registro é considerado os totalizadores, aonde não são entregues pelos contribuintes, mas sim pela Receita Federal com o retorno das bases para os contribuintes.

 Fique em Compliance com as retenções

Ainda estamos na expectativa da publicação do cronograma das entregas dessas novas informações, e sabemos que por um tempo as informações declaradas na DIRF, devem permanecer em convívio com a Reinf.

Lembramos também que a periodicidade do envio dessas informações passa de anual para mensal, e isso requer uma atenção especial e redobrada das empresas.

Sendo assim, os contribuintes já devem começar a ficar atentos aos novos registros da Reinf, e começar a estruturar uma área para que seja centralizada essas informações e consiga fazer uma gestão completa desses eventos financeiros, fiscais e previdenciários.

A Senior conta com uma solução que foi desenvolvida para potencializar a gestão da sua empresa e simplificar o seu dia a dia. Com o ERP da Senior, você tem em mãos uma solução completa e eficiente, que diminui processos, agiliza a tomada de decisão e gera resultados precisos.

Além disso, a Senior conta com uma solução específica chamada de Compliance Fiscal, que realiza todo o fechamento contábil e fiscal de forma rápida e segura, com informações confiáveis e integradas. Através dessa solução, é possível apurar os tributos  de forma ágil e precisa, controlar bens patrimoniais de forma integrada com a contabilidade e fazer a recuperação de todos os tributos. O Compliance Fiscal também é especialista em arquivos fiscais, adequado a todas as exigências legais do SPED.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas