Descubra o que é gestão de benefícios, como implementá-la e sua importância para atrair talentos, engajar colaboradores e alinhar estratégias empresariais.

A gestão de benefícios é uma prática essencial para empresas que desejam atrair e reter talentos enquanto promovem o engajamento e a satisfação de seus colaboradores. 

Em um mercado cada vez mais competitivo, as organizações precisam equilibrar estratégias operacionais, financeiras e legais para implementar políticas de benefícios corporativos que se alinhem aos objetivos empresariais e às expectativas dos colaboradores. 

Neste artigo explicamos tudo o que você precisa saber para realizar uma gestão eficaz de benefícios na sua empresa. 

O que é gestão de benefícios

Gestão de benefícios é o conjunto de práticas e estratégias implementadas pelo RH para planejar, administrar e otimizar os benefícios corporativos oferecidos aos colaboradores. Esses benefícios podem incluir incentivos financeiros, como vale-alimentação e planos de saúde. Além de opções não monetárias, como horários flexíveis e iniciativas de bem-estar no trabalho. 

Os principais objetivos são promover um clima organizacional saudável, reforçar a marca empregadora e impulsionar a retenção de talentos. Tudo isso em conformidade com as exigências legais. Em seguida, você confere mais detalhes sobre essas e outras vantagens.

Vantagens da gestão estratégica de benefícios

A gestão estratégica de benefícios vai além de oferecer vantagens aos colaboradores: ela impulsiona o sucesso organizacional. Confira como essa prática contribui para atrair talentos, garantir conformidade e melhorar o clima e a produtividade.

Atrair e reter talentos 

Oferecer um pacote competitivo de benefícios é uma das estratégias adotadas para manter os melhores profissionais na empresa. Benefícios flexíveis permitem atender às necessidades individuais dos colaboradores, aumentando a satisfação e o engajamento, além de ajudar a trazer novos talentos para a empresa. 

Conformidade legal 

O controle sobre a gestão dos benefícios garante que a empresa esteja em dia com a legislação trabalhista. Dessa forma, a organização evita multas e outros problemas legais relacionados a benefícios. 

Clima organizacional positivo 

Um pacote de benefícios bem planejado melhora a percepção dos colaboradores sobre a empresa, criando um ambiente de trabalho mais saudável e colaborativo. Além de diminuir o turnover, como já mencionado anteriormente. 

Melhoria da produtividade 

Colaboradores satisfeitos e motivados tendem a ser mais produtivos, reduzindo taxas de absenteísmo e promovendo melhores resultados operacionais.

Tipos de benefícios corporativos

Conhecer os tipos de benefícios existentes é essencial para escolher aqueles que se encaixam melhor no seu negócio. Entre os principais tipos de benefícios corporativos, destacam-se: 

• Financeiros: vale-alimentação ou refeição, bônus por desempenho, previdência privada. 
• Não financeiros: horários flexíveis, day-off, programas de reconhecimento, educação corporativa. 
• Saúde e bem-estar: planos de saúde e odontológicos, passes de academias, terapias. 
• Benefícios flexíveis: soluções personalizadas que permitem que colaboradores escolham os incentivos mais alinhados às suas necessidades.

Conformidade legal na gestão de benefícios 

No Departamento Pessoal, a gestão de benefícios vai além de oferecer vantagens atrativas aos colaboradores. Ela exige atenção cuidadosa para atender às obrigações legais e evitar riscos trabalhistas, fiscais ou de privacidade. Garantir conformidade nesse processo é essencial para proteger a empresa e manter a confiança dos colaboradores.

Gestão de valores e descontos 

Ao subsidiar, reembolsar ou descontar valores relacionados a benefícios como plano de saúde, previdência privada ou seguros, a empresa deve assegurar que tudo esteja devidamente registrado e calculado. Isso inclui: 

• Lançamentos na folha de pagamento: garantir que os descontos e subsídios sejam feitos de forma transparente e conforme acordado em contrato. 
• Cálculo correto em rescisões: ajustar proporcionalmente benefícios e valores, evitando problemas legais em encerramentos de contratos. 

Compliance com normas e obrigações fiscais 

Os convênios com planos de saúde, seguros de vida e previdência privada precisam estar em conformidade com o eSocial e a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF). Isso implica: 

• Envio preciso de informações: declarar corretamente os valores concedidos ou descontados para evitar autuações fiscais. 
• Atualização constante: acompanhar mudanças regulatórias que impactem o tratamento tributário desses benefícios. 

Adequação à LGPD 

Com a crescente troca de informações sensíveis entre a empresa, parceiros e colaboradores, a conformidade com a LGPD é indispensável. Algumas boas práticas incluem: 

• Proteção de dados: garantir que informações como CPF, histórico médico e dados bancários estejam seguras e sejam compartilhadas apenas com autorização explícita. 
• Prevenção de fraudes: implementar processos que minimizem riscos de vazamentos ou acessos indevidos. 

A conformidade legal na gestão de benefícios é uma forma de o Departamento Pessoal garantir não só o cumprimento de obrigações, mas também demonstrar compromisso com a segurança e o bem-estar dos colaboradores. Quando bem estruturada, essa gestão evita problemas futuros e contribui para uma operação eficiente e confiável.

Benefícios fiscais para empresas que investem em benefícios aos colaboradores

Alguns benefícios podem gerar também vantagens fiscais para as empresas. Exemplos incluem planos de saúde corporativos, programas de alimentação (PAT- Programa de Alimentação do Trabalhador) e educação corporativa. Confira mais detalhes dos benefícios fiscais:
 
Despesas dedutíveis no Imposto de Renda 

Alguns benefícios, como planos de saúde corporativos, programas de alimentação (PAT) e investimentos em previdência privada, podem ser classificados como despesas operacionais dedutíveis. Isso significa que esses valores podem ser abatidos na base de cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), gerando economia tributária. 

Incentivos do PAT 

Empresas inscritas no PAT têm a possibilidade de deduzir até o limite de imposto devido os valores gastos com alimentação para seus funcionários, desde que sigam as regras estabelecidas pelo programa. Além disso, é um incentivo que contribui diretamente para o bem-estar dos trabalhadores. 

Redução de encargos sobre benefícios não remuneratórios 

Benefícios como auxílio-educação, seguro de vida e subsídios para cursos de formação podem ser oferecidos de forma não remuneratória, o que significa que não integram o salário base para cálculo de encargos trabalhistas, como INSS e FGTS. 

Créditos no Simples Nacional 

Para empresas optantes pelo Simples Nacional, alguns benefícios podem gerar créditos que compensam custos em tributos devidos, dependendo do enquadramento fiscal e do benefício oferecido. 

Compliance fiscal e credibilidade 

Adotar práticas que otimizam os custos fiscais, enquanto se mantém em conformidade com a legislação, também reforça a credibilidade da empresa perante auditores e órgãos reguladores, reduzindo riscos de autuações e passivos. 

Investir em benefícios com potencial de gerar vantagens fiscais é uma estratégia que vai além de cumprir obrigações legais; é uma forma de aliar o cuidado com os colaboradores à eficiência financeira, promovendo resultados positivos tanto no clima organizacional quanto no desempenho da empresa. 

Agora, vamos para a parte prática? Confira a seguir o passo a passo que preparamos para você começar a implantar a gestão de benefícios na sua empresa!

Como fazer a gestão de benefícios: um guia prático 

A gestão de benefícios é um processo estruturado que requer organização, planejamento e uma visão estratégica para garantir que os incentivos oferecidos sejam efetivos. Ou seja, que possam contribuir com as necessidades dos colaboradores e, como consequência, ajudar a atingir as metas da empresa. Aqui está um guia prático para implementar e gerir benefícios na sua organização:

1. Analise o perfil e as necessidades dos colaboradores 

• Analise o perfil da força de trabalho, considerando faixa etária, localização, composição familiar e estilo de vida, para entender suas prioridades. 
• Realize pesquisas internas para identificar os benefícios mais valorizados pelos colaboradores. 

