Saiba como funciona a assinatura da folha de ponto de forma eletrônica, sua importância, os benefícios, validade jurídica e por que adotar a assinatura digital.

A assinatura da folha de ponto é um procedimento essencial para a gestão de Recursos Humanos, pois garante a validação dos registros de jornada de trabalho dos colaboradores. Com a transformação digital, muitas empresas estão adotando a assinatura eletrônica para otimizar e agilizar esse processo. Assim, estão adaptando essa nova realidade ao contexto trabalhista. 

Neste artigo, exploraremos o que é a assinatura da folha de ponto, como funciona, o que diz a legislação e quais são suas principais vantagens, com destaque especial para o Sistema de Ponto Eletrônico da Senior. 

O que é a assinatura da folha de ponto? 

A assinatura da folha de ponto é o processo pelo qual os colaboradores validam os registros de suas jornadas de trabalho. Esse procedimento pode ser realizado de forma manual ou eletrônica, dependendo do sistema de ponto adotado pela empresa. 

A validação da folha de ponto proporciona transparência entre empregadores e empregados. Assegura que ambas as partes concordem com os horários registrados e eventuais alterações de tratamento (como inclusão manual de marcações por falta de registro eletrônico). A conferência do espelho de ponto e concordância expressa ajuda a garantir a precisão dos registros e evitar futuros passivos trabalhistas. 

Assinatura eletrônica vs. assinatura digital: existe diferença? 

Na verdade, a assinatura eletrônica e a assinatura digital são iguais. Entretanto, a assinatura digital é ainda mais qualificada. Entenda mais detalhes a seguir. 

O que é a assinatura eletrônica? 

A assinatura eletrônica é um termo abrangente que inclui qualquer método eletrônico utilizado para assinar um documento. Ela pode englobar várias formas de validação, como:

• Senhas numéricas;
• Tokens;
• SMS;
• Geolocalização
• Biometria (como impressões digitais ou reconhecimento facial);
• E outras tecnologias.  

A principal característica da assinatura eletrônica é sua versatilidade. Além disso, é notável como agiliza processos ao fornecer uma maneira rápida e prática de validar a identidade de um signatário. Por exemplo, um funcionário pode validar sua folha de ponto ao receber uma mensagem SMS com um código de verificação que deve ser inserido no sistema. 

O que é a assinatura digital? 

A assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica, que utiliza criptografia assimétrica para garantir a segurança e a autenticidade. Ela requer um certificado digital, que funciona como uma identidade digital para a pessoa ou organização. Este certificado é emitido por uma autoridade certificadora confiável e garante que a assinatura digital seja legalmente válida.

Benefícios da assinatura eletrônica 

A assinatura eletrônica passou a ter validade jurídica com a Lei nº 14.063/2020. Como consequência, as empresas contam com mais segurança jurídica e diversos benefícios. Confira: 

• Redução de custos: ambas ajudam a reduzir custos operacionais ao eliminar a necessidade de papel e armazenamento físico de documentos; 
• Sustentabilidade: a eliminação do uso de papel contribui para práticas mais sustentáveis, reduzindo o impacto ambiental. Empresas que adotam a assinatura eletrônica podem promover suas práticas de ESG (Environmental, Social and Governance – Ambiental, Social e Governança). Dessa forma, atraem clientes e parceiros que valorizam a sustentabilidade; 
• Agilidade: aceleram o processamento de documentos, permitindo que acordos e processos sejam concluídos rapidamente. Por exemplo, a assinatura eletrônica permite que contratos e documentos sejam assinados em minutos. Tudo isso independentemente da localização dos signatários (que, ainda, evitam perda de tempo e dinheiro com deslocamentos); 
• Segurança: garantem a autenticidade e a integridade dos documentos, protegendo contra fraudes e manipulações; 
• Conformidade com a LGPD: facilita o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados, garantindo o manuseio seguro de dados pessoais e a proteção de acessos não autorizados aos dados de colaboradores e clientes.  

Ponto eletrônico 

O ponto eletrônico é um sistema informatizado que registra os horários de entrada, saída e intervalos dos funcionários. Empresas que utilizam sistemas de ponto eletrônico, como a solução de ponto da Senior, desfrutam de maior controle e eficiência na gestão da jornada de trabalho. Ou seja, é mais fácil gerir a assiduidade e a pontualidade dos colaboradores. Assim como é possível  identificar padrões para tomar decisões fundamentadas sobre a gestão de pessoal. 

Como funciona a assinatura da folha de ponto de forma eletrônica? 

Para que a assinatura da folha de ponto ocorra de forma eletrônica, a empresa deve adotar um sistema de ponto digital. Após a implementação, os colaboradores podem validar seus registros de jornada de trabalho de maneira simples e segura. Isso acontece através de login no sistema e métodos de autenticação como biometria ou reconhecimento facial: desfrutando, assim, de flexibilidade e praticidade. 

Por exemplo, um colaborador pode usar seu smartphone para:

• Acessar o sistema de ponto;
• Verificar seus horários;
• Fazer a assinatura da folha de ponto eletronicamente com seus dados de acesso e autenticação. 

É seguro usar a assinatura eletrônica da folha de ponto? 

Sim, desde que a empresa utilize sistemas que cumpram com as diretrizes legais e de segurança da informação. Aqui estão alguns motivos que garantem essa segurança: 

1. Tecnologias de autenticação seguras: a assinatura eletrônica pode utilizar diversos métodos de autenticação confiáveis. Alguns exemplos são: biometria (impressão digital ou reconhecimento facial), senhas seguras e tokens. Essas tecnologias garantem que a identidade do colaborador seja verificada com precisão, evitando falsificações. Vamos explorar essas tecnologias: 

• Biometria: utiliza características físicas únicas de uma pessoa, como as impressões digitais, para identificação. Isso a torna uma forma altamente segura de autenticação, já que é quase impossível replicar ou falsificar características individuais. Por exemplo, ao usar a impressão digital, o sistema compara a digital do usuário com um padrão previamente armazenado. Se houver correspondência, o acesso é concedido; 
• Reconhecimento facial: também considerada uma autenticação biométrica, o reconhecimento facial analisa vários pontos no rosto do usuário. Dessa forma, cria um mapa facial único, sendo difícil de fraudar, pois considera fatores como a distância entre os olhos, a largura do nariz e a forma das maçãs do rosto, tornando a autenticação extremamente precisa e segura;
• Senhas seguras: esse tipo de senha combina letras, números e caracteres especiais, criando uma sequência difícil de adivinhar. A segurança de uma senha pode ser aumentada com a exigência de alterações periódicas e a proibição de reutilização de senhas antigas. Além disso, a implementação de políticas de senha forte e a educação dos usuários sobre a criação de senhas robustas são práticas essenciais;
• Tokens: podem ser dispositivos físicos, como um chaveiro eletrônico, ou virtuais, como aplicativos móveis com autenticação de dois fatores (2FA). Este último gera códigos de autenticação únicos e temporários que mudam em intervalos regulares e são usados junto com uma senha para fornecer um nível adicional de segurança. Por exemplo, mesmo que uma senha seja comprometida, um invasor ainda precisaria do token físico ou do acesso ao aplicativo para obter o código necessário para autenticação;

2. Criptografia de dados: sistemas de assinatura eletrônica frequentemente utilizam criptografia avançada para proteger os dados durante a transmissão e armazenamento. Isso impede que informações sensíveis sejam interceptadas ou alteradas por terceiros, garantindo a integridade dos documentos.

3. Registro de atividades: sistemas de ponto eletrônico mantêm um registro detalhado de todas as atividades relacionadas à assinatura da folha de ponto. Isso inclui quem assinou, quando e de onde, proporcionando uma trilha de auditoria que pode ser verificada em caso de processos trabalhistas ou a pedido de órgãos como o Ministério do Trabalho (MTE) — esses registros detalhados são essenciais para a transparência e a responsabilidade; 

4. Prevenção de fraudes: a utilização de métodos de autenticação biométrica e outras tecnologias avançadas reduz significativamente o risco de fraudes e manipulações nos registros de ponto. Essas tecnologias garantem que a identidade do colaborador seja verificada com precisão, evitando falsificações e protegendo assim empresa e colaboradores; 

5. Armazenamento seguro: documentos assinados eletronicamente são armazenados de forma segura em servidores protegidos, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Esses documentos não podem ser alterados uma vez assinados, isso garante que os registros estejam sempre disponíveis, íntegros e protegidos contra perda ou acesso não autorizado. 

Como você pôde perceber até aqui, a assinatura eletrônica da folha de ponto é uma solução eficiente, prática e segura para empresas que buscam otimizar seus processos de RH. Com respaldo legal e diversas vantagens, esse método está se tornando cada vez mais comum e essencial para a gestão moderna de Recursos Humanos. 

Como a Senior pode ajudar com a otimização da gestão da jornada e a assinatura da folha de ponto? 

O Sistema de Ponto Eletrônico | Senior HCM é uma solução completa para a gestão de jornada de trabalho. Ele proporciona autonomia e facilidade no registro de ponto, que pode ser feitode qualquer lugar e a qualquer hora, por meio da marcação web e mobile, por reconhecimento facial, geolocalização e enquadrado como REP-P.

A Solução de Ponto da Senior também conta com assinatura da folha ponto de maneira eletrônica por meio de páginas da Web ou dispositivos móveis. Assim, o colaborador ganha uma nova experiência, muito mais transparente e segura, o que aumenta sua confiança. 

Sem falar que a solução permite a descentralização do processo de ajuste e aprovação de ponto, reduzindo custos e aumentando a produtividade das lideranças e do RH. 

O Sistema de Ponto Eletrônico | Senior HCM se destaca por sua flexibilidade, segurança e conformidade legal, proporcionando uma gestão de jornada de trabalho eficiente e integrada. Empresas que adotam a tecnologia estão melhor posicionadas para enfrentar os desafios da transformação digital e para criar um ambiente de trabalho mais eficiente e seguro.

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas