Quando a carga de trabalho ultrapassa o limite, desempenho pode diminuir. Identificar os colaboradores sobrecarregados é crucial para a liderança

A luz de alerta está ligada. Um membro da equipe que sempre concluiu as tarefas com perfeição e dentro do prazo agora está constantemente se atrasando para o trabalho. E ainda mais preocupante é o fato de o funcionário parecer não perceber o problema.

Embora existam muitas razões pelas quais um colaborador de destaque acaba começando a atuar com menos eficiência – como doenças ou problemas pessoais – a causa é muitas vezes mais fácil de resolver: uma carga de trabalho excessiva.

O desgaste da equipe é um problema que pode afetar empresas de todos os setores e portes. Uma pesquisa realizada em 2017 pela Kronos, revelou que 46% dos líderes de RH acreditam que o desgaste dos funcionários é responsável por até metade da rotatividade anual da força de trabalho. E o departamento de TI não é exceção. “Se a TI continuar trabalhando em um estado de opressão, é inevitável que [os colaboradores] se esgotem e parem de funcionar”, alerta Adrian Moir, consultor sênior da Quest Software, fornecedora de software de gerenciamento de TI. “Quando a TI possui um equilíbrio adequado entre vida pessoal e pessoal, é mais provável que os funcionários permaneçam na empresa e produzam um trabalho de melhor qualidade.”

Com os líderes de TI enfrentando uma situação de esgotamento que tem todas as chances de se tornar uma epidemia, é importante superar o desafio de sobrecarga de trabalho. Confira sete dicas de especialistas para ajudar você a entender o problema e ajudar os funcionários afetados a voltar aos trilhos.

1. Entenda o problema

Muitos líderes de TI não conseguem entender por que ocorre o esgotamento dos funcionários ou o impacto destrutivo que isso pode ter na organização. Para complicar a situação, muitos gerentes confundem o silêncio da equipe com satisfação. Apesar de alguns funcionários falarem quando se sentem sobrecarregados com as suas responsabilidades, muitos guardam seus sentimentos, com medo de serem vistos como fracos, preguiçosos ou indiferentes à missão da sua equipe.

“Alguns funcionários até tentam lidar para além das suas habilidades e capacidades, quando deveriam pedir ajuda”, observa Kevin Hansel, CIO da SailPoint Technologies. “Os gerentes precisam estar cientes de tudo isso e garantir que estejam em sintonia com seus funcionários, para que possam ajudar a identificar esses problemas rapidamente antes que se tornem significativos demais para serem superados.”

Além do problema, muitos líderes de TI se sentem pressionados por seus colegas de negócios a extrair retornos máximos de orçamentos limitados. Por conta do grande número de produtos que eles precisam manter, um número crescente de funcionários de TI está lutando para acompanhar as demandas. “Cada vez mais, espera-se que os funcionários de TI sejam generalistas, mas muitas vezes não recebem as qualificações certas para conseguir fazer o seu trabalho com sucesso”, acrescenta Marc Sollars, CTO da Teneo.

Os resultados de orçamentos mais apertados e cargas de trabalho mais pesadas são previsíveis. “Se um funcionário de TI sobrecarregado continuar trabalhando sem ajuda, ele poderá se tornar prejudicial para os seus colegas, equipe e/ou ambiente”, afirma Phil Lloyd, consultor de transformação de negócios da Sparkhound. “Eles podem até desenvolver problemas de saúde que causam faltas, criando um impacto significativo na entrega de seu trabalho. Por fim, muitos funcionários sobrecarregados optam por abandonar a empresa.”

2. Detecte os sinais

Como muitos funcionários lutam com cargas de trabalho pesadas em silêncio, cabe aos gerentes de TI reconhecer sinais de alerta de desgaste antes que a situação atinja um nível caótico. Talvez o indicador de desgaste mais comum seja uma queda repentina na produtividade. “Isso pode ser causado por um grande problema técnico difícil de resolver, que pode ser uma situação comum, especialmente quando se trabalha com tecnologias novas e emergentes”, explica Sharon Mandell, CIO da empresa de consultoria executiva TIBCO.

Uma mudança negativa abrupta no comportamento da equipe também pode ser uma pista de que nem tudo está bem. “Você começará a ver colegas de trabalho saindo das conversas para evitar novas tarefas”, diz John Chancellor, arquiteto técnico sênior da AHEAD, empresa de consultoria em transformação digital. “Os prazos começarão a cair significativamente, e a linguagem corporal mudará de relaxada para tensa.”

3. Examine as causas principais

Quando abordadas com antecedência, a maioria dos problemas de esgotamento pode ser resolvida com rapidez e eficácia. Hansel observa que os métodos comuns de ajudar os funcionários sobrecarregados incluem:

• Redução da carga de trabalho;
• Priorização de projetos
• Redução da complexidade da tarefa;
• Atribuição de um mentor para ajudar;
• Investimento em ferramentas para melhorar a eficiência.

“Os gerentes também devem se esforçar para manter um ambiente em que conversas bidirecionais autênticas possam ocorrer e os funcionários possam se sentir à vontade para comunicar livremente suas preocupações.”

Os treinamentos podem preparar funcionários para enfrentar os desafios apresentados pelas novas tecnologias. Nunca é uma boa ideia simplesmente disponibilizar novas ferramentas e tecnologias sem fornecer a capacitação necessária. “Essa é uma luta para muitas organizações, porque elas querem implementar os produtos mais avançados”, declara Sollars. “Na realidade, as equipes podem levar vários meses para desenvolver as habilidades necessárias para usá-las adequadamente, dependendo da sua complexidade.”

4. Implementar medidas preventivas

A melhor maneira de combater o esgotamento da equipe é criar um ambiente que libere os colaboradores de tarefas repetitivas e que desperdiçam tempo. “Os profissionais de TI geralmente ficam tão atolados em tarefas de rotina que não têm tempo para trabalhar em projetos de valor agregado”, revela Jeff Atkinson, CIO do INAP, data center e provedor de serviços em nuvem. “O esgotamento se torna um risco real quando os trabalhadores começam a sentir que suas energias estão sendo alocadas a tipos errados de atividades ou que não produzem nada significativo.”

Na pesquisa de 2018 do INAP sobre o estado do gerenciamento de infraestrutura de TI, 58% dos profissionais concordaram com a afirmação: “Estou frustrado com o tempo gasto em tarefas rotineiras.” Um número ainda maior, 77%, apoiou a afirmação: “Eu poderia agregar mais valor à minha organização se passasse menos tempo em tarefas rotineiras, como monitoramento e manutenção de servidores.”

Investir em automação pode ajudar os funcionários a se concentrarem em tarefas mais importantes e que exigem um melhor uso das suas habilidades. “Não se trata de automatizar tudo e deixar a TI pensando: ‘O que devo fazer hoje?’, Mas permitir que eles capacitem os negócios e sejam proativos”, explica Moir.

O risco de esgotamento também pode ser reduzido mantendo os membros da equipe constantemente informados sobre o progresso e as metas do seu projeto. “Garanta que seus funcionários possam ver o todo, entender seu papel no cenário geral e onde as atividades rotineiras e não rotineiras fazem a diferença”, sugere Atkinson.

5. Seja útil

Ao lidar com um funcionário esgotado, é importante permanecer positivo, e não parecer irritado e ameaçador. “Você nunca deve iniciar a conversa negativamente ou atacar o indivíduo”, alerta Lloyd. “Isso poderia colocar o membro da equipe de TI na defensiva, criando estresse adicional.”

Lloyd sugere que uma sessão rápida de solução de problemas pode colocar o membro da equipe de volta aos trilhos. “Trabalhe com eles para identificar a melhor maneira de ajudar e entender por que eles acham que as soluções propostas seriam mais úteis.”

Ainda assim, embora compaixão e empatia sejam ferramentas úteis, também é importante não subestimar a seriedade da situação. Dizer ao trabalhador sobrecarregado que as coisas logo melhorarão ou que o trabalho árduo é apenas parte do processo são abordagens erradas. “Os problemas geralmente são muito mais complexos, e respostas simplistas como essas convencerão o funcionário de que você não está oferecendo uma solução realista”, diz Hansel. “O trabalho de um gerente é ajudar a identificar por que o funcionário está se sentindo sobrecarregado e apresentar estratégias que o ajude a superar esses problema.”

6. Trabalhe coletivamente

Quando o burnout atinge vários funcionários, é recomendável convidar todos os membros da equipe afetados, ou mesmo toda a equipe, a colaborar na busca de uma solução. “Torne-os parte da solução”, aconselha Moir. “Se todos contribuírem para o caminho a seguir, todos terão uma sensação de alívio e realização, sabendo que estão trabalhando para melhorar as coisas.”

Os membros da equipe sobrecarregados compreendem completamente os problemas que os estão levando ao extremo. “Use seu conhecimento e obtenha sua contribuição para ajudar a resolver o problema”, recomenda Moir. “Reservar tempo para reuniões de equipe e encontros individuais é ótimo para conduzir discussões sobre áreas de estresse e encontrar maneiras de todos trabalharem em conjunto para aliviar a pressão.”

7. Fique atento

Ignorar o burnout nunca é uma boa ideia. “Isso não desaparece, e o talento mal utilizado ou sobrecarregado inevitavelmente desestabiliza o time”, afirma Atkinson. “Esteja em sintonia com as suas equipes e garanta que todos os colaboradores tenham um canal para expressar suas opiniões.”

Na maioria das vezes, o burnout é um sinal de falha no gerenciamento. “Cabe a nós, como líderes, reconhecer essas coisas e criar válvulas de escape”, observa Mandell. Os funcionários estressados ​​costumam ver o pedido de ajuda como um sinal de fraqueza. “Depende de nós que eles saibam que é realmente um sinal de força e autoconsciência.”

Fonte: CIO