Empresas de pequeno, médio e grande portes já entenderam que contar com um bom ERP (Enterprise Resource Planning) é fator determinante de diferenciação no mercado. Isso porque esses softwares foram feitos, especificamente, para que as corporações consigam dar um upgrade na gestão, dos recursos humanos aos insumos; do chão de fábrica à distribuição.
Mas uma questão bem comum que os gestores colocam é: o ERP que será contratado deve rodar em um servidor local, on-premise, ou seria melhor fazer a contratação do mesmo serviço, só que baseando o ERP na nuvem (cloud)?
Já vamos adiantar que há pontos positivos e negativos em ambas as opções.
E é justamente disso que iremos falar neste artigo.
Boa leitura!
ERPs agilizam a gestão empresarial
Deixar a gestão das empresas mais ágil e segura é o que todo gestor almeja. E quando os muitos processos realizados “manualmente” podem ser efetivamente automatizados, sobra tempo para que o time de colaboradores possa se dedicar melhor naquilo que realmente importa: a entrega de produtos ou serviços de qualidade e um bom atendimento aos clientes.
Entre as vantagens competitivas de usar um ERP, um dos mais destacados é, sem dúvidas, o acesso às informações. Isso acontece porque, ao reunir dados de todos os departamentos, o ERP é capaz de integrá-los e deixá-los disponíveis de forma prática e segura. Na parte contábil, por exemplo, isso permite o rápido acesso à origem da escrituração e aos documentos contábeis, seja para a empresa de contador interno, ou para clientes de escritório contábil.
Assim, o dono do negócio e seus gestores passam a ter, em mãos, análises precisas com base nas informações registradas no sistema e em tempo real. Junto a isso, há a economia com espaço e suprimentos, uma vez que os arquivos físicos são substituídos por versões digitais.
Do registro de estoque às vendas, passando pelas declarações contábeis, conciliação bancária e dados do RH, tudo passa a ser gerido de forma integrada, com todos os centros de custos conversando entre si. Naturalmente, reflete positivamente na competitividade da empresa.
E, claro, não podemos deixar de falar sobre como o ERP auxilia o empresário a tomar decisões mais assertivas. Com um sistema abastecido com todas as informações, o empresário consegue ver, de maneira ampla, toda a situação pela qual a empresa está passando, desde quais foram os produtos ou serviços mais vendidos até o total do faturamento.
Ao conseguir acompanhar a produtividade, as vendas e o faturamento, ele tem os elementos necessários para planejar, diminuir gastos ou repensar o processo de produção. O ERP também garante maior segurança fiscal, pois, ao fazer qualquer lançamento, o próprio software já armazena os dados relativos aos impostos e outras obrigações legais.
A importância de contar com um bom ERP
Num mercado cada vez mais competitivo, onde a concorrência é, na maioria das vezes, extremamente agressiva, é preciso que “joguemos o mesmo jogo” do adversário, entendendo que nessa competição qualquer vacilo pode significar a perda do negócio e, claro, a falência.
Não por acaso, das pequenas às grandes empresas, só cresce a procura por tudo aquilo que um ERP oferece. Nessa busca, é importante verificar se ele possui módulos de áreas-chave, como vendas, finanças, serviços, controladoria, recursos humanos, qualidade, custos, entre outros. São áreas que concentram a maior parte dos lançamentos – onde são detalhadas as regras do seu negócio e parametrizadas algumas normas legais que você precisa seguir.
Feita essa verificação do que é “básico”, é preciso se atentar à usabilidade e segurança, que são pontos que mostram se um software está pronto ou não para ser utilizado. Aliás, de nada adianta um ERP extremamente completo em módulos, mas difícil de ser implantado ou operacionalizado no dia a dia. É o mesmo que ter um caça em casa, mas não saber pilotar.
ERP pode ser na nuvem… ou não
Os ERPs podem rodar em servidores locais, ou seja, na empresa que o licenciou, ou em servidores na nuvem, onde todas as informações ficam na empresa produtora do ERP.
A seguir, vamos elencar as vantagens e desvantagens dos dois modelos.
Vantagens e desvantagens dos ERPs na nuvem
VANTAGENS
- Menor investimento inicial:
Uma das vantagens mais nítidas de um ERP em nuvem é que ele não exige investimento inicial em infraestrutura (servidor, licença do sistema operacional), já que tudo irá rodar no servidor da produtora do ERP. Você só terá que ter um bom acesso à internet para utilizá-lo.
- O serviço cloud não requer compra de licença:
Por ser comercializado via assinatura, não há a necessidade de compra de uma licença de uso – como ocorre quando a empresa faz a instalação on-premise. Isso também diminui os custos do investimento inicial, já que, em alguns casos, o custo com tais licenças pode ser alto.
- Acessível de qualquer lugar:
Outra vantagem é a possibilidade de acessar o ERP de qualquer lugar, bastando que para isso o usuário tenha um equipamento conectado à internet.
- Segurança dos dados:
Outra vantagem apontada por especialistas da área é que a empresa contratante, a partir do momento que usa um ERP na nuvem, não precisa mais se preocupar com a segurança e inviolabilidade de seus dados, uma vez que essa responsabilidade fica por conta da empresa contratada – a que produz e distribui o ERP. Mas aqui fica um alerta: é preciso se certificar de que a empresa produtora realmente garante total integridade das informações, redundância dos serviços e infra, banco de dados armazenado com múltiplos níveis de segurança, dentre outros fatores que efetivamente mantêm seguros todos os dados da organização.
- Facilidade de atualização:
Quando você tem o ERP instalado em sua máquina local e a empresa produtora faz uma melhoria no sistema, é natural que alguém de sua equipe tenha de parar para instalar essa atualização, certo? No formato cloud, as atualizações do sistema são automáticas. E em alguns casos, toda a manutenção do ambiente operacional passa a ser feita pela produtora.
DESVANTAGENS
- Sinal de internet:
A principal desvantagem do ERP na nuvem não tem ligação direta com a solução em si, mas é fundamental para seu uso: a internet. Para utilizar o ERP no formato cloud, a empresa precisa acessar a internet. Caso a conexão caia, o uso do sistema ficará comprometido – até que se restabeleça a conexão. Uma alternativa é contar com um bom provedor de acesso à internet e, se possível, uma redundância no fornecimento deste serviço.
- Temor pelo uso incorreto dos dados:
Como dados sensíveis da sua empresa passam a ficar armazenados no servidor de outra, há a legítima preocupação sobre como a produtora do ERP pode acessar e usar esses dados de modo ilegal. Não se trata de uma preocupação injustificável. Muito pelo contrário. Por isso, antes de contratar um ERP na nuvem, é importante se informar antes sobre a empresa que o produz, fazer uma boa pesquisa de mercado e, antes de fechar qualquer contrato, fazer uma boa avaliação jurídica de como eles se dispõe a lidar com os dados da sua organização.
Vantagens e desvantagens dos ERPs em servidor local
VANTAGENS
- Gestão dos dados sob responsabilidade da empresa:
Uma vantagem considerável de ter o ERP rodando em servidores locais é que a gestão de todos os seus dados fica por sua conta. Por outro lado, vai ser importante contar com uma boa equipe de TI que mantenha seus servidores em segurança, livres de ataques externos.
- Não paga mensalidade:
Outro ponto positivo é que, na maioria dos casos, não há mensalidade, exceto para suporte e atualização do produto. Você paga por uma licença – que pode ser de uso permanente ou temporário – e utiliza. No caso da licença de uso temporário, ela terá de ser renovada a cada seis meses ou um ano.
DESVANTAGENS
- Investimento inicial alto:
Antes de implantar o ERP, será necessário investir na infraestrutura de servidor e equipamentos. Se já os possui, um gasto a menos. Mas isso não eliminará a necessidade de manutenção constante e um olhar atento da equipe local para garantir que tudo rode a contento, além, é claro, de atualização destes equipamentos de tempos em tempos. Também haverá o custo com a compra da licença de uso do software.
- Custos operacionais de TI:
Manter uma estrutura boa e segura para o servidor, com todos os equipamentos que garantam o bom funcionamento de um sistema ERP pode ser caro demais, dependendo do porte da empresa. Isso porque, além da manutenção em si, vai ser preciso manter uma estrutura mínima de pessoal de TI para garantir a privacidade e segurança dos dados, bem como sua integridade face aos cada vez mais frequentes ataques vindos de hackers.
WK CR: o ERP na nuvem da WK
Focado na experiência do usuário e guiado a atender todas as necessidades operacionais de um negócio, o WK CR proporciona excelente nível de autonomia para usuários e empresas, com melhor relação de custo-benefício do mercado. A infraestrutura de nuvem da WK possui sistemas de monitoramento, redundância, backups e segurança de acesso que garantem ao cliente total tranquilidade quanto à proteção de dados e disponibilidade de acesso ao sistema.
Tudo isso garante uma experiência única ao usuário, e a certeza de que seus dados estarão seguros, 100% acessíveis e livres de interferências terceiras que possam comprometê-los.
Empresas que adotam o WK CR passam a contar com:
- Atualizações automáticas do sistema
- Alto nível de privacidade e segurança
- Redundância dos serviços e infra
- Banco de dados armazenado com múltiplos níveis de segurança
- Total integridade dos dados da sua empresa e clientes
- Automação para manutenções preventivas e ações corretivas
- Rapidez e estabilidade no acesso às informações
- Backup automático da base de dados
- Proteção contra ransomwares/invasões/sequestros de dados
- Atendimento à LGPD, com infraestrutura de armazenamento 100% adequada
- Garantia de disponibilidade do ambiente de 99%
- Redução de custos com infra
- Manutenção do ambiente operacional feita pela WK
Que tal migrar seu ERP para a nuvem e garantir mais estabilidade e segurança toda a sua operação? Nossa solução ainda traz um salto de qualidade em relação às adequações da LGPD, já que seus dados passarão a ficar armazenados em um servidor bastante seguro.
Se precisar de mais informações sobre nosso WK CR, fale conosco no 0800 470 3888.
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Fonte: WK.