2. Faça o planejamento financeiro dos benefícios 

• Estabeleça um orçamento realista para a gestão de benefícios e acompanhe os gastos regularmente. 
• Aproveite incentivos fiscais ou isenções que possam ser aplicáveis a certos tipos de benefícios. 

3. Defina uma política de benefícios 

• Estabeleça diretrizes claras sobre os tipos de benefícios oferecidos, abrangência (quem tem direito) e os critérios para distribuição. 

4. Selecione os fornecedores 

• Pesquise e negocie com fornecedores confiáveis, como operadoras de planos de saúde, empresas de alimentação ou plataformas de benefícios flexíveis. Compare as vantagens e desvantagens de cada fornecedor. 
• Assegure que os serviços contratados atendem às exigências legais, garantem a privacidade de dados e são compatíveis com as necessidades da empresa. 

5. Automatize processos com sistemas de gestão 

• Implante sistemas de gestão de benefícios que simplifiquem o controle e administração dos incentivos oferecidos aos colaboradores. 
• Contrate softwares integrados com a folha de pagamento e o eSocial, assim você terá uma gestão centralizada e prática, além de garantir a consistência das informações e evitar o vazamento de dados. 

6. Assegure a conformidade legal dos benefícios 

• Verifique se todos os benefícios estão sendo geridos de acordo com sua legislação específica, acordos e/ou convenções coletivas. Além disso, certifique-se do envio correto dos registros ao eSocial. 
• Monitore a legislação e faça auditorias frequentes para atualizar a política de benefícios de acordo com mudanças nas leis trabalhistas, a fim de evitar multas ou sanções. 

7. Comunique e oriente os colaboradores 

• Divulgue a política de benefícios com uma campanha de comunicação interna clara e objetiva. 
• Disponibilize materiais explicativos e sessões de treinamento para garantir que todos na empresa entendam as regras e saibam como acessar os benefícios. 

8. Revise a integração (onboarding) das pessoas 

• Inclua informações sobre os benefícios no processo de integração de novos colaboradores, dando oportunidade também para tirar dúvidas. 
• Crie checklists detalhados para garantir que todos os benefícios sejam devidamente ativados assim que o novo colaborador iniciar no trabalho. 

9. Monitore resultados e aplique a melhoria contínua 

• Mensure o impacto dos benefícios no engajamento e satisfação dos colaboradores por meio de indicadores como taxas de adesão, absenteísmo e produtividade. 
• Solicite feedback dos colaboradores regularmente e use essas informações para ajustar sua política. Ouvir os colaboradores é essencial para garantir que a empresa está no caminho certo e evitar o turnover.

Como integrar a gestão de benefícios com tecnologia 

Como pudemos ver, a gestão de benefícios é uma peça-chave para empresas que precisam alinhar estratégias de retenção e engajamento com conformidade legal e eficiência operacional. 

Com uso das tecnologias certas, a implantação de uma gestão completa de benefícios torna-se mais fácil na sua empresa. Soluções como o módulo de Benefícios da Senior permitem que você administre os benefícios concedidos aos colaboradores, incluindo a integração com a folha de pagamento mensalmente. 

Confira outras facilidades que você tem ao usar a solução de benefícios integrada da Senior: 

• Emissão e controle do pagamento de vale-compra e vale-refeição, atendendo a convênios com supermercados, farmácias e outras entidades. 
• Aderência a convênios com empresas fornecedoras de ticket do PAT. 
• Controle do vale-transporte, cadastrando os passes e preços, permitindo a digitação dos passes, calculando os valores a serem descontados do colaborador. 
• Gestão de planos de saúde e convênios médicos, descontando valores de mensalidade e controlando as despesas com consultas e exames. 
• Envio automatizado dos dados de plano de saúde ao eSocial e completamente aderente à legislação vigente. 
• Controle de seguro de vida, integrando os valores das mensalidades, tratando os planos para colaboradores e dependentes. 
• Controle e correção monetária de empréstimos parcelados concedidos aos colaboradores (consignado). Os valores podem ser integrados para desconto na folha de pagamento, além do pagamento avulso e abatimento dos valores do saldo devedor. 

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas