A Portaria Virtual é mais moderna, segura e econômica. Saiba o que é, como funciona e quais são as vantagens desse tipo de acesso para a sua empresa.

Planejamento e gestão, mão de obra qualificada, produtos e serviços de qualidade,  inovação e tecnologia. São diversos os fatores que têm influência no sucesso de um negócio.

Nesta lista, além dos citados anteriormente, você acrescentaria mais algum?

Provavelmente, sim. Afinal, há uma infinidade de outros fatores e práticas que contribuem para a consolidação de um negócio no mercado. Mas, independente do tamanho ou segmento, nesta lista deve estar algo que é fundamental para toda a empresa: a segurança.

Não é novidade para você que vivemos a era da segurança, certo? Seja ela de dados, do patrimônio ou das pessoas, o cuidado e proteção estão presentes nos mais diversos processos de uma empresa. Quer um exemplo? A segurança da informação pode ser um. Há práticas internas de acesso a banco de dados e equipamentos nas empresas, com login e senhas, QR code, autenticação extra e por assim vai.

Da mesma forma (e tão importante quanto) a segurança se manifesta no que diz respeito ao patrimônio do negócio. Com as movimentações diárias de pessoas e veículos, o controle de acesso é indispensável para evitar que pessoas não autorizadas entrem no ambiente, causando prejuízos materiais e/ou às pessoas.

Para que esse controle seja feito, além de hardwares, como câmeras, catracas, crachás e outros, é importante que a empresa também tenha um sistema de acesso e segurança, que facilite a operação e assegure o bom funcionamento dos acessos, com eficiência e confiança.

Entre as facilidades que um sistema de gestão de acesso e segurança oferece, está a portaria virtual, uma opção moderna, que aumenta a segurança dos locais, diminuindo custos de segurança e garantindo boas experiências para os usuários.

Se você quer saber mais sobre, está no artigo certo. A seguir, você vai descobrir o que é a portaria virtual, como ela funciona, quem pode usar e quanto custa. Vamos lá?

O que é a portaria virtual? E quais são os benefícios?

Ao contrário do que, talvez, você esteja pensando, a portaria virtual não está só relacionada com prédios residenciais, acesso à garagem de veículos ou taxa condominial e tantos outros assuntos que síndicos e moradores têm que lidar em prédios.

Por mais que existam serviços de portaria para esse segmento, há soluções especializadas também para atender o mercado corporativo.

Portanto, a portaria virtual, tema deste artigo, é uma solução que possibilita a substituição de porteiros por um sistema de acompanhamento remoto. Ou seja, desde a entrada e saída de veículos nas dependências de um negócio, até o reconhecimento de colaboradores, visitantes e terceiros são reunidas e monitoradas em um único local, integrando todas as informações em um só ambiente virtual.

Entre as vantagens das portarias virtuais – ou remotas –  estão a diminuição de mão de obra, já que apenas uma única pessoa pode verificar diversas portarias físicas simultaneamente, e, por consequência, a redução de custos, uma vez que não há mais despesa com o revezamento de funcionários vigiando todas as entradas por 24 horas, o que pode fazer uma grande diferença no orçamento.

Além disso, a portaria remoto é mais segura para a empresa e própria equipe de segurança, pois, nesse modelo, não há nenhum porteiro no local, o que evita que ele esteja sujeito a ataques criminosos e outras situações de risco, uma vez que a central de monitoramento e atendimento fica mais protegida, em uma localização separada.

O serviço ainda conta com soluções auxiliares, que permitem observar a ronda dos vigilantes da empresa, acessando câmeras, GPS e o botão de pânico por meio do celular, um serviço que possibilita acionar socorro imediato em situações de emergência, sem que terceiros percebam.

É possível também visualizar todos os incidentes cadastrados e notificar as áreas responsáveis em tempo real. Dessa forma, se torna bem mais rápido identificar e resolver problemas. Toda a empresa pode ser envolvida nesse processo, criando uma verdadeira cultura de segurança colaborativa.

Como funciona a portaria remota?

Todo o sistema funciona a partir de sensores e dispositivos de última geração. Através de câmeras, controladores de porta e alarmes é que as imagens e dados ficam disponíveis nos sistemas de segurança da empresa responsável pelo serviço de portaria virtual e para quem possui o aplicativo no celular. 

A portaria virtual pode ser utilizada, principalmente, em duas situações. Uma delas é no caso das empresas que possuem unidades em que o número de acessos não justifica a instalação de uma recepção local. Sendo assim, um interfone comum é o suficiente para entrar em contato com uma recepcionista remota, que coleta os dados, verifica as imagens das câmeras e, por fim, libera a entrada do colaborador ou visitante.

Outra situação é nos ambientes que exigem maior segurança. Nesse caso, a pessoa se identifica no equipamento de acesso, mas sua liberação não é imediata. A solicitação de acesso é enviada para a recepção remota, que pode validar pelas câmeras se quem está na portaria é realmente a pessoa que realizou o pedido para entrar.

O acesso de pessoas também pode ser feito através da portaria inteligente. Ela funciona por meio de um sistema de autoatendimento imediato, que realiza o reconhecimento facial de cada um em tablets ou totens na entrada. Essa tecnologia pioneira e inovadora, na qual uma agente virtual interage com as pessoas, foi desenvolvida por meio de uma plataforma de computação cognitiva da Amazon.

Se você quer saber mais sobre a portaria inteligente é o controle de acesso por reconhecimento facial, confira o vídeo abaixo, que mostra a tecnologia em uso na matriz da Senior Sistemas, em Blumenau.https://www.youtube.com/embed/P6_jQSA-2Cg

A portaria remota pode, ainda, registrar o horário de entrada e saída das pessoas, comprovando que elas estiveram no local. Essas informações servem, até mesmo, como provas no caso de algum incidente, seja um furto, roubo ou incêndio.

O controle de quem entra e sai pode ser feito na entrada do prédio e também nos ambientes dentro dele, uma boa opção para espaços compartilhados, como os coworkings e salas restritas somente a pessoas autorizadas.

Quem pode usar o serviço?

Não só indústrias, empresas e ambientes corporativos de todos os tamanhos e segmentos podem se beneficiar da portaria virtual. O mesmo vale para as escolas e hospitais, que também recebem um grande fluxo de pessoas diariamente e precisam de soluções não apenas para a segurança, mas também para a gestão.

No ambiente escolar, o controle de acesso dos alunos é muito útil para auxiliar o registro de frequência, pois é possível visualizar a presença ou falta dos estudantes em tempo real. O processo é mais rápido, fácil e eficaz do que a tradicional chamada realizada pelos professores.

No caso do ambiente hospitalar, com a solução de supervisão de ambientes, é possível verificar a chegada de funcionários e pacientes e acessar sua localização atual. Isso facilita a organização do atendimento, seja para priorizar os pacientes mais graves, melhorar o controle do horário de medicamentos ou agilizar o atendimento de chamadas de emergência.

Quanto custa?

Um processo tão complexo, que envolve diversos tipos de tecnologia, pode parecer caro, a princípio. Mas, é preciso levar em consideração que o maior custo é a instalação dos equipamentos, o que é feito apenas uma vez. Depois de implementado, o único custo com o sistema é a manutenção dos dispositivos, a mensalidade do software e a contratação da empresa ou prestadores de serviços, responsável por monitorar os dados.

Se comparada com as portarias físicas, a portaria virtual necessita de menos pessoas responsáveis para seu funcionamento, o que também acaba reduzindo grandes despesas com o pagamento de contratos de trabalho e todos os impostos incluídos neles.

O custo final do orçamento varia muito, de acordo com o tamanho da empresa, se há filiais, sua quantidade de acessos e o número de colaboradores. Quanto maior a estrutura, mais equipamentos são necessários para cobrir toda a área e garantir a segurança de todos os ambientes, materiais e pessoas envolvidas.

Depois de analisar todos esses fatores e fazer as contas, é possível perceber que o custo do sistema compensa. Até porque com uma tecnologia mais segura, a chance de sofrer prejuízos pessoais e materiais é reduzida. Melhor investir em segurança para evitar incidentes do que sofrer um grande transtorno para resolvê-los depois que acontecem, não é?

Com a Senior, é possível escolher entre os principais fabricantes de hardwares, o que garante mais flexibilidade na hora de definir uma prestadora de serviço para utilizar no sistema.

Agora que você já sabe o que é a portaria virtual, os benefícios, como ela funciona e os custos, que tal conhecer as soluções de Gestão de Acesso e Segurança da Senior? Já são mais de 120 milhões de acessos, 65 mil dispositivos e mais de 2100 portarias gerenciadas, incluindo a segurança de 5 das 10 maiores montadoras do Brasil.

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Fonte: Senior Sistemas